【摘要】隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新，信息化技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)成為了各行各業(yè)中所追捧的趨勢(shì)，也在許多行業(yè)中取得了較為廣泛的運(yùn)用，而檔案管理也不例外。所以，檔案管理的信息化有著一定的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，而本文主要介紹了檔案管理信息化的概述、檔案管理信息化發(fā)展對(duì)策以及檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，給進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)人員提供了參考意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化發(fā)展；對(duì)策；趨勢(shì)

前言

就目前來說，檔案管理工作對(duì)我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要的作用，能夠?qū)κ袌鲋械南嚓P(guān)檔案信息實(shí)施整理和控制。但是，我國目前的檔案管理工作還不夠完善，無法很好的的處理實(shí)際中的檔案信息需要。因此，我們應(yīng)該要重視檔案管理工作，使檔案管理能得到信息化的發(fā)展，提高其檔案管理水平，完善檔案管理機(jī)制，保證檔案管理具有實(shí)效性和合理性。

一.檔案管理信息化概述

1.檔案管理信息化概念

檔案的作用和影響，許多人們都已經(jīng)非常熟悉了，不管是各行各業(yè)，都會(huì)存在著與之相關(guān)的檔案。而檔案指的是就是歷史記錄，在一定程度上可以使歷史重現(xiàn)，能夠看眼未來。檔案管理就是要針對(duì)這樣珍貴的歷史痕跡實(shí)施保留和存檔。檔案管理信息化需要采用的是信息化措施完成歷史記載的存檔。

通俗來說，檔案管理信息化發(fā)展是我國目前檔案事業(yè)前進(jìn)中的主要項(xiàng)目之一，是推動(dòng)守舊檔案管理邁向新型高科技技術(shù)檔案管理的保障，是時(shí)代進(jìn)步給檔案事業(yè)提供的新方向和新未來。提高檔案管理的信息化發(fā)展不僅可以大大的提升檔案管理層次，而且還可以對(duì)檔案實(shí)操注入新的血液，增加其管理工作，提供了更多機(jī)會(huì)。與此同時(shí)，還能夠提高檔案工作的綜合服務(wù)能力。這樣說來，檔案管理信息化的價(jià)值和意義是格外突出的，我們務(wù)必要推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展和完善，使其檔案管理信息化邁向新未來。

2.檔案信息化發(fā)展的影響因素

（1）檔案信息化發(fā)展的水平因素

在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，因?yàn)槭艿绞嘏f和單一的檔案管理和技術(shù)的作用，就會(huì)致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關(guān)部門具有較好的高科技技術(shù)和計(jì)劃，但是，其操作人員在實(shí)際操作的過程中難以把技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作高效的進(jìn)行結(jié)合，僅僅把這些機(jī)器設(shè)備應(yīng)用于平時(shí)的操作中。因此，檔案管理人員是否能使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來增加自身的操作性能，對(duì)檔案管理內(nèi)容實(shí)施數(shù)據(jù)化分析和管理，高效的提升檔案管理層次和利用效率，而這個(gè)是約束我國檔案信息化發(fā)展中非常關(guān)鍵的因素。緊跟著我國新型高科技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，大眾對(duì)于檔案信息管理的需要不停的提升，而在這樣的情形下，對(duì)于守舊的思想實(shí)施高效的轉(zhuǎn)變，發(fā)展和完善檔案管理的新型技術(shù)，這也是我國目前來說檔案信息化開發(fā)中至關(guān)重要的問題。

（2）檔案信息化發(fā)展的認(rèn)知因素

在檔案信息化發(fā)展中，檔案管理中相關(guān)部門高層對(duì)檔案信息管理的關(guān)注度不夠，在相關(guān)的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對(duì)其檔案信息發(fā)展的管理認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。而在檔案管理的進(jìn)程中，因?yàn)槠錂n案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對(duì)檔案信息實(shí)施了搜集，并無法實(shí)施較為具體的處理與使用，無法發(fā)揮其自身檔案的作用，造成了檔案無法實(shí)施其存在意義。

（3）檔案信息化發(fā)展的觀念因素

在守舊的檔案管理程序里，處理檔案管理的人員僅僅把檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和保存，并沒有進(jìn)行其他工作了。而這樣的檔案工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，緊跟著大眾對(duì)于自身檔案信息資料完整性和安全性重視度的不斷提高，對(duì)儲(chǔ)存的檔案信息的應(yīng)用已逐漸大于了數(shù)據(jù)自身的意義。因此，處理檔案管理的相關(guān)操作人員需要推陳出新守舊的管理思想，格外關(guān)注檔案信息化發(fā)展，充分利用檔案的作用。但依據(jù)現(xiàn)狀來說，許多檔案管理人員并沒有對(duì)檔案信息化的發(fā)展有過多的關(guān)注，使檔案管理信息化的發(fā)展舉步維艱。

二.檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識(shí)

根據(jù)現(xiàn)在來說，檔案管理這個(gè)工作受到了許多人們的熱捧。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的同時(shí)，檔案管理也獲得了一定的成果。例如：在檔案管理思想上和管理方式上有了巨大的變化，其檔案管理朝著信息化的步伐前進(jìn)著。而為了能夠融入新時(shí)代，檔案管理人員更需要走在時(shí)代的最前端，改變守舊和單一的思想，提高檔案信息化管理思想，開發(fā)檔案信息化管理新模式，從自己做起，綜合提高自己的專業(yè)技能，使自己的德智體美勞可以得到全面發(fā)展。唯有使檔案管理人員的素質(zhì)水平得到提升，其檔案管理信息化發(fā)展才可以取得保證。而這個(gè)很大程度上的原因是無論什么體系的發(fā)展都是無法離開大眾的。等到后期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)更是需要依賴于大眾的推動(dòng)和主觀作用的。所以，檔案管理人員素質(zhì)水平的提升，是進(jìn)行檔案管理信息化開展工作的核心部分，為檔案管理信息化的發(fā)展和完善起著根基作用。

2.制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行

在實(shí)際操作過程中，必須要從全方位進(jìn)行思考，有著長期發(fā)展的愿景和短期實(shí)現(xiàn)的目的，讓兩者進(jìn)行相互結(jié)合，使其愿景和目的有著高度的原則，將科學(xué)性、合理性和實(shí)用性等特點(diǎn)結(jié)合在一起。在計(jì)劃長期發(fā)展愿景過程中，需要具有一定的遠(yuǎn)見和學(xué)識(shí)，發(fā)展具有戰(zhàn)略性的目標(biāo)，顧全大局，同時(shí)要重視細(xì)節(jié)，利用科學(xué)恰當(dāng)?shù)霓k法，對(duì)整體實(shí)施剖析和處理，使其目的具有質(zhì)量上的保障。而且可以將整體當(dāng)作是一個(gè)高度發(fā)展的有機(jī)目標(biāo)，不單單局限在目前的發(fā)展，應(yīng)是以長遠(yuǎn)的看法去看待，思考到信息化未來發(fā)展的要求，防止造成資源的缺失。在設(shè)置短期目的的同時(shí)，可以比較側(cè)重于目標(biāo)達(dá)成的準(zhǔn)確性和利用性。在信息化發(fā)展的初始階段，要實(shí)施基本業(yè)務(wù)的計(jì)劃時(shí)，應(yīng)對(duì)現(xiàn)存的檔案數(shù)據(jù)實(shí)施處理分析，在操作時(shí)務(wù)必要一絲不茍，不可以有任何的失誤或者遺漏。相較于檔案數(shù)據(jù)來說，其準(zhǔn)確性也是非常關(guān)鍵的，所以在處理檔案數(shù)據(jù)的過程中，務(wù)必要保證其準(zhǔn)確性，嚴(yán)格依據(jù)其計(jì)劃流程進(jìn)行。在對(duì)檔案館實(shí)施清理的過程中，需要對(duì)較主要的檔案實(shí)施數(shù)字化分析，對(duì)沒什么作用的數(shù)據(jù)，依據(jù)條件進(jìn)行摧毀，減少重蹈覆轍的勞動(dòng)力，避免時(shí)間和資源造成浪費(fèi)，而這個(gè)也是進(jìn)行信息化的客觀需要。

3.信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備一體化管理

依據(jù)目前來說，我國檔案管理部門沒有進(jìn)行完整和統(tǒng)一的管理方式，在交流上缺乏溝通，進(jìn)行的信息化方式以及軟硬件設(shè)備并不是一樣的，而這樣就會(huì)對(duì)其檔案管理數(shù)據(jù)和信息造成影響，妨礙了其相互之間的兼容和選擇，造成了檔案管理信息化的實(shí)際操作工作無法正常實(shí)施。為了處理這個(gè)問題，就務(wù)必要與實(shí)際情形相結(jié)合，使數(shù)字化設(shè)備能夠統(tǒng)一，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，從而完成字符的辨別和自動(dòng)轉(zhuǎn)化和編目、檢索。在這樣的根本上達(dá)成自動(dòng)全文保存、自動(dòng)標(biāo)引、上載和輔助立卷、文檔一體化管理等。在實(shí)際操作過程中，應(yīng)使計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的規(guī)模和產(chǎn)品類型實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，而這個(gè)是檔案管理信息化能夠達(dá)成的基礎(chǔ)和高效保證。

4.檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定

保證客戶有效快速的得到檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，而這個(gè)也是數(shù)據(jù)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)目的。而為了這一目的的達(dá)成，必須得依靠具有合理性和規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)施。在實(shí)施檔案管理的過程中，對(duì)于檔案管理中的內(nèi)容、編號(hào)、頁碼以及分類和目錄等的制定，務(wù)必要滿足標(biāo)準(zhǔn)的需要。面對(duì)不同的項(xiàng)目，也應(yīng)采取標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施。除此之外，還需要避免傳統(tǒng)的檔案信息資源造成重復(fù)開發(fā)和運(yùn)用，有效防止資金和以及資源的浪費(fèi)，達(dá)到檔案信息化資源的合理共享，提高檔案信息化管理的工作質(zhì)量。

三.檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)

檔案信息化的發(fā)展讓原來檔案管理操作過程中的一些工作內(nèi)容產(chǎn)生了顯著性的改變，使原來檔案管理工作中僅僅只是對(duì)紙質(zhì)的檔案管理方式產(chǎn)生了變化，逐漸開始利用數(shù)字化的管理方法進(jìn)行實(shí)施。而這樣管理方法的改變適應(yīng)了數(shù)字環(huán)境的進(jìn)步。對(duì)檔案文件實(shí)施處理和分類后，需要錄入到計(jì)算機(jī)中，而這樣就使得日后人們對(duì)檔案信息的調(diào)動(dòng)更具有合理和便利。因此，我國檔案管理工作是未來發(fā)展中必須適應(yīng)信息化發(fā)展的朝向。

除此之外，檔案信息化可以對(duì)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行進(jìn)行統(tǒng)一作用。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程在檔案管理信息化中有著非常關(guān)鍵的影響。檔案信息化發(fā)展指的是其內(nèi)容包括比較寬廣，涉及層次比較多，操作難度較大的一類操作。而檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化流程的建設(shè)對(duì)檔案管理內(nèi)容操作的不同部分都提供了較為嚴(yán)格的條件。信息化發(fā)展是一種含有安全管理、基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)處理、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)流程和人才培養(yǎng)計(jì)劃的系統(tǒng)工程，所以，檔案信息化也是如此。而根據(jù)許多的經(jīng)驗(yàn)得知，檔案信息化需要特別注重檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化流程的發(fā)展。而檔案信息化實(shí)際操作的進(jìn)行主要依靠檔案管理以及電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化流程的建設(shè)和發(fā)展，這個(gè)也是檔案信息化操作中的主要方式之一。而檔案信息化發(fā)展對(duì)策在目前高科技技術(shù)發(fā)展中，被當(dāng)作是科學(xué)的管理模式和控制方法。同時(shí)，檔案信息化發(fā)展是全方位具有長期性和具體性的工作。在信息化技術(shù)高度發(fā)展的今天，應(yīng)該使檔案信息化發(fā)展和高科技技術(shù)發(fā)展結(jié)合起來，綜合利用多方面的資源，提升其管理模式。

四.總結(jié)

總而言之，檔案管理的信息化發(fā)展是離不開社會(huì)進(jìn)步的。而檔案管理信息化對(duì)社會(huì)是具有推動(dòng)作用的，所以，需要提高檔案信息管理的建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制，建立檔案管理體制，不斷提升檔案管理效率。而本文主要在介紹了檔案管理信息化的概念和影響因素，同時(shí)也提出了相應(yīng)的檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)策，具體是從轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識(shí)、制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行、信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備一體化管理以及檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制定中開展，為檔案管理邁向信息化提供了切實(shí)保障。

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