張曉君

(勝利油田物資供應(yīng)處,山東東營257000)

勝利油田存貨管理的問題及對(duì)策

張曉君

(勝利油田物資供應(yīng)處,山東東營257000)

存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn),是企業(yè)管理中不可忽視的一部分。勝利油田作為大型國有企業(yè),存貨種類名目繁多,資金占用額度大,因而通過實(shí)施正確的存貨管理方法,降低企業(yè)的平均資金占用水平,提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率等辦法來提高勝利油田效益尤為重要。

存貨管理;資金占用;需求計(jì)劃;倉儲(chǔ)成本;管理瓶頸

存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn),對(duì)管理的好壞,直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平、資產(chǎn)的運(yùn)作方式,是企業(yè)管理中重要一環(huán)。隨著“新常態(tài)”“低油價(jià)”的出現(xiàn),存貨管理問題越來越受到重視。存貨作為勝利油田一項(xiàng)重要的流動(dòng)資產(chǎn),它的存在勢(shì)必占用大量的流動(dòng)資金,所以實(shí)施正確的存貨管理方法,降低平均資金占用水平,提高存貨的流轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率來提高勝利油田的經(jīng)濟(jì)效益顯得尤為重要。

一、勝利油田存貨管理現(xiàn)狀

目前,為勝利油田生產(chǎn)與發(fā)展提供后勤保障的物資供應(yīng)部門,主要提供油田生產(chǎn)所需的各種物資,大到抽油泵、石油套管和鋼管,小到鉆井工具的一個(gè)螺絲釘、螺絲帽,存貨種類名目繁多,資金占用額度大,因此,存貨管理水平的高低關(guān)系到整個(gè)勝利油田的資金占用水平和資產(chǎn)運(yùn)作狀況。

1.勝利油田存貨管理業(yè)務(wù)流程。勝利油田存貨管理業(yè)務(wù)流程以沿襲傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)和部分改造存貨管理業(yè)務(wù)為主,改造工作業(yè)已開展了將近4年。存貨管理主要采用以ERP系統(tǒng)存貨管理為主,基本流程是油田二級(jí)單位上報(bào)物資需求計(jì)劃之后,業(yè)務(wù)科室通過查看庫存確定物資的有無,若有按流程發(fā)料,若沒有,擬定新的物資采購計(jì)劃,通過招標(biāo)方式采購所需物資,上市公司在ERP線上通過移庫直接完成發(fā)料,存續(xù)公司通過銷售途徑完成發(fā)料。特別是勝利油田分公司ERP系統(tǒng)的上線,使分公司的物資管理實(shí)現(xiàn)了從需求、采購、入庫、發(fā)料到財(cái)務(wù)核算的全流程的集成共享,降低了存貨成本。但在采購、招標(biāo)、發(fā)料的具體實(shí)施過程中也出現(xiàn)了諸多問題,需要不斷的改進(jìn)與完善.從改進(jìn)后的實(shí)際情況看,取得了一些成績,但還存在一些不足。

2.勝利油田存貨管理的主要問題。首先,經(jīng)營管理層對(duì)存貨本質(zhì)的認(rèn)識(shí)缺陷,使得油田企業(yè)的存貨在一定程度上產(chǎn)生積壓。積壓的存貨必然會(huì)占用一定的資金成本,從這個(gè)角度上講,存貨也是一項(xiàng)“負(fù)債”,任何企業(yè)都應(yīng)盡可能地以較低的存貨來滿足生產(chǎn)和銷售的需要。其次,各職能部門之間缺乏有效的溝通致使庫存不能滿足需求。供、產(chǎn)、銷各部門往往片面追求各自部門的利益,彼此之間缺少有效的信息溝通,導(dǎo)致庫存積壓,增加其儲(chǔ)存成本。第三,管理人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏使得企業(yè)難以確定科學(xué)的庫存量。管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,致使其在對(duì)庫存進(jìn)行管理的過程中,習(xí)慣于單純憑借主觀經(jīng)驗(yàn),而不是運(yùn)用科學(xué)的管理方法對(duì)存貨進(jìn)行定性與定量控制。

存貨管理水平的高低關(guān)系到整個(gè)勝利油田的資金占用水平和資產(chǎn)運(yùn)作狀況。從目前情況來看,與國際上經(jīng)營比較成功的油氣田公司相比,我們?cè)诖尕浌芾硪庾R(shí)、存貨管理方法和存貨管理創(chuàng)新等方面仍然存在較大差距。

二、勝利油田存貨管理瓶頸產(chǎn)生的根源

在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)的這些問題,成為存貨管理的瓶頸。深化體制和機(jī)制建設(shè),突破存貨管理的局限性,逐步加強(qiáng)庫存管理職能強(qiáng),是當(dāng)前勝利油田提高存貨管理水平的根本途徑。

1.存貨管理意識(shí)淡薄造成了部分存貨供求信息不準(zhǔn)確,形成一定的管理漏洞。勝利油田部分二級(jí)單位需求計(jì)劃提報(bào)不合理,經(jīng)常晚提報(bào),隨意提報(bào)、隨意變更提報(bào),此類情況發(fā)生后,各部門之間也沒有及時(shí)溝通,留給采購部門的運(yùn)作時(shí)間有限,導(dǎo)致采購總是處于被動(dòng)地位;勝利油田部分二級(jí)單位違規(guī)指定供應(yīng)商,需求計(jì)劃核銷不及時(shí);還有部分單位對(duì)需求計(jì)劃提報(bào)及考核重視度不夠,工作隨意性大,審核不嚴(yán),因此造成需求計(jì)劃合理率指標(biāo)偏低,常用物資計(jì)劃當(dāng)月提報(bào)當(dāng)月領(lǐng)用,重點(diǎn)工程項(xiàng)目零星料較多等問題。此類問題究其原因,還是屬于存貨管理意識(shí)淡薄,未嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行的結(jié)果。

2.存貨管理機(jī)制和制度方面不健全,形成了體制上的缺陷。一是庫存容積減少,倉儲(chǔ)難度增大。近年,由于油田加大力度解決職工住房問題,占用了庫區(qū),導(dǎo)致倉儲(chǔ)面積縮減。倉儲(chǔ)資源的緊張,使得鋼材、化工等大宗物資不能及時(shí)入庫,所以積極探索新的物資儲(chǔ)備管理方式勢(shì)在必行。二是存貨積壓現(xiàn)象嚴(yán)重,在導(dǎo)致倉儲(chǔ)成本增高的同時(shí),資金成本和成本費(fèi)用也大幅度上升。一方面,由于設(shè)計(jì)變更、技術(shù)淘汰等原因使得大量庫存物資使用機(jī)能下降,造成了物資積壓,資金沉淀;另一方面,由于設(shè)備、材料的設(shè)計(jì)選型標(biāo)準(zhǔn)化程度低、改擴(kuò)建變換標(biāo)準(zhǔn)等多種原因,造成設(shè)備材料選型差異大,導(dǎo)致備品備件通用性差,增加了儲(chǔ)備規(guī)模和資金占用,也是造成物資積壓的重要原因。存貨的積壓減少了流動(dòng)資金,降低了盈利能力。

3.存貨管理方法簡單,監(jiān)督檢查制度形同虛設(shè)。

從存貨管理的具體方法來看,主要存在著以下兩個(gè)問題:其一,違規(guī)采購導(dǎo)致虛庫存和賬實(shí)不符的現(xiàn)象。一是使用單位領(lǐng)用的物資已耗用但是未及時(shí)核算,造成庫存虛高、帳實(shí)不符,存在內(nèi)控、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。二是自行采購油田統(tǒng)購物資,擾亂油田市場(chǎng);三是向無資質(zhì)的供應(yīng)商采購;四是施工方自行采購,提前施工無計(jì)劃備料等。其二,實(shí)際工作中,有些業(yè)務(wù)人員由于缺乏對(duì)ERP操作流程的了解,不能熟練的操作,導(dǎo)致工作中出現(xiàn)了許多錯(cuò)誤。

三、打破勝利油田存貨管理瓶頸的對(duì)策

結(jié)合油田生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)和物資工作的目標(biāo),針對(duì)存貨管理現(xiàn)狀,應(yīng)不斷理順體制機(jī)制,推進(jìn)庫存管理創(chuàng)新,提高資源控制能力,著力構(gòu)建安全高效的物資保障體系。從完善管理制度、加強(qiáng)內(nèi)部控制、強(qiáng)化信息系統(tǒng)利用等方面提高企業(yè)的存貨管理水平,以保障勝利油田生產(chǎn)發(fā)展的順利進(jìn)行,這也是堅(jiān)決執(zhí)行集團(tuán)公司“經(jīng)營一元錢,節(jié)約一分錢”的具體體現(xiàn)。

1.提高需求計(jì)劃準(zhǔn)確率,加大需求計(jì)劃考核,建立需求計(jì)劃會(huì)審制度,提升需求計(jì)劃管理水平。一是加強(qiáng)與計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工單位的對(duì)接,及時(shí)掌握計(jì)劃投資情況,提前介入油田生產(chǎn)施工設(shè)計(jì)方案,指導(dǎo)各單位合理編制需求計(jì)劃。二是加大需求計(jì)劃考核,建立月度分析機(jī)制,這樣需求計(jì)劃準(zhǔn)確率和及時(shí)率會(huì)明顯提高。三是建立物資需求計(jì)劃會(huì)審制度,利用信息化手段,分層分級(jí)強(qiáng)化需求計(jì)劃節(jié)點(diǎn)控制。四是加強(qiáng)物資需求與領(lǐng)用對(duì)比分析,實(shí)施物資消耗跟蹤和使用效果評(píng)價(jià),摸清消耗規(guī)律,提升需求計(jì)劃管理水平。

2.加大物資儲(chǔ)備管理力度,完善物資儲(chǔ)備管理機(jī)制,探索新的儲(chǔ)備方式,建立高效的物資儲(chǔ)備運(yùn)行機(jī)制。一是完善物資儲(chǔ)備指標(biāo)體系,通過月度分析、季度通報(bào)等方式,加大監(jiān)督控制力度。積極探索就廠代儲(chǔ)、就近代儲(chǔ)、直達(dá)現(xiàn)場(chǎng)和二級(jí)代儲(chǔ)等新的儲(chǔ)備方式,這樣,庫存容積減少、倉儲(chǔ)困難的問題能得到有效緩解。二是制定管理體系和流程標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)代儲(chǔ)庫檢查考核,這樣既節(jié)省了倉儲(chǔ)和管理費(fèi)用,還能使存貨風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移,是解決倉儲(chǔ)問題的優(yōu)選方式。三是完善物資儲(chǔ)備管理機(jī)制,充分利用ERP、物流管理系統(tǒng)等信息化技術(shù)對(duì)實(shí)物庫存進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,實(shí)現(xiàn)油田儲(chǔ)備資源共享和統(tǒng)一調(diào)度調(diào)劑,逐步建立多渠道、多形式,管理規(guī)范、運(yùn)作高效的物資儲(chǔ)備運(yùn)行機(jī)制。

3.針對(duì)違規(guī)采購造成賬實(shí)不符的現(xiàn)象,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制,不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,建立不相容崗位的分離,強(qiáng)化物資收發(fā)存的過程控制。一是建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制和授權(quán)批準(zhǔn)控制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。在計(jì)劃、采購崗位分設(shè)的基礎(chǔ)上,將過程控制和結(jié)算崗分設(shè),實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商選擇權(quán)、價(jià)格確定權(quán)與付款申請(qǐng)權(quán)分離。二是加強(qiáng)存貨采購、驗(yàn)收與入庫的控制。嚴(yán)格驗(yàn)收制度,重點(diǎn)是對(duì)取得存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收。根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)采購資金籌措等制定倉儲(chǔ)計(jì)劃,合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量。三是倉儲(chǔ)與保管控制。根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)采購資金籌措等制定倉儲(chǔ)計(jì)劃,合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量;建立健全存貨的防火、防潮、防盜和防霉變措施。四是領(lǐng)用發(fā)出與處置控制。建立領(lǐng)用審批制度;發(fā)料應(yīng)符合內(nèi)部的有關(guān)規(guī)定;處置時(shí)應(yīng)明確范圍、標(biāo)準(zhǔn)、審批權(quán)限和責(zé)任;存貨取得、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用發(fā)出、處置各環(huán)節(jié)憑證資料需妥善保管。五是監(jiān)督與檢查。定期檢查存貨業(yè)務(wù)的相關(guān)崗位和人員的設(shè)置情況;定期檢查存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況;定期檢查存貨收發(fā)、保管制度的執(zhí)行情況;定期檢查存貨處置制度的執(zhí)行情況。六是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制,不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,明確各業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的工作標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限,加大業(yè)務(wù)運(yùn)行監(jiān)督考核力度,提高工作效率,使專業(yè)化分工和流程化操作機(jī)制建設(shè)更加深入。七是定期清查、盤點(diǎn)各類物資。物資管理部門要定期組織各類物資的盤點(diǎn)、清查工作,包括盤盈、盤虧、毀損、報(bào)廢的物資,真正的做到落實(shí)責(zé)任、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行獎(jiǎng)懲考核。

4.針對(duì)積壓的庫存物資建立動(dòng)態(tài)電子臺(tái)賬,推進(jìn)責(zé)任主體界定,真正實(shí)現(xiàn)物盡其用。一是建立積壓物資動(dòng)態(tài)電子臺(tái)賬,準(zhǔn)確記錄積壓物資數(shù)量、金額、產(chǎn)生原因、調(diào)劑等情況,定期開展改代利用,將積壓物資處置納入常態(tài)化管理。二是推進(jìn)積壓物資責(zé)任主體界定和落實(shí)工作,將積壓物資減少比例作為考核指標(biāo)納入績效考核中,并列入單位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核,每月對(duì)新產(chǎn)生的積壓物資督促各部門進(jìn)行處置,并上掛到電子商務(wù)網(wǎng)站上進(jìn)行調(diào)度調(diào)劑,通過各種管理辦法控制積壓物資的產(chǎn)生。三是要學(xué)習(xí)江蘇油田建立庫存物資分析預(yù)警機(jī)制,完善積壓物資責(zé)任追究實(shí)施細(xì)則。各業(yè)務(wù)科室要充分調(diào)研,考慮二級(jí)單位采購均衡性,及時(shí)督促刷卡結(jié)算。四是可以和二級(jí)單位庫與庫之間互通有無,調(diào)劑庫存,最大限度提高庫存物資的利用率,這樣能真正降低庫存物資的積壓,實(shí)現(xiàn)物盡其用、降低生產(chǎn)成本。

5.提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì),熟悉掌握ERP系統(tǒng)操作流程,積極組織全方位開展系統(tǒng)培訓(xùn)工作。ERP系統(tǒng)對(duì)存貨的收發(fā)存做出了精確、快速的響應(yīng),實(shí)現(xiàn)了對(duì)存貨實(shí)時(shí)有效的動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理,通過對(duì)存貨運(yùn)動(dòng)全過程的有效跟蹤反映,及時(shí)調(diào)整庫存管理方法,適時(shí)加強(qiáng)進(jìn)貨和出貨管理,從而加快存貨周轉(zhuǎn)的速度,降低庫存資金占用水平。要想有效利用ERP系統(tǒng)就要靠提高職工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,提高職工對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程和ERP操作系統(tǒng)流程的整體掌握,包括這個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)流程節(jié)點(diǎn),都要有所認(rèn)知,而不是只熟悉自己負(fù)責(zé)的那部分業(yè)務(wù)的操作和應(yīng)用。只有掌握了整個(gè)流程,才能在工作中找到存貨管理存在的不足,進(jìn)而找到解決的方法,從而進(jìn)一步完善ERP系統(tǒng)在實(shí)際工作中的應(yīng)用。

On The Inventory Management Problems and Its Solution in Shengli Oilfiled

ZHANG Xiaojun
(Material Supply Department,Shengli Oilfiled,Dongying 257000,China)

Being an important asset of an enterprise,inventory can't be ignored in enterprise management.As a large state -owned enterprise,Shengli Oilfield has many kinds of inventories,which occupy much fund.Therefore,it is especially important to improve the benefits of Shengli Oilfield by carrying out the correct inventory management,reducing the average level of fund occupation,speeding up the inventory flow and the turnover rate of total assets.Based on the actual work,the list of the problems on the inventory management and the proposal for solution has been put forward in this article,which is of some certain reference value for the inventory management in Shengli Oilfield.

inventory management;occupation of fund;demand planning;warehouse cost;management bottleneck

F275

A

1009-4326(2015)02-0099-03

(責(zé)任編輯 潘 京)

10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2015.02.023

2015-03-11

張曉君(1980-),女,山東安丘人,勝利油田物資供應(yīng)處會(huì)計(jì)師。研究方向:企業(yè)物資管理。