凱里市煙草專(zhuān)賣(mài)局[分公司

摘要：隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，以及新型企業(yè)管理制度的創(chuàng)新，企業(yè)辦公室管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，需要我們不斷解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。推動(dòng)企業(yè)辦公室管理工作的健康發(fā)展，開(kāi)創(chuàng)企業(yè)高效發(fā)展的新局面。在目前的市場(chǎng)大環(huán)境下，要強(qiáng)化對(duì)辦公室工作的管理，必須認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作的重要意義，對(duì)于我國(guó)的國(guó)有企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、管理以及發(fā)展都有著非常重要的推動(dòng)作用。國(guó)有企業(yè)就必須重視辦公室的管理，并采取科學(xué)合理的方式對(duì)企業(yè)的辦公室管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善，提高煙草企業(yè)內(nèi)部的管理水平與整體質(zhì)量，從而提高辦公室的工作效能，提高企業(yè)整體的工作效率，有效地促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)管理的推動(dòng)及業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；辦公室管理；水平；措施

1 引言

辦公室管理在管理科學(xué)中是一項(xiàng)非常重要的實(shí)踐課題，它是公共和私人組織的橋梁。煙草企業(yè)辦公室管理與一般的辦公室管理有一定的相同之處，但是也有其行業(yè)的特殊性，尤其煙草資源的有限性和它對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，使得煙草企業(yè)的辦公室管理工作變得更加重要，直接影響著人們的生活水平。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國(guó)有企業(yè)改革的不斷深入，煙草企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者們?cè)絹?lái)越重視辦公室的作用，做好辦公室工作是推進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展的前提保證。

2 強(qiáng)化煙草企業(yè)辦公室管理工作的重要意義

2.1 紐帶作用

在現(xiàn)代的國(guó)有企業(yè)中，辦公室是為管理者服務(wù)、溝通上級(jí)和下級(jí)、完成事務(wù)的主要地方，是有效連接不同職能部門(mén)以及內(nèi)部員工之間的橋梁，促進(jìn)內(nèi)部工作的進(jìn)行，承擔(dān)著下情上達(dá)與上情下達(dá)的重要責(zé)任，與此同時(shí)，辦公室是企業(yè)指揮、決策以及執(zhí)行的有效協(xié)調(diào)部門(mén)，對(duì)機(jī)關(guān)各部門(mén)和下屬各單位進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，承擔(dān)著綜合權(quán)衡以及宏觀調(diào)控的職能。辦公室在對(duì)基層部門(mén)的情況進(jìn)行及時(shí)全面的了解的同時(shí)，還要輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行布置，處于領(lǐng)導(dǎo)與基層之間的一個(gè)中介性的位置。

2.2 參謀作用

在我國(guó)的國(guó)有企業(yè)中，辦公室管理承擔(dān)著以企業(yè)的中心工作為核心，將企業(yè)的各方面的信息及時(shí)、準(zhǔn)確提供給上層領(lǐng)導(dǎo)，從而進(jìn)行各種調(diào)查研究組織與開(kāi)展的工作，為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供科學(xué)有效的依據(jù)；對(duì)企業(yè)各項(xiàng)重大事項(xiàng)的處理辦公室管理還要提出具有針對(duì)性的建議，要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖來(lái)處理好各個(gè)重要文件的起草工作，對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)行、管理及發(fā)展有著不可忽視的推動(dòng)作用。辦公室作為行政部門(mén)之一，是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行科學(xué)決策以及有效管理的綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各方關(guān)系、承上啟下、聯(lián)系各方的重要責(zé)任，是任何其他部門(mén)都無(wú)法代替的。做好辦公室管理工作主要包括做好辦公室的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作、服務(wù)策劃工作、團(tuán)結(jié)協(xié)調(diào)工作等幾個(gè)方面。為了更好使辦公室管理工作發(fā)揮作用，需要工作人員搞好服務(wù)，努力提升團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極配合好相關(guān)部門(mén)，做好協(xié)調(diào)工作，從而促使辦公室管理能夠發(fā)揮出橋梁樞紐和參謀助手的作用。

3 新時(shí)期下辦公室管理工作面臨的挑戰(zhàn)

3.1 思想觀念發(fā)生改變

辦公室需要處理的事務(wù)非常復(fù)雜，涉及的面也廣，需要整體工作總體目標(biāo)和規(guī)劃。很多的工作人員認(rèn)為辦公室所處理的事務(wù)和機(jī)構(gòu)的效益無(wú)關(guān)，認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行，不會(huì)積極主動(dòng)去思考，所以不清楚辦公室工作應(yīng)該做到什么程度，缺乏自己工作規(guī)劃和目標(biāo)。對(duì)個(gè)人對(duì)自己的崗位也缺乏正確定位，不深入了解基層干部職工的需求和社會(huì)對(duì)單位的需求，認(rèn)為辦公室是機(jī)關(guān)中樞，是指揮機(jī)構(gòu)，什么都作單方面決定，這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的，辦公室所處理的繁雜事務(wù)關(guān)系到機(jī)構(gòu)的發(fā)展，還有全隊(duì)干部職工和整個(gè)單位形象。如果不處理好這些細(xì)小繁雜的事，職責(zé)定位不準(zhǔn)，很可能對(duì)單位或者機(jī)構(gòu)產(chǎn)生不良的影響。

3.2 人員的素質(zhì)發(fā)生改變

隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高和社會(huì)的不斷進(jìn)步，機(jī)構(gòu)以及單位面臨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，如果辦公室人員的素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量不高，那么就不能進(jìn)行合理的內(nèi)部控制，也不能適應(yīng)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的要求，并且還會(huì)出現(xiàn)更大的問(wèn)題。有些單位辦公室人員精神面貌萎靡不振，沒(méi)有進(jìn)取之心，辦公室的服務(wù)質(zhì)量都非常低，不積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策，部分人覺(jué)得工作創(chuàng)新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩，僅僅停留在接電話、傳文件、寫(xiě)材料的基礎(chǔ)上，在一定程度上影響了辦公室工作的有效開(kāi)展。目前很多單位都沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)重要的問(wèn)題，沒(méi)有對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，人員缺乏激情與活力，業(yè)務(wù)素質(zhì)很低，工作也處于被動(dòng)的狀態(tài)，不能夠處理好辦公室事務(wù)。

3.3 管理思想偏激

現(xiàn)代化的辦公室管理模式目前還無(wú)法取代過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)已經(jīng)逐漸形成的辦公室綜合管理模式，無(wú)法全面開(kāi)展現(xiàn)代化的綜合管理工作。在開(kāi)展具體工作的時(shí)候，部分單位為了彰顯自我，經(jīng)常存在著一些偏激管理思想。在實(shí)際工作中一些單位經(jīng)常脫離實(shí)際情況，制定一些盲目、不可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這樣的情況無(wú)法有效調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，很多目標(biāo)往往制定太高，致使其無(wú)法完成，對(duì)工作人員的熱情也是一種極大的打擊。還有部分單位制定的工作目標(biāo)太低，以至于工作效率嚴(yán)重下降，在短時(shí)間內(nèi)予可以完成的目標(biāo)使得經(jīng)常延誤，長(zhǎng)此以往，必然導(dǎo)致工作人員形成惰性。

4 提高煙草企業(yè)辦公室管理工作水平的措施

根據(jù)煙草企業(yè)辦公室管理面臨的各種問(wèn)題，為了改善辦公室管理工作的模式，使得其在煙草企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中能夠發(fā)揮較好的作用，提高其工作效率，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增加，需要采取以下措施加以保證。

4.1 建立健全辦公室管理制度

煙草企業(yè)的辦公室管理制度需要進(jìn)行重新制定，以使執(zhí)行力得到良好的實(shí)施。辦公室管理工作有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)，制定制度的過(guò)程中應(yīng)該考慮其工作的特殊性，辦公室工作人員需要結(jié)合管理制度進(jìn)行工作，履行崗位職責(zé)，合理的行使企業(yè)所賦予的權(quán)利，因此應(yīng)該對(duì)辦公室管理工作制定全面規(guī)范的制度，只有這樣才能充分發(fā)揮辦公室的職能，提高其工作效率。

4.2 推動(dòng)管理工作創(chuàng)新

為了推動(dòng)辦公室管理工作的創(chuàng)新，需要提高辦公室管理工作人員的綜合素質(zhì)，對(duì)他們進(jìn)行必要的理論培訓(xùn)和政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，不斷積累理論知識(shí)，加強(qiáng)文化底蘊(yùn)，建立終身學(xué)習(xí)的理念，從而營(yíng)造一種學(xué)習(xí)的氛圍。在這樣的學(xué)習(xí)環(huán)境下加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，要將思維創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新和內(nèi)容創(chuàng)新進(jìn)行綜合考慮，全面的搜集各方面的信息，加強(qiáng)對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和了解，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)查研究，從而創(chuàng)新工作模式，運(yùn)用新方法做好領(lǐng)導(dǎo)的好助手。

4.3 提高工作協(xié)調(diào)能力

增強(qiáng)工作的協(xié)調(diào)能力是提高辦公室工作效率的必要手段，辦公室的內(nèi)外協(xié)調(diào)和溝通對(duì)于各部門(mén)的工作效率有良好的促進(jìn)作用，推動(dòng)了煙草企業(yè)的和諧與穩(wěn)定。辦公室工作人員無(wú)論從事任何崗位，都需要結(jié)合企業(yè)目前的實(shí)際情況進(jìn)行，從發(fā)展和穩(wěn)定的大局出發(fā)，工作中要按照規(guī)定辦事，同時(shí)也要根據(jù)事情的職責(zé)劃分來(lái)進(jìn)行適當(dāng)處理，加強(qiáng)與企業(yè)的其他部門(mén)的溝通與協(xié)調(diào)，了解基層信息，將企業(yè)員工的具體情況進(jìn)行建檔并分開(kāi)處理，提出解決方案供領(lǐng)導(dǎo)者參考，只有這樣不斷加強(qiáng)處理事情的經(jīng)驗(yàn)和能力，才能發(fā)揮更好更大的作用。

5 結(jié)束語(yǔ)

辦公室是企業(yè)中比較常見(jiàn)的工作機(jī)構(gòu)，也是企業(yè)形象的外在表現(xiàn)形式，具有服務(wù)、執(zhí)行以及管理職能，其能夠更好的幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作，為上級(jí)主管部門(mén)的決策提供科學(xué)的依據(jù)，同時(shí)企業(yè)的生存與發(fā)展離不開(kāi)辦公室的有效運(yùn)作，其獨(dú)特的性質(zhì)在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有很大影響力。在新的國(guó)際與國(guó)內(nèi)形勢(shì)之下，國(guó)有企業(yè)只有強(qiáng)化對(duì)辦公室的管理工作，提高辦公室的工作效率，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得有利的地位，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的保障。