潘小可

(北京腫瘤醫(yī)院，北京 100142)

當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展遇到了信息不通暢及工作效率較低的問題，應(yīng)用工作流軟件，不僅可以大大提高信息的通暢性，還能使流程控制得到一定的優(yōu)化[1]。工作流技術(shù)可以支持過程自動(dòng)化處理以及流程整合應(yīng)用，這使工作流的優(yōu)勢(shì)在以其為基礎(chǔ)的辦公系統(tǒng)中得到充分的體現(xiàn)，過程的定義、管理以及自動(dòng)流轉(zhuǎn)使得企業(yè)和政府在需求變化的應(yīng)對(duì)以及多元化管理方面的要求得到了滿足[2]。由于外部市場(chǎng)處于變化中，醫(yī)院的組織結(jié)構(gòu)也就不能一成不變。以往按照職能分工的組織架構(gòu)已經(jīng)出現(xiàn)了很多問題，信息不通暢是現(xiàn)在較為明顯的一個(gè)問題。如果信息長(zhǎng)期不通暢，醫(yī)院的發(fā)展必然會(huì)停滯甚至倒退。如果信息傳遞不準(zhǔn)確、時(shí)間延誤或停滯，那么企業(yè)里的一些員工、領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)掌握這些信息，信息的處理效率就會(huì)有所下降，就會(huì)阻礙企業(yè)的整體運(yùn)作效率，最終慢慢走向衰退[2]。本文基于這一背景， 進(jìn)行了內(nèi)部審計(jì)軟件的醫(yī)院信息控制優(yōu)化的研究。

1 工作流實(shí)現(xiàn)信息控制簡(jiǎn)化

實(shí)現(xiàn)處理流程控制的運(yùn)作如下。

1)流程建模。根據(jù)醫(yī)院的有關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流程模型的建立，以計(jì)算機(jī)可處理的方式對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述，流程分析與優(yōu)化就是以流程建模為基礎(chǔ)。該建模方法主要是將醫(yī)院的業(yè)務(wù)流程分解成具有一定邏輯關(guān)系的系列活動(dòng)，再對(duì)每個(gè)活動(dòng)的屬性和活動(dòng)之間的關(guān)系進(jìn)行定義。

2)流程分析、仿真。在流程建模時(shí)，由于工作流軟件就將醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中的結(jié)構(gòu)與動(dòng)態(tài)完全呈現(xiàn)出來了，所以，對(duì)于已建流程的醫(yī)院而言，根據(jù)工作流的仿真運(yùn)行來分析建模的性能是一種非常有效的方法。該模型在進(jìn)行仿真后，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，如資源的利用率與使用時(shí)間、活動(dòng)執(zhí)行與成本等。定量分析這些數(shù)據(jù)后，就可以對(duì)流程中成本最高、運(yùn)行時(shí)間最長(zhǎng)以及資源使用較多而收益卻很少等活動(dòng)進(jìn)行判斷，從而也就可以分析出哪些流程需要改進(jìn)，哪些是關(guān)鍵流程，哪些流程是需要進(jìn)行再處理等。

3)優(yōu)化流程。對(duì)流程仿真結(jié)果的進(jìn)行分析后，如果有需要，還應(yīng)修改及優(yōu)化相關(guān)流程。具有代表性的工作流程一般是在項(xiàng)目的審批、單據(jù)的跟蹤、文件的處理和工作計(jì)劃的下達(dá)至批復(fù)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生。工作流軟件的流程控制運(yùn)作模式如圖1所示，由此可以知道其層次關(guān)系：流程建模是基礎(chǔ)，而后才是流程仿真，如果有需要可以進(jìn)行流程再造，以使醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)流程更優(yōu)。

圖1 工作流軟件的流程控制運(yùn)作模式圖

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

工作流系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)如圖2所示。

2.2 工作流管理系統(tǒng)模型設(shè)計(jì)

工作流子系統(tǒng)與用戶的所有交互，都應(yīng)由辦公系統(tǒng)門戶的統(tǒng)一界面來操作，這使系統(tǒng)使用起來更加方便且更加人性化，本次探討建立的工作流管理系統(tǒng)模型如圖3所示。

圖2 系統(tǒng)總體部署效果圖

圖3 工作流管理子系統(tǒng)模型

3 工作流軟件在醫(yī)院應(yīng)用效果

通過統(tǒng)計(jì)及工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，工作流軟件應(yīng)用效果主要體現(xiàn)在了下述4個(gè)方面。

1)解決其數(shù)據(jù)的保存、跟蹤，信息傳遞有出入、緩慢或停滯的問題。員工的工作因工作流軟件而計(jì)算機(jī)化，它能對(duì)員工的工作進(jìn)展進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤，并對(duì)其進(jìn)行相關(guān)報(bào)告。該軟件會(huì)以電子郵件的形式將需要處理的事項(xiàng)向相關(guān)員工發(fā)送，或者在公告欄上進(jìn)行發(fā)布，使所有員工都可以對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)程進(jìn)行了解。與此同時(shí)，對(duì)工作中所需的各種信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的更新，且逐漸走向無紙化辦公的模式。因此，醫(yī)院內(nèi)外部的信息交流，都可以保存與跟蹤各種單據(jù)信息，同時(shí)還可以將信息傳遞的出入、緩慢或停滯得到有效的解決。

2)解決數(shù)據(jù)信息查詢、統(tǒng)計(jì)難度高問題。應(yīng)用工作流可以生成效率報(bào)表，員工只需要專注對(duì)與自己工作相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理即可。工作流軟件不僅具有信息數(shù)據(jù)庫(kù)化功能，還能對(duì)表單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及查詢，使得管理層在信息收集與決策方面的能力有很大的提升。

3)解決工作流程不夠規(guī)范，權(quán)責(zé)不夠明確的問題。由于醫(yī)院每個(gè)部門職能是不同的，因此處理單據(jù)的范圍也不同，在實(shí)際工作中，部分工作又表現(xiàn)的權(quán)責(zé)不夠明確；因此，通過工作流軟件，根據(jù)不同部門的不同工作內(nèi)容以及實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況來進(jìn)行流程建模，對(duì)操作條件進(jìn)行設(shè)置，對(duì)操作組權(quán)限進(jìn)行控制，從而不管是哪個(gè)部門，其權(quán)責(zé)都能夠劃分的很明確；同時(shí)，可以避免某些部門重復(fù)做著某些工作，或者某些工作沒有人做的情況發(fā)生，使辦公效率大大提高。

4)進(jìn)一步優(yōu)化流程，讓整個(gè)工作流程處于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌控制之下。通過電子郵件發(fā)送和即時(shí)消息的發(fā)布，管理層可以對(duì)需要審批的事項(xiàng)進(jìn)行了解，還有自動(dòng)提醒和跟蹤處理結(jié)果的功能。要使流程優(yōu)化就需要通過工作流軟件對(duì)流程進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與處理流程中所存在的問題，這是流程管理中比較關(guān)鍵的部分，它能分析與診斷目前的流程狀態(tài)。

4 結(jié)語

現(xiàn)在政府與醫(yī)院都已經(jīng)意識(shí)到行業(yè)向信息化方向發(fā)展的重要性與必然性，并且主動(dòng)緊隨時(shí)代的步伐。醫(yī)院有必要根據(jù)自身情況選擇適合自己的軟件，與自己相匹配的企業(yè)建立信息化合作關(guān)系，使信息化建設(shè)步伐加快。文中研究的工作流軟件的應(yīng)用，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著一定的推動(dòng)作用。

[1] 宋浩.關(guān)于工作流軟件在中小物流企業(yè)的運(yùn)用研究[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2012(6):113-114.

[2] 孫俊.工作流軟件技術(shù)在國(guó)土資源管理系統(tǒng)中的初步應(yīng)用[J].國(guó)土資源信息化，2002(6):30-32.