胥 麗 卿

(大唐太原第二熱電廠，山西 太原 030041)

談如何提升企業(yè)科技檔案的管理水平

胥 麗 卿

(大唐太原第二熱電廠，山西 太原 030041)

結(jié)合工程案例，介紹了建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的作用，對(duì)工程檔案管理的有效策略進(jìn)行了研究，并分析了建設(shè)單位檔案管理存在的問題及成因，給出了一些工程檔案管理方面的主要計(jì)劃和措施。

工程檔案，資料，管理，計(jì)劃

0 引言

工程檔案指企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。它產(chǎn)生于生產(chǎn)、科研、基建以及管理活動(dòng)之中，是第一手材料，指導(dǎo)科技生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù)，是提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要工具。

1 基本情況

大唐太原第二熱電廠始建于1956年，經(jīng)過六期擴(kuò)建及小機(jī)組的關(guān)停，現(xiàn)總裝機(jī)容量達(dá)到120萬kW。多年來，在企業(yè)不斷發(fā)展的同時(shí)，我廠的檔案管理工作也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步,1988年我們單位就獲得省級(jí)先進(jìn)檔案管理工作稱號(hào)。1989年檔案管理晉升為國(guó)家二級(jí)，2009年被集團(tuán)公司認(rèn)定為檔案工作目標(biāo)管理一級(jí)單位。電廠檔案室隸屬?gòu)S部辦公室，是集科技、文書、聲像、實(shí)物等統(tǒng)一管理的綜合檔案室?？萍紮n案工作主要包括電力生產(chǎn)、基礎(chǔ)土建、科技進(jìn)步、設(shè)備資料、技術(shù)資料、工程文件圖紙等管理，涵蓋全廠生產(chǎn)各專業(yè)及工程項(xiàng)目全過程，其中四期、五期、六期擴(kuò)建工程的檔案管理工作，與工程建設(shè)同步開始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收，較為全面及有代表性。

2 建設(shè)項(xiàng)目工程檔案作用

從企業(yè)角度看，使用統(tǒng)一管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理自動(dòng)化，統(tǒng)一化。系統(tǒng)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)搜索到自己需要的檔案信息，從而減少了企業(yè)檔案管理成本，節(jié)約工作時(shí)間。

從檔案運(yùn)用角度看，系統(tǒng)人員可以在自己的辦公電腦快捷、精確的查看自己要查看的檔案內(nèi)容。

3 工程檔案收效經(jīng)驗(yàn)

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)健全

領(lǐng)導(dǎo)十分重視六期工程檔案管理，把工程檔案工作作為工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，多次召開六期工程檔案規(guī)范、收集、整理專題會(huì)議，建立了切實(shí)可行的規(guī)章制度和工作程序；成立了工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組,工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目檔案的主管領(lǐng)導(dǎo),各相關(guān)部室負(fù)責(zé)人擔(dān)任成員；建立了檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了與工程檔案管理相適應(yīng)的管理人員,各部門負(fù)責(zé)人及專兼職檔案人員組成了自上而下檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，檔案專、兼職人員全部經(jīng)過上崗培訓(xùn),并取得了上崗證。

3.2 措施得力，獎(jiǎng)懲分明

對(duì)工程檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，并采取了一系列行之有效的措施，以確保項(xiàng)目檔案的齊全和完整。例如貫徹“三同步”原則：即下達(dá)工程計(jì)劃時(shí)，提出工程文件材料的歸檔要求；檢查工程進(jìn)度時(shí)，檢查工程文件的形成情況；驗(yàn)收工程項(xiàng)目的同時(shí)，驗(yàn)收工程檔案。

嚴(yán)格執(zhí)行合同檔案保證金制度，在招標(biāo)文件和合同文件中明確檔案管理職責(zé)，為了確保檔案的完整性，準(zhǔn)確性，參建單位需繳納合同檔案保證金為合同總額的1%，由參建單位的計(jì)劃部，財(cái)務(wù)部還有施工方和廠辦統(tǒng)一簽字通過，如參建單位未按規(guī)定移交檔案的單位，保證金不予以返回。

為鼓勵(lì)各參建單位高質(zhì)量地完成工程竣工文件的移交歸檔工作，在制度中規(guī)定從投產(chǎn)受益中提取一定的費(fèi)用，對(duì)工程檔案先進(jìn)單位和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。如在優(yōu)質(zhì)完成鍋爐酸洗工作和設(shè)備安裝完畢完成整套試運(yùn)行后，我廠對(duì)檔案移交齊全完整的施工、調(diào)試單位予以了獎(jiǎng)勵(lì)；在工程檔案移交整理完成后，對(duì)全部參與人員給予了獎(jiǎng)勵(lì)。

3.3 職責(zé)明確，效果顯著

我廠對(duì)工程檔案管理實(shí)行責(zé)任法人制，對(duì)施工單位檔案管理工作落實(shí)到參建單位的檔案管理責(zé)任人和部門負(fù)責(zé)人，對(duì)各部門和各有關(guān)人員實(shí)行檔案工作責(zé)任制，并由廠部辦公室牽頭，各參建單位組成了項(xiàng)目檔案管理組,建立了覆蓋工程全過程的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。規(guī)定檔案人員必須要參加工程項(xiàng)目的相關(guān)會(huì)議、招投標(biāo)、竣工驗(yàn)收等活動(dòng)，并明確了各參建單位的歸檔內(nèi)容，統(tǒng)一了檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保項(xiàng)目檔案收集齊全、完整。

我廠嚴(yán)格依照《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》規(guī)定，要求各參建方在機(jī)組結(jié)束168 h試運(yùn)工作后的45 d內(nèi)，將工程施工、安裝、調(diào)試全過程中形成的工程檔案向我廠檔案室進(jìn)行移交歸檔。同時(shí)要求參與本期工程建設(shè)的項(xiàng)目部遵循“誰施工、誰組卷、誰移交”的原則，將施工全過程中形成的監(jiān)理、施工、調(diào)試技術(shù)資料進(jìn)行了收集、整理、移交，并及時(shí)啟動(dòng)了“早謀劃、早督促、早驗(yàn)收、早接收”的歸檔措施，堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、各負(fù)其責(zé)，誰經(jīng)辦、誰立卷，整理好移交”的檔案管理原則，使工程整體資料提前7 d移交歸檔。

目前檔案室六期工程檔案共形成紙質(zhì)檔案5 659卷，焊接底片106卷，光盤檔案15張。照片檔案11卷(1 058張)。為了便于檢索和利用，編寫了全引目錄63冊(cè)，案卷目錄8卷，項(xiàng)目檔案收集齊全，整理規(guī)范，竣工圖圖面整潔、字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，竣工圖章簽字手續(xù)完備，充分反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，在項(xiàng)目建設(shè)和管理中發(fā)揮了重要作用，也為日后項(xiàng)目運(yùn)行、管理與維護(hù)工作奠定了較好基礎(chǔ)。

3.4 全程監(jiān)督，及時(shí)指導(dǎo)

為促進(jìn)我廠工程項(xiàng)目檔案工作的有序開展，我廠檔案人員對(duì)各參建方工程檔案管理工作進(jìn)行了全過程監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。在傳統(tǒng)的接收、整理、保管和利用檔案的基礎(chǔ)上，樹立高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)工程建設(shè)的理念，積極主動(dòng)深入施工現(xiàn)場(chǎng)第一線，介入各參建方質(zhì)量保證體系工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，努力提高工程檔案全員、全過程管理。按照“消化吸收、完善提高、推廣先進(jìn)”的做法，依據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》和《電力企業(yè)檔案分類規(guī)則》中有關(guān)基本建設(shè)檔案和設(shè)備檔案分類號(hào)的規(guī)定及要求，分專業(yè)、分施工階段、分標(biāo)段來進(jìn)行整理，并以此為據(jù)，通過發(fā)放材料、組織培訓(xùn)、研討、交流等多種形式對(duì)各部門及各建設(shè)項(xiàng)目施工單位的檔案人員和檔案工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，提高了全員檔案工作能力。尤其在脫硫、脫硝等技改工程施工期間，我廠檔案人員深入到施工、監(jiān)理單位，分別對(duì)技術(shù)資料的內(nèi)容和接受監(jiān)督的要求，會(huì)同有關(guān)人員，組織檔案工作“自檢”“預(yù)檢”和“正式檢查”，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見并限期整改，確保了工程文件材料在形成過程中的齊全、完整，為保證脫硫、脫硝技改項(xiàng)目順利投運(yùn)和通過驗(yàn)收打下良好的基礎(chǔ)。

4 建設(shè)單位檔案管理存在的問題及成因

通過六期項(xiàng)目工程檔案管理工作，我們深深體會(huì)到由于建設(shè)項(xiàng)目檔案從形成、整理到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝調(diào)試等多家參建單位共同完成，所以建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、管理質(zhì)量問題一直是項(xiàng)目檔案管理工作的弱點(diǎn)、難點(diǎn)。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

4.1 檔案資料收集齊全難

1)重建設(shè)、輕檔案的思想在項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)人員中普遍存在，項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)人往往把時(shí)間和精力放在項(xiàng)目施工的工期和費(fèi)用方面，為了能夠按照業(yè)主的要求按時(shí)完工，將大部分精力放在項(xiàng)目的工程質(zhì)量方面，而忽略了在參建過程中對(duì)項(xiàng)目檔案的收集和整理工程，造成檔案的流失。

2)項(xiàng)目檔案的收集工作和竣工進(jìn)度不一致。由于一個(gè)項(xiàng)目從籌劃到竣工階段的參建單位多，涉及的部門檔案管理工作也非常繁瑣，再加上有的部分參加在提供設(shè)備和設(shè)備檔案資料的不同步，往往設(shè)備已經(jīng)到貨，檔案資料遲遲不到位，還有由于檔案資料的缺陷，需要重新整改，造成檔案管理和工程實(shí)際進(jìn)度不一致，最終導(dǎo)致檔案的流失和殘缺。

3)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔周期長(zhǎng)。建設(shè)項(xiàng)目檔案具有自己的特性，時(shí)間跨度大，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)，一個(gè)工程的建設(shè)從立項(xiàng)到施工、竣工往往都是跨年度的。每項(xiàng)工程的建設(shè)需要有施工單位、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)提供施工和監(jiān)理過程中形成的檔案資料，建設(shè)單位收集資料必須經(jīng)常與施工、監(jiān)理單位多方面協(xié)調(diào)、督促。工程實(shí)施過程中各部門工作交叉多，工程經(jīng)常要穿插進(jìn)行，大、小工程項(xiàng)目完工時(shí)間也有早有晚，一個(gè)完整工程的檔案資料從竣工到歸檔，最少需要半年時(shí)間，有的需要二、三年甚至更長(zhǎng)，而在這么長(zhǎng)的周期內(nèi)要保證大量檔案資料萬無一失地全部收集起來，確實(shí)存在一定的困難。

4.2 檔案規(guī)范管理問題較多

1)一些單位平時(shí)不重視文件的形成、積累、收集和整理，如企業(yè)在施工過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)院圖紙有些不合理，在經(jīng)過調(diào)整后不能及時(shí)地存入檔案，導(dǎo)致施工圖和竣工圖檔案不符?？⒐D的編制不規(guī)范、簽字手續(xù)不完備等等，有些往往是在預(yù)驗(yàn)收或正式驗(yàn)收之前突擊整理時(shí)才發(fā)現(xiàn)，最后采取補(bǔ)辦，追討的辦法，這樣就很容易造成項(xiàng)目檔案不完整、不準(zhǔn)確。

2)有些建設(shè)單位的檔案部門整天分心于檔案分類、編目工程，對(duì)項(xiàng)目檔案缺乏必要的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，往往不能夠?qū)γ糠輽n案認(rèn)真審核，而是突擊檢查，造成在企業(yè)竣工階段檔案的不完善，使項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量不高。

5 七期項(xiàng)目工程檔案管理方面的主要計(jì)劃和措施

2012年6月，我廠七期項(xiàng)目工程獲得國(guó)家發(fā)改委核準(zhǔn)，在開展前期工作中獲得的國(guó)家各部委批文、協(xié)議已全部歸檔。下一步，為提高七期項(xiàng)目工程檔案管理水平，我們計(jì)劃從以下六個(gè)方面加強(qiáng)管理。

5.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任

1)加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任制。明確檔案職能部門職責(zé)，要選擇既懂工程技術(shù)又懂檔案專業(yè)的管理人員專門從事項(xiàng)目檔案管理，組建一支高素質(zhì)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。

2)明確各參建單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并將該責(zé)任制放入工程質(zhì)量管理體系中進(jìn)行監(jiān)督。在此基礎(chǔ)上，隨著工程的進(jìn)展，建立起由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試等參建單位共同組成的項(xiàng)目檔案管理體系，參與到建設(shè)項(xiàng)目的管理、檢查、考核、驗(yàn)收等工作的常規(guī)機(jī)制中，保證檔案人員實(shí)時(shí)掌握檔案信息，從而使建設(shè)項(xiàng)目檔案工作始終處于檔案部門的監(jiān)督之下，發(fā)揮檔案管理組織的作用，保證項(xiàng)目檔案工作順利進(jìn)行。

5.2 健全制度，實(shí)現(xiàn)“三同步”

項(xiàng)目工程檔案管理工作面廣量大，為了確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，建立健全檔案管理制度：

1)建設(shè)單位和施工單位簽訂承包合同時(shí)，在合同中明確檔案的責(zé)任合同制度，包括范圍、份數(shù)和費(fèi)用。2)建立竣工檔案材料的形成、積累、歸檔制度，并列入有關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任制。3)明確規(guī)定編制竣工圖和竣工文件的文字交付驗(yàn)收制度，制作竣工圖的簽認(rèn)手續(xù)必須符合法律程序。4)嚴(yán)格引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的開箱驗(yàn)收制度，做好引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備圖紙、文件的收集整理工作。5)實(shí)行“三同步”制度，即工程建設(shè)立項(xiàng)與檔案工作同步，工程建設(shè)過程與檔案工作同步，工程竣工驗(yàn)收與檔案交付驗(yàn)收同步，把檔案工作貫穿于工程從立項(xiàng)到竣工的全過程。

5.3 全過程跟蹤，全面質(zhì)量控制

1)工程建設(shè)之前的檔案管理控制。利用現(xiàn)代化手段宣傳檔案的法律法規(guī)內(nèi)容，宣傳項(xiàng)目檔案在建設(shè)、管理中的作用以及收集的范圍和職能部門的責(zé)任，同時(shí)要求責(zé)任部門在簽訂合同、協(xié)議時(shí)規(guī)定檔案的收集、整理、保存、移交的具體事宜，明確歸檔范圍及竣工文件編制、交接驗(yàn)收以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面規(guī)定，明確用經(jīng)濟(jì)手段約束雙方履行合同，做好前期檔案管理工作，可以使各相關(guān)單位從一開始就重視檔案工作。

2)工程建設(shè)過程中對(duì)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)。在工程建設(shè)過程中，不定期為在建工程開展上門服務(wù)，依據(jù)前期制定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各相關(guān)單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問題，具體指導(dǎo)有關(guān)人員改進(jìn)工作或共同商討改進(jìn)措施，保證建設(shè)工程進(jìn)度與項(xiàng)目檔案工作同步，使檔案從形成到積累直到最后竣工總結(jié)、移交都可以按計(jì)劃、按要求逐步進(jìn)行到底。

3)工程建設(shè)竣工時(shí)檔案的補(bǔ)充和完善。要加強(qiáng)工程結(jié)束后檔案的驗(yàn)收、總結(jié)、反饋工作的管理，在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)進(jìn)行檔案驗(yàn)收，及時(shí)成立資料移交小組，對(duì)各項(xiàng)合同項(xiàng)目檔案是否完整準(zhǔn)確、整理是否符合規(guī)范，進(jìn)行檢查，并對(duì)所存在的問題提出整改措施并限期整改。通過檔案部門對(duì)竣工工程檔案的有效監(jiān)督，使各參建單位在撤離前完善和充實(shí)竣工工程檔案資料。

5.4 充分發(fā)揮工程技術(shù)人員的作用

由工程建設(shè)主管部門指派專人負(fù)責(zé)歸檔文件的審核工作，協(xié)助檔案人員認(rèn)真審核，主要審核各階段文件材料是否真實(shí)完備，文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整，文件中施工數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，和實(shí)際施工工程數(shù)據(jù)是否一致。做到歸檔文件的準(zhǔn)確性，竣工文件和實(shí)際施工數(shù)據(jù)的一致性。

5.5 明確并提升監(jiān)理單位的作用

項(xiàng)目監(jiān)理單位對(duì)工程檔案質(zhì)量的保證具有積極而重要的作用。特別是對(duì)竣工圖和竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，負(fù)有監(jiān)督、檢查、審核、簽認(rèn)的責(zé)任，同時(shí)負(fù)有收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理工作中形成的文件，進(jìn)行整理后向建設(shè)單位移交責(zé)任。監(jiān)理單位有效的發(fā)揮監(jiān)理責(zé)任，很大程度上規(guī)范了檔案質(zhì)量，所以，我們要發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，也是確保檔案質(zhì)量的有效途徑。

5.6 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

提供機(jī)會(huì)讓檔案人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開拓自己的知識(shí)面，積極主動(dòng)地做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)。

6 結(jié)語

逐步完善并實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息與檔案信息的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)自動(dòng)化，能夠?yàn)榻y(tǒng)一管理全公司檔案提供先進(jìn)的技術(shù)手段，減少檔案工作人員重復(fù)工作量，降低實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的成本，進(jìn)而全方位的提升科技檔案管理水平，獲得更多收益。

On promotion of management over archives on science and technique in enterprises

Xu Liqing

(No.2ThermalPowerPlantofTaiyuan,Taiyuan030041,China)

Combining with the engineering cases, the paper introduces the roles of the engineering archives of construction programs, researches the effective strategies for the engineering archives management, analyzes its problems and reasons, and provides main plans and measures of some engineering archives management.

engineering archive, document, management, plan

2015-06-22

胥麗卿(1975- )，女，助理工程師

1009-6825(2015)25-0252-03

G271

A