施向陽(yáng)

（陜西省涇惠渠管理局 陜西 三原 713800）

涇惠渠灌區(qū)素有關(guān)中“白菜心”之稱，是陜西省糧棉油主產(chǎn)區(qū)，灌區(qū)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)在全省國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占據(jù)了舉足輕重的地位。近年來(lái)，灌區(qū)在水利工程建設(shè)和管理過(guò)程中，采用現(xiàn)代信息化技術(shù)，產(chǎn)生了大量的電子文件，形成了多種多樣的電子檔案。因此，提高電子檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)水利工程電子檔案管理的規(guī)范化便顯得十分重要。

1 水利工程電子檔案管理的特點(diǎn)

水利工程電子檔案，是指伴隨著水利工程的建設(shè)和管理，人們將相關(guān)檔案以電子文件的形式存儲(chǔ)在硬盤(pán)、磁盤(pán)或光盤(pán)等有記憶功能的設(shè)備中。其主要形式有電子文檔、圖表、報(bào)表，以及圖紙等。這些存儲(chǔ)設(shè)備具有容量大，占用空間小、便于修改的特點(diǎn)，而且節(jié)約人力、物力和財(cái)力?；陔娮游募奶匦?，電子檔案管理有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.1 水利工程電子檔案須借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備

水利工程電子檔案管理不再只是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件管理，而需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)、軟件和其他設(shè)施。無(wú)論是電子文件的制作，還是歸檔整理、管理，都必須在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下才能實(shí)現(xiàn)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，管理人員將難以對(duì)電子文件進(jìn)行制作，保存甚或查閱，后續(xù)的管理活動(dòng)更是無(wú)法展開(kāi)。

1.2 水利工程電子檔案須通過(guò)檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)歸檔和高速查閱

水利工程結(jié)束后，電子檔案借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)，通過(guò)檔案管理軟件迅速歸檔，歸檔程序?yàn)椋何募⒍尽⒏袷睫D(zhuǎn)換、加注檔案管理信息、設(shè)定分類號(hào)、檔號(hào)、一級(jí)類目、二級(jí)類目，錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檢索檢查，完成電子文件歸檔。規(guī)范歸檔后，即可通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)高速查閱。

1.3 水利工程電子檔案管理可以實(shí)現(xiàn)局域內(nèi)共享

電子檔案可以借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)局域共享。根據(jù)水利工程電子檔案等級(jí)、秘級(jí)，在管理單位授權(quán)的情況下，相關(guān)單位在授權(quán)范圍內(nèi)，可通過(guò)查詢系統(tǒng)，迅速檢索查閱，從而實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的局域內(nèi)共享。

1.4 水利工程電子檔案安全性要求高

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)致使水利工程電子檔案在整編、歸檔過(guò)程中，易被篡改且不留痕跡；在遠(yuǎn)程查閱中，容易泄密和病毒侵入，導(dǎo)致電子檔案不能真實(shí)的反映工程建設(shè)管理情況、甚至造成檔案的泄密和丟失，更甚者則會(huì)造成整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的癱瘓。這些電子化、網(wǎng)絡(luò)化導(dǎo)致的弊端，給水利工程電子檔案管理的安全性提出了更高的要求。

電子文件檔案除上述特點(diǎn)外，還有電子文件信息與載體的相對(duì)分離性、載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性等。

2 灌區(qū)水利工程電子檔案管理面臨的主要問(wèn)題

2.1 電子文件檔案的原始性、真實(shí)性難以甄別

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。電子文件與紙質(zhì)文件有所不同，紙質(zhì)文件的原始文件原始性、真實(shí)性、完整性較容易被確認(rèn)。但電子文件具有可變性和信息載體的可分離性，計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的電子檔案缺少筆跡特征、無(wú)書(shū)寫(xiě)墨跡和新舊區(qū)別，一旦有內(nèi)容被刪除或篡改，都難以甄別其完整性和真實(shí)性。

2.2 電子文件檔案信息安全問(wèn)題

隨著灌區(qū)檔案管理工作電子化的全面推進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)的共享，檔案資料的安全問(wèn)題更為突出，歸檔時(shí)的完整性、真實(shí)性很難甄別；非法訪問(wèn)導(dǎo)致文件泄密、篡改、損壞，檔案管理人員技術(shù)水平不高導(dǎo)致的文件丟失等，使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。

2.3 電子文件檔案的不穩(wěn)定性

電子文件檔案的穩(wěn)定性，一方面有賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定性。伴隨著科技的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的軟、硬件系統(tǒng)，尤其是軟件系統(tǒng)，更新?lián)Q代速度不斷加快，導(dǎo)致由于存儲(chǔ)格式升級(jí)而引起的電子文件需要及時(shí)轉(zhuǎn)化的問(wèn)題層出不窮。另一方面依賴于存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性。存儲(chǔ)電子文件的載體在不斷地升級(jí)更新，部分載體存在壽命短，無(wú)法長(zhǎng)久保存的問(wèn)題。再者，電子文件檔案比較容易受損。在存儲(chǔ)設(shè)備受到碰撞、被電磁干擾等情況下，其內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)都可能無(wú)法使用。

2.4 電子文件檔案管理復(fù)合型人才缺乏

水利工程檔案管理的電子化，對(duì)檔案管理人員，提出了更高要求，要求管理人員既要精通檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。在灌區(qū)原有檔案管理人員，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)水平相對(duì)不高，缺乏復(fù)合型檔案管理人才。

3 提高水利工程電子檔案管理水平的措施

3.1 檔案管理介入電子檔案系統(tǒng)的初始設(shè)計(jì)階段

由于紙質(zhì)文件管理過(guò)程中存在不同的控制手段，因而在電子檔案系統(tǒng)最初的設(shè)計(jì)過(guò)程中，設(shè)計(jì)人員就應(yīng)充分考慮各個(gè)管理階段的不同要求，設(shè)計(jì)出格式標(biāo)準(zhǔn)的電子文件以及功能合理的電子檔案管理系統(tǒng)。

3.2 初期對(duì)電子檔案進(jìn)行必要的技術(shù)處理

檔案管理人員必須身體力行，投入到新型文件的歸檔工作中，對(duì)電子文件的接受、處理和存儲(chǔ)工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)。管理人員需要履行起保護(hù)電子文件原始信息的職責(zé)，在了解文件流通、重組的詳細(xì)過(guò)程后，及時(shí)將已歸檔的文件設(shè)置為“只讀性”文件，以保護(hù)文件的原始信息，避免在后續(xù)工作中被修改，提高文件的可靠性。

3.3 加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保存

電子檔案以文件形式存儲(chǔ)在以化學(xué)磁性材料為載體的設(shè)備中，其被記錄在介質(zhì)層上的數(shù)據(jù)信息密封于免于磁場(chǎng)、灰層、水分以及有害氣體影響的保護(hù)層內(nèi)，因而從理論上講，電子檔案能夠長(zhǎng)期保存。但是，在已有的科學(xué)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，電子檔案在存儲(chǔ)設(shè)備中能否實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存依然存在疑問(wèn)，相應(yīng)的證據(jù)仍需檔案管理人員進(jìn)一步的研究和探討。因此，在現(xiàn)階段，檔案管理人員必須對(duì)需要長(zhǎng)久保存的電子檔案進(jìn)行定期復(fù)制，以避免數(shù)據(jù)、信息丟失的情況發(fā)生。

3.4 統(tǒng)一電子檔案歸檔的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

在信息化迅猛發(fā)展的今天，工程電子文件的產(chǎn)生速度也在不斷加快，量的提高要求質(zhì)的保證。因此，檔案部門(mén)應(yīng)在確保工程電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性的基礎(chǔ)上，考慮我國(guó)的實(shí)際情況，制定一套科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子檔案歸檔的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，為全面推行和實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.5 培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人員

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的最大區(qū)別在于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的介入。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高速、海量的數(shù)值計(jì)算功能以及不斷擴(kuò)大的存儲(chǔ)空間為檔案管理注入新鮮的血液，方便了檔案的編輯、檢索、保存等，極大地提升了檔案管理的可操作性。與此同時(shí)，電子檔案的出現(xiàn)也對(duì)檔案管理者提出了新的要求，檔案管理者需要在具備檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)上，熟練地掌握與檔案管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和軟件操作技術(shù)。因此，加快培養(yǎng)一批同時(shí)具備管理和技術(shù)能力的復(fù)合型人才成為提高電子檔案管理水平的重要途徑。一是要提高服務(wù)意識(shí)、樹(shù)立服務(wù)思想，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)交流。三是加強(qiáng)基層檔案管理人員在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息化等相關(guān)專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，為下一步檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息化管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。四是檔案管理人員對(duì)使用的檔案管理軟件能進(jìn)行熟練的操作和使用，通過(guò)一定的專業(yè)培訓(xùn)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。

4 結(jié)語(yǔ)

高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)使電子檔案的存儲(chǔ)和處理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)更將進(jìn)一步加快檔案信息收取和傳播的速度。檔案管理人員應(yīng)積極投身到電子檔案建設(shè)和管理的熱潮中，在確保檔案信息真實(shí)性、可靠性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)電子檔案準(zhǔn)確、快速地傳播。作為水利系統(tǒng)的檔案管理人員，更應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，切實(shí)履行自己的職責(zé)，為加快電子檔案的現(xiàn)代化建設(shè)做出貢獻(xiàn)，更好地服務(wù)水利工程的建設(shè)和管理。陜西水利