【摘要】在二級(jí)管理模式背景下，高校辦公室工作正迎來新的挑戰(zhàn)。文章先對(duì)二級(jí)管理模式下高校辦公室所面臨的問題進(jìn)行分析，之后對(duì)二級(jí)管理模式下提升高校辦公室工作水平的措施進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】高校管理；辦公室工作；二級(jí)管理模式

前言

二級(jí)管理模式是高校內(nèi)部管理體制上的一種新形勢(shì)，其能夠?qū)⒋怪鳖I(lǐng)導(dǎo)與水平領(lǐng)導(dǎo)、高度民主集中與分權(quán)自治有效結(jié)合起來，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室工作水平的提升。隨著二級(jí)管理的逐步推進(jìn)，高校辦公室工作正面臨著新的挑戰(zhàn)和問題，如何將高校辦公室所遺留的問題予以解決，使辦公室工作能夠盡快實(shí)現(xiàn)與二級(jí)管理模式的并攏，成為了當(dāng)前高校學(xué)院辦公室工作的主要目標(biāo)。

一、二級(jí)管理模式下高校辦公室所面臨的問題

在二級(jí)管理模式下高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.缺乏明確的辦公室職能目標(biāo)

二級(jí)學(xué)院辦公室作為服務(wù)學(xué)院學(xué)生、教師的部門，其必須要保證自身職能目標(biāo)的明確性，才能在二級(jí)學(xué)院發(fā)展中發(fā)揮出更大的作用。從二級(jí)院校辦公室目前的工作狀態(tài)來看，以完成日常工作任務(wù)為主，雖然這種工作模式從表面上沒有什么問題，但其對(duì)于二級(jí)學(xué)院辦公室的創(chuàng)新發(fā)展是極為不利的。在實(shí)際工作當(dāng)中，有很多看上去與辦公室無關(guān)但實(shí)則有關(guān)的工作內(nèi)容，然而由于辦公室人員對(duì)自己職能認(rèn)識(shí)不夠充分，使得他們并沒有真正的完成自己職責(zé)之內(nèi)的工作，這就是職責(zé)目標(biāo)的缺失，其對(duì)于二級(jí)學(xué)院的發(fā)展影響是極其深遠(yuǎn)的。

2.缺乏科學(xué)、有效的管理機(jī)制

目前，二級(jí)學(xué)院的辦公室工作仍單一的以會(huì)議、文件、行政命令來指導(dǎo)和處理工作，這種過于單一性的工作行為，使得辦公室的工作行為缺少基本的計(jì)劃性與針對(duì)性。之所以會(huì)出現(xiàn)這種問題，筆者認(rèn)為與辦公室缺乏科學(xué)、有效的管理機(jī)制有著直接關(guān)系。管理機(jī)制的缺失致使二級(jí)學(xué)院辦公室缺乏自身的工作評(píng)估制度與獎(jiǎng)懲制度，評(píng)價(jià)機(jī)制的缺失使得辦公室人員的工作態(tài)度難以保持，獎(jiǎng)懲制度的缺失使得辦公室人員的工作熱情難以被激發(fā)，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室工作處于一個(gè)較為平緩但工作勁頭不足的狀態(tài)下。

3.辦公室信息化水平有待提升

在信息技術(shù)發(fā)展背景下，辦公室信息時(shí)代已經(jīng)到來。目前，高校二級(jí)學(xué)院辦公室都已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)設(shè)備，以滿足辦公室信息化辦公的需求。但由于辦公室沒有專門的系統(tǒng)軟件開發(fā)與設(shè)備維護(hù)人員，使得辦公室的計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)設(shè)備常常會(huì)出現(xiàn)問題，而這些問題的出現(xiàn)則會(huì)對(duì)辦公室的工作效率產(chǎn)生直接影響。另外，由于辦公室工作人員信息技術(shù)水平上的差異，這使得辦公室信息技術(shù)資源的利用率普遍偏低，僅僅以文稿處理和打印文件上。這些問題的存在不僅影響了辦公室的工作效率，更為二級(jí)管理模式的開展帶來了不利影響。

二、提升二級(jí)管理模式下高校辦公室工作水平的對(duì)策

為了實(shí)現(xiàn)對(duì)二級(jí)學(xué)院發(fā)展與進(jìn)步的支持，辦公室工作水平必須要有所提升，具體提升對(duì)策如下：

1.明確辦公室職能目標(biāo)

高校二級(jí)學(xué)院要想提升辦公室的工作水平，那么就必須要先結(jié)合自身業(yè)務(wù)內(nèi)容，制定出科學(xué)、可行的工作計(jì)劃，并依靠其建立起辦公室管理目標(biāo)體系。為此，高校二級(jí)學(xué)院必須要先做好對(duì)工作人員思想水平的更新，通過新型管理理念的建立，來提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，讓他們的思想能夠緊緊地圍繞在辦公室職能目標(biāo)周圍，為發(fā)揮出自己的職能作用而努力。在實(shí)際工作中，高校二級(jí)學(xué)院辦公室應(yīng)當(dāng)建立起開拓創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)協(xié)作、以人為本的服務(wù)理念，保證每一個(gè)工作人員在工作時(shí)都能夠具有超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和工作水平，為辦公室工作水平與工作效率的提升打下基礎(chǔ)。

2.建立科學(xué)的管理機(jī)制

科學(xué)、完善的管理機(jī)制是確保二級(jí)學(xué)院辦公室工作效果的基礎(chǔ)，二級(jí)學(xué)院辦公室為了能夠?qū)崿F(xiàn)自身功能性的發(fā)揮就必須要建立起科學(xué)的管理機(jī)制。結(jié)合當(dāng)前我國高校二級(jí)學(xué)院辦公室的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為科學(xué)管理機(jī)制的建立應(yīng)包含以下幾方面內(nèi)容：（1）圍繞“嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、真實(shí)”的工作準(zhǔn)則建立起工作規(guī)范，在結(jié)合辦公室實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，建立起一系列的規(guī)章制度，來實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室工作行為的約束。（2）堅(jiān)持“專職、專心、專業(yè)”的工作理念，以服務(wù)學(xué)院學(xué)生、教師為工作宗旨，深刻認(rèn)識(shí)到當(dāng)前教育環(huán)境下，二級(jí)學(xué)院辦公室的工作職能，圍繞其建立起服務(wù)型辦公室工作體系，為辦公室工作水平的提升打好基礎(chǔ)。

3.提升辦公室信息水平

信息技術(shù)作為現(xiàn)代化科技技術(shù)當(dāng)中的產(chǎn)物，其在辦公室工作當(dāng)中能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供最多、最大、最全面的幫助，因此想要提升二級(jí)學(xué)院辦公室的工作水平，就必須要提升辦公室的信息技術(shù)水平。從工作效率角度分析，信息技術(shù)的發(fā)展，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)辦公室工作內(nèi)容的快速化、簡(jiǎn)單化和準(zhǔn)確化，這在很大程度上降低了辦公室工作的難度，并提示了工作行為的準(zhǔn)確度，降低了辦公室工作行為出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率。與此同時(shí)，辦公室的信息化發(fā)展還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)辦公室勞動(dòng)力的精簡(jiǎn)，在提升工作效率的基礎(chǔ)上來實(shí)現(xiàn)對(duì)勞動(dòng)力的節(jié)約。與此同時(shí)，信息技術(shù)的有效應(yīng)用還能讓辦公室工作行為拜托傳統(tǒng)模式，使辦公室工作行為迎來無紙化辦公時(shí)代，這在提升辦公室工作效率的同時(shí)，還為我國環(huán)保事業(yè)做出了貢獻(xiàn)，可謂是一舉多得。

4.加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)

隨著高校二級(jí)學(xué)院的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其正在迎來一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。在這種背景下，辦公室作為二級(jí)學(xué)院工作的主要陣地，其必須要發(fā)揮出自身的帶頭作用，才能夠幫助二級(jí)學(xué)院實(shí)現(xiàn)進(jìn)步。想要達(dá)到上述目標(biāo)，保證工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平，加強(qiáng)對(duì)他們的專業(yè)技術(shù)水平是必不可少的。在專業(yè)技能培訓(xùn)過程中，首先要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提高辦公工作人員的思想認(rèn)識(shí)水平，幫助他們建立起全心全意為師生服務(wù)的工作理念。其次要提升加強(qiáng)對(duì)辦公室人員文化素質(zhì)與專業(yè)技能的培訓(xùn)，為辦公室服務(wù)質(zhì)量與績(jī)效水平的提升打好基礎(chǔ)。最后要做好對(duì)辦公室工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，幫助辦公室人員樹立起終身學(xué)習(xí)的理念，鼓勵(lì)和幫助他們不斷的進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)與知識(shí)的更新，掌握辦公現(xiàn)代化管理的方法和手段，為適應(yīng)復(fù)雜化的高效管理工作做好準(zhǔn)備。

總結(jié)

綜上所述，對(duì)于高校學(xué)院辦公室來說二級(jí)管理模式是目前最為有效的管理方式，其對(duì)于高校辦公室工作效率的提升是無可比擬的。對(duì)于高校學(xué)院辦公室所現(xiàn)存的問題，其是高校學(xué)院實(shí)現(xiàn)進(jìn)步過程中所必然經(jīng)歷的環(huán)節(jié)。為了能夠?qū)⑵溆枰杂行Ы鉀Q，高校應(yīng)當(dāng)從宏觀政策上予以支持，學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身建設(shè)發(fā)展采取相應(yīng)的措施，辦公室人員要在轉(zhuǎn)變觀念的同時(shí)來實(shí)現(xiàn)自身工作水平的進(jìn)步與突破，從而保證二級(jí)管理模式能夠在高校分院管理工作中得以落實(shí)，為高校分院辦公室工作水平的進(jìn)步提供條件。

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