劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

分析事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:在我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，改革不段深入的今天，我國的事業(yè)單位也在持續(xù)不斷的進(jìn)行深化改革精簡人員，同時(shí)其人事制度管理也進(jìn)行了改革。但是在這以過程中就使得事業(yè)單位人事檔案的管理工作顯現(xiàn)出一些問題。相關(guān)人員對事業(yè)單位的檔案管理辦法進(jìn)行了研究，明確的指出現(xiàn)階段我國事業(yè)單位在檔案管理過程中存在的問題，同時(shí)也提出了相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問題;辦法

1　事業(yè)單位檔案構(gòu)建管理辦法

1.1要遵循規(guī)范、靈活相融合的原則

對于事業(yè)單位的人事檔案管理制度來講，其工作流程必須要按照我國所制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格的來執(zhí)行，從這方面來看，這體現(xiàn)出了我國的事業(yè)單位人事管理的標(biāo)準(zhǔn)化。但是這并不意味著我國全部的事業(yè)單位都要進(jìn)行完全相同的人事檔案管理，這是由于不同的單位有著不同的工作性質(zhì)與工作特點(diǎn)，所以其人事檔案管理制度與要求不能進(jìn)行統(tǒng)一的要求。這就要求各單位需要根據(jù)自己的特點(diǎn)以及需要進(jìn)行不斷的優(yōu)化、探索，構(gòu)建出適合本單位實(shí)際情況的一套人事檔案管理系統(tǒng)。

1.2要將檔案管理職責(zé)與權(quán)益相融合

在事業(yè)單位人事檔案管理的過程中一定要確定各級領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)以及其權(quán)利的范圍。對于事業(yè)單位檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)來講，其主要職業(yè)就是要對檔案管理工作的工作任務(wù)進(jìn)行制定，并進(jìn)行合理分配，同時(shí)需要對已經(jīng)歸檔的一些檔案材料進(jìn)行不定期的抽查與指導(dǎo)。并且在檔案管理工作責(zé)任明確的過程中要確保檔案工作人員的權(quán)益不受到損害。在工作的過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)的工作人員的權(quán)益不重視，就會對工作人員的工作熱情造成很大程度的影響，這也會對整個(gè)單位的發(fā)展造成影響。這就要求在構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理工作辦法時(shí)必須要做到將檔案管理職責(zé)與權(quán)益緊密融合在一起。

1.3在進(jìn)行檔案管理的過程中要將動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合

對于事業(yè)單位來講，在一段時(shí)期以內(nèi)想要穩(wěn)定的發(fā)展就需要在有較長時(shí)間的制度穩(wěn)定作為基礎(chǔ)。但是，隨著我國的經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與社會的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的各項(xiàng)制度與辦法都需要進(jìn)行相應(yīng)的改變，從而滿足單位的可持續(xù)發(fā)展需要。尤其是在我國各行業(yè)以及逐漸國際化的今天，對于事業(yè)單位的檔案管理部門來講，為了滿足時(shí)代的發(fā)展需要也應(yīng)該學(xué)習(xí)一些較為現(xiàn)金的管理制度，并且與本單位的實(shí)際情況相結(jié)合，對現(xiàn)有的工作制度進(jìn)行優(yōu)化。

2　現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度缺乏

在一些事業(yè)單位，對國家出臺的檔案管理相關(guān)文件以及管理辦法的學(xué)習(xí)力度以及執(zhí)行力欠缺，不能正確的看待檔案管理對國家發(fā)展的重要程度。由于長時(shí)間的對檔案管理工作不能正確的認(rèn)識，造成了檔案管理工作的無序進(jìn)行，最終造成了了檔案管理工作的混亂局面。

2.2檔案管理工作的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不扎實(shí)

就現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來講，一些單位在檔案管理的基礎(chǔ)工作方面基礎(chǔ)非常不牢固，并且經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的情況，為了應(yīng)對上級主管部門的檢查，雖然制定出了相應(yīng)的檔案管理制度，但是在實(shí)際的工作中，并沒有按照制定的制度執(zhí)行。這就造成了很多的檔案整理并不規(guī)范，組卷的混亂現(xiàn)象依舊比較嚴(yán)重，甚至存在著在某些單位沒有經(jīng)過相關(guān)的程序就私自決定對一些本應(yīng)該進(jìn)行留存的檔案材料進(jìn)行銷毀。

2.3我國檔案現(xiàn)代化的管理硬件較為落后

在某些事業(yè)單位，由于長期對檔案管理的重視程度不夠，以及資金缺乏等問題，使得很多事業(yè)單位的檔案管理部門硬件都比較落后，一些事業(yè)單位的檔案存儲室過于簡陋，更有甚者將一些易燃易爆的物品與檔案材料堆放在一起;同時(shí)也存在著一些單位的檔案室、辦公室以及接待室并沒有分開依舊在一起辦公，同時(shí)很多事業(yè)單位內(nèi)缺乏檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備以及有關(guān)的檔案保護(hù)設(shè)備。

2.4現(xiàn)階段我國檔案管理人員的素質(zhì)較低并且隊(duì)伍不穩(wěn)定

由于很多事業(yè)單位對檔案管理工作并不重視，但與此同時(shí)檔案管理工作又是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，檔案管理工作人員的頻繁變動造成了檔案管理部門經(jīng)常處于一種每個(gè)月都在對員工進(jìn)行培訓(xùn)的狀態(tài)，但是對于檔案管理人員來講，卻始終都是新員工，不具備獨(dú)擋一面的工作能力。

3　對事業(yè)單位的檔案管理辦法進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新

3.1構(gòu)建全面的檔案管理制度

(1)構(gòu)建的檔案管理規(guī)章制度一定要結(jié)合各單位的實(shí)際情況，具有一定的合理性與可操作性。

(2)構(gòu)建的檔案管理制度一定要具有簡潔、實(shí)用等特點(diǎn)。

3.2對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，有針對性的提升管理水平

事業(yè)單位要定期對檔案管理辦法等信息進(jìn)行宣傳，并且組織相關(guān)的人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，有針對性的提高相關(guān)人員對檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作放在一個(gè)正確的位置上對待。這就需要事業(yè)單位需要有合格的領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理工作進(jìn)行定期的指導(dǎo)以及不定期的檢查，并且還要根據(jù)單位的實(shí)際情況，制定出一套符合本單位實(shí)際情況的考核體系，促進(jìn)檔案管理工作向著科學(xué)化與規(guī)范化的方向發(fā)展。

3.3推動檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)工作質(zhì)量

(1)事業(yè)單位的各級檔案管理部門要及時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案信息的傳遞，并且要確保信息的真實(shí)性;

(2)通過利用掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備，將紙質(zhì)的檔案資料存儲在計(jì)算機(jī)中，在經(jīng)過相關(guān)軟件的處理，使其變?yōu)閿?shù)據(jù)資料;

(3)要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)向社會提供高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，這樣一來既方便了廣大民眾，也提高了檔案的使用效率，同時(shí)也提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

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收稿日期:2014－12－11

中圖分類號:U492

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)05－0172－01