謝建波

企業(yè)集團(tuán)檔案整理應(yīng)進(jìn)行兩項(xiàng)改革

劉麗平在《中國(guó)檔案》2015年第1期撰文，指出目前企業(yè)檔案的分類多執(zhí)行《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，科技檔案整理執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。但隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)行的分類和整理方法出現(xiàn)了一些不適應(yīng)性，需要進(jìn)行必要的改革。怎么改？一是檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的改革。要進(jìn)行分類標(biāo)準(zhǔn)的改革，關(guān)鍵是找準(zhǔn)其存在的問(wèn)題。首先，是執(zhí)行檔案分類規(guī)則的不統(tǒng)一性。作者所在的中國(guó)平煤神馬集團(tuán)是由原平煤集團(tuán)（煤炭行業(yè)）和神馬集團(tuán)（紡織行業(yè)）合并組建的，旗下有100多個(gè)下屬單位，原平煤集團(tuán)大部分單位執(zhí)行原煤炭部制定的《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，原神馬集團(tuán)大部分單位執(zhí)行《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，新集團(tuán)有的單位如電廠執(zhí)行電力行業(yè)檔案分類規(guī)則，醫(yī)院執(zhí)行醫(yī)療單位檔案分類規(guī)則等。其次，是檔案分類標(biāo)識(shí)的混亂性。由于分類規(guī)則不盡相同，那么分類標(biāo)識(shí)也不相同，有的規(guī)定采用字母，有的規(guī)定采用阿拉伯?dāng)?shù)字。而字母含義有的是雙位的漢語(yǔ)拼音縮寫，有的是單個(gè)的英文縮寫；阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，有的用單數(shù)，有的用雙數(shù)，不統(tǒng)一，給人混亂的感覺(jué)。最后，是檔案分類類目的滯后性。如《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》發(fā)布已經(jīng)20多年，不能滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案分類工作需要，已呈明顯的滯后性。要解決企業(yè)集團(tuán)檔案分類問(wèn)題，當(dāng)務(wù)之急是制定科學(xué)、合理的檔案分類規(guī)則。其一是檔案分類規(guī)則框架應(yīng)固定。對(duì)有共性的類別固定一級(jí)類目和二級(jí)類目的設(shè)置，對(duì)不同行業(yè)個(gè)性差異較大的類別只固定一級(jí)類目的設(shè)置，二級(jí)類目的設(shè)置只提出指導(dǎo)性的意見和建議。其二是檔案分類標(biāo)識(shí)符號(hào)應(yīng)統(tǒng)一。其三是檔案分類類目應(yīng)適時(shí)更新。如二級(jí)類目的經(jīng)營(yíng)管理類應(yīng)增設(shè)地產(chǎn)、房產(chǎn)檔案；會(huì)計(jì)類應(yīng)設(shè)工資清冊(cè)；企業(yè)股票上市、兼并重組而產(chǎn)生的清產(chǎn)核資、股份制改造檔案，要設(shè)產(chǎn)權(quán)管理檔案類目等。二是科技檔案整理方法的改革。建議統(tǒng)一文書檔案、科技檔案的整理方法，科技檔案也不再組卷，都按文件級(jí)來(lái)進(jìn)行整理、裝盒。

城市公共安全視角下城建檔案對(duì)建設(shè)工程壽命預(yù)警的思考

李明娟、吳建華、章曉斌在《檔案學(xué)通訊》2015年第1期撰文，指出我國(guó)已進(jìn)入城市時(shí)代，與城市迅速發(fā)展不相稱的是，建設(shè)工程超期限服役及管理落后引發(fā)的城市安全問(wèn)題日益顯現(xiàn)。為此，在建設(shè)工程合理使用年限到期前，發(fā)揮城建檔案對(duì)其壽命的預(yù)警作用，維護(hù)城市公共安全，顯得尤為重要。要發(fā)揮城建檔案的預(yù)警作用，首先要了解什么是城建檔案？城建檔案是城市建筑物、構(gòu)建物、地上和地下管線等各項(xiàng)建設(shè)工程的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。利用城建檔案對(duì)建設(shè)工程壽命進(jìn)行預(yù)警，西方發(fā)達(dá)國(guó)家早已有之，其經(jīng)驗(yàn)可資借鑒。如1982年，北京京西永定河上的“洋灰橋”服役60年時(shí)，收到一封法國(guó)的來(lái)信；1992年，山東淄博市第八人民醫(yī)院收到德國(guó)的來(lái)信，稱其房子使用了87年；2004年，四川阿壩藏族羌族自治州有一偏僻小縣城，城里有一座小教堂，已到80年設(shè)計(jì)使用年限，收到法國(guó)的來(lái)信等。信中均提出“使用年限已到”、“或停止使用”、“或進(jìn)行維修”的要求。從國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)看，國(guó)外公司發(fā)出預(yù)警均是基于建設(shè)工程的“設(shè)計(jì)使用年限”，即在工程設(shè)計(jì)使用到期時(shí)，發(fā)出預(yù)警事項(xiàng)。我國(guó)2001年制定出了強(qiáng)制性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建筑結(jié)構(gòu)可靠度設(shè)計(jì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》，提出了“設(shè)計(jì)使用年限”的概念，之后，國(guó)家出臺(tái)了若干政策法規(guī)，為建設(shè)工程壽命預(yù)警工作打下了基礎(chǔ)。如何建立建設(shè)工程壽命的預(yù)警工作機(jī)制呢？一是建設(shè)單位向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案。二是城建檔案館保管建設(shè)工程檔案，并建立建設(shè)工程動(dòng)態(tài)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在該數(shù)據(jù)庫(kù)中，一旦建設(shè)工程使用年限即將屆滿，即觸發(fā)預(yù)警警報(bào)，報(bào)送建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)。三是建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)按到預(yù)警警報(bào)后，分析和確定預(yù)警種類和預(yù)警級(jí)別，并在建筑工程壽命到期前，以各種手段和方式向建設(shè)工程的產(chǎn)權(quán)所有人發(fā)出預(yù)警信號(hào)和預(yù)警事項(xiàng)。

日本水俁病事件檔案管理對(duì)我國(guó)環(huán)境事件檔案管理工作的啟示

王祖光、靳敏、劉俐媛、郭姝慧在《檔案學(xué)研究》2014年第6期撰文，指出發(fā)生在上世紀(jì)50年代曾經(jīng)震驚世界的日本“水俁病事件”，到現(xiàn)在已經(jīng)有60多年的歷史，是一件嚴(yán)重的環(huán)境事件，但日本政府和人民通過(guò)對(duì)歷史檔案的研究和宣傳，將“水俁病事件”變成了日本環(huán)境保護(hù)以及環(huán)境突發(fā)事件檔案管理的契機(jī)和突破點(diǎn)，為日本樹立了正面的國(guó)際形象。日本對(duì)于環(huán)境事件歷史檔案的態(tài)度和做法值得中國(guó)學(xué)習(xí)和借鑒。一是保證環(huán)境事件檔案的真實(shí)性并對(duì)其長(zhǎng)久保存。為世界其他國(guó)家和后人的學(xué)習(xí)、研究提供了憑證和參考，并對(duì)其他污染企業(yè)起到了警示和監(jiān)督作用。二是學(xué)習(xí)和借鑒日本的經(jīng)驗(yàn)，將環(huán)境事件檔案管理體系納入公共管理法規(guī)體系。三是加強(qiáng)環(huán)境事件檔案管理有利于充分發(fā)揮教育和示范作用。四是將環(huán)境檔案納入環(huán)境信息利用系統(tǒng)。

家族文化與家族檔案研究初探——以孔子家族與孟子家族為例

劉旭光在《檔案學(xué)研究》2014年第6期撰文，指出以家族為基礎(chǔ)的中國(guó)傳統(tǒng)社會(huì)形成了源遠(yuǎn)流長(zhǎng)的家族文化。家族文化包含著豐富的歷史文化內(nèi)涵，有著豐富的內(nèi)容，即族務(wù)管理、字行輩分、家規(guī)家訓(xùn)、祭祀拜祖以及續(xù)修家譜等。而家族檔案是家族及其成員在族務(wù)管理等社會(huì)活動(dòng)方面直接形成的各種形式的歷史記錄。它包括日記、書信、手稿、契約、單據(jù)、碑刻、照片、遺囑、家譜和家族圖書等。家族檔案是家族歷史的DNA，是家族生生不息的血液，它記錄著家族的發(fā)展變化，也是整個(gè)國(guó)家歷史的縮影。家族文化經(jīng)過(guò)幾千年的傳承，形成了比較完整和穩(wěn)定的制度和精神文化。其血源性、地緣性、聚居性、等級(jí)性、封閉性、自給性、禮俗性和相對(duì)的穩(wěn)定性等構(gòu)成了傳統(tǒng)家族文化的主要特質(zhì)。檔案作為“社會(huì)組織出于自身管理活動(dòng)的需要而形成的文化載體”是家族文化的主要承載者，其形成的家族檔案有以下特點(diǎn)：一是廣泛的社會(huì)性。檔案作為人類的真實(shí)記錄，涉及家家戶戶，正所謂“家家有檔”。中國(guó)封建社會(huì)的統(tǒng)治，實(shí)際上是家族統(tǒng)治，整個(gè)封建王朝本身就是一個(gè)大家族。在封建社會(huì)，國(guó)家被理解為家族的集合體，也是家族的擴(kuò)大和延伸，所以稱之為“國(guó)家”?！凹摇笔恰皣?guó)”的縮小，“國(guó)”是“家”的放大。二是不同的隱私性。家族檔案記錄著不同家族的隱私。如不可告人的秘密，包括財(cái)產(chǎn)狀況、繼承關(guān)系、收養(yǎng)關(guān)系、家族病史、特殊工藝、祖?zhèn)髅胤降?，制定族?guī)民約嚴(yán)密保護(hù)這些家族秘密。三是合法的繼承性。由嫡親長(zhǎng)子繼承，以維護(hù)家族的正統(tǒng)關(guān)系和形象。這也是孔孟家族檔案得以保存流傳的原因之一。四是連續(xù)的歷史性。家族檔案的歷史性是指檔案是維系家族的時(shí)空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性的見證物。五是記錄的原始性。強(qiáng)調(diào)的是家族檔案的原汁原味，是活生生的第一手材料。在當(dāng)下，研究家族文化與家族檔案的現(xiàn)代意義，主要有提高民族文化凝聚力、繁榮大中華文化圈、維系家族感情、開創(chuàng)文化新思路、提高社會(huì)檔案意識(shí)和推動(dòng)檔案文化精品走向世界（如孔孟家族檔案精品，有望進(jìn)入《中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)目錄》）。

建立企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的依據(jù)及內(nèi)容

張靜在《浙江檔案》2014年第9期撰文，指出企業(yè)在業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中，承擔(dān)和履行社會(huì)責(zé)任所形成的各種記錄就是企業(yè)的社會(huì)責(zé)任檔案。建立企業(yè)社會(huì)責(zé)任檔案的依據(jù)，主要是國(guó)家有關(guān)部門的法規(guī)、規(guī)章及標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)企業(yè)承擔(dān)社會(huì)責(zé)任作出了明確規(guī)定。在此基礎(chǔ)上建立的各種管理制度、行動(dòng)的各種記錄，構(gòu)成了社會(huì)責(zé)任檔案的歸檔內(nèi)容，主要包括：一是依法經(jīng)營(yíng)，遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)則、社會(huì)及商業(yè)道德的行為，如及時(shí)足額納稅、忠實(shí)履行各種合同、恪守商業(yè)信用、摒棄不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等文件材料；二是提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，確保產(chǎn)品的性能與安全，完善產(chǎn)品的售前、售中和售后服務(wù)體系，妥善處理消費(fèi)者的建議和投訴，為消費(fèi)者創(chuàng)造更大價(jià)值的文件材料；三是保障安全生產(chǎn)，為員工提供安全、健康的工作條件和環(huán)境，預(yù)防和減少職業(yè)病和其他疾病對(duì)員工的危害，避免各類安全事故的發(fā)生，并完善企業(yè)的應(yīng)急管理水平，增強(qiáng)抵御各種風(fēng)險(xiǎn)能力的文件材料；四是加強(qiáng)資源節(jié)約和環(huán)境保護(hù)，包括發(fā)展節(jié)能產(chǎn)品、開發(fā)節(jié)能產(chǎn)品、落實(shí)節(jié)能減排任務(wù)，改善生產(chǎn)工藝流程、提高資源的利用效率、降低污染排放等文件材料；五是創(chuàng)造更多就業(yè)崗位，為社會(huì)提供更多就業(yè)機(jī)會(huì)，同時(shí)避免不必要的裁員行為的文件材料；六是員工或股東權(quán)益保護(hù)，如與職工簽訂履行勞動(dòng)合同、同工同酬、公平對(duì)待每一位員工，杜絕性別、年齡、民族、宗教信仰等各種歧視，加強(qiáng)職代會(huì)制度建設(shè)、深化廠務(wù)公開，讓員工和股東參與企業(yè)管理的文件材料；七是完善企業(yè)的管理水平、增強(qiáng)自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的各種舉措等文件材料；八是通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新和研發(fā)提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)能力，以獲得持久的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，如加大研發(fā)投入、完善技術(shù)創(chuàng)新機(jī)制、實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)和品牌發(fā)展戰(zhàn)略等文件材料；九是參與社會(huì)公益事業(yè)，如熱心慈善、捐助等社會(huì)公益事業(yè)，關(guān)心支持社會(huì)教育、文化、衛(wèi)生等公共福利事業(yè)，在發(fā)生重大自然災(zāi)害和突發(fā)事件的情況下積極提供支援等文件材料。

緊抓機(jī)遇求突破 迎接挑戰(zhàn)創(chuàng)一流 讓檔案伴隨新農(nóng)村建設(shè)共同發(fā)展

北京市昌平區(qū)檔案局在《北京檔案》2014年第10期撰文，介紹了本局新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的主要做法：一、緊抓“三個(gè)機(jī)遇”不放松，努力推進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作不斷向前發(fā)展。一是緊抓推進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)之機(jī)，積極推進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作長(zhǎng)足發(fā)展；二是緊抓全國(guó)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范區(qū)之機(jī)，有效推動(dòng)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作跨越發(fā)展；三是緊抓全市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測(cè)評(píng)之機(jī)，積極推進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作持續(xù)發(fā)展。二、創(chuàng)立“五健全”工作機(jī)制，確保新農(nóng)村建設(shè)檔案工作平穩(wěn)健康發(fā)展。一是建立工作組織，健全工作責(zé)任機(jī)制；二是常態(tài)資金投入，健全財(cái)力保障機(jī)制；三是設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，健全專業(yè)指導(dǎo)機(jī)制；四是打造專業(yè)隊(duì)伍，健全正常管理機(jī)制；五是細(xì)化測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，健全工作驗(yàn)收機(jī)制。三、活用“四種方法”開展指導(dǎo)，不斷提升新農(nóng)村建設(shè)檔案工作服務(wù)質(zhì)量。一是面對(duì)面地指導(dǎo)；二是網(wǎng)絡(luò)電話連線指導(dǎo)；三是突出重點(diǎn)分類指導(dǎo)；四是強(qiáng)化培訓(xùn)促進(jìn)指導(dǎo)。四、巧借“四個(gè)載體”促進(jìn)工作落實(shí)，不斷加大對(duì)新農(nóng)村建設(shè)檔案的監(jiān)管力度。一是抓好典型促落實(shí)；二是抓牢執(zhí)法促落實(shí)；三是抓細(xì)測(cè)評(píng)促落實(shí)；四是抓住鎮(zhèn)街促落實(shí)。