鄧春紅

【摘 要】 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)是當(dāng)代檔案管理工作一個(gè)不容忽視的重要課題，直接關(guān)系到企業(yè)的生存和可持續(xù)發(fā)展。作為檔案管理員應(yīng)該具備思想、品德、心理、技能等方面的素質(zhì)，更好地做好檔案工作，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，使檔案管理工作朝著健康的軌道發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 電力設(shè)計(jì)院 檔案管理 服務(wù)意識(shí)

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在電力設(shè)計(jì)院如何促進(jìn)檔案管理水平全面提升，是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。在信息社會(huì)化和社會(huì)信息化不斷發(fā)展的今天，首先應(yīng)該增強(qiáng)檔案為電力設(shè)計(jì)院服務(wù)的意識(shí)，緊緊圍繞設(shè)計(jì)院的需要，各部門的需要和職工的需要，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，在服務(wù)的方式、內(nèi)容、手段上不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量，做好信息的收集、整理工作，嚴(yán)格把好檔案的收集關(guān)，豐富檔案的來(lái)源和庫(kù)藏量，使檔案管理工作朝著健康的軌道發(fā)展。

1 認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性

檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中留存下來(lái)的歷史真跡，它是一筆寶貴的歷史文化財(cái)富，對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)、對(duì)團(tuán)體、對(duì)個(gè)人都具有重要的作用。最簡(jiǎn)單的定義是“直接形成的歷史記錄”。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。

企業(yè)檔案分為很多種，如：行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在電力設(shè)計(jì)院，尤為重要的就是技術(shù)檔案也叫科技檔案，它是電力設(shè)計(jì)院的檔案精華，也是電力設(shè)計(jì)院賴以生存和發(fā)展的前提。一般而言，科技檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。科技檔案相對(duì)于其它文書(shū)檔案具有鮮明的專業(yè)技術(shù)性、項(xiàng)目成套性、技術(shù)通用性、載體多樣性等特點(diǎn)。

技術(shù)檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但是它對(duì)于企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)卻有著不可或缺的促進(jìn)作用，特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中，管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務(wù)于企業(yè)的中心工作，就得把技術(shù)檔案管理擺在首要的位置上。

2 明確技術(shù)檔案的歸檔范圍與整理方法

近年來(lái)，供電系統(tǒng)電力建設(shè)尤其是輸變電工程項(xiàng)目日益增多，在供電企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國(guó)家相關(guān)部門和國(guó)家電網(wǎng)公司的高度重視?！秶?guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》、《國(guó)家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法》等都將檔案工作列為工程驗(yàn)收和評(píng)比的重要內(nèi)容。同時(shí)，電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行以及依法維權(quán)等工作中對(duì)工程項(xiàng)目檔案的需要也日益提高。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證在項(xiàng)目文件的齊全、完整和及時(shí)歸檔，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結(jié)底還是要實(shí)現(xiàn)電力設(shè)計(jì)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展這一中心工作服務(wù)的。

為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述：

2.1 工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍

根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔與整理規(guī)范》和中國(guó)南方電網(wǎng)公司的《廣東電網(wǎng)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度匯編》，對(duì)符合要求的輸變電工程從立項(xiàng)審批、前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工投產(chǎn)到驗(yàn)收檢查各階段產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項(xiàng)目文件均按原稿歸檔，特別注意建設(shè)項(xiàng)目檔案管理自身的特殊性，按照檔案管理的一般原則，文件材料應(yīng)由形成單位歸檔保存。明確參建單位必須匯總整理一套合同范圍內(nèi)、完整的工程檔案原件向建設(shè)單位歸檔，不得截留應(yīng)歸建設(shè)單位的原件或擅自移交其他單位。

2.2 工程項(xiàng)目文件的整理方法

歸檔的工程項(xiàng)目文件必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，使之成為一系列具有有機(jī)聯(lián)系的案卷，以便于保管和利用。根據(jù)電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，按照分類號(hào)、文件順序號(hào)的結(jié)構(gòu)，詳細(xì)排列所有電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件，以保證項(xiàng)目文件的齊全、完整，使項(xiàng)目檔案的分類編目更加科學(xué)合理，有利于日后的檢索查找和利用。

一個(gè)完整的案卷要經(jīng)歷鑒別、案卷組織、案卷和案卷內(nèi)科技文件排列、案卷編目和案卷裝訂幾個(gè)步驟完成。其中在工程項(xiàng)目文件排列這一項(xiàng)中必須遵循以下幾個(gè)原則：（1）印發(fā)件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。（2）卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。（3）設(shè)計(jì)階段應(yīng)按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)價(jià)等階段排列。

3 強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)

檔案是資源，是企業(yè)的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作、是生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理和科學(xué)研究的可靠依據(jù)，是企業(yè)十分珍貴的信息財(cái)富。檔案工作的根本目的在于對(duì)這種信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

檔案作用的大小、價(jià)值的體現(xiàn)和地位的高低是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對(duì)企業(yè)檔案認(rèn)識(shí)的不斷深化而不斷提高的?？茖W(xué)管理檔案一定要做到以下幾個(gè)方面：

3.1 要樹(shù)立“檔案工作是一線工作”的思想觀念

隨著檔案工作的領(lǐng)域更加寬廣、內(nèi)容更加豐富、任務(wù)更加繁重，檔案工作的“一線”特征日益凸顯。檔案工作是一項(xiàng)保管和提供服務(wù)的工作，檔案工作能否朝著正確的軌道向前發(fā)展，最大限度地提升檔案的利用價(jià)值，很重要的原因之一取決于我們的檔案管理工作者能否將服務(wù)意識(shí)放在整個(gè)檔案工作的首位。加強(qiáng)管理是檔案工作的重要職責(zé)，檔案工作是得到全社會(huì)尊重和信任的崗位，前人經(jīng)驗(yàn)的積累能否代代相傳，歷史發(fā)展的憑證能否真實(shí)到永遠(yuǎn)，靠的是檔案人忠貞不渝的職業(yè)操守，憑的是檔案部門嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理制度。

3.2 要樹(shù)立“以人為本的檔案”觀念

檔案業(yè)務(wù)體系的核心不是以事為本，而是以人為本。檔案工作要不斷創(chuàng)新關(guān)鍵在人，檔案人員要懂專業(yè)知識(shí)，責(zé)任性要強(qiáng)，要做到嘴勤，腿勤，手勤。檔案部門能不能形成創(chuàng)新的風(fēng)尚，檔案工作能不能在創(chuàng)新中贏得更大的發(fā)展，關(guān)鍵在人。檔案工作者要認(rèn)真履行工作職責(zé)，進(jìn)一步提高理論水平，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力增強(qiáng)服務(wù)的能力和水平。努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)領(lǐng)域的新拓展，服務(wù)思路新突破，服務(wù)條件的新改進(jìn)。

3.3 要樹(shù)立“走出檔案發(fā)展檔案”的觀念

要力求把“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，走出檔案看檔案，開(kāi)闊眼界、開(kāi)闊思路，在碰撞交流中使思想觀念產(chǎn)生飛躍。檔案信息化、數(shù)字化工作十分重要，是一個(gè)重大戰(zhàn)略問(wèn)題，關(guān)系檔案工作的未來(lái)，要有緊迫感、責(zé)任感，因?yàn)闄n案工作現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)，從根本意義上講就是一場(chǎng)革命。電子文件問(wèn)世、數(shù)字檔案進(jìn)館，新事物、新技術(shù)日新月異。檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著深刻和變化?！袄弦惶住钡乃季S模式、管理理念，已不能很好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題。

3.4 要深刻認(rèn)識(shí)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的首要任務(wù)

檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的首要任務(wù)是確保檔案的“兩全”：一是齊全，二是安全。檔案安全是基礎(chǔ)，沒(méi)有安全談不上檔案工作的發(fā)展，我們每一個(gè)檔案人都必須要有強(qiáng)烈的安全意識(shí)，絕對(duì)不能出一點(diǎn)紕漏。檔案安全責(zé)任重大，重于泰山，是高壓線，誰(shuí)都碰不得。只有保管齊全、安全，其他工作才有開(kāi)展的可能，服務(wù)才有開(kāi)展的條件。要根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)來(lái)確定檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的首要任務(wù)——為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為電力生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。緊緊圍繞企業(yè)的中心工作，切合實(shí)際，突出特色，尋找檔案管理的“亮點(diǎn)”。 在收集、整理、歸檔的過(guò)程中，要吸取國(guó)內(nèi)外、行業(yè)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，既要重視傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源建設(shè)，又要重視新型載體、新型領(lǐng)域檔案的建設(shè)，要充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下檔案工作的定位，不斷適應(yīng)新形勢(shì)，分析新情況，解決新問(wèn)題，探索新思路，拓展電子檔案收集渠道，進(jìn)一歩加強(qiáng)光盤(pán)、數(shù)碼相片、實(shí)物檔案以及無(wú)紙質(zhì)載體電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等新型載體檔案的規(guī)范化管理，努力提升檔案科學(xué)發(fā)展水平。

3.5 要進(jìn)一步深刻認(rèn)識(shí)檔案服務(wù)方式

服務(wù)方式要從被動(dòng)到主動(dòng)，從后端到前端，從傳統(tǒng)形式到現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的新形式，從簡(jiǎn)單提供檔案信息服務(wù)到提供檔案工作全方位、多層次服務(wù)。要不斷提高信息處理的速度，時(shí)間就是效益，就是價(jià)值。要有時(shí)效觀念，要充分利用現(xiàn)代化的辦公手段，加快信息的反饋和傳遞。檔案工作的最終目的是提高檔案的利用率，沒(méi)有檔案用戶，檔案工作便失去了存在的意義，而提供檔案利用率則是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最佳途徑。檔案服務(wù)意識(shí)是一種潛移默化的過(guò)程。強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)并不是一句空乏的口號(hào)，亦非輕而易舉之事，需要做大量細(xì)致入微的工作，作為檔案管理人員首先要做好自身服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，得到大家的理解與合作，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的精神，做好檔案工作，才會(huì)有“前人栽樹(shù)，后人乘涼”的大好局面。加大其它文件的收集力度，以便提供利用，例如，在“三標(biāo)一體”認(rèn)證時(shí)，檔案管理部門能主動(dòng)提供一些法律、法規(guī)方面的文件，以幫助領(lǐng)導(dǎo)編制方針目標(biāo)管理程序、質(zhì)量手冊(cè)等程序文件，為領(lǐng)導(dǎo)決策經(jīng)營(yíng)提供了大量原始的信息資源。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，作為電力企業(yè)檔案工作者一定認(rèn)真嚴(yán)肅的做好檔案管理工作，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，使檔案管理工作朝著健康的軌道發(fā)展。