[摘要]隨著國(guó)家惠民政策的不斷出臺(tái)，社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面越來越廣，大部分成年國(guó)民都積極參加了社會(huì)保險(xiǎn)。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在工作中形成的相關(guān)材料，構(gòu)成了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。這些材料關(guān)系到參保對(duì)象的權(quán)益記錄和待遇享受。本文從社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)最基本的業(yè)務(wù)檔案工作入手，即收集、整理、管理三個(gè)方面分析了如何做好管理工作。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期；社會(huì)養(yǎng)老；保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；檔案管理

隨著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的飛速發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)制度改革的不斷深入，勞動(dòng)者的參保意識(shí)日益加強(qiáng)，社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面越來越廣，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為這些變動(dòng)的真實(shí)記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)，其重要性越來越顯現(xiàn)出來，也越來越受到經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的重視和關(guān)注。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，還有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)達(dá)的今天，原有的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的客觀要求。新時(shí)期對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作提出了更高標(biāo)準(zhǔn)和要求。

一、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的收集

1.對(duì)于在辦理社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)過程中所形成的檔案的收集

工作人員在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)時(shí)通常也會(huì)形成一些檔案內(nèi)容，這些內(nèi)容一般包括：由社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)后可以整理的最根本的養(yǎng)老保險(xiǎn)參保登記表和參保人員身份證明材料（身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等以及其它的必要文字說明材料）、經(jīng)補(bǔ)繳人員簽字（蓋章）和繳費(fèi)后所形成的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)用補(bǔ)繳申請(qǐng)單、由縣（市）社保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)后辦理的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)的退保申請(qǐng)、參保人員本人（或申請(qǐng)人）退保申請(qǐng)以及相應(yīng)的身份證明材料、死亡（出國(guó)出境的定居）證明、經(jīng)轄區(qū)派出所辦理的戶口注銷證明、銀行卡（折）的復(fù)印件、經(jīng)縣（市）的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)后辦理的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)賬戶轉(zhuǎn)移單、參保人員的轉(zhuǎn)移申請(qǐng)、參保人員和用人單位簽訂的勞動(dòng)合同（或用人單位的證明）復(fù)印件、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇結(jié)算單、城鄉(xiāng)居民領(lǐng)取的基本養(yǎng)老金、人口死亡待遇結(jié)算單、死亡證明（火化證明、注銷戶口證明、公安部門證明等）的復(fù)印件、申領(lǐng)申請(qǐng)等等。

2.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的整理

在對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)文件材料進(jìn)行歸檔時(shí)一定要確保簽字的檔案是手續(xù)齊備的，檔案的字跡要清晰，最好使用耐久的字跡材料進(jìn)行書寫，如果需要?dú)w檔的材料是由金屬物裝訂的，一定要先把該金屬物拆卸掉以后再進(jìn)行歸檔，另外對(duì)于破損或者是小于、大于A4紙張的材料，要重新進(jìn)行修補(bǔ)、裱貼、折疊及復(fù)制之后再進(jìn)行歸檔。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在整理過程中要求是非常嚴(yán)格的，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)管理類、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、社會(huì)保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類進(jìn)行整理，以“件”為整理單位，實(shí)行文件級(jí)管理。按照“年度-類別-保管期限-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”進(jìn)行分類。根據(jù)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)程，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的表單材料作為主件在前，參保單位提供的材料作為附件在后，一般主附件材料為一件。同一單位或個(gè)人在辦理同一業(yè)務(wù)中形成的多份材料可以作為一件?！耙患笔侵肝募?shí)體裝訂在一起。按件使用不銹鋼釘裝訂，較厚的材料采用三孔一線裝訂。采用左側(cè)裝訂，要將左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊；采用左上角裝訂，要將左側(cè)、上側(cè)對(duì)齊。按照“同一年度、同一類別、同一保管期限中相同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”順序編制流水號(hào)，將整理后的材料按件號(hào)順序裝入檔案盒。

二、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理就是要維護(hù)它的嚴(yán)肅性、完整性和唯一性。要想建立起完善的檔案管理體系，就要對(duì)他們進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，制定相關(guān)的檔案管理制度，優(yōu)化借閱方式，可以利用信息技術(shù)建立起養(yǎng)老保險(xiǎn)電子檔案，這樣就會(huì)方便用戶查閱檔案，也在一定程度上避免了檔案材料的損毀和丟失。

1.制定合理高效的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度

維護(hù)檔案的完整與安全，是整個(gè)檔案管理工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案管理各環(huán)節(jié)的共同職責(zé)。因此，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和檔案管理人員在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作過程中要嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)制度。

2.加大對(duì)建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才的培養(yǎng)力度

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。按照“政府領(lǐng)導(dǎo)、部門配合、基層落實(shí)”的要求，根據(jù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，條件具備情況下，可考慮成立專門業(yè)務(wù)檔案管理部門，配備檔案管理專職人員，吸納計(jì)算機(jī)、法律等方面人才，并積極與檔案行政管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、上崗培訓(xùn)、檔案法制教育等方式，使檔案工作人員能深刻理解社會(huì)保險(xiǎn)政策，準(zhǔn)確把握社保工作程序和檔案操作辦法。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，以滿足社保業(yè)務(wù)檔案管理專業(yè)化、電子化、科學(xué)化發(fā)展的要求。

3.轉(zhuǎn)變存檔方式，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件復(fù)印件以及各種需要存檔備查的檔案資料，數(shù)量巨大。紙質(zhì)材料保存受環(huán)境限制，留存久了會(huì)有流失的可能。采用圖像掃描方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，制作電子檢索目錄，備份數(shù)據(jù)還可制成光盤，形成“電子檔案”。同時(shí)實(shí)行社會(huì)保障號(hào)碼發(fā)放制度，讓公民個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證號(hào)碼、社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來，通過社保檔案管理人員對(duì)個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，參保人可以隨時(shí)查閱自己的檔案信息，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)方式。

三、結(jié)語

綜上所述，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不僅是參保人員維護(hù)權(quán)益的依據(jù)，而且還是社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，可直接參與到社會(huì)管理機(jī)制中去，促進(jìn)社會(huì)的公平正義與和諧穩(wěn)定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度與流程，提高管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案管理的完整性和安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]沈加琴.淺談新形勢(shì)下如何做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].檔案與建設(shè)，2013-08-15.

[2]孫艷梅.淺析如何做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013-06-05.

[3]肖杰.淺析如何做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].經(jīng)濟(jì)師，2008-11-05.