雷霞

（重慶市涪陵區(qū)自來水有限公司　重慶市　涪陵區(qū)　408000）

人事檔案工作發(fā)展思路分析

雷霞

（重慶市涪陵區(qū)自來水有限公司重慶市涪陵區(qū)408000）

人事檔案在我國一直發(fā)揮著重要的作用，為人事調(diào)動、人員聘用、轉(zhuǎn)正定級、干部提拔、專業(yè)人員職務(wù)晉升以及離退休、養(yǎng)老、醫(yī)療保險手續(xù)辦理等工作提供了很多的便利和幫助。但是，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位人事制度改革的深化，人才流動日益頻繁，原有的人事檔案管理體制、制度和辦法越來越不適用組織人事工作發(fā)展的需要。針對這種情況，如何開展有為的人事檔案工作，將是一個值得認(rèn)真思考的課題。因此，人事檔案工作必須改革，最終實現(xiàn)把人事檔案中心建設(shè)成為當(dāng)?shù)氐娜瞬判畔⒒?，為人才的?yōu)化配置和合理流動發(fā)揮積極的作用。

人事檔案；檔案管理；發(fā)展思路

引述

人事檔案是專門檔案的一種，在組織人事工作管理活動中形成，并經(jīng)組織審查和認(rèn)可的記錄，反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。它具有幾個特點：①現(xiàn)實性；②真實性；③獨特性；④動態(tài)性；⑤保密性；⑥權(quán)威性；⑦人事檔案實行一人一卷的管理方式。

1　現(xiàn)我國人事檔案工作中存在的問題

新中國成立后，我國的人事檔案工作得到全面發(fā)展。在人事檔案管理工作形成，管理制度健全、業(yè)務(wù)管理水平提高、管理人員素質(zhì)提高和現(xiàn)代化建設(shè)取得了很大的進(jìn)步。但隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位人事制度改革的深化，人才流動日益頻繁。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式所帶來的問題越來越突出。

①社會人事檔案意識不強(qiáng)。目前，人們對人事檔案的意識是膚淺的，社會整體人事檔案意識淡薄，人事檔案充當(dāng)配角和幕后作業(yè)的特點，很難引起領(lǐng)導(dǎo)人的注意，不配備專職檔案人員，庫房，設(shè)備配置偏低。②人事檔案工作者數(shù)量不多且素質(zhì)不高。各單位多數(shù)是兼職檔案員，以其它工作為主，只能做到“我管你查”這種低層次的要求。真正高學(xué)歷，年富力強(qiáng)的同志不愿意管檔案，即使是科班出身的，因其工作清苦、單調(diào)、乏味而跳槽。人事檔案工作人員不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，導(dǎo)致人事檔案隊伍的整體業(yè)務(wù)水平，科研水平降低。③人事檔案可信度降低。人事檔案載體單一，內(nèi)容陳舊、失真、信息量不足，導(dǎo)致人事檔案可信度降低。且內(nèi)容全部沿用干部檔案的十大類內(nèi)容的模式，不能反映各專業(yè)人士的特點。更有甚者，反映人事檔案核心內(nèi)容的“三齡一歷”即年齡、工齡、黨齡及學(xué)歷不真實的現(xiàn)象。④人事檔案的功能弱化。人事檔案工作尚未實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，利用范圍小，導(dǎo)致人事檔案功能弱化。由于缺乏實用、高效的人事檔案功能軟件，利用計算機(jī)提供檔案功能的工作還沒有完全展開，對干部職工的年齡結(jié)構(gòu)，專業(yè)結(jié)構(gòu)，知識結(jié)構(gòu)等方面的統(tǒng)計分析，進(jìn)行人才需求預(yù)測的作用還沒有發(fā)揮出來，為人事工作和人事決策服務(wù)的效果不好。

2　國外人事檔案管理的經(jīng)驗對照

我國的人事檔案工作必須進(jìn)行改革，那么了解國外，尤其是發(fā)達(dá)國家人事檔案的做法，結(jié)合我國的國情，結(jié)合人家有益的做法，對改革和完善我國的人事檔案工作具有重要意義。

首先是完善的信用檔案。美國的信用檔案已經(jīng)相當(dāng)成熟，歸檔范圍一般包括了個人自然情況、借貸信用的歷史情況、個人其它交易情況、法院判決等四個方面。無論人怎樣流動，終生都用一個不變的社會安全號，通過這個號碼可以追蹤雇員和雇主交納保險金的情況。信用負(fù)面信息定期銷毀。這種永遠(yuǎn)留存正面信息定期銷毀負(fù)面信息的規(guī)定，極具人性化，他可以鼓勵信用有污點的人改過自新，避免了破罐子破摔。人事檔案信息部分向社會和個人開放。許多國家都將人事檔案分為可公開和不可公開兩個部分。人事檔案材料少而精，及時更新。人事檔案并非多多益善，有用才是硬道理，去粗取精是檔案工作不變的法則。人事檔案工作實行集中管理的體制。集中管理人事檔案，設(shè)立人事文化中心是一種集約化管理，易于產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)。

3　人事檔案工作的發(fā)展思路

通過前面的分析，我們已經(jīng)知道我國人事檔案所存在的問題和發(fā)展的瓶頸，要想真正完善人事檔案，在借鑒國外先進(jìn)人事管理的基礎(chǔ)上，再結(jié)合我國的實際情況，探索人事檔案發(fā)展的新思路。

3.1培養(yǎng)和提高社會人事檔案意識，提高人事檔案工作者的整體素質(zhì)

可通過廣播、報刊、雜志等媒體讓大眾了解人事檔案的重要性，與人個的作用以及如何利用人事檔案，使人們認(rèn)識到，人事檔案與個人密切相關(guān)，是維護(hù)個人權(quán)益，落實有關(guān)待遇，澄清問題實質(zhì)的可靠憑證，也是組織上選人用人的可靠依據(jù)。從而好促使人們關(guān)心人事檔案，積極主動的向人事檔案部門移交人事檔案。

人事檔案工作者要具備較好的政治素質(zhì)和良好的保密意識。人事檔案中涉及個人的隱私問題較多，絕不能口無遮攔，到處散播，這是維護(hù)人事檔案安全性的要求。檔案工作者要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要有較高的計算機(jī)操作水平，同時要熟悉家底，對所管的人事檔案要了如指掌，如數(shù)家珍。

3.2維護(hù)人事檔案的真實性

人事檔案要客觀真實的反映個體的本來面貌，維護(hù)人事檔案的真實、完整與安全，是人事檔案工作最起碼的要求。真實是對人事檔案的材料進(jìn)行認(rèn)真的鑒別和挑選。完整是指人事檔案數(shù)量上齊全，內(nèi)容上完整。安全是盡一切可能最大限度的延長檔案壽命，不失密，不泄密。

（1）從源頭上遏制虛假材料進(jìn)入人事檔案，嚴(yán)把材料形成關(guān)，嚴(yán)把入檔材料審核關(guān)。人事檔案工作者要切實負(fù)起責(zé)任，嚴(yán)禁虛假材料進(jìn)入人事檔案。中組部明確規(guī)定，凡是進(jìn)入人事檔案的材料，必須經(jīng)組織審查認(rèn)可的真實材料，所以，現(xiàn)在進(jìn)入人事檔案的復(fù)印件必須要組織上審批并蓋鮮章才能有效。針對現(xiàn)在人事檔案出生日期問題較多的現(xiàn)狀，為保證今后的人事檔案出生日期的一致性，建議將《出生醫(yī)學(xué)證明》的復(fù)印件放入人事檔案，這樣從源頭上就保障了出生日期的真實性。

（2）開展“三齡一歷”的審核工作。三齡指年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷，是人事檔案工作的核心內(nèi)容。開展“三齡一歷”的審查工作，對確保人事檔案的質(zhì)量，提高可信度具有非常重要的意義。

3.3改革人事檔案管理體制

改革人事檔案管理體制，建立區(qū)域性人事檔案中心，實施人事代理，在人事檔案管理方法上進(jìn)行改革，以規(guī)模求發(fā)展，以發(fā)展求效益，是人事檔案尋求發(fā)展、有所作為的重要措施。

3.3.1改革人事檔案管理體制

現(xiàn)行的人事檔案工作實行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制，這種管理體制使每個單位的組織人事部門都承擔(dān)起管理人事檔案的職能。①存在分散性；②人事檔案真實性難以維護(hù)，虛假材料容易混入檔案中。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事制度改革的深入進(jìn)行，人才流動越來越頻繁，在人才流動的過程中，“人檔統(tǒng)一，檔隨人走”的檔案管理原則出現(xiàn)了危機(jī)。經(jīng)過檔案學(xué)術(shù)專家的調(diào)研再借鑒國外管理人事檔案的經(jīng)驗，在部分省、市試點的基礎(chǔ)上，建立區(qū)域性的人事檔案中心，這將是人事檔案改革的一條必經(jīng)之路。建立區(qū)域性人事檔案中心是適應(yīng)新的人事管理制度的需要；是人事檔案管理集約化的需要。新的人事管理體制，使人才由“單位人”變成“社會人”，實現(xiàn)利用人事檔案信息對本行政區(qū)域內(nèi)的人力資源進(jìn)行有效的開發(fā)和利用的目的。

建立區(qū)域性人事檔案管理中心就采取試點建設(shè)、穩(wěn)步過濾和全面推進(jìn)的分層實施原則。要在試點的基礎(chǔ)上，逐步推行。在隸屬關(guān)系上，應(yīng)歸口各級政府人事部門管理，同時接受各級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.3.2改革人事檔案整理方法

改革人事檔案整理方法，實行實體整理不裝訂。不裝訂保存：①有利于保持檔案材料的原貌；②有利于平時歸檔；③有利于提供利用。實體整理不切邊，不打孔，用一種特制的人事檔案裝具將檔案分類別和順序裝在里面，可隨時進(jìn)行提取和加入。

4　深入開發(fā)人事檔案的信息資源

深入開發(fā)人事檔案信息資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，是實施人事檔案改革的最終目標(biāo)。

4.1增加人事檔案內(nèi)容

（1）增加反映個體特點和業(yè)績的內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案具有濃厚的政治色彩，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的建立，社會對人才的需求更加注重個體的業(yè)務(wù)、專長及政治表現(xiàn)。因此應(yīng)擴(kuò)大歸檔范圍，將反映個體業(yè)績、能力和特點的人事檔案及時歸檔。

（2）應(yīng)增加誠信內(nèi)容。誠信是誠實和信用的概括。誠實是個人品性和品德的表現(xiàn)，信用是個人對契約、組織、承諾兌現(xiàn)的可靠程度。包括個人身體證明、個人資產(chǎn)、個人信用記載三個部分。其中個人信用記載是個人信用檔案的核心，是公民是否誠信、其信用度狀況的重要憑證。它包括道德信用方面的內(nèi)容和資產(chǎn)信用方面的內(nèi)容。從目前看，人事檔案中增加信用內(nèi)容已是大勢所趨，前提是建立區(qū)域性的人事檔案中心，只有這樣各商業(yè)銀行形成的信用檔案才能定期向人事檔案中心移交。以改變目前人事檔案和商業(yè)檔案完全脫鉤的現(xiàn)象。

4.2深入開發(fā)人事檔案信息資源

開發(fā)利用信息資源是指通過一定的方式、方法，提供人事檔案中的有關(guān)內(nèi)容，為組織人事工作服務(wù)的活動。

（1）建立人事檔案信息和全文數(shù)據(jù)庫。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是人事檔案實現(xiàn)信息化工作的基礎(chǔ)工作。信息庫的內(nèi)容要求準(zhǔn)確、詳細(xì)、并且隨時維護(hù)和更新。數(shù)據(jù)庫要包括人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、職稱評聘、工資變化、獎懲、科研成果、發(fā)明專利、社會關(guān)系等。通過數(shù)據(jù)庫，可進(jìn)行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，生成各種名冊和表格，可提高人事檔案利用的工作的效率和質(zhì)量。

（2）建立人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。在全文數(shù)據(jù)庫建立的基礎(chǔ)上，利用多媒體技術(shù)，增加個人圖像、聲音等資料，全方位擴(kuò)充人事檔案信息內(nèi)容。

5　結(jié)語

人事檔案是反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)原貌的本質(zhì)特點決定它不可替代性和存在的必然性。要積極進(jìn)行改期，尋找出路，以有為的舉措，贏得應(yīng)有的地位，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。人事檔案工作管理體制、管理方法的改革，以及人事檔案信息資源的開發(fā)利用，必將使人事檔案工作的面貌煥然一新。只有這樣，人事檔案工作才能真正煥發(fā)新的生機(jī)和活力。

[1]楊恩紅.人事檔案工作發(fā)展思路的探索[D].山東大學(xué)，2008（4）.

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[3]聶彩霞.現(xiàn)期人事檔案工作存在的問題及對策[J].才智，2011（21）.

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G275.9

A

1673-0038（2015）17-0172-02

2015-4-10

雷霞（1974-），女，中級，主要從事檔案管理類工作。