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        淺析開(kāi)放大學(xué)學(xué)生檔案管理工作

        2015-04-29 00:00:00王宇雷
        科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào) 2015年10期

        摘 要:學(xué)生檔案管理工作是院校的一項(xiàng)重要工作,關(guān)系到學(xué)生的學(xué)習(xí)和就業(yè)。該文首先從學(xué)生和學(xué)校的角度,簡(jiǎn)述了開(kāi)放大學(xué)學(xué)生檔案管理工作的重要性;其次,客觀描述了目前開(kāi)放大學(xué)學(xué)生檔案管理工作中普遍存在的若干問(wèn)題,如:學(xué)生檔案管理混亂、檔案管理意識(shí)淡薄、檔案資料收集不及時(shí)等,并對(duì)這些問(wèn)題的產(chǎn)生原因進(jìn)行了具體的的分析;最后,依據(jù)產(chǎn)生這些問(wèn)題的原因,從建立健全規(guī)章制度、加強(qiáng)檔案填寫(xiě)者的檔案意識(shí)、提高檔案管理人員的素質(zhì)以及增加檔案管理投入等方面提出解決的辦法。

        關(guān)鍵詞:開(kāi)放大學(xué) 學(xué)生檔案 管理工作 解決辦法

        中圖分類(lèi)號(hào):G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2015)04(a)-0189-01

        1 開(kāi)放大學(xué)學(xué)生檔案管理工作的重要性

        開(kāi)放大學(xué)教育對(duì)象廣泛,學(xué)生層次參差不齊,既有全日制高職學(xué)生,也有進(jìn)修的開(kāi)放教育學(xué)生。設(shè)置的課程種類(lèi)很多,涉及的內(nèi)容豐富。無(wú)論是從學(xué)生還是學(xué)校的角度看,加強(qiáng)學(xué)生的檔案管理工作都有很重要的作用。

        (1)從學(xué)生的角度。學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要資源,也會(huì)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生管理的重要手段。學(xué)生在接受一定階段的教育以后,可以通過(guò)檔案對(duì)比,分析其能力提升和知識(shí)增加的重要依據(jù),是評(píng)價(jià)學(xué)校教育質(zhì)量的重要方式。

        (2)從學(xué)校的角度。加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理,是不斷提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理,可以有效檢驗(yàn)出學(xué)校在教學(xué)管理中是否還有漏洞,對(duì)學(xué)校的后續(xù)發(fā)展具有重要作用。此外,還可以將整個(gè)學(xué)校各個(gè)專(zhuān)業(yè)的教學(xué)方法和教學(xué)水平放在一個(gè)更加全面的角度進(jìn)行比較,形成良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師在這種競(jìng)爭(zhēng)氛圍中,將會(huì)投入更多精力轉(zhuǎn)變教學(xué)理念、教學(xué)模式、教學(xué)方法,促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)水平和管理水平。

        2 開(kāi)放大學(xué)學(xué)生檔案工作中存在的問(wèn)題

        2.1 學(xué)生檔案管理混亂

        當(dāng)前,開(kāi)放大學(xué)對(duì)學(xué)生檔案管理存在重視程度不夠、認(rèn)識(shí)模糊等問(wèn)題,在硬件檔案管理辦公條件和設(shè)施硬件投入不夠,檔案管理手段落后、管理方法混亂等問(wèn)題。學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程等,制度規(guī)范的不完善造成學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范,在一些開(kāi)放院校中,至今還在沿用傳統(tǒng)手工檔案管理方式,還沒(méi)有上升到信息化管理的高度。常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的情況,為學(xué)生將來(lái)就業(yè)、職稱(chēng)晉升、考評(píng)等方面帶來(lái)一定影響。

        2.2 學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄

        學(xué)生檔案管理具有很強(qiáng)的原則性、準(zhǔn)確性和計(jì)劃性,但是許多開(kāi)放大學(xué)院校領(lǐng)導(dǎo)卻忽視了對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),其學(xué)生檔案管理意識(shí)的淡薄,重視的不到位,重要性認(rèn)識(shí)的不足,很難將那些高效、先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理念引入到成人學(xué)生檔案管理領(lǐng)域,檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)滯后,檔案管理人員素質(zhì)和能力參差不齊。此外,開(kāi)放大學(xué)的很多學(xué)生對(duì)檔案沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí),對(duì)檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知相當(dāng)有限,沒(méi)有把檔案同個(gè)人未來(lái)的工作、生活緊密聯(lián)系到一起,這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

        2.3 學(xué)生檔案資料收集不及時(shí)

        在院校的學(xué)生檔案管理實(shí)踐中,由于沒(méi)有及時(shí)搜集整理相關(guān)資料,導(dǎo)致檔案資料不完整現(xiàn)象較為普遍。第一是招生資料搜集整理的不及時(shí)。伴隨開(kāi)放大學(xué)院校辦學(xué)招生規(guī)模的擴(kuò)大,補(bǔ)錄周期的延長(zhǎng),客觀上為學(xué)生檔案的搜集整理工作帶來(lái)較大難度。第二是學(xué)生成績(jī)資料搜集整理不及時(shí)。在學(xué)校學(xué)生人數(shù)不斷增加,再加上現(xiàn)階段學(xué)生考試形式更加多樣化,為學(xué)校教務(wù)管理帶來(lái)較大難度,難以對(duì)學(xué)生成績(jī)記錄冊(cè)進(jìn)行及時(shí)收集,甚至出現(xiàn)成績(jī)單和考試試卷丟失等。第三是學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況搜集整理不及時(shí)。如果對(duì)學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況沒(méi)有及時(shí)搜集整理的話,將會(huì)導(dǎo)致學(xué)生管理部門(mén)、教學(xué)部門(mén)、教學(xué)院系在對(duì)學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)時(shí)候,數(shù)據(jù)不符等問(wèn)題,直接影響學(xué)生檔案管理質(zhì)量。

        3 開(kāi)放大學(xué)學(xué)生檔案管理措施

        3.1 建立科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度

        當(dāng)前,高校的學(xué)生檔案管理都是由不同的部門(mén)分工協(xié)作所完成的。在檔案管理的過(guò)程中,檔案管理僅僅只能起協(xié)調(diào)的作用,對(duì)相關(guān)部門(mén)不能進(jìn)行制約。為了能夠使高校檔案管理的效率更高,也為了使檔案管理更加可靠,必須建立科學(xué)合理的學(xué)生檔案管理體制,明確工作人員在每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任。通過(guò)規(guī)范的檔案管理工作流程,使部門(mén)和部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)調(diào)、配合,認(rèn)真做好檔案的收集、整理、投遞工作,這樣才能使高校學(xué)生檔案管理工作更加的合理、準(zhǔn)確。

        3.2 加強(qiáng)檔案填寫(xiě)者的檔案意識(shí)

        首先,學(xué)生檔案內(nèi)容多數(shù)是由學(xué)生本人填寫(xiě)。因此,學(xué)生檔案的填寫(xiě)者主要是學(xué)生本人。其次,學(xué)校各科室領(lǐng)導(dǎo)、具體任課老師、班主任、教務(wù)人員也會(huì)填寫(xiě)學(xué)生檔案,他們也是學(xué)生檔案的填寫(xiě)者。檔案填寫(xiě)者檔案意識(shí)的深淺,決定檔案內(nèi)在及外在質(zhì)量。因此,對(duì)學(xué)生要加強(qiáng)檔案教育,對(duì)其他檔案填寫(xiě)者要提請(qǐng)他們注意,使他們對(duì)學(xué)生檔案工作有較深的認(rèn)識(shí)和理解,提高他們的檔案意識(shí)。

        3.3 提高檔案管理人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力

        學(xué)生檔案雖不是永久或長(zhǎng)期保存的檔案,但它與學(xué)生的未來(lái)工作、生活息息相關(guān)。檔案管理人員應(yīng)有較高的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德和工作責(zé)任心,嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度認(rèn)真做好學(xué)生檔案管理工作。同時(shí),檔案管理人員要鞏固專(zhuān)業(yè)知識(shí),注重知識(shí)更新,不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理理論水平,在理論學(xué)習(xí)和實(shí)際操作中,不斷發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題、探索新方法,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),擴(kuò)大學(xué)生檔案服務(wù)范圍,深化學(xué)生檔案服務(wù)內(nèi)容。

        3.4 要強(qiáng)化學(xué)生檔案管理投入

        第一,要強(qiáng)化對(duì)學(xué)生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設(shè)備配置上,給予更多資金投入。院校必須要投入更多的資金,改善其硬件辦公設(shè)備,增添路由器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、復(fù)印件、打印機(jī)、電腦等辦公設(shè)備,提高信息化管理水平。第二,要強(qiáng)化學(xué)生檔案管理的軟件資金投入。學(xué)生檔案管理信息化,不僅是要配置專(zhuān)業(yè)的辦公設(shè)備和儀器,同時(shí)還要有相應(yīng)配套的學(xué)籍檔案管理軟件,這也是提高學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵所在。院校必須要加大對(duì)學(xué)生檔案管理軟件的資金投入,強(qiáng)化軟件開(kāi)發(fā),提高檔案管理效率和信息化水平。

        4 結(jié)論

        學(xué)生檔案基本上囊括了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校期間的所有第一手資料,因此,科學(xué)、合理地利用和管理學(xué)生檔案,有利于學(xué)生的管理,有利于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。鑒于此,開(kāi)放大學(xué)應(yīng)該從多方面大力提升學(xué)生的檔案管理工作力度,增強(qiáng)工作人員責(zé)任意識(shí)和崗位能力,增進(jìn)資金的投入,更好的開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]吳蘭嬌.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析[j].城建檔案,2014(8):88-89.

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