王素紅

(南陽師范學院 發(fā)展規(guī)劃處，河南 南陽473061)

0 引 言

作為實驗室質量管理體系的重要組成部分，檔案管理要求實驗室要通過公正、科學的檢測保證實驗室認可工作的順利進行。為了實現(xiàn)這一目標，實驗室通常要以有效的質量體系保障檔案管理應對與滿足實驗室認可的要求。此外，還應該將現(xiàn)代技術手段應用其中，并通過制度化的管理模式，提升與促進實驗室檔案管理的水平［1］。近年來，我國人事制度改革不斷深入，各行各業(yè)中有關人才的競爭變得日趨激烈，實驗室認可中對于專業(yè)技術人員的資質評審也越來越重視［2］。在這種情況下，建立和完善人員技術檔案管理工作就顯得尤為重要，這對滿足實驗室的業(yè)務發(fā)展、教學與科研工作，將起到十分重要的作用。作為規(guī)范質量管理的一種認證方式，實驗室認可是國家權威機構對檢驗或校準實驗室能力的評估和認定，而為了實現(xiàn)這一點，就需要將其質量體系文件化和檔案化，真實、有效地反映和記錄實驗室的管理和運行，為實驗室認可提供必要的依據。因此，確保檔案管理工作的持續(xù)、有效進行，對實驗室認可工作極為重要。以實驗室認可為視角，選取人員技術檔案為分析對象，對其檔案管理的實踐進行討論。

1 實驗室檔案管理工作的必要性解析

為了對實驗室的運行效率和資源利用效果進行有效評估，按照我國合格評定國家認可委員會的相關規(guī)定，需要對實驗室進行定期的評審和監(jiān)督，確定其資源利用的有效性、科學性和合理性。這樣，實驗室的檔案管理就顯得十分重要，管理的效率和效果會對實驗室現(xiàn)場評審工作產生重要影響，實驗室認可視角下實驗室檔案管理工作則十分必要［3-6］。比如，要對原有的檔案資料進行清理，根據實驗室認可的需要，確定哪些需要保留、哪些需要報廢和更新，以保證檔案的完整性與系統(tǒng)性;此外，還需要按照相關地要求，對各類檢測活動的相關資料和規(guī)范性文件以及記錄等進行全面系統(tǒng)的規(guī)整，保證其工作的質量處于較好水平，保證認可和驗收工作能夠順利通過。這樣，就需要發(fā)揮實驗室工作人員和相關領導干部的作用，無論是在平時，還是在評審和監(jiān)督的程序之中，都應該一絲不茍地對檔案管理質量進行嚴格把關:①對于儀器設備和人員、技術檔案，屬于永久性保存的檔案材料，不準對其進行更新與消納處理;②任何檔案資料的保管工作都要以實驗室認可為標準，在防毒和防蛀方面要多下功夫，對于特殊的檔案材料要對其實現(xiàn)電子化和信息化，最大限度節(jié)約資源和保護檔案不受自然環(huán)境的破壞;③對實驗室的原始記錄與相應的檢測報告，要根據評審和監(jiān)督的要求對其進行保密化處理，這樣做能夠保證實驗室檔案管理工作順利進行，同時也能夠確定實驗室認可的基礎;④對于那些保存了一定時期(一般為1 年以上)的各類質量活動記錄都要以檔案的形式呈現(xiàn)，并在填寫完成之后，及時交付給資料員進行登記、編號和分類保管;⑤實驗室的相關檢驗部門要協(xié)助資料管理員對各類外來的文件進行搜集和整理，并經技術主管批注后交付資料管理員進行統(tǒng)一保管，對于那些提供給員工使用的外來文件和需要借閱的外來文件，都應完善相應手續(xù)。

2 人員技術檔案的建立與管理優(yōu)化

在實驗室認可的視角下，人員技術檔案正在得到越來越廣泛和重視，其中的原因是任何實驗室的有效運行都需要一支素質優(yōu)良的人員隊伍，他們的素質和技能水平直接決定了實驗室的層次和質量［7］。為此，為了保證實驗室認可的順利進行，需要建立實驗室的人員技術檔案并在管理的過程中對其進行全面優(yōu)化。

2.1 實驗室人員技術檔案的建立

(1)實驗室人員技術檔案的收集和體系的建立工作是長期的、復雜的，但是也并非是無章可循的。在對人員技術檔案進行收集整理的過程中，應圍繞實驗室的一些中心工作集中開展［8-12］。在每一年的特定時期，針對實驗室人員的技術職稱評定，實驗室的檔案管理工作可以借助這一時機，對人員技術檔案進行專門的收集和整理。并且，此時收集到的檔案資料往往是真實的、全面的，因為專業(yè)技術人員在職稱評定時呈報的材料往往能夠全面、真實的反映其在專業(yè)技術工作中的能力水平;當然，也可以利用技術職務聘任的關鍵時期，對相關人員的技術資料進行同步的收集，也可以利用年終個人總結、述職報告等時機完成這一工作。此外，實驗室人員技術檔案本是一個動態(tài)的信息資源，只有在不斷補充與完善之中，才能全面、系統(tǒng)體現(xiàn)實驗室的人員素質和能力水平與結構。

(2)對實驗室人員信息進行日常的收集和整理。從新員工入職起，就應該對其個人的基本信息進行收集，包括基本信息、教育背景、工作經歷、曾經取得的成績或者接受過的懲罰等，并對其學歷、學位證書等相關的材料進行收集和復印，以此取得人員的基本資料;當然，要想全面的建立實驗室人員技術檔案，還應該形成一定的制度，通過制度化的措施，把檔案資料的收集和整理工作全面貫穿到日常的管理工作中去，對于任何人員任何時候取得的任何與專業(yè)技術檔案相關的材料都要及時的上交，經由歸口管理部門最終交付給人員技術檔案的管理部門［13］。

2.2 實驗室人員技術檔案的管理優(yōu)化

由于實驗室工作涉及到的領域較多，不但要服務于教學和科研，還要為社會提供必要的服務［14］。因此，人員技術檔案往往要涉及到大量的內容?？墒牵壳皩嶒炇业娜藛T技術檔案管理主要通過紙質材料的方式進行，并且大多以手工記錄為操作方式，這種管理模式實際上已經與時代的發(fā)展不相適應。隨著信息時代到來，需要對實驗室人員技術檔案的管理過程和管理模式進行優(yōu)化，通過現(xiàn)代信息技術的引入，構建人員技術檔案的管理信息系統(tǒng)，最大限度提高檔案管理的效率。同時，在現(xiàn)代信息技術模式下，人員技術檔案信息還能夠完成較長時段的溯源，在對其進行查詢和統(tǒng)計時能夠更加快速和便捷，使人員技術檔案的管理工作在更系統(tǒng)化的狀態(tài)下動態(tài)運行。

3 實驗室人員技術檔案管理中的問題與對策

在對當前一些實驗室人員技術檔案管理過程進行分析之后發(fā)現(xiàn)，由于歷史和現(xiàn)實的原因，檔案管理中存在著一定的需要亟待解決的問題，這些問題直接妨礙實驗室認可工作的順利進行［15］。為此，需要找到這些問題及其存在的原因，尋找相應的對策，優(yōu)化實驗室人員技術檔案管理的實踐。

3.1 實驗室人員技術檔案管理中存在的問題

在實驗室認可的情況下，實驗室人員技術檔案管理存在以下問題:①一些實驗室對于人員配備問題并不重視，相關的專、兼職人員十分匱乏，即便是有一定數(shù)量的人員充實到實驗室工作，但是其中不乏缺少檔案專業(yè)知識的人員，他們對于檔案管理學、文書學、檔案文獻編纂學等并不通曉，也難以完成對檔案資料的規(guī)范收集與整理，實驗室的運行效率可想而知;②對實驗室人員技術檔案管理重要性認識缺位，認為實驗室人員的工作性質極為單一，只是輔助完成相關的教學與科研任務，實驗室的成果只與實驗室的先進儀器設備相關，對實驗室人員技術檔案的歸檔工作十分漠視，大量寶貴的實驗室人員技術資料被忽視和遺棄;③對于實驗室人員技術檔案的管理工作缺乏體制或者制度上的規(guī)范與約束，即便是在實驗室認可的情況下，也未能制定出規(guī)范的實驗室人員技術檔案管理制度，在真正使用這些檔案時顯得捉襟見肘。

3.2 優(yōu)化實驗室人員技術檔案管理的措施

為了全面優(yōu)化實驗室人員技術檔案的管理工作，需要在以下幾個方面同時做出努力:

(1)注重現(xiàn)代信息技術的作用。將信息技術、網絡技術和即時通訊技術等引入到實驗室的人員技術檔案管理，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。人員技術檔案管理的現(xiàn)代化要以科學管理為前提，要充分的信任現(xiàn)代科學技術，要吸收其理論，改善其方法和手段，通過不斷的研究與實踐將人員技術檔案的管理工作推向更加高效的層面，使檔案管理工作以更加科學化、規(guī)范化的模式呈現(xiàn)出來，提高資源的利用效率和資源共享范圍。

(2)實現(xiàn)實驗室儀器設備和人員的有效結合。隨著實驗室技術的快速發(fā)展和現(xiàn)代科學技術的不斷進步，無論是教育教學工作還是科學研究工作，都在以動態(tài)的方式進行著。為了通過實驗室的評審和監(jiān)督，就需要對實驗室的工作形成新的正確的認識，將現(xiàn)代化的儀器設備與高素質人員結合在一起，通過資源互補的方式不斷更新、充實與完善實驗內容和提高實驗技術水平與管理水平［16］。為了實現(xiàn)這一點，實驗室的人員技術檔案管理工作需要熱愛實驗室人員技術檔案管理，并且具有較強責任心的人員擔任，堅持以人為本，經由多種渠道完成對檔案管理人員的指導與培訓。并且要適時在人才引進和職稱晉升等方面保證實驗室人員技術檔案管理工作的長效進行。

(3)領導重視。分管實驗室的領導干部要十分重視實驗室人員技術檔案的管理工作，將其置于實驗室認可的關鍵環(huán)節(jié)或者是基礎性的環(huán)節(jié)，將實驗室的硬件建設與人員隊伍建設結合起來，通過相應文件與考核措施的建立，將實驗室人員技術檔案的管理工作落到實處。同時，還應注重實驗室的人員隊伍建設，才能在根本上提升實驗室人員技術檔案的質量。為了實現(xiàn)這一點，需要以戰(zhàn)略高度，制定出針對實驗室人員的知識培訓和職業(yè)規(guī)劃工作，在提高實驗室人員檔案管理知識和技能的同時，促進實驗室認可工作的有序和高效進行。并通過和其它高校的交流找到自身的差距和不足，進一步提高和改進。

4 結 語

實驗室認可工作指的是經由權威機構完成對實驗室能力的承認。而為了保證實驗室認可活動，需要實驗室的服務在公正、科學與權威的狀態(tài)下進行。而在這一過程中，實驗室人員技術檔案的管理與優(yōu)化工作就顯得十分必要。為此，要全面、系統(tǒng)地完成對實驗室人員技術檔案的收集、管理工作，保證實驗室人員技術檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，保證實驗室認可工作能夠取得良好的評審效果，也能夠保證實驗室在持續(xù)、動態(tài)的模式下實現(xiàn)有效運轉。

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