喇全戰(zhàn)（中國石油集團(tuán)渤海鉆探工程有限公司石油工程總承包分公司，陜西西安 710016）

OA系統(tǒng)在中石油的應(yīng)用現(xiàn)狀淺析

喇全戰(zhàn)（中國石油集團(tuán)渤海鉆探工程有限公司石油工程總承包分公司，陜西西安 710016）

目前OA系統(tǒng)是國內(nèi)大型國企及各事業(yè)單位自動(dòng)化辦公最常見的軟件之一。本文闡述了該系統(tǒng)在中石油的主要功能、使用現(xiàn)狀、存在問題及幾點(diǎn)建議。

中石油；OA系統(tǒng)；信息化辦公

OA系統(tǒng)在中石油企業(yè)的引入和使用，改善了曾經(jīng)低效、繁雜的辦公模式，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的辦公文件流轉(zhuǎn)、規(guī)范化的文件管理，并為員工提供了現(xiàn)代化、智能化的辦公環(huán)境，是中石油轉(zhuǎn)變辦公、辦文方式，提高工作質(zhì)量和辦公效率的重要手段之一。

1 OA系統(tǒng)的功能

1.1 實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、規(guī)范化工作流程：變革了傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，大大提高了文件上傳下達(dá)效率，縮短了文件流轉(zhuǎn)周期，有效提高了辦文、辦公質(zhì)量。

1.2 實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化：使用OA系統(tǒng)收發(fā)文件，使文件的安全性有了更可靠的保障。

1.3 實(shí)現(xiàn)分布式辦公：中石油下屬企事業(yè)單位140余家，辦公地點(diǎn)遍布海內(nèi)外，點(diǎn)多，面廣，戰(zhàn)線長。

1.4 推進(jìn)了無紙化辦公，節(jié)省辦公費(fèi)用支出。

1.5 強(qiáng)化了領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控，全面掌控各部門動(dòng)態(tài)。

2 OA系統(tǒng)在中石油的應(yīng)用現(xiàn)狀及存在問題

自從OA系統(tǒng)實(shí)施之后，大大地方便了中石油遠(yuǎn)程通訊。不管是總公司的用戶或者分支機(jī)構(gòu)的在外人員都能夠通過遠(yuǎn)程通訊得知企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資源。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及管理理念的提升，OA系統(tǒng)中也有一些部分并不能夠適應(yīng)新形勢。

2.1 系統(tǒng)功能未被充分利用。中石油當(dāng)前開發(fā)的系統(tǒng)功能相對較全，能夠完全替代紙質(zhì)文件辦理的所有功能，而從實(shí)際應(yīng)用來看，中石油下屬企業(yè)中的二、三級單位僅使用了系統(tǒng)的部分功能，如收文后直接辦結(jié)，然后下載電子公文通過紙質(zhì)方式辦理。

2.2 使用不便。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用的安全性，始終是用戶最關(guān)注的問題。文件辦理時(shí)如需用戶簽字審批，如果未建立一定的安全機(jī)制，用戶的權(quán)限很大程度會受到外界不安全因素的干擾，不能保證用戶簽字審批的真實(shí)性?，F(xiàn)在很流行的安全手段是密鑰的使用，這雖然提高了使用者的安全性，但仍存在有使用上的不便利性。其次，中石油當(dāng)前使用的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最初是在windows XP系統(tǒng)環(huán)境下和Office2003版本基礎(chǔ)上開發(fā)的，由于電腦操作系統(tǒng)和Office版本的更新升級，原來的驅(qū)動(dòng)軟件安裝在更新升級后的操作系統(tǒng)和Office版本中不能使用，必須安裝插件才可使用，一定程度給用戶帶來不便。

2.3 使用普及程度不高。雖然現(xiàn)在OA系統(tǒng)已經(jīng)應(yīng)用于日常辦公中，但普及程度不是很高，有的員工還是習(xí)慣于過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式，辦公現(xiàn)代化意識需要一個(gè)整體提高。特別是不具備專網(wǎng)登陸條件的單位或用戶（通過VPN渠道登陸的用戶），對OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用頻率不高。

3 建議

隨著石油企業(yè)的高速發(fā)展，對OA公文系統(tǒng)的建設(shè)提出更高的要求。目前中石油OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在技術(shù)開發(fā)落后，工作流程不規(guī)范，信息整合能力差，系統(tǒng)界面不統(tǒng)一，操作復(fù)雜等許多問題。如何加強(qiáng)辦公信息化建設(shè)，發(fā)掘自動(dòng)化辦公系統(tǒng)潛力，提高辦公系統(tǒng)的應(yīng)用性是石油企業(yè)建設(shè)者必須深入探討的問題。

3.1 加大投入力度，加強(qiáng)系統(tǒng)安全性能。

作為國有骨干企業(yè)，中石油承擔(dān)著國家能源安全的重要使命。中石油商業(yè)秘密，特別是油商密★★★級以上的信息如果發(fā)生泄露，特別是被境內(nèi)外敵對勢力獲取，不但對企業(yè)經(jīng)營造成損失，而且會對國家能源安全帶來威脅。所以說，保證OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性，是電子公文系統(tǒng)應(yīng)用的前提條件。

3.2 擴(kuò)展OA系統(tǒng)功能，發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)越性。

OA系統(tǒng)的優(yōu)越性在于，它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)公文辦理的全部功能，包括對公文的起草、審核、批示、收發(fā)、傳閱、歸檔等一系列公文流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理，而且要比紙質(zhì)公文辦理更具時(shí)效性和準(zhǔn)確性。而當(dāng)前中石油下屬企業(yè)的三級單位，甚至二級單位對公文系統(tǒng)的應(yīng)用，僅僅用來接收和發(fā)放公文，這樣就難以發(fā)揮電子公文系統(tǒng)的優(yōu)越性。所以，中石油信息部門升級公文系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)拓展下屬企業(yè)三級單位的發(fā)文功能，至少應(yīng)拓展對上行文的全部功能；下屬各企業(yè)應(yīng)對已開發(fā)的功能進(jìn)行拓展使用，充分發(fā)揮系統(tǒng)的優(yōu)越性。

3.3 加強(qiáng)系統(tǒng)用戶培訓(xùn)，提高系統(tǒng)應(yīng)用水平

第一，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用水平的高低，很大程度取決于文書人員對系統(tǒng)應(yīng)用水平的高低。建議加強(qiáng)對文書人員開展系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化流程培訓(xùn)，以及黨政公文處理?xiàng)l例、黨政公文格式等知識的培訓(xùn)。第二，部分領(lǐng)導(dǎo)人員電腦基礎(chǔ)操作能力偏低，加之多年來對紙質(zhì)公文形成習(xí)慣和依賴，而OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用，是基于熟悉電腦基礎(chǔ)知識的一種操作，所以這些領(lǐng)導(dǎo)人員對改變公文處理方式不能盡快適應(yīng)。建議加強(qiáng)對部分領(lǐng)導(dǎo)人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)對其電腦基礎(chǔ)操作進(jìn)行培訓(xùn)，使其具備操作電子公文系統(tǒng)的基礎(chǔ)能力。第三，中石油OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普及率較低，特別是下屬企業(yè)的二、三級單位管理人員，大部分仍對電子公文系統(tǒng)的操作和應(yīng)用比較陌生，應(yīng)加強(qiáng)對其培訓(xùn)，使電子公文系統(tǒng)成為其熟練應(yīng)用的工具。

4 結(jié)語

OA系統(tǒng)的使用改變了以往的辦公方式，實(shí)現(xiàn)了文件管理的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)體現(xiàn)了中石油平穩(wěn)、均衡、效率、受控、協(xié)調(diào)的企業(yè)管理要求，以及統(tǒng)一、成熟、兼容、實(shí)用、高效的系統(tǒng)開發(fā)方針，它是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供了堅(jiān)實(shí)的信息化支持，推動(dòng)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效化、規(guī)范化。中石油及下屬企業(yè)應(yīng)不斷堅(jiān)持“五統(tǒng)一”原則，保證OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣運(yùn)用和兼容共享，從而使電子公文真正達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化。中石油信息部門和廣大系統(tǒng)用戶必須依靠科技進(jìn)步，注重OA系統(tǒng)的集成應(yīng)用，提升辦公信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平。