朱國慶

（廈門軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 廈門 361024）

將辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)融入企業(yè)管理的探索與思考

朱國慶

（廈門軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 廈門 361024）

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得企業(yè)在管理的過程中必須要重視企業(yè)的信息化管理，簡言之就是將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入到企業(yè)的日常管理當(dāng)中，提高企業(yè)的管理效率，促進(jìn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

辦公自動(dòng)化；企業(yè)管理；信息技術(shù)

辦公自動(dòng)化是基于數(shù)據(jù)快速有效的傳遞各種信息，使得用戶可以快速有效的獲得自己所需要的企業(yè)相關(guān)信息。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及遠(yuǎn)程通訊來進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的信息交流、流轉(zhuǎn)與共享，企業(yè)的相關(guān)工作人員可以快速有效的接收到上一級的機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的重要信息或者任務(wù)，在最短的時(shí)間內(nèi)完成，提高企業(yè)的辦事效率。將優(yōu)質(zhì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入企業(yè)管理是企業(yè)提高管理效率的重要途徑，同時(shí)也會對企業(yè)健康快速的發(fā)展產(chǎn)生積極的影響。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入企業(yè)管理的優(yōu)勢

1、促進(jìn)企業(yè)管理方式的多樣化

傳統(tǒng)企業(yè)管理受時(shí)空的限制，只能在有限的時(shí)空內(nèi)進(jìn)行辦公與管理。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用使得企業(yè)管理不再受到時(shí)空的限制，企業(yè)的工作人員可以根據(jù)任務(wù)要求和自身實(shí)際情況，選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)在有關(guān)信息系統(tǒng)中獲取自己所需的信息。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的引入還可以幫助企業(yè)應(yīng)對一些突發(fā)性事件，如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出差、相關(guān)人員缺席會議等導(dǎo)致的信息溝通不暢都會得到解決，可以開視頻會議并將重要的內(nèi)容錄制下來向相關(guān)缺席會議人員傳達(dá)會議精神。這樣企業(yè)的管理就會變得更加靈活多樣。

2、增強(qiáng)企業(yè)行政管理的有效性

辦公自動(dòng)化使得企業(yè)的行政辦公更加科學(xué)高效，降低了企業(yè)管理成本。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書辦公模式變?yōu)殡娮拥臒o紙化辦公模式，企業(yè)內(nèi)部的文件審批、報(bào)表傳遞、會議通知等都可采用電子公文模式，這樣既可節(jié)約人力資源成本，也可以降低相應(yīng)的辦公成本。同時(shí)，通過電子通信、在線交流、部門交叉辦公等，使得相對獨(dú)立的部門之間建立起密切的合作關(guān)系，增強(qiáng)員工的集體觀念，使得公司普通員工和公司管理層之間縮短距離，增強(qiáng)企業(yè)工作人員工作的積極性、主動(dòng)性，大大提高工作效率。

3、促進(jìn)企業(yè)信息管理的科學(xué)性

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用使得企業(yè)內(nèi)部的信息資源運(yùn)用更加科學(xué)合理，促進(jìn)企業(yè)管理模式發(fā)生變化，使企業(yè)內(nèi)部的信息共享變得相對便捷，信息交流更為頻繁。公司可以建立起自己的官網(wǎng)，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)時(shí)發(fā)布相關(guān)的信息，使企業(yè)信息更加公開透明，這樣有助于企業(yè)的各個(gè)部門之間相互了解與交流，使公司員工更好地了解自己公司的動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)人與人、各部門以及企業(yè)和企業(yè)之間的交流溝通，互通有無，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

二、怎樣將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更好的融入企業(yè)管理

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分的重視和支持

將辦公自動(dòng)化更好融入企業(yè)管理中，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)必須對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)予以充分的重視和支持。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到辦公自動(dòng)化的價(jià)值和優(yōu)勢，在思想上予以足夠的重視；其次，領(lǐng)導(dǎo)人要在相關(guān)的組織機(jī)制上予以保證，要制定相關(guān)的計(jì)劃，保證辦公自動(dòng)化硬件設(shè)施所需經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位；第三，應(yīng)建立相應(yīng)的組織，如辦公自動(dòng)化委員會，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé)。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的引進(jìn)會觸動(dòng)企業(yè)各方面工作，這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在管理制度、相關(guān)人員配置的方面給予有力的支持。

2、完善部門信息員的管理制度

一個(gè)企業(yè)中，尤其是在大型企業(yè)中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用人員多，信息瀏覽量非常龐大，有時(shí)企業(yè)信息系統(tǒng)幾乎處于崩潰和癱瘓狀態(tài)，影響企業(yè)日常的運(yùn)轉(zhuǎn)。為了使企業(yè)日常工作能夠正常有序的開展，就需要建立和完善部門的信息員管理制度。首先，企業(yè)應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的信息管理人才，對其進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們了解到企業(yè)管理制度以及自己的職責(zé)；其次，由這些專門的管理人才對各部門的員工進(jìn)行基本的培訓(xùn)，使得員工在日常的工作中更好地運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，避免錯(cuò)誤頻頻發(fā)生，損壞辦公系統(tǒng)，有效的解決人力資源短缺和系統(tǒng)頻繁的崩潰等問題；第三，要安排專門的技術(shù)人員對企業(yè)的系統(tǒng)進(jìn)行定時(shí)定期的檢修與維護(hù)，為員工工作的正常有效開展提供最為有效的后勤保障。

3、科學(xué)合理的選用辦公軟件

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最為重要的就是辦公軟件的功能是否適應(yīng)企業(yè)管理的需要以及軟件的管理功能和企業(yè)的要求是否配套。在選用辦公軟件的過程中，應(yīng)隨時(shí)的關(guān)注軟件的開發(fā)動(dòng)態(tài)以及客戶對其的評價(jià)，盡量的選擇功能完善的軟件。在具體的系統(tǒng)運(yùn)行中，可能會出現(xiàn)一些問題，如系統(tǒng)的流程與企業(yè)管理的流程不符、公共信息的管理不能滿足企業(yè)日常工作的需要、公文管理的一些功能不到位等等，這就需要在選擇系統(tǒng)的時(shí)候，深入細(xì)致的了解企業(yè)不同部門工作的實(shí)質(zhì)和工作人員的實(shí)際需求，采納不同部門的建議，進(jìn)行合理的篩選相應(yīng)的系統(tǒng)配置。同時(shí)，還需要綜合其他部門對相應(yīng)的公共信息的需求，對選擇的系統(tǒng)進(jìn)行重新的選擇和優(yōu)化，嚴(yán)格控制系統(tǒng)的權(quán)限，提高企業(yè)的辦公效率。

4、建立規(guī)范的業(yè)務(wù)流程管理

企業(yè)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范實(shí)施必須要靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的配合。企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。辦公自動(dòng)化的流程都須事先設(shè)計(jì)好，它的正常運(yùn)轉(zhuǎn)依靠的是事先設(shè)計(jì)好的程序，企業(yè)要利用這一系統(tǒng)，就必須設(shè)計(jì)出規(guī)范的業(yè)務(wù)流程、規(guī)范的制度管理、規(guī)范的部門簡介、規(guī)范的崗位職責(zé)。這就需要企業(yè)對業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行重新的規(guī)范設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)具體的任務(wù)的內(nèi)容、完成任務(wù)的時(shí)間、任務(wù)之間各個(gè)環(huán)節(jié)的聯(lián)系等；企業(yè)要有規(guī)范的崗位和職責(zé)的定義和描述，即完成企業(yè)的任務(wù)需要哪些崗位，每個(gè)崗位的具體的人員配置及每個(gè)員工的具體任務(wù)；企業(yè)要規(guī)范自身的制度建設(shè)，要有完善的工作制度、考評制度、監(jiān)督制度和績效管理制度等。辦公自動(dòng)化對企業(yè)的一體化經(jīng)營與管理是非常有意義的。企業(yè)管理流程的規(guī)范化有助于企業(yè)各部門之間的相互協(xié)作與配合，使得企業(yè)真正形成一個(gè)整體，利益相關(guān)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的整體價(jià)值。

5、進(jìn)行科學(xué)合理的績效管理

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以提升企業(yè)管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。企業(yè)的績效管理主要是進(jìn)行四個(gè)因素的綜合評估，即財(cái)務(wù)、內(nèi)部的業(yè)務(wù)、客戶以及學(xué)習(xí)與創(chuàng)新的角度來進(jìn)行綜合的評估的。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)未融入進(jìn)企業(yè)的管理中時(shí)，綜合分析這些數(shù)據(jù)是非常困難的。在引入了人力資源的信息管理系統(tǒng)以后，就可以運(yùn)用這些系統(tǒng)自身的運(yùn)算程序，將收集到的這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合分析和管理，然后集中到企業(yè)的人力資源部門，由人力資源部門進(jìn)行最后的篩選處理，形成最后所要的結(jié)果，使得企業(yè)的績效管理更加的科學(xué)化，更加的簡單易行，更加的規(guī)范準(zhǔn)確。企業(yè)的人力資源部門要做的不再是大規(guī)模的計(jì)算，而是將數(shù)據(jù)直接錄入到已經(jīng)設(shè)定好的系統(tǒng)中，由固定的系統(tǒng)進(jìn)行精確的處理，員工要做的就是進(jìn)行最后的篩選即可。

6、進(jìn)行有效的決策落實(shí)情況管理

企業(yè)要設(shè)定針對企業(yè)重要決策的落實(shí)情況的辦公系統(tǒng)，利用辦公系統(tǒng)來監(jiān)督員工有效的落實(shí)企業(yè)的重要的決策，如：上級的方針政策、企業(yè)重要部署的落實(shí)情況；領(lǐng)導(dǎo)的批示以及交辦的具體事項(xiàng)的落實(shí)情況；企業(yè)的各項(xiàng)工作的目標(biāo)以及具體的執(zhí)行狀況；文件中規(guī)定任務(wù)的完成的具體情況等等。監(jiān)督工作的主要程序有擬辦、立項(xiàng)、交辦、承辦、催辦、完成等環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)。在具體的工作過程中可以將這些程序固定到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中對相關(guān)的工作人員進(jìn)行自動(dòng)化的跟蹤，及時(shí)的讓領(lǐng)導(dǎo)了解到員工對具體的工作的執(zhí)行情況。企業(yè)的決策執(zhí)行力是企業(yè)生存與發(fā)展的最為關(guān)鍵的因素，良好的企業(yè)執(zhí)行力有助于企業(yè)效率的提高，有利于增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。但是，企業(yè)的執(zhí)行力的提高需要一套完備的科學(xué)合理的監(jiān)督機(jī)制，在辦公自動(dòng)化融入企業(yè)管理的今天就是要有一套完備的信息系統(tǒng)監(jiān)督體系，來提醒員工完成任務(wù)的情況并監(jiān)督員工按時(shí)完成任務(wù)，然后將完成任務(wù)的情況進(jìn)行及時(shí)的反饋與匯總，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰，調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，提升工作的效率。

結(jié)語：

總之，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效建設(shè)和合理運(yùn)用對于提高企業(yè)管理的質(zhì)量和效率具有重要的作用，有助于促進(jìn)企業(yè)的信息化管理的建設(shè)。在具體的管理實(shí)踐活動(dòng)中，必須充分的科學(xué)的認(rèn)識到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入到企業(yè)管理中的重要作用，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)促進(jìn)公司各部門之間的交流溝通、促進(jìn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程管理、績效管理、決策執(zhí)行等企業(yè)的日常管理工作科學(xué)有效的進(jìn)行。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入企業(yè)的管理是企業(yè)發(fā)展的需要，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求，應(yīng)予以足夠的重視。

［1］孫思模.將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融入企業(yè)管理的探索與思考［J］.改革與開放，2010，（06）.

［2］吳國賓.加快辦公室自動(dòng)化實(shí)施步伐提升企業(yè)信息管理水平［J］.廣船科技，2004，（02）.

［3］譚延軍.強(qiáng)化辦公室服務(wù)理念提升企業(yè)管理水平［J］.中國集體經(jīng)濟(jì)，2014，（22）.

［4］黃貴生.應(yīng)用企業(yè)管理模式提升辦公室工作水平［J］.秘書之友，2014，（08）.

C97

A

1008-7508（2015）10-0151-02

2015-05-23

朱國慶（1974-），江西上高人，廈門軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系助理研究，碩士，研究方向：企業(yè)管理、公共管理。