廣西賀州學院 林 曉

高校辦公室檔案管理之我見

廣西賀州學院 林 曉

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展不斷向前，互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術不斷進步，以往的檔案管理方式已經(jīng)難以符合當前辦公需求，信息化技術應用在高校辦公室檔案管理之中讓檔案管理發(fā)生了根本性變化。本文分析信息化檔案管理主要內(nèi)容，探討檔案管理工作中存在的問題，提出如何增強高校辦公室檔案管理的建議。

辦公室 檔案管理 創(chuàng)新

信息技術的不斷進步為高校的辦公室檔案管理工作帶來新的變化。將信息技術應用到檔案管理當中提升信息的保存和記錄效率，能夠使工作流程更加便利。但時代的發(fā)展對高校的辦公室文檔管理工作提出更高要求，高校應充分利用信息化和自動化技術，使高校辦公室檔案管理的發(fā)展符合當前社會發(fā)展的潮流。

一、信息化檔案管理主要內(nèi)容

社會經(jīng)濟發(fā)展帶動網(wǎng)絡技術向前發(fā)展，檔案管理的信息化進程非常普遍，有效促進了檔案管理工作的發(fā)展。高校的檔案管理工作人員應該對檔案開發(fā)利用程度進行拓展。一方面要創(chuàng)建出具備統(tǒng)一規(guī)范、符合科學理念的檔案管理體系，制定相應制度和標準。另一方面還要對高校的信息資源進行合理利用，關注最新的網(wǎng)路技術，對當前信息化檔案管理進行分析研究，借鑒先進經(jīng)驗和方法，對高校內(nèi)部的檔案處理更加科學合理。加強檔案管理，力爭在生產(chǎn)、經(jīng)營等領域提供豐富詳實的檔案資料，為這些方面提供信息支持，讓檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。

二、辦公室檔案管理創(chuàng)新的必要性

辦公室檔案是高校發(fā)展的重要資源之一，可以記錄辦公室的日常生活、活動，也可以對其高校其他各方面的工作提供信息數(shù)據(jù)支持，在高校日常運作過程中具有不可替代的作用。檔案是對高校發(fā)展歷程的重要反映，高校在未來發(fā)展過程中通過資料查詢對過去的發(fā)展歷程進行參考，對內(nèi)部的工作效率提升起到重要的輔助作用。檔案管理工作開始之后，決策可以通過對檔案的閱覽了解到當前高校的發(fā)展狀況，制定決策時也可以作為參照。應用過程中還可對工作關聯(lián)成果進行判定，也可以對高校間的合作形成有效的輔助作用。因此，高校在發(fā)展過程中必須做好檔案管理工作，結合現(xiàn)代檔案管理方式的發(fā)展，進行必要的檔案管理創(chuàng)新，對檔案管理工作的有效進行提供基礎支持。

三、高校檔案管理工作中存在的問題

1.規(guī)劃與設計存在不足。規(guī)劃和設計方面的問題對當前的檔案管理發(fā)展產(chǎn)生的影響十分之大。檔案信息內(nèi)容收到地域性的限制較為嚴重，權限和資金以及標準等方面都難以符合檔案管理實際需求。面對這種情況無法制定出全國范圍內(nèi)的統(tǒng)一規(guī)劃方案。而且在檔案信息化的進程中，各種變化不斷發(fā)生，使得各個高校的檔案管理工作都存在差異，一體化管理的目標難以實現(xiàn)。

2.管理理念的先進性不足。以往的檔案管理工作將重點放置在收藏之上，人們往往忽視了檔案的實際功能。這種理念在當前的情況下表現(xiàn)出狹隘的思想。在當前的環(huán)境下，信息規(guī)模十分巨大，高校的檔案管理人員不僅要對檔案進行收藏，還要具備服務意識，應該對任何檔案使用者都秉持這種心態(tài)，這樣才符合現(xiàn)在的發(fā)展潮流。

3.管理方式落后。以往的高校檔案管理工作人員都是以手工的形式對資料進行記錄編寫，這種存檔方式存在較大弊端，工作人員手寫的速度過慢，需要花費較長珊進行編寫，效率明顯不高。需要使用檔案時，找尋所需檔案十分費力，檢索用時過長。

4.工作人員素養(yǎng)不足。以往的高校檔案管理工作人員在達到崗位之前并未從事過相關工作，只懂電腦的基本操作，而對檔案管理的操作軟件沒有深入了解，使用過程中存在很多阻礙。檔案管理工作也具備一定專業(yè)性，在熟悉計算機基本操作的同時，也要能夠使用軟件對檔案實施各種歸納、整理、檢索、排列等。工作人員這些方面的缺陷明顯對檔案管理工作順利開展造成困擾，應采取措施進行解決。

四、創(chuàng)新視角下的高校辦公室檔案管理

1.檔案管理的理念創(chuàng)新。整個社會發(fā)展都處于轉(zhuǎn)型時期，各個行業(yè)都面臨各種改革，這種大環(huán)境下的發(fā)展形勢也對高校辦公室的檔案管理工作帶來影響，再使用以往的管理觀念對待這項工作就會處于落后狀態(tài)。因此，要對國內(nèi)外檔案管理發(fā)展的最新趨勢進行研究，總結其中的先進之處，讓這些先進理念對自身產(chǎn)生影響，進而清除舊觀念對檔案管理工作產(chǎn)生的負面影響。理念上的創(chuàng)新對高校辦公室檔案管理工作起到重要的基礎作用，想要讓高校辦公室檔案管理工作得到創(chuàng)新改變，領導層應該改變原本的思想理念，重視改變理念的重要性，重新認知當前社會形勢，對檔案管理工作中能實現(xiàn)創(chuàng)新的部分重點關注。高校檔案管理人員應改變以往只保存檔案的心態(tài)，還要對使用檔案的人員以服務的態(tài)度做好工作，培養(yǎng)服務意識是這項工作發(fā)展的重點以及方向。分析當前的形勢，應促使所有工作人員對思想進行解放。只有檔案管理工作人員意識到檔案管理的重要形勢，才能讓服務意識自動發(fā)揮作用。高校檔案管理不僅是為領導層和管理層提供服務，也要對各個層面和部門提供服務。

2.促進檔案管理手段創(chuàng)新。檔案手段對檔案管理效率形成直接影響。因此，在當前的新形勢下，要對檔案管理手段進行創(chuàng)新升級。高校檔案管理部門要堅持與時俱進的理念，要對科學技術進行研究，利用其對當前的高校辦公室檔案管理形成良好的輔助作用。高校檔案管理部門應創(chuàng)建局域網(wǎng)，對高校內(nèi)部實施全面管理，實現(xiàn)校內(nèi)各部門之間的檔案信息互通，檔案信息就能夠?qū)W校制定戰(zhàn)略規(guī)劃以及決策提供信息上的支持。此外，高校檔案管理工作還要與有合作關系的各高校、單位之間保持聯(lián)系，成立一個針對性較強的管理中心，將全部的檔案信息以數(shù)字化的形式存入其中，方便合作伙伴們對檔案資源的使用。管理中心的主要任務就是對各種類型的檔案數(shù)據(jù)信息進行整理，最終達到信息共享的目的。為此，加強高校辦公室檔案管理手段的創(chuàng)新是高校發(fā)展中必須開展的一個事項，是提升檔案管理水平的重要舉措。建立檔案部門網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上服務，創(chuàng)建校內(nèi)局域網(wǎng)，利用高校已有的網(wǎng)頁輔助檔案部門網(wǎng)頁的創(chuàng)建，對網(wǎng)上信息進行有效整理，讓檔案管理系統(tǒng)對外開放，讓需求者足不出戶就可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的搜索，讓使用者感受到便利。

3.工作人員培訓創(chuàng)新。高校檔案管理工作也應具備一定專業(yè)性，需要具備一定的專業(yè)技能才能勝任職位。因此，各高校應定期組織辦公室檔案管理工作的專項培訓。邀請檔案管理方面的專家擔任講師，結合自身發(fā)展具體情況，編寫適用的檔案管理教材或資料，分發(fā)給參與培訓的學員，講師根據(jù)教材的內(nèi)容進行講解。安排講師對國內(nèi)外當前的辦公室檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢作出分析和研究，并將成果講解給學員，讓其在先進理念的熏陶之下不斷改變原有的錯誤觀念。在組織理論教育活動的同時，組織學員參加實踐模擬活動，讓學員們在實踐當中檢驗檔案管理理論，了解理論和實踐之間的區(qū)別，進而加深對理論的認知程。組織學員進行討論，發(fā)表各自在學習過程中的領悟，進而知曉自身存在的不足，了解其他學員對檔案管理的看法，借鑒其中優(yōu)秀的部分，對自身的檔案管理能力提升會有很大幫助。最后，高校還可以組織專門的座談會，讓檔案管理人員參與其中，邀請各部門的代表人物參加，讓高校內(nèi)部各部門之間加強檔案管理的聯(lián)系，加深對檔案管理工作的認知。

4.檔案管理機制創(chuàng)新。檔案管理機制是高校檔案管理工作順利開展的重要保障，以科學的理念創(chuàng)建一套適合高校發(fā)展的檔案管理機制對高校調(diào)用檔案資源十分必要。一些高校檔案管理工作與其他部門開展工作出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的狀況。

因此，高校發(fā)展過程中要對檔案管理機制進行創(chuàng)新，對以往的聘任方式進行更新，讓檔案管理工作能在新的驅(qū)動之下不斷向前邁進。高校管理層要對此項工作的服務性有清晰的認知，加強這項工作的管理水平，創(chuàng)建服務機制。領導層應該對機制的建立提供支持，以決策的形式確保管理機制的創(chuàng)建。成立閱覽中心、專題檔案展示活動、創(chuàng)建網(wǎng)絡檔案的目錄等方式都可以作為檔案管理機制創(chuàng)建的重要內(nèi)容。通過機制的創(chuàng)建和活動的開展，高校各部門對辦公室檔案的重要性會有更直觀且深入的認知，還能對社會的熱點問題有一清晰了解。

5.加強流動人員的創(chuàng)新管理。市場化不斷深入，讓高校工作人員的流動形成一定規(guī)律，人事檔案在對此進行管理的過程中，應對其進行必要調(diào)整，以適應當前社會發(fā)展趨勢，因此在檔案管理當中應堅持創(chuàng)新，對人才開發(fā)機制進行充分展示，讓工作崗位上的工作可以在職位上發(fā)揮最大價值，建立人才庫，記錄工作人員信息，方便引導其獲得更佳的工作水平。對軟件的管理功能進行拓展，為高校的工作提供新型的管理。流動人員檔案管理過程中，應該重視材料收集的作用，了解流動人員檔案的基本特征，收集資料時應該嚴肅認真，盡量保證材料在較大的范圍內(nèi)搜集，加強檔案的優(yōu)化，讓檔案內(nèi)容呈現(xiàn)出豐富的特點。對這部分檔案應對流動工作人員的各種信息進行明確確定，判定手續(xù)是否齊全，分析工作人員是否具備較強的工作技能，對其創(chuàng)新成果、誠信等方面的個人特征信息也進行記錄。

6.加強檔案管理工作方式創(chuàng)新。各個行業(yè)中，精干是未來發(fā)展必然趨勢，高校檔案管理應順應這個潮流。在工作方式上實現(xiàn)創(chuàng)新，將以往的檔案室建設成為具備檔案、資料、情報、統(tǒng)計等功能的檔案信息中心。工作重點就是檔案信息的搜集、整理、利用等過程，將涉及資料收集的各個單位聯(lián)系在一起，形成集團化的信息網(wǎng)絡。檔案管理機制重視高效。高校改革主要目的是適應當前的發(fā)展形勢，轉(zhuǎn)變當前的機制，堅持高效運行，在創(chuàng)造經(jīng)濟效益的同時，讓這項工作具備較強的社會效益。堅持創(chuàng)新，為發(fā)展提供必要驅(qū)動，敢于面對檔案管理中存在的問題，及時糾正錯誤，不斷完善工作內(nèi)容，讓與檔案資料管理有關的部門單位聯(lián)合在一起，提升檔案管理效率，發(fā)揮工作人員的價值，讓檔案信息為高校創(chuàng)新和技術改進提供重要的前進動力。當前，與檔案管理有關的制度仍然處于不成熟狀態(tài)，一些高校的檔案仍然缺乏規(guī)范性，致使其使用價值發(fā)揮得不夠徹底，制度創(chuàng)新成為高校發(fā)展的重要的推動力，制定較為完善的制度，制定檔案管理工作的規(guī)劃和目標。有些檔案管理崗位有兼職屬性，兼職人員由于在崗位時間不長，責任意識方面可能存在某種缺失，要提高兼職人員的責任意識，確定其工作職責。

7.創(chuàng)新檔案管理理論知識。當前全球已經(jīng)進入知識經(jīng)濟時代，信息化進程也在不斷深入，檔案管理工作需要緊緊跟隨這個步伐，從理論創(chuàng)新角度促進其健康發(fā)展。就當前的工作形勢而言，檔案管理工作的創(chuàng)新還具備較大空間。例如，經(jīng)濟領域中，各種經(jīng)濟行為在其中發(fā)揮了重要作用，如何針對這些經(jīng)濟行為展開檔案管理工作意義重大。而且我國市場體制趨于完善，檔案管理工作發(fā)作作用的深度與廣度都將快速增加。檔案管理人員應加強這些方面的理論研究，爭取為未來的發(fā)展作鋪墊，以創(chuàng)新的理論指導高校的發(fā)展。

總之，檔案管理對高校的發(fā)展運行具有重要意義。當前，信息技術不斷向前發(fā)展，為了適應這種形勢，必須以創(chuàng)新視角看待辦公室檔案管理工作，促使檔案管理符合現(xiàn)代化要求建，改變以往的管理觀念，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓工作人員以服務的心態(tài)開展工作，為了高校的檔案管理工作順利發(fā)展作出重要貢獻。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-10-0232