摘 要：現(xiàn)今社會(huì)飛速進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，醫(yī)院的信息管理技術(shù)也隨之不斷發(fā)展，現(xiàn)今醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理形式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐步被電子文件檔案所取代，深入思考電子文件的歸檔問(wèn)題，研究保證電子文件安全的措施已經(jīng)成為現(xiàn)代醫(yī)院亟待解決的重要問(wèn)題，這也是日常檔案管理者必須要面對(duì)的問(wèn)題之一。以此為背景，該文就醫(yī)院電子檔案管理正在面對(duì)的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，提出電子文件歸檔管理中存在的問(wèn)題，并分析這些問(wèn)題存在的原因，同時(shí)提出解決方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 電子檔案 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）01（b）-0192-01

網(wǎng)絡(luò)的普及、計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使日常生活更加豐富多彩，同時(shí)將它應(yīng)用在各單位文件的管理上更是體現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢(shì)，在醫(yī)院等行業(yè)中實(shí)施電子檔案管理已然成為必然趨勢(shì)。尤其近年來(lái)信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展，過(guò)去的紙墨記錄、照相記錄、傳遞的行政公文、圖書(shū)、圖文、影像資料等均可形成電子文件，管理者可直接通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由此而生成的電子文件需及時(shí)收集、歸檔，并將其長(zhǎng)期保存，因而形成電子檔案。因此，大型醫(yī)院檔案管理者面臨著如何建立完善的電子檔案管理制度等一系列問(wèn)題，這也成為醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

1 醫(yī)院電子檔案在歸檔管理等方面存在的問(wèn)題

1.1 電子文件獨(dú)立存在不具有相當(dāng)?shù)膬r(jià)值

醫(yī)院的電子文件是紙質(zhì)文件在生成、運(yùn)轉(zhuǎn)中所產(chǎn)生的附屬品，不具有獨(dú)立存在的意義。因此，紙質(zhì)文件尚不能被電子文件取代。并且許多單位并沒(méi)有明確的電子文件管理制度，電子文件被隨意增、刪、改，使原始的電子文件失去其存檔保存的意義。

1.2 歸檔文件的存儲(chǔ)安全得不到保障

諸多醫(yī)院在整理文件時(shí)只是將所需文件直接存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)存儲(chǔ)器上，一旦計(jì)算機(jī)本身或信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，可能導(dǎo)致所歸檔的文件損壞甚至完全丟失。計(jì)算機(jī)的使用是電子檔案管理的有力手段。但是，伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用必然會(huì)誕生與之相對(duì)應(yīng)的安全問(wèn)題。眾所周知，醫(yī)院里的電子檔案是需要保密的，并可能具有重要的應(yīng)用或商業(yè)價(jià)值。因?yàn)殡娮訖n案中儲(chǔ)存著許多非常寶貴的資源，這也是許多懷有不良意圖的黑客攻擊這些醫(yī)院的網(wǎng)站來(lái)盜取重要信息資源的原因。一旦信息被盜取，就有可能給醫(yī)院帶來(lái)不可估量的損失。因此，保證信息安全成為電子檔案管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)。

1.3 文件歸檔前不對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)

文件歸檔前應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行甄別，只有具有真實(shí)性的文件才具有歸檔的價(jià)值。而現(xiàn)在大多企事業(yè)單位在文件歸檔前大多不進(jìn)行辨別、鑒定，這導(dǎo)致大量具有寶貴價(jià)值的文件與價(jià)值不大或真實(shí)度不高的文件被歸檔在一起，從而使歸檔工作難度增大。

1.4 電子檔案易出現(xiàn)管理混亂問(wèn)題

大部分醫(yī)院是由綜合檔案室管理會(huì)計(jì)、文書(shū)、基礎(chǔ)建設(shè)、人事調(diào)動(dòng)、科學(xué)技術(shù)及設(shè)備檔案。按照醫(yī)院行業(yè)的相應(yīng)要求，病案室專(zhuān)門(mén)管理病例。而病理切片、檢驗(yàn)、日常辦公等產(chǎn)生的檔案則由各自科室自行管理。沒(méi)有一個(gè)綜合的管理制度，必然會(huì)導(dǎo)致管理的混亂，這也不利于信息的查詢(xún)及利用，更加無(wú)法保證檔案信息的真實(shí)與安全。

1.5 電子檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)問(wèn)題

醫(yī)院多是醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，檔案管理等一系列附屬工作多由行政、醫(yī)療技術(shù)部門(mén)轉(zhuǎn)崗者完成，專(zhuān)業(yè)從事檔案管理人員稀缺。不僅如此，檔案管理崗位還存在人員流動(dòng)性強(qiáng)、人員老化、檔案管理者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作等問(wèn)題。

2 改進(jìn)對(duì)策

2.1 改變固有觀念，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展

中國(guó)人素來(lái)有繼承先人習(xí)慣的良好傳統(tǒng)，但是不可否認(rèn)為了追趕時(shí)代的步伐，我們必須學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，想在優(yōu)勝劣汰的社會(huì)中擁有一定的社會(huì)地位，就必須具備專(zhuān)業(yè)的技能，想成為一名專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，就要要充分的意識(shí)到電子文件歸檔工作的重要性，要根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展不斷更新固有觀念，勇于接受新事物。定期參加關(guān)于電子檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以便更好完成新時(shí)期的檔案管理工作。

2.2 建立健全的電子檔案安全管理制度

盡可能實(shí)施機(jī)器專(zhuān)門(mén)使用，在檔案室設(shè)置管理文件專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)，并嚴(yán)禁在這些計(jì)算機(jī)上進(jìn)行其他活動(dòng)，這樣一方面保證計(jì)算機(jī)里面的數(shù)據(jù)不會(huì)輕易被修改，也可減少病毒的傳播，從而加強(qiáng)檔案信息的安全。建立自己的檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的密碼保護(hù)，及時(shí)更新病毒查殺軟件，以保證所保存的電子檔案安全，不被外來(lái)病毒侵害。定期有專(zhuān)業(yè)人員對(duì)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行確認(rèn)。

2.3 文件歸檔前保證其真實(shí)性，并按其價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)

由于電子檔案種類(lèi)繁多，信息繁瑣，所以在歸檔電子文件之前，應(yīng)該由專(zhuān)人確定其是否真實(shí)、是否完整。確定電子文件的價(jià)值，并按照其價(jià)值級(jí)別進(jìn)行分類(lèi)保存。這也為以后的檢測(cè)和維護(hù)創(chuàng)造了有力條件。

2.4 建立完善的管理制度

面對(duì)醫(yī)院檔案類(lèi)別多、信息量較大，可建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理無(wú)紙化。分別建立醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，明確各級(jí)系統(tǒng)的職責(zé)及要求，將操作流程統(tǒng)一體化，形成一套具有明確步驟的檔案管理操作方法。通過(guò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體上的資源共享，為查檔人員提供便利，從而使醫(yī)院運(yùn)行成本降低，同時(shí)檔案利用率也相應(yīng)的到提高。保存工作過(guò)程中對(duì)電子文件的修改信息，如：發(fā)生修改、刪除、增補(bǔ)等情況，也應(yīng)及時(shí)記錄并注明原因。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

許多檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題都是由于人為原因造成的，如何提高管理人員的工作效率也就成為了一個(gè)必然要面對(duì)的問(wèn)題，以提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)為目的，在醫(yī)院內(nèi)部，或者在專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流，使醫(yī)院檔案管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念，以適應(yīng)檔案管理中不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題，保證更好的完成新時(shí)期的檔案管理工作。對(duì)檔案管理人員建立合理的晉升機(jī)制，對(duì)檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)人員的積極性和工作熱情，促使檔案管理人員更高效的完成檔案管理工作。

3 結(jié)語(yǔ)

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中徹底應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為必然趨勢(shì)。但在原始檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案以及已成型的電子檔案的管理中仍存在很多問(wèn)題，為使電子檔案的管理走向成熟，需制定一套嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的電子檔案管理操作規(guī)范，使電子檔案管理人員工作有標(biāo)準(zhǔn)可依。同時(shí)，醫(yī)院的檔案管理方面隨時(shí)會(huì)有新的變化出現(xiàn)，為加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全的監(jiān)控并及時(shí)解決出現(xiàn)的新問(wèn)題，管理者應(yīng)不斷創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)，不斷的提高自己的專(zhuān)業(yè)能力，所有人員都用一種創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，相信在不久的將來(lái)，醫(yī)院電子歸檔的管理系統(tǒng)一定會(huì)更加完善，能更好的為群眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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