現(xiàn)代企業(yè)檔案管理理念根本還是強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，是人與體系、標(biāo)準(zhǔn)的相接合，實(shí)際工作實(shí)踐表明，由于平時(shí)不重視文件材料的形成、收集和整理，在預(yù)驗(yàn)收或正式驗(yàn)收之前突擊收集、整理，造成項(xiàng)目檔案不完整、不準(zhǔn)確的錯(cuò)誤做法，給項(xiàng)目的運(yùn)行、維修、管理帶來(lái)較大困難。如何做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，為項(xiàng)目建設(shè)管理各項(xiàng)工作服務(wù)，是檔案管理人員、項(xiàng)目建設(shè)人員及工程技術(shù)人員的共同責(zé)任。

一、企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀及難點(diǎn)

企業(yè)工程檔案為項(xiàng)目投產(chǎn)后正常生產(chǎn)維護(hù)、檢修或改造、擴(kuò)建的重要依據(jù)。也是保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地為建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收提供依據(jù)。盡管檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不斷提高，但目前仍存在問(wèn)題值得思考和重視。

1.項(xiàng)目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責(zé)界定不清

建設(shè)項(xiàng)目前期、建設(shè)過(guò)程到竣工驗(yàn)收，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)非常重視立項(xiàng)、投資、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、安全、質(zhì)量、進(jìn)度、決算、竣工驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)的工作，但對(duì)辦理過(guò)程和形成結(jié)果的依據(jù)性文件材料只關(guān)心是否辦理完畢，不關(guān)心文件材料的集中和安全管理，以散存在個(gè)人手中為普遍存在的問(wèn)題，造成形成文件責(zé)任者與文件管理者責(zé)任不清，沒(méi)有做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的管理原則。在遺留項(xiàng)目中有的建設(shè)單位，在建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案管理的責(zé)任就界定不清，準(zhǔn)備接受驗(yàn)收時(shí)，又將自行負(fù)責(zé)的各階段文件材料口頭委托施工單位進(jìn)行整理、組卷，施工單位對(duì)這部分文件材料的形成過(guò)程不了解，只能在案卷外觀質(zhì)量上達(dá)到要求，其內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性達(dá)不到要求，是遺留項(xiàng)目驗(yàn)收、在建項(xiàng)目檔案管理中存在的普遍問(wèn)題。

2.企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問(wèn)題

企業(yè)發(fā)展沒(méi)有充分考慮到檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力培訓(xùn)，檔案管理工作在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代化辦公設(shè)備與辦公技術(shù)的同時(shí)，未能根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)工作人員與辦公技術(shù)、辦公設(shè)備的無(wú)縫配合及與現(xiàn)代化辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。

3.建設(shè)單位各級(jí)管理、工程技術(shù)人員檔案管理意識(shí)淡薄。

各級(jí)管理、工程技術(shù)人員是建設(shè)項(xiàng)目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執(zhí)行者，是建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、積累的主要來(lái)源。在對(duì)遺留和在建工程項(xiàng)目的檔案管理進(jìn)行分析時(shí)，大部分建設(shè)單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)，他們習(xí)慣將自己形成的、具有參考和利用價(jià)值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識(shí)上對(duì)建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中檔案“統(tǒng)一管理”有抵觸情緒，待項(xiàng)目檢查和驗(yàn)收有關(guān)聯(lián)時(shí)再做“回憶錄”，臨近整體項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動(dòng)又沒(méi)有被監(jiān)督交接“私人財(cái)產(chǎn)”，使原本有價(jià)值、憑證作用且無(wú)法補(bǔ)救的文件材料遺失和沒(méi)有利用的機(jī)會(huì)，是建設(shè)項(xiàng)目管理的文件材料收集不全的因素。

4.項(xiàng)目參建單位對(duì)項(xiàng)目建設(shè)文檔的收集不夠重視。

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不僅是建設(shè)單位單方面的工作，項(xiàng)目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等參建單位共同來(lái)完成，是一項(xiàng)密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動(dòng)的關(guān)系。項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，關(guān)鍵取決于建設(shè)單位的組織管理，只有建設(shè)單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，并給予積極配合，才能保證項(xiàng)目檔案的順利進(jìn)行。

二、強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

1.人員素質(zhì)建設(shè)與能力培養(yǎng)

人的管理理念依然是企業(yè)檔案管理的主要因素，其素質(zhì)和能力的培養(yǎng)應(yīng)視為基礎(chǔ)中的重點(diǎn)進(jìn)行，因此需要引導(dǎo)全體檔案管理工作人員在與公司主體業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的法律、合同及其他相關(guān)領(lǐng)域廣泛涉獵，拓寬知識(shí)面，全面提升文化與業(yè)務(wù)工作素養(yǎng)。

2.將項(xiàng)目管理的要求與檔案工作的要求緊密結(jié)合、同步進(jìn)行

工程檔案管理工作只有與項(xiàng)目建設(shè)緊密結(jié)合、融入項(xiàng)目建設(shè)同步之中才會(huì)有生命力。從項(xiàng)目的提出開始、項(xiàng)目建設(shè)各階段中到項(xiàng)目竣工全過(guò)程，檔案的形成、收集、整理都要同時(shí)跟上，合格的竣工檔案與竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。只要高度重視過(guò)程監(jiān)管，緊密結(jié)合、同步進(jìn)行，健全管理體制和工作網(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”原則，才能逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理同步化、制度化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.明確建設(shè)單位自身檔案管理及職責(zé)范圍

檔案管理首先應(yīng)明確自身檔案管理職責(zé)范圍：按照建設(shè)項(xiàng)目各階段檔案管理范圍、責(zé)任劃分，除施工文件、監(jiān)理文件由施工單位、監(jiān)理負(fù)責(zé)各自范圍內(nèi)各類文件的收集到歸檔；生產(chǎn)準(zhǔn)備和試運(yùn)行階段的文件由使用單位和建設(shè)單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)及基礎(chǔ)、項(xiàng)目管理、工藝設(shè)備、涉外、消防、財(cái)務(wù)和器材、竣工驗(yàn)收文件）的收集到歸檔均是建設(shè)單位的職責(zé)范圍。其次是建設(shè)單位對(duì)監(jiān)督、指導(dǎo)各參建單位將項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步負(fù)有責(zé)任。只有明確了檔案管理的職責(zé)，才能避免出現(xiàn)分工不明的現(xiàn)象

4.充分發(fā)揮建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理中監(jiān)督指導(dǎo)的作用

一是將項(xiàng)目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項(xiàng)目招投標(biāo)和簽訂合同時(shí)，設(shè)立專門的條款，明確規(guī)定各參建單位對(duì)項(xiàng)目文件的責(zé)任及完成標(biāo)準(zhǔn)。明確設(shè)計(jì)單位、各施工單位以及監(jiān)理單位提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件的期限、份數(shù)、質(zhì)量要求和對(duì)項(xiàng)目文件的監(jiān)督、審查責(zé)任。用合同作為約束各參建單位強(qiáng)有力的法律依據(jù)。二是發(fā)揮監(jiān)理單位的重要作用，依照《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》，監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、審核、簽認(rèn)的責(zé)任。三是針對(duì)項(xiàng)目實(shí)際編制建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)文件材料從形成積累、質(zhì)量要求、整理編目到移交歸檔及責(zé)任部門提出統(tǒng)一要求，并在項(xiàng)目建設(shè)各階段嚴(yán)格執(zhí)行。通過(guò)建設(shè)單位和各參建單位的共同努力，逐步實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案遵循：施工中把“形成關(guān)”，交工驗(yàn)收時(shí)把“歸檔關(guān)”，建設(shè)、監(jiān)理單位共同把“質(zhì)量關(guān)”，保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。才不會(huì)在對(duì)檔案進(jìn)行匯總整理時(shí)出現(xiàn)遺失，缺失，漏失的現(xiàn)象。

總之，檔案管理工作需要協(xié)調(diào)各部門，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)檔案管理工作不僅要適應(yīng)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，還要具備良好的前瞻性與可拓展性，在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作作出深入的分析和適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整，公司的檔案管理改革經(jīng)驗(yàn)表明，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，最大限度發(fā)掘檔案資料的信息與資源價(jià)值，推動(dòng)公司及行業(yè)走向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

（作者單位：新疆油田公司燃?xì)夤荆?/p>