王歡

（湖北省電力建設(shè)第二工程公司湖北省武漢市 430030）

火電工程技術(shù)檔案管理難點之我見

王歡

（湖北省電力建設(shè)第二工程公司湖北省武漢市 430030）

一直以來，電力工程項目都是國家重點工程項目。電力工程建設(shè)項目的施工質(zhì)量直接影響著我國的民生。很多火電站項目在建設(shè)過程中，都提出了“建設(shè)精品工程”的口號，而精品工程的實現(xiàn)離不開工程檔案。所以，建立精品工程首先要建立精品工程檔案?；诖耍疚膶痣姽こ碳夹g(shù)檔案管理進行探討。

火電工程；技術(shù)檔案；管理難點

引言

隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，電力需求也與日遞增，然而火力發(fā)電依然是電力生產(chǎn)的主要來源，它對社會生產(chǎn)和人民生活起著重要的作用，在火電廠，工程技術(shù)檔案屬于電廠潛在的生產(chǎn)力，也是電廠的重要財富。從火電廠項目立項到運行的整個過程，檔案管理工作者都作了詳細的記載，可以說是永遠跟隨著火電廠。所以，必須健全和完善火電廠建設(shè)項目的工程檔案，提高檔案質(zhì)量，使其在電廠的規(guī)劃、建設(shè)、管理中發(fā)揮作用。本文就工程檔案的管理進行分析。

1 火電廠工程檔案的管理現(xiàn)狀

1.1 檔案專業(yè)部門和專業(yè)人員的缺失

工程檔案室是火電廠不可缺少的部門，其在電廠承擔著眾多職能，在工程建設(shè)時，如填寫施工技術(shù)表格、保存設(shè)備材料文件、整理竣工圖紙、歸檔往來文件以及對資料進行專業(yè)分類組卷等事務都需要懂專業(yè)的檔案工作人員完成。檔案管理人員必須有良好的綜合素質(zhì)，他們除了具有檔案專業(yè)技術(shù)知識，還要懂建設(shè)專業(yè)技術(shù)知識，以及熟知火電廠各級主管部門制定的工程檔案法規(guī)。但在現(xiàn)實中，檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)卻比較單一，他們有的擅長電廠建設(shè)專業(yè)，卻不懂檔案技術(shù)知識，有些具有檔案管理知識，其他卻不懂，這無疑就阻礙了火電廠工程檔案管理工作的進行。

1.2 領(lǐng)導層輕視檔案管理工作

從火電廠立項到正常運轉(zhuǎn)的過程中，領(lǐng)導都作了大量的工作，如成立組織、招聘人員、落實責任、開展工作等。但在檔案室的人員配置和責任化分中卻并不重視，他們更看重項目的核準、設(shè)計、設(shè)備、施工、安全、質(zhì)量、工期等，在人員配備上更是馬馬虎

虎地隨便找人頂上，大多時候還是照顧性安排，甚至一些部門的領(lǐng)導認為檔案管理與自己的工作不發(fā)生關(guān)系，輕視檔案工作的存在。正是領(lǐng)導階層對檔案工作的不重視，致使檔案室人力不足、工作人員無證上崗、檔案保管條件和保管手段落后。

1.3 檔案信息化程度低下

提高檔案管理的手段，加強對檔案管理工作的投入力度，運用信息化管理是檔案管理的最終發(fā)展方向。但在實際中，火電廠檔案管理的信息化程度還非常低下。主要現(xiàn)狀如下：①對檔案室電腦配置非常落后，無論是軟件還是硬件都需更新。②檔案管理只起到保存的作用，在實際生產(chǎn)中不能現(xiàn)場查閱。③檔案圖紙更新緩慢，不能隨機而變[1]。④對信息的查閱只局限在檔案室，應與電廠的實際施工進度結(jié)合，讓信息服務于工程生產(chǎn)。⑤缺乏檔案信息化的標準和制度，使檔案工作人員在操作時存在茫然性。⑥一部分領(lǐng)導忽視了檔案信息化建設(shè)的重要性，在企業(yè)信息化的整體規(guī)劃中丟失了檔案信息化的存在。

1.4 檔案管理體系落后

如今的電廠檔案室，在檔案分類中大多還沿用傳統(tǒng)的體系進行，這已嚴重落后于這個時代，所以應盡快實施企業(yè)檔案管理信息化體系。檔案實體分類需根據(jù)項目檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形成等進行。在檔案整理時，首先應該將火電廠建設(shè)項目形成的全部檔案按照原則分門分類，最后形成相互間具有平行關(guān)系和從屬關(guān)系的有機系統(tǒng)，目的是實現(xiàn)便于檢索檔案和科學管理檔案。

2 對火電工程技術(shù)檔案的管理方法

2.1 按系統(tǒng)原則進行管理

由于火電廠的建設(shè)工程涉及眾多的參建單位、專業(yè)和系統(tǒng)，屬于一個復雜的龐大工程體系。自然會產(chǎn)生各式各樣、各種形式的項目文件，作為各職能部門、參加單位、行政監(jiān)管機構(gòu)和專業(yè)人員應積極和檔案管理部門協(xié)調(diào)配合?；痣娊ㄔO(shè)項目檔案有自己的管理標準，即對項目檔案管理的目標、項目、業(yè)務、程序、方法和組織進行規(guī)定。因此，在編寫新標準時需全方位考慮，且要提升檔案管理人員的責任心，要明確界定所有參建單位、人員在項目文件的形成、收集、整理方面的要求，只有這樣才能讓檔案管理工作在整個系統(tǒng)建設(shè)中發(fā)揮作用。

2.2 讓現(xiàn)行的國家、行業(yè)標準與新標準統(tǒng)一

使用檔案管理標準能提高檔案管理水平和工作效率，使各項技術(shù)標準得到貫徹實施，確保企業(yè)檔案管理標準化能夠提高各項管理職能以及標準項目的實施，是檔案管理的政策依據(jù)。國家檔案標準是對全國檔案行業(yè)的整體規(guī)范，它在全國任何地方都能使用，但在編寫行業(yè)檔案管理標準時有一個原則，那就是編寫行業(yè)檔案標準時一定要更加細致、嚴格。編寫行業(yè)檔案不能和現(xiàn)行的有關(guān)檔案規(guī)定沖突，需在綜合考量的基礎(chǔ)上進行采納和完善。還應和有關(guān)技術(shù)標準、規(guī)范保持一致，原因是項目文件受到國家、行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，以及各種技術(shù)標準、被規(guī)范的各種記錄表格、工程項目的多種技術(shù)和質(zhì)量管理因素的制約，所以在檔案標準的制作時，一定要全面考量這些因素，從而實現(xiàn)各種文件、措施、記錄、表格的質(zhì)量合格。

2.3 讓標準具有可操作性

編寫標準的基本原則就是讓標準具有可操作性，這也是檢驗標準成功與否的準則。作為火電建設(shè)項目的檔案管理工作和參建單位的檔案人員以及技術(shù)人員的行為準則都需要新標準來導航。如曾在河北國華定洲發(fā)電有限公司二期工程的建設(shè)中，多次外聘檔案專家進行檔案咨詢，這就出現(xiàn)了多個專家對國家、行政標準、規(guī)范的理解分歧，造成工作無法開展[2]。從這里可以看出在新標準的編寫時，應使用標準文字表達，用語用詞要明確，需要定量的應標識清楚，用一致的方式解釋條文，從而消除分歧。所以，在編寫標準時應以“強調(diào)可利用性”的原則指導思想，從而達到新標準對實際操作和檔案管理工作的指導意義?？傊诰帉憰r：①用實事求是的態(tài)度，高度總結(jié)經(jīng)驗和技術(shù)，并且進行利用；②緊抓事物的主要矛盾，著重解決實際問題，拋棄形式主義，使檔案管理進入良性狀態(tài)，從而收獲新標準對工作和檔案管理的指導成果。

2.4 任何形式的檔案都同等重要

把經(jīng)過鑒定、整理且歸檔的項目在立項、審批、招投標、勘探、設(shè)計、施工、監(jiān)理及至竣工驗收全過程中產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，稱為項目檔案。項目檔案包括項目前期文件、項目竣工文件、項目竣工驗收文件等。顯然，在歸檔的文件中除了紙質(zhì)文件還有其他形式的文件[3]。對于這些文件，無論以何種形式出現(xiàn)，其反映的都是工程的內(nèi)容和項目工程質(zhì)量的真實記錄，在重要程度上是一樣的。如把其他形式的檔案照片、與工程質(zhì)量相關(guān)的實物檔案還有紙質(zhì)文件進行收集和整理，進行同樣寫入標準的擺放，它們的地位是相同的。這樣在一定程度上也方便了對標準的執(zhí)行。電子文件也是反映工程質(zhì)量的重要證據(jù)，是檔案文件中的一種特殊形式，在互聯(lián)網(wǎng)突飛猛進的這個時代，電子文件作為傳送快捷、攜帶方便等特點廣泛被大眾所接受、所推崇，所以，檔案管理應向數(shù)字化、信息化方向邁進，力爭打造以電子檔案為主、其他檔案輔助的新型檔案管理格局，從而使大眾享受到新型檔案管理帶來的快捷、便利。

3 結(jié)論

在火電工程技術(shù)檔案管理過程匯總，需要根據(jù)各單位具體的工作情況，對工程檔案的管理方法進行改進和完善，加強檔案管理力度，保證檔案管理質(zhì)量，將檔案在火電工程中的管理作用充分發(fā)揮出來。

[1]范巧燕.企業(yè)檔案管理——電力企業(yè)創(chuàng)新研究[M].經(jīng)濟管理出版社，2008.

[2]戴維·比爾曼.電子證據(jù)——當代機構(gòu)文件管理戰(zhàn)略[M].中國人民大學出版社，2000.

[3]蘭英，張文欣.淺談500lV石棉變電站工程檔案管理[J].西昌學院學報（自然科學版），2008（04）：150～151.

G275.9

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2015-10-29

王歡（1986-），女，湖北武漢人，助理工程師，本科，從事電力建設(shè)工程管理工作。