■朱 巖 陳培穎 歐 彥 洪 淼 任艷青 葛世超

中國(guó)科學(xué)院自動(dòng)化研究所《自動(dòng)化學(xué)報(bào)》、International Journal of Automation and Computing期刊聯(lián)合辦公室，北京中關(guān)村東路95號(hào) 100190

目前，國(guó)內(nèi)外大多數(shù)學(xué)術(shù)期刊對(duì)于稿件質(zhì)量的把關(guān)采取同行評(píng)議制度［1－4］。即期刊的主編、編委或者編輯部邀請(qǐng)幾位稿件相關(guān)領(lǐng)域的專家（即外審專家）對(duì)稿件進(jìn)行評(píng)審，主編、編委或者編輯部綜合外審專家的意見(jiàn)對(duì)文章做出錄用、拒絕、修改決定。因此，選擇合適的外審專家是準(zhǔn)確評(píng)估稿件質(zhì)量的關(guān)鍵，是期刊長(zhǎng)期生存發(fā)展的一個(gè)必備條件。為稿件選擇外審專家主要依據(jù)外審專家的研究方向［5］。外審專家的研究方向與論文一致是外審專家接受審稿邀請(qǐng)并積極準(zhǔn)確審理稿件的必要條件［5－10］。然而，外審專家信息的缺失常導(dǎo)致主編、編委或者編輯部無(wú)法為稿件指定外審。這給編輯部的工作帶來(lái)了很大的不便，也造成了外審資源的嚴(yán)重浪費(fèi)［11］。而且隨著時(shí)間的推移，無(wú)效外審專家在數(shù)據(jù)庫(kù)里越來(lái)越多，有效外審專家的信息會(huì)逐漸淹沒(méi)在龐大的數(shù)據(jù)海洋中。解決這一問(wèn)題的有效手段就是對(duì)外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新維護(hù)［12－13］。International Journal of Automation and Computing（以下簡(jiǎn)稱IJAC）編輯部每年都會(huì)對(duì)外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新維護(hù)。通過(guò)這幾年的摸索，我們形成了一套適合IJAC的外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)更新維護(hù)辦法。本文以IJAC外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)的更新維護(hù)為例，探討外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)的方式方法，供其他情況相似編輯部參考。

1 維護(hù)外審專家信息的重要性

1.1 外審專家的重要性

外審專家是稿件的直接評(píng)閱者［14］。一份優(yōu)秀的審稿意見(jiàn)既是對(duì)作者工作的充分尊重，又能正確引導(dǎo)主編、編委或者編輯部對(duì)稿件做出決定，還能對(duì)期刊發(fā)展以及各學(xué)科的建設(shè)起到積極作用［15］。獲得優(yōu)秀審稿意見(jiàn)的一個(gè)前提是選擇與稿件研究方向一致、且責(zé)任心強(qiáng)的外審專家［7，8，13，16－18］。

1.2 外審專家信息缺失的原因

目前，IJAC稿件的送審流程是主編為稿件指定編委，由編委將稿件送外審專家審閱。編委可以在外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)里選擇合適的審稿人，也可以在數(shù)據(jù)庫(kù)外指定研究方向與稿件一致的研究者作為審稿人，并將其信息填到外審專家?guī)熘?。在外審專家?shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)選擇合適的審稿人是更為常見(jiàn)的方式，而外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)常存在信息缺失、過(guò)時(shí)的情況。將數(shù)據(jù)庫(kù)外的信息添加到外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)中也存在著信息添加不全的問(wèn)題，同樣會(huì)導(dǎo)致外審專家信息不全。外審專家信息缺失、過(guò)時(shí)的因素主要包括：（1）添加外審專家時(shí)信息不全；（2）外審專家聯(lián)系信息（如E-mail地址、電話、工作單位、聯(lián)系地址等）變更；（3）外審專家研究方向改變。

1.3 外審專家信息缺失的影響

上述情況都直接影響編輯部的工作效率和作者對(duì)期刊的印象。外審專家E-mail地址錯(cuò)誤和電話錯(cuò)誤或缺失會(huì)導(dǎo)致稿件送外審以后長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有音信，編委還要加送外審，耽誤稿件的審理時(shí)間，降低作者對(duì)編輯部的信任感［7］。外審專家研究方向缺失會(huì)導(dǎo)致編委無(wú)法指定其為審稿人。外審專家研究方向錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致外審專家拒審稿件，或給出不專業(yè)的審稿意見(jiàn)［7，17］。此外，IJAC每年都會(huì)給近2年的外審專家贈(zèng)送樣刊，外審專家的工作單位或者地址等缺失或者有誤會(huì)直接導(dǎo)致郵寄樣刊失敗，造成郵資浪費(fèi)，更失去一次使外審專家全面了解期刊情況的機(jī)會(huì)［13］。

因此，外審專家信息的維護(hù)對(duì)于期刊運(yùn)營(yíng)是非常必要的。對(duì)外審專家數(shù)據(jù)進(jìn)行更新維護(hù)也是IJAC編輯部常年堅(jiān)持的一項(xiàng)工作。

2 外審專家信息更新維護(hù)策略

IJAC評(píng)審稿利用的是ScholarOne系統(tǒng)［19］。因此，外審專家的數(shù)據(jù)信息也利用ScholarOne系統(tǒng)存取。外審專家的信息主要包括：尊稱、姓名、學(xué)歷、E-mail地址、工作單位、郵寄地址、郵政編碼、電話、傳真以及研究方向等。對(duì)外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)即是對(duì)以上信息進(jìn)行查缺補(bǔ)漏、替換更新。

2.1 對(duì)外審專家充分尊重，避免唐突

需要更新維護(hù)的外審專家信息主要包括兩類：缺失信息和過(guò)時(shí)信息。IJAC編輯部每年向外審專家群發(fā)郵件提醒他們補(bǔ)充或者更新自己的信息。很多外審專家會(huì)響應(yīng)我們的郵件積極更新自己的信息。但還有相當(dāng)一部分外審專家由于工作繁忙或者對(duì)ScholarOne系統(tǒng)不熟悉，沒(méi)有在數(shù)據(jù)庫(kù)里補(bǔ)充或者更新自己的信息。IJAC編輯部經(jīng)過(guò)多年摸索，整理出一套由編輯更新外審專家信息，再發(fā)外審專家確認(rèn)的人性化方案。

2.2 外審專家信息更新維護(hù)方法

2.2.1 群發(fā)郵件提醒外審專家更新信息

ScholarOne系統(tǒng)的Broadcast E-mail功能可以向外審專家群發(fā)郵件。通過(guò)ScholarOne系統(tǒng)自帶的過(guò)濾器選擇沒(méi)有關(guān)閉審稿中心的“Every Reviewer”為收件人，發(fā)送更新審稿專家信息的郵件通知。這里，關(guān)閉審稿中心的審稿人都是IJAC在工作中發(fā)現(xiàn)其E-mail地址錯(cuò)誤、聯(lián)系不到的外審專家。關(guān)閉其審稿中心可以使編委不再向其派發(fā)稿件，避免浪費(fèi)時(shí)間。

2.2.2 利用ScholarOne批量導(dǎo)出功能得到外審專家信息

群發(fā)郵件結(jié)束一個(gè)月后，即可利用ScholarOne系統(tǒng)的報(bào)表功能導(dǎo)出外審專家信息。之所以選擇一個(gè)月后再導(dǎo)出外審專家信息，是為了讓外審專家有充分的時(shí)間更新信息。利用ScholarOne系統(tǒng)的報(bào)表功能，選擇“Active User Information for Export”，并將角色限定為“Reviewer”，時(shí)間限定為2013年到2014年，ScholarOne系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)審稿專家信息的報(bào)表。將報(bào)表信息進(jìn)行加工整理可以形成一個(gè)外審專家基本信息表，并存儲(chǔ)到一個(gè)新的Execl表中。Excel表中每一行代表一個(gè)外審專家，他的信息包括：姓名、E-mail地址、電話、傳真、工作單位、聯(lián)系地址、研究方向等。

2.2.3 利用互聯(lián)網(wǎng)查詢更新信息

基于得到的外審專家信息表，編輯部開(kāi)始對(duì)專家信息進(jìn)行補(bǔ)充或者更新。對(duì)外審專家信息查詢更新的流程如圖1所示。

（1）檢索外審的郵箱、姓名和研究機(jī)構(gòu)等

谷歌和百度搜索引擎是對(duì)外審信息進(jìn)行檢索的有力工具。檢索用到的關(guān)鍵字是作者的郵箱地址、姓名和研究機(jī)構(gòu)等。通過(guò)實(shí)踐，編輯部發(fā)現(xiàn)外審專家的郵箱地址比姓名更加有效。因?yàn)猷]箱地址是一個(gè)人的唯一標(biāo)識(shí)，而一個(gè)姓名有可能對(duì)應(yīng)很多人。不過(guò)，對(duì)于2.2.1群發(fā)郵件后得到系統(tǒng)退信的外審專家，可以用“姓名＋研究機(jī)構(gòu)”作為關(guān)鍵字去查找外審專家的有效郵箱。如果檢索不到新郵箱，就為其關(guān)閉審稿中心。

（2）查看檢索結(jié)果中個(gè)人主頁(yè)、百度百科等網(wǎng)頁(yè)

通過(guò)搜索引擎檢索到的結(jié)果五花八門。其中，外審專家的個(gè)人主頁(yè)、百度百科等網(wǎng)頁(yè)是外審專家信息最直接、準(zhǔn)確的來(lái)源。外審專家的個(gè)人主頁(yè)或者百度百科上可以輕易的找到外審專家的聯(lián)系方式和研究方向等。

（3）查看檢索結(jié)果中外審所發(fā)的文章

如果檢索到的網(wǎng)頁(yè)不包括外審的個(gè)人主頁(yè)、百度百科等，編輯部可以間接的查詢作者信息，比如查看檢索結(jié)果中外審近幾年所發(fā)的文章。通過(guò)外審所發(fā)的文章可以得到外審的工作單位。對(duì)于外審專家的研究方向，可以分為兩種情況：對(duì)于部分期刊文章，編輯部可以從作者簡(jiǎn)介中直接獲得其研究方向；對(duì)于另一部分期刊文章和絕大多數(shù)會(huì)議論文，文章缺乏作者研究經(jīng)歷和研究方向的介紹，編輯部可以提取文章的關(guān)鍵詞，并對(duì)關(guān)鍵詞進(jìn)行歸類總結(jié)作為外審專家的研究方向。

圖1 外審專家信息查詢更新流程圖

（4）查看檢索結(jié)果中外審所在研究機(jī)構(gòu)的主頁(yè)

如果編輯部已有外審專家所在研究機(jī)構(gòu)的信息，也可以通過(guò)外審所在研究機(jī)構(gòu)的主頁(yè)來(lái)查找外審專家的其他信息。一般，研究機(jī)構(gòu)的主頁(yè)里都會(huì)有機(jī)構(gòu)人員介紹或者發(fā)表文章列表。

2.2.4 利用Word＋Excel＋Outlook個(gè)性化群發(fā)郵件

由于每個(gè)專家的聯(lián)系信息和研究方向都不相同。Word軟件的個(gè)性化群發(fā)郵件功能可以讓每個(gè)外審專家確認(rèn)自己的信息。通過(guò)個(gè)性化群發(fā)郵件邀請(qǐng)外審專家確認(rèn)信息是否正確。對(duì)于部分沒(méi)有查到相關(guān)信息的外審專家，編輯部也再發(fā)一封郵件，希望他們告訴編輯部自己的信息，由編輯將他們的信息填入外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)中。

利用Word軟件個(gè)性化群發(fā)郵件的具體步驟如下：

（1）準(zhǔn)備好 Reviewer數(shù)據(jù)的信息表，如2.2.2所示。

（2）在Word里點(diǎn)擊“郵件”－＞“開(kāi)始郵件合并”－＞“郵件合并分布向?qū)А保凑障驅(qū)г赪ord里編輯群發(fā)郵件模板。

（3）預(yù)覽后，點(diǎn)擊“完成并合并”，并“發(fā)送電子郵件”，系統(tǒng)即轉(zhuǎn)到Outlook群發(fā)功能。

編輯部借2015年贈(zèng)送樣刊為由，讓外審專家確認(rèn)郵寄地址、電話號(hào)碼和研究方向。為了不讓審稿專家感到信息繁雜，其他信息并沒(méi)有讓外審專家確認(rèn)。讓外審專家確認(rèn)信息的郵件模板如下：

《問(wèn)候語(yǔ)》

Thank you for reviewing papers forInternational Journal of Automation and Computing.To appreciate your kind help and make you know more about our journal，wewillmail you the hard copies of our journal in 2015.The address you filled in our peer review system is《zh＿審稿人的聯(lián)系地址》.The telephone number you filled in our peer review system is《zh＿電話號(hào)碼》.Besides，your research interests include《zh＿審稿專家的研究方向》.Please check whether they are right or not.If they are not correct，please send us your correct address and research interests as soon as possible.Many thanks for your support.

其中，《問(wèn)候語(yǔ)》、《zh＿審稿人的聯(lián)系地址》、《zh＿電話號(hào)碼》和《zh＿審稿專家的研究方向》是從Excel數(shù)據(jù)表中直接映射到Word中的。

2.2.5 將改動(dòng)信息更新到數(shù)據(jù)庫(kù)里

在得到外審專家修改信息或者補(bǔ)充信息的郵件后，編輯部及時(shí)將信息更新到ScholarOne系統(tǒng)的外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)中。由于ScholarOne系統(tǒng)的批量導(dǎo)入功能會(huì)將所有外審專家的密碼重置，批量導(dǎo)入信息會(huì)使外審專家不能用原來(lái)的密碼登入系統(tǒng)。而編輯部為了更新專家信息，讓外審專家頻繁的更改密碼也不實(shí)際。因此，編輯需要手動(dòng)更新ScholarOne系統(tǒng)中外審的信息。對(duì)于郵件聯(lián)系不到的外審專家和明確表示不愿再審稿的專家，其審稿中心將被關(guān)閉。

3 數(shù)據(jù)結(jié)果分析

3.1 數(shù)據(jù)集

更新維護(hù)外審專家信息要做到全面準(zhǔn)確。IJAC編輯部最近一次更新維護(hù)外審專家信息是在2014年底。維護(hù)的信息是2013年到2014年為IJAC審理過(guò)稿件的外審專家。編輯部導(dǎo)出的外審專家信息共405條，包括國(guó)內(nèi)外審專家219條，國(guó)外外審專家186條。

3.2 評(píng)價(jià)指標(biāo)

評(píng)價(jià)指標(biāo)定義如下：

3.3 統(tǒng)計(jì)結(jié)果及分析

表1為外審專家信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果。表1的數(shù)據(jù)是按照國(guó)內(nèi)外審專家、國(guó)外外審專家和所有外審專家分別統(tǒng)計(jì)的。

表1 外審專家信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果

其中，查全率是利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)外審專家信息進(jìn)行查缺補(bǔ)漏、替換更新后的結(jié)果。響應(yīng)率是個(gè)性化群發(fā)郵件的響應(yīng)率。信息缺失率是在個(gè)性化群發(fā)郵件后，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充更新后的結(jié)果。

從表1的數(shù)據(jù)可以看出，經(jīng)過(guò)提醒外審專家更新信息，利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)外審專家信息進(jìn)行查缺補(bǔ)漏、替換更新后，外審專家信息的查全率可以達(dá)到85.43%。其中，國(guó)內(nèi)外審專家信息的查全率高于國(guó)外。分析沒(méi)有查到信息的國(guó)外專家的地域分布，可以得到信息缺失比較嚴(yán)重的國(guó)家如表2所示。其中，缺失信息來(lái)自的國(guó)家是通過(guò)郵箱的后綴名判斷的。另外，18條缺失信息里有3條無(wú)法通過(guò)后綴名判斷國(guó)家，這3條信息不在統(tǒng)計(jì)之列。

表2 信息缺失嚴(yán)重的國(guó)家

從表1的數(shù)據(jù)還可以看出，個(gè)性化群發(fā)郵件的響應(yīng)率基本達(dá)到一半。國(guó)內(nèi)外審專家郵件的響應(yīng)率要遠(yuǎn)高于國(guó)外外審專家的郵件響應(yīng)率。而國(guó)內(nèi)外外審專家最終的信息缺失率基本都在9%左右。也就是說(shuō)，經(jīng)過(guò)作者最終確認(rèn)和發(fā)送信息詢問(wèn)郵件（詢問(wèn)外審專家的信息，由編輯將其信息更新到專家數(shù)據(jù)庫(kù)里），2.24%的國(guó)內(nèi)外審專家向編輯部提供了信息，9.34%的國(guó)外外審專家向編輯部提供了信息。其余響應(yīng)的郵件為更新信息或者確認(rèn)信息正確（編輯部也收到了3封不希望再擔(dān)任外審的郵件）。這也說(shuō)明了國(guó)外外審專家比國(guó)內(nèi)外審專家更樂(lè)于讓編輯幫他們登陸系統(tǒng)進(jìn)行信息更新。

按照最終得到的有效地址進(jìn)行期刊郵寄贈(zèng)送?？梢钥吹剑徽搰?guó)內(nèi)還是國(guó)外，期刊退回率都在一個(gè)相當(dāng)?shù)偷乃?。即我們更新后的專家?shù)據(jù)庫(kù)在聯(lián)系地址方面達(dá)到了很高的準(zhǔn)確率。從聯(lián)系地址的準(zhǔn)確率可以推斷出外審專家的其他信息也達(dá)到了很高的準(zhǔn)確率。

4 結(jié)語(yǔ)

稿件質(zhì)量是期刊賴以生存和發(fā)展的生命線。作為稿件的直接評(píng)閱者，外審專家對(duì)于稿件質(zhì)量的把關(guān)起著非常重要的作用。由于外審專家數(shù)據(jù)庫(kù)常存在著信息缺失、過(guò)時(shí)的現(xiàn)象。為了節(jié)省選擇外審專家的精力，縮短審稿時(shí)間，提高審稿質(zhì)量，本文提出了一種更新維護(hù)外審專家信息的方法。該方法將利用互聯(lián)網(wǎng)信息查缺補(bǔ)漏、個(gè)性化群發(fā)郵件以及借助贈(zèng)刊核驗(yàn)外審信息相結(jié)合，極大地提高了外審專家信息的全面性和準(zhǔn)確性。

該方法的不足之處在于專家信息的部分查找和更新需要編輯手工完成。為了減輕編輯的工作量，外審數(shù)據(jù)量大的編輯部可以考慮利用ScholarOne系統(tǒng)的報(bào)表功能對(duì)外審專家同意審稿的次數(shù)進(jìn)行排序，即對(duì)審稿專家的活躍度進(jìn)行排序。根據(jù)得到的次序，優(yōu)先更新活躍度高、審稿積極的審稿人信息。此外，編輯部也可以考慮通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)抓取相關(guān)網(wǎng)頁(yè)來(lái)減少信息的搜集工作。

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