蘇雅林

電力基建檔案管理的前期控制對策要點試論

蘇雅林

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，對于電力行業(yè)發(fā)展提出了更高的要求，電力基建檔案管理作為電力建設(shè)過程中不可或缺的組成部分，能夠客觀清晰的記錄電力系統(tǒng)運行運行情況，同時有助于更加全面的檢測工程質(zhì)量，維護電力項目建設(shè)。就我國電力工程建設(shè)而言，無論是在設(shè)計、施工還是建設(shè)環(huán)節(jié)，施工單位需要嚴格遵循國家相關(guān)規(guī)定，明確自身職責(zé)和工作內(nèi)容，健全和符合電力建設(shè)的檔案管理制度和控制措施，以求更加真實、準確的收集電力工程建設(shè)資料，為電力工程建設(shè)有序開展奠定基礎(chǔ)。

電力行業(yè)；基建檔案管理；前期控制

隨著近幾年我國電力行業(yè)的蓬勃發(fā)展，逐步完善了相應(yīng)的體制改革，大大拓寬了電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目種類。在眾多電力基建工作項目建設(shè)中，不僅需要注重工程建設(shè)管理方面，同時需要注重檔案資料的收集和管理工作。電力基建檔案管理工作，是電力工程建設(shè)中不可或缺的組成部分，客觀清晰的記錄建設(shè)中的數(shù)據(jù)資料，保證信息質(zhì)量真實和準確，全面提升電力基建工程質(zhì)量。對于電力工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理的認知，有助于工程的有序開展，功在當(dāng)前，利在千秋。

1　電力基建檔案概述

基建檔案主要是指工程項目從設(shè)計、施工以及最后的驗收環(huán)節(jié)中，對工程的相關(guān)資料進行收集、整理得出的，以文字或圖像形式保存的文件材料，其中包括工程的圖紙設(shè)計文件、前期勘測文件、技術(shù)使用文件以及現(xiàn)場監(jiān)管文件等，涉及的內(nèi)容較多，并且貫穿于工程項目始末，需要多方進行參與，是一項艱巨的工作任務(wù)。為了能夠更為全面的將工程項目相關(guān)資料文件收集和整理，檔案管理工作人員需要具備較高的專業(yè)知識儲備，并且能夠有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，全身的投入到工作中。

電力基建檔案收集和管理需要遵循不同的工期和專業(yè)，階段性的開展工作，需要實時的對工程項目相關(guān)資料進行收集、整理，以便于能夠為檔案信息使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這樣，有助于提升工程綜合性管理，避免工程項目盲目性的開展，滿足工程實際管理需要。此外，對于重要資料需要進行備份整理，防止檔案數(shù)據(jù)丟失，對工程決策產(chǎn)生影響，在保證施工項目檔案的全面和準確性同時，為日后工程項目管理工作開展提供便捷的服務(wù)。

基建工程項目是一種集成項目，其中包括土木工程建筑、設(shè)備安裝以及調(diào)試等多個方面，結(jié)合工程項目特點，按照不同專業(yè)和工期對檔案資料進行收集、整理、分類和保存，采用統(tǒng)一管理方式，從而為工程項目提供更加專業(yè)的服務(wù)。在檔案資料收集過程中，相關(guān)工作人員需要明確工作態(tài)度，認真對待工作，做好各個階段的檔案資料收集工作，為工程項目決策、編報以及使用等多方面提供有效一句，為企業(yè)經(jīng)營管理中存在的問題，提供維權(quán)依據(jù)。只有這樣，才能全方位的保證工程項目有序開展，提升工程質(zhì)量以及管理水平。

2　電力基建檔案質(zhì)量控制方法

2.1前期控制

電力基建檔案質(zhì)量控制，應(yīng)從前期、過程和后期三個階段進行控制和管理，前期控制工作，首先已經(jīng)將基建工程檔案管理工作引入工程質(zhì)量責(zé)任制度中，將工程項目文件收集整理后納入工程總體建設(shè)計劃中；構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，由專門檔案技術(shù)人員進行管理，落實檔案管理工作的責(zé)任制度，并健全和完善相應(yīng)的基建工程檔案管理制度和規(guī)范，確?；n案管理工作能夠有章可循，并借助現(xiàn)代化信息管理設(shè)備，進一步保證檔案管理質(zhì)量；檔案管理工作需要嚴格遵循國家檔案局出臺的規(guī)章制度，確保檔案資料的驗收和移交，需要施工單位明確自身職責(zé)，將檔案資料進行整理和統(tǒng)一控制，并作為條款形式詳細列明，有助于單位能夠有章可循；建設(shè)單位在檔案管理工作開展過程中，需要嚴格遵循火電企業(yè)檔案分類標準，制定相應(yīng)的檔案管理條例，對分類的檔案進行標記，配備詳細說明，待工程驗收后，借助分類方法來尋找所需檔案資料；此外，在分類大綱類目設(shè)置上，建設(shè)單位、施工單位需要達成統(tǒng)一共識，確保檔案資料管理工作質(zhì)量[3]。

2.2過程控制

過程控制是檔案管理工作中最重要的環(huán)節(jié)，需要檔案人員全面參與其中，做好前期工程資料的收集和整理，其中包括工程規(guī)劃、合同書、選址以及地質(zhì)勘察結(jié)果等，工程在施工前相關(guān)批文、許可和國土手續(xù)文件等，都是電力基建工程檔案管理工作的重要內(nèi)容，按照檔案管理標準對其進行分類和管理；強化中期過程建設(shè)檔案管理力度，工程建設(shè)檔案在施工中要把好行程關(guān)卡，施工單位在施工中行程的檔案資料需要及時進行收集、整理和歸檔，保證資料的完整性；在工程交付中，把好檔案管理環(huán)節(jié)，檔案管理人員需要嚴格遵循檔案管理原則對工程文件進行整理。此外，檔案管理人員需要明晰檔案管理職責(zé)，提升檔案管理意識，把控好檔案管理質(zhì)量，對于施工中所產(chǎn)生的檔案資料，相關(guān)檔案管理人員和部門需要認真檢查核對，結(jié)合工程設(shè)計情況查看檔案資料的真實性。

建設(shè)單位在檔案管理過程中，需要同上級檔案管理部門積極進行溝通和交流，盡可能請相關(guān)部門人員現(xiàn)場進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，給予一定幫助，為檔案管理人員進行短時間的崗位培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要著重在檔案法規(guī)、標準以及基礎(chǔ)知識等方面，強化檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，全面提升其管理意識和專業(yè)素質(zhì)水平。建設(shè)單位對檔案進行歸檔，確保檔案資料能夠及時收集和記錄，在資料形成初期就比較規(guī)范，防止資料信息的丟失；建設(shè)單位在電力基建工程項目開展中起到主導(dǎo)作用，工作中無論是設(shè)計、施工、監(jiān)督還是調(diào)試環(huán)節(jié)，都需要同施工單位及時溝通，結(jié)合工程合同條款，來明確施工單位檔案管理工作職責(zé)，有建設(shè)單位內(nèi)部監(jiān)督部門來監(jiān)督工程檔案資料管理和控制進度。

2.3后期控制

后期控制是保證電力基建項目檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，最好后期監(jiān)督工作，主要是指在工程完工到驗收期間，檔案質(zhì)量控制重點在于工程驗收環(huán)節(jié)和正是驗收前的整改期。工程施工結(jié)束前，需要確保檔案資料和施工進度同步，并做好電子檔案的備份和記錄；整改期間對于工程項目變更情況資料，需要及時收集和記錄，對于工程的最終驗收有著較為深遠的影響。

工程驗收工作，是對工程質(zhì)量的全面考核，在進行檔案驗收前，需要嚴格遵循國家檔案局對檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對檔案質(zhì)量進行反復(fù)檢查，并且組織相關(guān)部門和負責(zé)人員進行驗收，站好最后一班崗，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，采取有效措施進行處理。

3　結(jié)論

綜上所述，隨著我國電力行業(yè)的快速發(fā)展，對于檔案管理工作提出了更高的要求。電力基建檔案管理工作，是電力工程建設(shè)中不可或缺的組成部分，能夠客觀清晰的記錄建設(shè)中的數(shù)據(jù)資料，保證信息質(zhì)量真實和準確，全面提升電力基建工程質(zhì)量。就其中存在的問題，從施工檔案管理前期、過程中和后期進行管理，提升檔案管理人員意識，嚴格遵循國家檔案局制定的相關(guān)檔案歸檔要求，全面提升工程質(zhì)量。

[1]馮麗娟.電力基建項目全過程財務(wù)管理研究[D].華北電力大學(xué)，2014（8）：11～12.

[2]丁紅燕.試論電力基建檔案全生命周期管理[J].山東工業(yè)技術(shù)，2014（24）：261.

[3]王明惠.控制電力基建檔案質(zhì)量的途徑和方法分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（19）：127+131.

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2015-11-15