方頌東

Excel動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)處理在財(cái)會(huì)中的應(yīng)用

方頌東

Point

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及工作效率的提高，現(xiàn)代的財(cái)務(wù)人員不能像原來(lái)一樣，只掌握專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)，除此之外還要掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，其中Excel憑借多種多樣的表達(dá)方式，日益成為財(cái)務(wù)人員的得力助手。本文詳細(xì)講述了Excel動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)處理在財(cái)會(huì)中的應(yīng)用問(wèn)題，為了加強(qiáng)Excel在財(cái)務(wù)應(yīng)用中的科學(xué)性，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，提出相應(yīng)對(duì)策，以期更好的完成財(cái)務(wù)目標(biāo)。

Excel電子表格不僅能夠滿足財(cái)務(wù)人員對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需求，也能夠滿足現(xiàn)如今多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境。Excel電子表格功能強(qiáng)大，可以建立各種分析模型，也可以準(zhǔn)確高效的從事財(cái)務(wù)管理工作。雖然Excel電子表格功能是強(qiáng)大的，但是目前使用的情況并不是極度樂(lè)觀，由于財(cái)務(wù)人員的日常工作大多比較繁忙，加之計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用技術(shù)有限，使得Excel在財(cái)務(wù)工作中運(yùn)用并不是十分規(guī)范，沒(méi)有發(fā)揮出Excel應(yīng)有的強(qiáng)大功能。

一、Excel電子表格在財(cái)務(wù)問(wèn)題上的處理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行，對(duì)于不斷變化的數(shù)據(jù)，許多財(cái)務(wù)人員只會(huì)像切片一樣用Excel對(duì)靜態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，但排序之后，不論是篩選、排序還是分類(lèi)匯總，以及圖標(biāo)的運(yùn)用，都是用同樣的處理方法，因?yàn)椴粫?huì)用動(dòng)態(tài)的連續(xù)數(shù)據(jù)，這樣不光工作效率低下，而且會(huì)大大加強(qiáng)工作強(qiáng)度，削弱了財(cái)務(wù)信息的有效性和實(shí)效性，降低了財(cái)務(wù)信息價(jià)值。

1、不能熟練掌握工作表的分類(lèi)認(rèn)識(shí)

Excel電子表格中的數(shù)據(jù)要依靠工作表來(lái)實(shí)現(xiàn)，它是數(shù)據(jù)的基本載體和處理平臺(tái)，而且不同功能的工作表在工作簿中是可以分區(qū)的，一般比較常用的手段主要進(jìn)行四種劃分：一是原始數(shù)據(jù)表；二是數(shù)據(jù)分析表；三是數(shù)據(jù)源表；最后一種是結(jié)果報(bào)告表。只有進(jìn)行劃分才能提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。

原始數(shù)據(jù)表不能滿足直接處理數(shù)據(jù)的要求，比如有的工作表中存在多層表頭，有的數(shù)據(jù)區(qū)域中間存在空格，還有的每列數(shù)據(jù)類(lèi)型不統(tǒng)一，這樣就導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)表不能直接進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，否則會(huì)造成信息錯(cuò)誤，因此必須把原始數(shù)據(jù)表改成數(shù)據(jù)源表進(jìn)行分析處理。另外，為了消除不確定因素造成的失誤，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性，需要對(duì)數(shù)據(jù)處理時(shí)，不要在原數(shù)據(jù)上進(jìn)行修改，而是應(yīng)該將數(shù)據(jù)拷貝到其它的數(shù)據(jù)分析表中，運(yùn)用函數(shù)手段或者是分析工具進(jìn)行處理，在得到正確的結(jié)果之后，在拷回原數(shù)據(jù)中，并且用合適的工作表將正確的信息呈現(xiàn)給信息使用者；最后是結(jié)果報(bào)告表，一般最后的結(jié)果報(bào)告表要對(duì)表頭進(jìn)行美化，可以設(shè)置多層的表頭或者是根據(jù)需要合并單元格。

2、表格中定義的名稱(chēng)應(yīng)用不合理

Excel電子表格功能是很強(qiáng)大的，可以非常方便的進(jìn)行名稱(chēng)管理和設(shè)置，既可以設(shè)置靜態(tài)的名稱(chēng)，也可以設(shè)置動(dòng)態(tài)的名稱(chēng)，比如說(shuō)可以把固定的單元格區(qū)域定義為固定的靜態(tài)的名稱(chēng)，也可以將大量數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表定義為動(dòng)態(tài)的名稱(chēng)，設(shè)置為動(dòng)態(tài)的名稱(chēng)有自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，比如說(shuō)當(dāng)數(shù)據(jù)源表中的數(shù)據(jù)變化時(shí)，動(dòng)態(tài)的名稱(chēng)可以自動(dòng)來(lái)調(diào)節(jié)，更可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)發(fā)展變化的動(dòng)態(tài)同步平衡，提高處理效率以及增強(qiáng)實(shí)效性。但是現(xiàn)如今，很多財(cái)務(wù)人員在處理數(shù)據(jù)時(shí)，只會(huì)用單元格引用，甚至相對(duì)引用和絕對(duì)引用都不會(huì)用，更不知道使用名稱(chēng)。

3、在表格中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理目標(biāo)的方法不科學(xué)

在表格中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理目標(biāo)的方法是多種多樣的，甚至為了實(shí)現(xiàn)一種目標(biāo)有多種方法進(jìn)行選擇，用電子表格進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，財(cái)務(wù)人員使用最多的是排序、升序、降序、篩選、分類(lèi)匯總等，但是這些功能也只會(huì)最簡(jiǎn)單的，比如說(shuō)要求升序降序時(shí)，只會(huì)按照某一列進(jìn)行，對(duì)于自定義排序就無(wú)能為力了；另外篩選，很多人對(duì)于篩選只會(huì)自動(dòng)篩選，而不會(huì)按照規(guī)定的篩選條件進(jìn)行篩選；另外還有匯總結(jié)果，很多人不會(huì)將數(shù)據(jù)粘貼到工作表中，只會(huì)機(jī)械的進(jìn)行簡(jiǎn)單的粘貼和復(fù)制，甚至只會(huì)對(duì)非匯總的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單刪除，這樣導(dǎo)致的后果是很可能數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致結(jié)果不正確，當(dāng)然還會(huì)在無(wú)形之中加重工作量。

二、針對(duì)Excel在財(cái)會(huì)中應(yīng)用問(wèn)題的對(duì)策

會(huì)計(jì)能夠?yàn)楝F(xiàn)代管理企業(yè)提供決策方面有價(jià)值的信息，而且是企業(yè)決策的基礎(chǔ)，提高財(cái)務(wù)人員的Excel數(shù)據(jù)處理能力，是實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的重要措施，針對(duì)上述文章中提到的會(huì)計(jì)人員在Excel運(yùn)用中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出一系列的應(yīng)對(duì)措施，以期能夠?qū)?huì)計(jì)人員有所幫助。

（一）從動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)處理入手

對(duì)于動(dòng)態(tài)工作表的定義是運(yùn)用到OFFSET函數(shù)，這種方法是以事先指定好的數(shù)據(jù)區(qū)域?yàn)閰⒖紬l件，進(jìn)行行和列的偏移，通過(guò)偏移數(shù)據(jù)指出行高和列寬，這樣做之后就可以得到新的工作表了。另外，對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的處理，除了常規(guī)的函數(shù)和公式運(yùn)用外，還要學(xué)會(huì)單變量求解、規(guī)劃求解、方案管理器以及模擬運(yùn)算表等工具的使用，另外還要掌握自定義排序、高級(jí)篩選、數(shù)據(jù)透視表、分類(lèi)匯總表以及模擬運(yùn)算表的處理方法，只有掌握了這些技能才能將財(cái)務(wù)人員的Excel運(yùn)用水平提高到更高的層次。

（二）設(shè)置動(dòng)態(tài)的圖表

圖表可以更直觀的觀察數(shù)據(jù)，除了固定的數(shù)據(jù)生成靜態(tài)圖表以外，用自定義動(dòng)態(tài)工作表后可以生成動(dòng)態(tài)的圖表，這樣可以更好的分析數(shù)據(jù)，直觀、一目了然。在自定義動(dòng)態(tài)工作表名稱(chēng)的基礎(chǔ)上，生成數(shù)據(jù)透視表，然后在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”-“鏈接”-“全部刷新”命令，就可以快速生成新數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖。這樣可以將財(cái)務(wù)人員從繁雜的數(shù)據(jù)和靜態(tài)的圖表中拯救出來(lái)，更好的實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化的時(shí)代，Excel技術(shù)已經(jīng)成為了財(cái)務(wù)人員的電子算盤(pán)和左膀右臂，在財(cái)務(wù)人員日常工作中的重要性日漸凸顯，提高財(cái)務(wù)人員應(yīng)用Excel的水平，是增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員在信息環(huán)境下高效處理數(shù)據(jù)的重要舉措。

（作者單位：婁底市高級(jí)技工學(xué)校財(cái)會(huì)教研室）

作者簡(jiǎn)介：方頌東（1972.9-），男，漢族，湖南婁底人，本科，講師，會(huì)計(jì)師；研究方向：從1992年起長(zhǎng)期從事會(huì)計(jì)職業(yè)教育與培訓(xùn)工作。