湯 佳 孫 潔 沈杏華* 胡錄才 郭 迎

·醫(yī)院文化·

醫(yī)務(wù)志愿者綜合管理系統(tǒng)初探

湯 佳①孫 潔①沈杏華①*胡錄才①郭 迎①

傳統(tǒng)的醫(yī)務(wù)志愿者檔案由“紙加筆”完成，完整性準(zhǔn)確性欠缺，檔案還易作假。以蘇北人民醫(yī)院為例，以往的醫(yī)療志愿服務(wù)檔案注冊(cè)不規(guī)范，報(bào)名半信息化，統(tǒng)計(jì)以EXCEL表手工完成，不及時(shí)、不準(zhǔn)確、耗時(shí)耗力且查找繁瑣。新的醫(yī)務(wù)志愿者綜合管理系統(tǒng)以院內(nèi)網(wǎng)為平臺(tái)，通過身份證讀卡進(jìn)行注冊(cè)，登錄系統(tǒng)選擇服務(wù)項(xiàng)目簽入簽出，管理系統(tǒng)隨時(shí)查詢、增刪和輸出服務(wù)記錄，更加高效、方便和準(zhǔn)確。將來可以互聯(lián)網(wǎng)推廣此系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)志愿者信息互通的功能。

醫(yī)務(wù)志愿者 檔案 管理 信息化

醫(yī)務(wù)志愿者作為醫(yī)院功能的有效補(bǔ)充，參與到醫(yī)院的門急診及病房的服務(wù)中來，不僅為病患提供服務(wù)，傳遞愛心，同時(shí)也使中華民族的奉獻(xiàn)精神、傳統(tǒng)美德得到充分體現(xiàn)和延續(xù)[1]。無論是等級(jí)醫(yī)院評(píng)審還是文明單位考核，對(duì)志愿者檔案的要求也越來越高。

1 醫(yī)務(wù)志愿者檔案管理現(xiàn)狀

1.1 志愿服務(wù)檔案欠完整準(zhǔn)確 作為醫(yī)務(wù)志愿者活動(dòng)忠實(shí)記錄載體的醫(yī)務(wù)志愿者檔案在管理上存在一定缺陷。因?yàn)橹驹刚邫n案具有動(dòng)態(tài)性特征，注冊(cè)和服務(wù)記錄隨著志愿者參加活動(dòng)的增加而相應(yīng)增加。但注冊(cè)和記錄大多都是“紙加筆”完成，由于主觀的不重視和客觀的不及時(shí)等原因，使志愿服務(wù)檔案出現(xiàn)“壞、丟、散、亂”等現(xiàn)象，不符合完整準(zhǔn)確的要求[2]。

1.2 志愿服務(wù)檔案做假情況時(shí)有發(fā)生 在對(duì)醫(yī)務(wù)志愿者檔案的調(diào)查中，筆者發(fā)現(xiàn)，部分醫(yī)院僅僅只是評(píng)審前突擊準(zhǔn)備志愿服務(wù)檔案，評(píng)審?fù)ㄟ^后卻把這項(xiàng)工作束之高閣，且檔案中如志愿服務(wù)報(bào)名表、志愿服務(wù)統(tǒng)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等表格都是借用其他醫(yī)院的材料，把表格中的志愿者姓名換成了本院職工的姓名，如此這般“開展”志愿服務(wù)則順利通過評(píng)審。

之所以出現(xiàn)這樣的問題，是因?yàn)槟壳爸驹阜?wù)的信息化程度還不高，注冊(cè)、招募、管理、認(rèn)證等工作也是僅憑手工完成，缺乏系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)、實(shí)時(shí)傳輸、數(shù)據(jù)共享等信息平臺(tái)功能，故不能有效實(shí)時(shí)的對(duì)醫(yī)院志愿服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督考核工作[3]。

2 醫(yī)務(wù)志愿服務(wù)管理情況

2.1 以往志愿者注冊(cè)報(bào)名統(tǒng)計(jì)情況

2.1.1 注冊(cè)情況。以蘇北人民醫(yī)院為例，志愿服務(wù)開展3年來，每年平均參與也達(dá)到了4 000小時(shí)·人次，但大多數(shù)都是沒有注冊(cè)而直接參與了志愿服務(wù)，服務(wù)后僅記錄了該志愿者的志愿服務(wù)時(shí)間，而缺乏其詳細(xì)信息。

2.1.2 報(bào)名情況。一直使用院內(nèi)網(wǎng)的跟帖功能進(jìn)行志愿者報(bào)名。如“門診志愿者”欄目每?jī)芍馨l(fā)布1次門診志愿者招募啟示，院內(nèi)志愿者可以根據(jù)自己的科內(nèi)排班來提前確定哪一天報(bào)名，志愿者們自由跟帖報(bào)名，達(dá)到招募名額時(shí)，再由團(tuán)委跟帖公布確定名單[4]。

2.1.3 統(tǒng)計(jì)情況。每?jī)蓚€(gè)月手工以EXCEL表統(tǒng)計(jì)1次志愿服務(wù)情況，并在內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行公示，每年1張EXCEL表即是醫(yī)院志愿者全年的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。但這樣的管理尚屬半信息半手工化，具有以下問題。一是不及時(shí)。兩個(gè)月手工以EXCEL表統(tǒng)計(jì)1次所有的志愿服務(wù)情況并掛上網(wǎng)，但由于工作繁忙等原因不能及時(shí)更新。二是不準(zhǔn)確。傳統(tǒng)的服務(wù)時(shí)長(zhǎng)記錄只是簡(jiǎn)單記下大概的服務(wù)開始和結(jié)束時(shí)間，因此統(tǒng)計(jì)時(shí)長(zhǎng)也不準(zhǔn)確。三是耗時(shí)耗力。需要專人每?jī)蓚€(gè)月統(tǒng)計(jì)1次，原始登記若字跡潦草則無法辨認(rèn)，同時(shí)還有記錄不完整等問題。四是查找繁瑣。如要統(tǒng)計(jì)某位志愿者的服務(wù)信息，需要調(diào)出多張表格逐一查找，非常繁瑣。

2.2 蘇北人民醫(yī)院醫(yī)務(wù)志愿者綜合管理系統(tǒng)相關(guān)情況 隨著院內(nèi)院外志愿者數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的志愿者檔案管理已不能適應(yīng)信息化建設(shè)的要求,志愿者檔案信息資源建設(shè)需要進(jìn)行變革,為了讓志愿者的注冊(cè)、統(tǒng)計(jì)等工作更加便捷、高效、準(zhǔn)確，今年蘇北人民醫(yī)院研發(fā)了一套醫(yī)務(wù)志愿者綜合管理系統(tǒng)，以減少手工操作，提升信息化程度。

2.2.1 醫(yī)務(wù)志愿者注冊(cè)軟件。通過醫(yī)務(wù)志愿者綜合管理系統(tǒng)可以大力宣傳志愿者活動(dòng)，吸引更多的醫(yī)院職工和社會(huì)人士參與志愿者活動(dòng)。志愿者首次參加服務(wù)，需攜帶個(gè)人身份證，進(jìn)入注冊(cè)系統(tǒng)，通過身份證讀卡器，將個(gè)人信息如姓名、照片、出生日期等自動(dòng)錄入信息系統(tǒng)，個(gè)人只需填寫聯(lián)系電話、電子郵箱、院內(nèi)或院外人員等基本資料。

2.2.2 醫(yī)務(wù)志愿者登錄軟件。注冊(cè)完畢后退出注冊(cè)軟件，進(jìn)入登錄軟件，可以通過掃描身份證進(jìn)入，也可以輸入身份證號(hào)碼和個(gè)人密碼進(jìn)入，通過下拉菜單選擇“本次志愿服務(wù)項(xiàng)目”，包括“門診導(dǎo)醫(yī)導(dǎo)診、急診導(dǎo)醫(yī)導(dǎo)診、病房服務(wù)、老干部查體關(guān)愛服務(wù)、問卷調(diào)查、義診”等項(xiàng)目，點(diǎn)擊簽入，然后開始進(jìn)行服務(wù)，服務(wù)結(jié)束，同樣登錄軟件，點(diǎn)擊簽出，信息系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)個(gè)人服務(wù)時(shí)長(zhǎng)。同時(shí)界面上還有“我的建議”“誰在這里”“工作計(jì)時(shí)”“我的榮譽(yù)”等相關(guān)項(xiàng)目。

以身份證號(hào)碼來作為志愿者登錄及識(shí)別的依據(jù)具有多重優(yōu)勢(shì)，一是是身份證號(hào)碼具有唯一性，不會(huì)與其他人重復(fù)；二是通過身份證讀卡，可以自動(dòng)錄入基本信息，包括頭像采集，簡(jiǎn)單易行，省時(shí)省力；三是身份證讀卡具有安全性，假身份證無法讀取，而本人攜帶身份證進(jìn)行信息注冊(cè)也能保障信息安全，方便對(duì)院外志愿者的身份識(shí)別。

2.2.3 醫(yī)務(wù)志愿者管理軟件。蘇北人民醫(yī)院的醫(yī)務(wù)志愿者綜合管理系統(tǒng)，除志愿者注冊(cè)及登錄軟件外，還具備志愿者后臺(tái)管理軟件。通過志愿者個(gè)人信息的錄入和每次參與服務(wù)的簽入簽出，建立了志愿者基本信息庫，該庫可以通過后臺(tái)軟件得以查看，還可以隨時(shí)通過字段輸入，如姓名、服務(wù)時(shí)間、身份證號(hào)碼等查詢出相關(guān)信息，服務(wù)后期可以增刪個(gè)人服務(wù)信息，并且可以輸出EXCEL表格。

為了避免非志愿者隨意登錄，醫(yī)院只設(shè)置了3個(gè)終端用來刷身份證，平時(shí)志愿者集中較多的門診一站式服務(wù)臺(tái)、急診服務(wù)臺(tái)和團(tuán)委，由這些部門的工作人員負(fù)責(zé)登錄。志愿者后臺(tái)管理軟件只有醫(yī)院志愿者主管部門團(tuán)委電腦具備，用以統(tǒng)計(jì)和修改。自從使用了志愿者綜合管理系統(tǒng)以后，志愿者信息的錄入及查詢變得更為簡(jiǎn)單準(zhǔn)確，所有志愿者信息都保存在數(shù)據(jù)庫中，可以隨時(shí)查詢輸出，還可以通過聯(lián)網(wǎng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)任何一臺(tái)電腦中查詢到。

3 關(guān)于醫(yī)務(wù)志愿者綜合管理系統(tǒng)的思考與建議

后期可以互聯(lián)網(wǎng)加以推廣。目前這個(gè)系統(tǒng)依托蘇北人民醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)而運(yùn)行，只有本院工作人員及到醫(yī)院進(jìn)行志愿服務(wù)的志愿者可以使用，使用范圍較為局限。如能將此系統(tǒng)推廣到互聯(lián)網(wǎng)上，在揚(yáng)州甚至江蘇各家醫(yī)院進(jìn)行統(tǒng)一招募、注冊(cè)、登記、考核等工作流程，可以實(shí)現(xiàn)志愿者信息互通的功能，真正讓醫(yī)院志愿服務(wù)公開透明、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、資源整合、流動(dòng)共享，解決志愿者在不同醫(yī)院服務(wù)需重復(fù)注冊(cè)，且服務(wù)時(shí)長(zhǎng)不能疊加等問題，也可大大節(jié)約各醫(yī)院開發(fā)志愿者信息檔案系統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)支出。

醫(yī)務(wù)志愿者綜合管理系統(tǒng)在互聯(lián)網(wǎng)的上線，更有利于招募社會(huì)志愿者參與到醫(yī)院服務(wù)當(dāng)中來，社會(huì)人士可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)一步了解并加入，隨時(shí)查詢服務(wù)時(shí)長(zhǎng)。還可將這個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，建立市級(jí)或省級(jí)“醫(yī)務(wù)志愿者服務(wù)平臺(tái)”，增加線上招募、活動(dòng)發(fā)布、評(píng)星定級(jí)、志愿者互動(dòng)等功能?？傊挥凶畲蟪潭鹊亟y(tǒng)一醫(yī)務(wù)志愿者的注冊(cè)、服務(wù)登記等功能，才能保障各種醫(yī)院評(píng)審或考核工作中志愿服務(wù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，推動(dòng)醫(yī)務(wù)志愿者更大范圍的服務(wù)流動(dòng)。

1 武曉珊.論高校青年志愿者檔案管理制度的建立和完善[J].蘭臺(tái)世界，2013,9:68-69.

2 關(guān)婷，郝徐杰，陳紅.利用信息技術(shù)提升醫(yī)院志愿者管理水平和精度[J].中國(guó)醫(yī)院，2013，(17):41-42.

3 顧琦靜，陸彩鳳，顧斌，等.基于心理契約的醫(yī)院志愿者管理研究[J].中國(guó)衛(wèi)生資源，2014,3(17)：186-188.

4 湯佳，沈杏華，郭迎.志愿者檔案管理信息化初探[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2012,23(6)：215.

·本文編校 程福珍·

A Preliminary Study on the Comprehensive Management System of Medical Volunteers

Tang Jia, Sun Jie, Shen Xinghua, Hu Lucai, Guo Ying.

Subei People’s Hospital, Yangzhou City, Jiangsu Province 225001

The traditional medical volunteers files which were completed by “paper and pen” lack accuracy and are easy to make false records. The medical volunteers files in the past were half informatized and not standardized in registration, and the statistics were completed by hand. Now, with the help of internal network platform of the hospital, the new files are much more efficient, accurate and convenient. It is worthy to popularize the files on the platform of internet in the future.

Medical Volunteers File Management Informatization

2014-10-08；

2014-12-03)

①蘇北人民醫(yī)院 揚(yáng)州市 225001

*通訊作者