朱淑平

摘要：醫(yī)院物資采購工作是當今社會的焦點關(guān)注內(nèi)容之一，做好物資采購工作對加強醫(yī)院行風廉政建設(shè)，創(chuàng)建和諧、節(jié)約型醫(yī)院起著至關(guān)重要的作用；同時，醫(yī)院物資采購工作的優(yōu)劣將直接影響到醫(yī)院的經(jīng)濟成本控制。從醫(yī)院采購管理角度和經(jīng)濟控制角度淺析醫(yī)院物資的采購管理。

關(guān)鍵詞：采購；招標管理工作小組；制度；監(jiān)管

中圖分類號：F25

文獻標識碼：A

文章編號：16723198（2015）05006702

1醫(yī)院物資采購存在的主要問題

醫(yī)院運營所需基本物資可分為藥品、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療器械、試劑、總務(wù)物資及設(shè)備，水、電、煤能耗、維修材料、建筑材料、工程等，它們是一家醫(yī)院運營的最基本的物資保障。醫(yī)院對這些物資的采購通常會出現(xiàn)以下幾點通?。海?）沒有專門的監(jiān)管部門或人員對物資采購活動進行監(jiān)督，醫(yī)院通常設(shè)有紀檢、監(jiān)察等部門參與，但監(jiān)管力度不夠；（2）醫(yī)院物資采購相關(guān)管理制度不嚴密或者沒有很好地執(zhí)行，存在人為干預情況；（3）未按醫(yī)院年度或者月度采購計劃實行采購，采購隨意性大；（4）由于市場環(huán)境限制或者其他原因，物資采購有時存在議價不力情況，需要重新組織采購。

2加強醫(yī)院物資采購工作的主要措施

要解決上述物資采購工作中出現(xiàn)的問題，需要一整套規(guī)范的物資采購管理制度和監(jiān)控手段，對全院的物資采購工作進行一個系統(tǒng)策劃，并形成醫(yī)院物資采購一套完整的管理和運作體系，才能達到最佳的物資采購成本控制及管理。

（1）設(shè)立專門的招標管理工作小組。下設(shè)招標管理領(lǐng)導小組及招標管理辦公室，領(lǐng)導小組由院長直接領(lǐng)導，由分管副院長、財務(wù)部、紀檢部門組成；招標管理辦公室由各采購職能科室組成，執(zhí)行日常采購。藥劑科負責藥品采購，設(shè)備科負責醫(yī)療設(shè)備、器械、衛(wèi)生耗材、試劑及其他帶有醫(yī)療注冊證的物品等的采購，后勤部負責后勤物資、設(shè)備、工程、服務(wù)類等采購。浙江省對藥品進行了集中采購，醫(yī)院藥劑科可直接引進省政采的招標結(jié)果，與中標商直接簽訂合同，簡化采購流程。

招標管理辦公室協(xié)同各臨床及使用部門制定年度及月度采購計劃，并對計劃進行論證分工、匯總及經(jīng)費預算，內(nèi)部審計合格后方提交招標管理領(lǐng)導小組。招標管理領(lǐng)導小組對全院的采購計劃及采購過程進行審批及監(jiān)督，不再是單一的紀檢部門執(zhí)行采購監(jiān)督，領(lǐng)導小組有權(quán)對招標管理辦公室的采購過程提出質(zhì)疑并令其作出解釋；領(lǐng)導小組有權(quán)駁回招標管理辦公室遞交的不合理的采購計劃及采購預算。

（2）規(guī)范醫(yī)院物資的采購程序和管理制度。建立和實施制度化、標準化的物資采購工作流程是規(guī)范醫(yī)院物資采購工作的重要手段，其主要包括以下幾個方面措施：①嚴格規(guī)定各采購職能科室（藥劑科、設(shè)備科、后勤部）的采購權(quán)限和管理責任。明確各采購職能科室對采購的過程和結(jié)果等負完全責任，職能科室主管為第一責任人。②審核采購需求合理性，充分發(fā)揮科室專業(yè)性。采購職能科室根據(jù)使用科室采購計劃或現(xiàn)有物資情況直接通過、質(zhì)疑或駁回采購請求；超出采購計劃但確有采購需求的大宗物資，可由采購職能科室將申請遞交至招標管理領(lǐng)導小組審核通過，再執(zhí)行采購。另外，使用科室作為需求部門，最了解產(chǎn)品特性及功效，充分調(diào)動科室一線人員的積極性，更能明確采購需求，保障采購質(zhì)量，進而采購到更好的性價比產(chǎn)品。③規(guī)范物資采購方式。屬于政府集中采購及協(xié)議供貨的物資堅決按政府采購規(guī)范執(zhí)行。對于自行采購的物資，醫(yī)院可規(guī)定10萬元以上的物資實行公開招投標采購，5萬元到10萬元之間的物資采購采用詢價、競爭性談判采購，特殊情況允許單一來源采購，5萬元以下1萬元以上的由招標管理辦公室下的采購職能部門、紀檢部和財務(wù)部共同決策采購，應盡量避免采購員單獨決策的機會。④嚴格規(guī)范采購申請審批流程。規(guī)定500元以上物資采購或申領(lǐng)需經(jīng)科主任審核通過，后經(jīng)采購職能部門核實需求，再決定是否進行采購。所有物資采購合同、采購辦理都需先批準后實行，有效批準者是分管副院長或院長。突發(fā)性或臨時性急需物資采購可由財務(wù)部或相關(guān)領(lǐng)導確認后，先采購后補辦審批流程的手續(xù)。⑤嚴格規(guī)定物資采購條件，加強采購物資入庫驗收。醫(yī)院可引進系統(tǒng)軟件化管理物資出入庫，實行HRP物資供應鏈全成本核算，從下單到出入庫都有一套嚴密的流程控制及管理。物資低于最低存儲時，系統(tǒng)會自動彈出窗口對入庫員進行提醒，入庫員核實后直接進行物資下單，保障庫存充足。任何物品購入后需經(jīng)采購人或庫管員與相關(guān)的驗收人員一起驗收，并在送貨單、發(fā)票上簽字備查。驗收時，必須嚴格對照采購清單按實核算數(shù)量、規(guī)格、品種、質(zhì)量等，驗收合格方可入庫，采購人和驗收人員對驗收貨物的相符性負責。⑥明確退貨、索賠、貨款支付流程。驗收時發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品的，庫管員須立即辦理退貨，要求供應商重新供應合格產(chǎn)品或核減該供應商的本次訂單物資數(shù)量。固定資產(chǎn)和高值物資采購出現(xiàn)退貨情況的，可按照事先合同約定，對供應商供貨時間、數(shù)量、質(zhì)量等未達到約定條件而發(fā)生的損失追究供應商責任。采購職能部門不能解決的，不排除醫(yī)院采用法律手段維護醫(yī)院物資采購的利益。醫(yī)院貨款除特殊情況需要用現(xiàn)金支付外，其余均采用月結(jié)對公轉(zhuǎn)賬支付。

（3）對采購職能科室的采購員進行培訓、考核、激勵和約束。采購員是采購工作的具體實施者，學習和掌握各項采購物流理論、國家及地方的各類采購制度及相關(guān)法律法規(guī)是十分必要的。加強采購員的“職業(yè)道德”教育是一項長期而又重要的任務(wù)，醫(yī)院要時時地組織采購員進行廉政學習，不斷強化其法制觀念，提升其政治素養(yǎng)和服務(wù)素質(zhì)。采購員應時時關(guān)注市場行情，了解物資的存儲、品質(zhì)選擇等物資采購運作流程。醫(yī)院應定期對采購員進行考核，對考核結(jié)果優(yōu)良，完成或降低醫(yī)院物資采購成本的采購員按規(guī)定進行精神或物資上的獎勵，并納入年終個人考核，以提高員工的積極性。對于考核不合格，或經(jīng)查有違規(guī)操作行為的采購員，應按醫(yī)院相關(guān)管理條例視情節(jié)輕重給予處罰，嚴重者給予辭退處理。

（4）建立穩(wěn)定的供貨渠道，健全供應商檔案的管理。供應商管理是醫(yī)院從外部環(huán)境著手，構(gòu)建一個穩(wěn)健的供貨平臺，從而達到節(jié)省采購時間和成本?？蓪⒐贪垂┴浄秶?、供貨周期、供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量等設(shè)立重要性供應商、一般性供應商。重要性供應商是指經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)往來的單位，例如庫房的物資供應商；一般性供應商是偶爾發(fā)生業(yè)務(wù)往來的供應商。采購職能科室每年協(xié)同使用科室和庫房對供應商的供貨響應速度、產(chǎn)品質(zhì)量及售后服務(wù)進行定期考評，考評結(jié)果作為下一年是否調(diào)整供應商屬性的依據(jù)。當一般性供應商因業(yè)務(wù)需要而進行經(jīng)常性往來，且經(jīng)考核符合醫(yī)院重要性供應商標準后，應轉(zhuǎn)為重要性供應商進行檔案管理。

當前醫(yī)院物資出入庫基本已采用系統(tǒng)化運作管理，可在系統(tǒng)上由使用科室對物資使用情況進行反饋、評分，再由采購職能科室對供應商進行綜合考評。供應商檔案應有編號、詳細地址、聯(lián)系人及方式、交貨條款、品質(zhì)評級和銀行賬號等，并定期或不定期地更新，在系統(tǒng)上建供應商檔案模塊進行專項管理。原則上優(yōu)先考慮重要性供應商進行采購，其無法供貨時可選擇一般性供應商進行采購。

3結(jié)論

醫(yī)院物資采購管理是關(guān)系醫(yī)院成本控制及風險控制的關(guān)鍵點，是醫(yī)院內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是一項具PDCA性的長期、持續(xù)性的管理工作。招標管理工作小組應在國家及醫(yī)院的采購規(guī)范下開展各項工作，確保采購工作有法可依，有度可循；而逐步培養(yǎng)各部門自我約束和自我管理的工作意識和風格，是創(chuàng)建節(jié)約型醫(yī)院的關(guān)鍵。

參考文獻

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