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基于工作流模式的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究

謝娜

【摘要】辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有很強(qiáng)的用戶管理功能，工作流模式是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究的整體執(zhí)行過程，文中對(duì)工作流模式下辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的功能及應(yīng)用進(jìn)行了研究，可知，任何企事業(yè)單位采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的工作流模式辦公均很有必要。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自動(dòng)化公文流轉(zhuǎn)

辦公自動(dòng)化的發(fā)展，逐漸表現(xiàn)出了其所具有的開放性、數(shù)字化、分布式等特點(diǎn)，數(shù)字化使系統(tǒng)能夠進(jìn)行綜合信息處理，通過和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合實(shí)現(xiàn)了其自動(dòng)化和管理控制的一體化。數(shù)字化技術(shù)在實(shí)際辦公自動(dòng)化發(fā)展中具有非常廣闊的應(yīng)用前景，下面本文就對(duì)工作流模式的辦公自動(dòng)化中的研究以及開發(fā)進(jìn)行分析，并探討了工作流模式在辦公自動(dòng)化中的設(shè)計(jì)應(yīng)用。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在工作流模式中的應(yīng)用

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在工作流模式中的優(yōu)勢(shì)

隨著現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展，特別是半導(dǎo)體行業(yè)和軟件工程的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用也越來越普遍。在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，數(shù)字技術(shù)也得到了廣泛應(yīng)用，表現(xiàn)出了其獨(dú)特的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。其中辦公自動(dòng)化中的優(yōu)勢(shì)，主要有以下幾點(diǎn)。

（1）降低企業(yè)成本，提高工作效率。辦公自動(dòng)化技術(shù)是以互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)而發(fā)展起來的一種高科技的信息化的產(chǎn)品，通過和智能辦公系統(tǒng)的結(jié)合，可以大大減少傳統(tǒng)設(shè)備的應(yīng)用。

（2）提高企業(yè)生產(chǎn)控制的精度和安全性。在企業(yè)生產(chǎn)中，辦公自動(dòng)化往往要涉及到專業(yè)的操作或者特殊的操作，在進(jìn)行控制和應(yīng)用時(shí)需要嚴(yán)格控制其精度和安全性，自動(dòng)化技術(shù)可以而且已經(jīng)發(fā)揮了重要的作用。電氣辦公自動(dòng)化中數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，首先要結(jié)合相關(guān)的數(shù)字技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，通過一定的科學(xué)方法和手段進(jìn)行控制和衡量，使設(shè)備能夠形成統(tǒng)一的發(fā)展和應(yīng)用。

（3）自動(dòng)化辦公室系統(tǒng)管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)費(fèi)管理方案的科學(xué)化、人性化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方案可以根據(jù)上班工作時(shí)間段的不同、用戶群體的不同以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不同而設(shè)計(jì)不同的操作方案。

2.辦公自動(dòng)化中工作流的應(yīng)用

工作流模式是把完整的辦公內(nèi)容改變?yōu)榫唧w任務(wù)，依據(jù)相應(yīng)的規(guī)則分配給不同的人去完成，并對(duì)工作過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，縮減企業(yè)成本，使企業(yè)具有科學(xué)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平，事半功倍，使得企業(yè)利益最大化。

眾所周知公文流轉(zhuǎn)是辦公自動(dòng)化的主要功能之一，公文流轉(zhuǎn)過程首先是“公文擬定”，大致規(guī)劃任務(wù)給各部門管理人員和辦公人員去執(zhí)行。其次是“擬定處理”，由辦公室主任將公文處理類型分類，再由職能部門辦理或相關(guān)部門傳閱。最后由領(lǐng)導(dǎo)完成“批示辦理”，給出權(quán)威性處理意見，供辦理者參考，也可能補(bǔ)充擬辦意見和添加辦理者，在擬辦和批辦結(jié)束之后，交給具體職能部門承辦或傳閱。這就是一個(gè)簡(jiǎn)單基于工作流模式的公文流轉(zhuǎn)承辦子過程。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究

1.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)介紹

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的作用是為計(jì)算機(jī)終端提供有關(guān)指標(biāo)的計(jì)算方法和結(jié)果信息查詢功能。它涉及到豐富的數(shù)據(jù)運(yùn)算、數(shù)據(jù)采集，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的關(guān)鍵內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能將各臺(tái)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行處理加工后匯集并實(shí)時(shí)反饋給辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同時(shí)能向相關(guān)部門提供實(shí)時(shí)的年月日時(shí)間和地點(diǎn)、傳統(tǒng)的報(bào)表、電子郵件、電子公告系統(tǒng)等內(nèi)容。

2.內(nèi)容體系結(jié)構(gòu)

工作流模式下辦公自動(dòng)化的目的很豐富，不只完成簡(jiǎn)單的自動(dòng)化，它涵蓋了三大部分：自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)、具體應(yīng)用、后期的維護(hù)管理升級(jí)服務(wù)也可能是技術(shù)的再開發(fā)服務(wù)等。以上三大部分的內(nèi)容均要以物理平臺(tái)以及相關(guān)技術(shù)體系作支撐，科學(xué)合理地應(yīng)用支撐技術(shù)到工作流模式的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的工作過程中，方能完成各類信息之間的功能交互，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、信息化。此外，要真正完成辦公自動(dòng)化還需要有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等作輔助支撐。

3.技術(shù)系統(tǒng)研究

計(jì)算機(jī)作為辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的核心，因此不僅要實(shí)現(xiàn)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)系統(tǒng)的研究還需要研究計(jì)算機(jī)對(duì)自動(dòng)化辦公的技術(shù)研究。隨著各政府及企事業(yè)部門員工工作任務(wù)的日趨繁重，在通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，基于工作流模式的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用將是必然趨勢(shì)。基于工作流模式的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包括對(duì)用戶信息進(jìn)行采集加工處理及對(duì)公文管理相關(guān)數(shù)據(jù)的采集加工處理。

結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化的技術(shù)在各行各業(yè)都獲得了極大的應(yīng)用，特別是在自動(dòng)化領(lǐng)域，通過相關(guān)的程序和系統(tǒng)可以使機(jī)器能夠自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的生產(chǎn)，大大提高了辦公系統(tǒng)的效率和水平。自動(dòng)化在辦公系統(tǒng)中也得到了比較廣泛的應(yīng)用，特別是在相關(guān)的大型機(jī)構(gòu)以及企業(yè)在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)優(yōu)化控制的過程中，自動(dòng)化系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了辦公技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)在工作流模式下實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究是工作流程以及建模內(nèi)容的提升發(fā)展。對(duì)于高等學(xué)校而言，校園網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已逐漸滲透到了高校教學(xué)和管理中，以通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，采用便捷自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，能科學(xué)合理有效地完成教學(xué)任務(wù)質(zhì)量和提高教學(xué)管理效率。

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作者單位：陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子系陜西咸陽