文/宋佳男

鍛造企業(yè)的采購管理

文/宋佳男

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，鍛造企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，如何才能在激烈的角逐中脫穎而出，走出一條非凡之路，是越來越多的企業(yè)負(fù)責(zé)人在考慮的問題?！敖当驹鲂А睙o疑是提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段，處于生產(chǎn)過程中第一位置的采購也理所當(dāng)然的受到人們?cè)絹碓蕉嗟年P(guān)注。

建立經(jīng)濟(jì)有效的采購管理體系，控制物資的采購成本，激發(fā)采購人員工作的積極性，成為擺在企業(yè)采購部門負(fù)責(zé)人面前的首要問題。合理的采購管理體系有助于降低產(chǎn)品的成本，不合理的采購管理體系可能會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)制造成本上升，如原材料質(zhì)量差、設(shè)備使用周期短、員工工作效率低等一系列問題。假如一個(gè)鍛件的原材料在采購過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題而沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，使其又流入下一工序，甚至生產(chǎn)出產(chǎn)品，那當(dāng)最終產(chǎn)品檢測(cè)不合格時(shí)，再一步步追溯到原材料采購階段，這整個(gè)過程對(duì)人力、物力和設(shè)備資源、能源都會(huì)造成巨大浪費(fèi)。所以，采購管理是企業(yè)管理的第一步，是基礎(chǔ)，只有基礎(chǔ)打好了，企業(yè)才能健康、持續(xù)的發(fā)展下去。

為了了解鍛造企業(yè)的采購管理現(xiàn)狀，本刊記者近期采訪、調(diào)查了數(shù)家鍛造企業(yè)，結(jié)合其采購部門相關(guān)負(fù)責(zé)人的介紹，經(jīng)本刊記者總結(jié)整理形成此文，希望能對(duì)企業(yè)的采購管理工作起到一定的幫助作用。

采購管理制度

無規(guī)不成方圓，對(duì)于采購管理來說明文規(guī)定的作用更加重要。采購制度是否完善也能從側(cè)面體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的管理水平和發(fā)展?jié)摿?，在采訪的幾家企業(yè)里，無論是大企業(yè)，還是小企業(yè)，均有明確的、與各自企業(yè)相匹配的采購管理制度，如《采購管理辦法》、《招投標(biāo)管理辦法》、《采購價(jià)格管理辦法》、《供方管理辦法》等此類文件，一些企業(yè)甚至分門分類，根據(jù)采購品的類別分別制定相應(yīng)的制度。精細(xì)、明確、有針對(duì)性的采購管理制度，使得采購工作有據(jù)可依，采購過程也更加的順暢。如一些企業(yè)在《供方管理辦法》中明確規(guī)定了采購物資發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)的處理辦法如下：

⑴供需雙方共同對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行確認(rèn)，由物資歸口管理部門出具書面結(jié)論交采購部。

⑵采購部依據(jù)書面結(jié)論、雙方簽訂的合同及協(xié)議對(duì)供方進(jìn)行處理及索賠，并向供方下達(dá)質(zhì)量問題整改通知單，要求供方限期整改。

⑶供方制定糾正預(yù)防措施交采購部，采購部組織相關(guān)部門對(duì)措施進(jìn)行論證、確認(rèn)。

⑷采購部、物資歸口管理部門共同對(duì)措施執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，并對(duì)效果進(jìn)行驗(yàn)證。

⑸采購部、物資歸口管理部門對(duì)驗(yàn)證結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。

⑹供方1年內(nèi)發(fā)生兩次嚴(yán)重交付、質(zhì)量、服務(wù)等問題，取消其供貨資格。

⑺采購部提出對(duì)供方的考核意見報(bào)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部落實(shí)。

以上管理制度完整的給出了采購物資時(shí)出現(xiàn)質(zhì)量問題的解決辦法，采購人員只需按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，即可將問題妥善解決。明確、細(xì)致的采購管理制度對(duì)鍛造企業(yè)尤其是大型鍛造企業(yè)尤為重要，統(tǒng)一的規(guī)定，可以有效的排除個(gè)人因素造成的對(duì)同一問題的差異化處理。

采購流程

鍛造企業(yè)的采購部門是一個(gè)需要與多個(gè)部門協(xié)調(diào)、溝通的部門，與采購部門聯(lián)系較為緊密的有物資需求部門、財(cái)務(wù)部、儲(chǔ)運(yùn)部、研發(fā)部、裝備部、監(jiān)審部等。在調(diào)查的數(shù)家企業(yè)里，采購一般需經(jīng)歷以下流程：

⑴物資需求部門根據(jù)需求情況，填報(bào)《物資請(qǐng)購單》，注明物資需求原因等。

⑵采購部根據(jù)物資請(qǐng)購單，編制《物資采購單》，報(bào)公司相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

⑶采購部依據(jù)請(qǐng)購單，依據(jù)《價(jià)格管理辦法》確定采購價(jià)格。財(cái)務(wù)部以此建立采購物資價(jià)格庫。

⑷采購部依據(jù)《采購管理辦法》執(zhí)行采購，其中采購資金較大的將簽訂采購合同并管控履行情況。

⑸各類物資到貨后，驗(yàn)收中出現(xiàn)的質(zhì)量、數(shù)量問題，以及在使用中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門反饋采購部處理。采購部將按《采購管理辦法》對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。

⑹采購部會(huì)同財(cái)務(wù)部做好物資結(jié)算工作。

⑺物資在采購過程中如不能按需求單位的預(yù)期到貨，采購部將及時(shí)向需求部門和業(yè)務(wù)主管部門反饋，相關(guān)部門將根據(jù)實(shí)際情況制定應(yīng)急方案。

人員管理

人員管理無疑是采購管理的核心環(huán)節(jié)，各種管理制度的實(shí)際執(zhí)行者和執(zhí)行對(duì)象也是相關(guān)的人，在調(diào)查的數(shù)家鍛造企業(yè)里，采購人員一般占公司總?cè)藬?shù)的1%～3%。調(diào)查顯示，一般大型國有企業(yè)的采購人員較為穩(wěn)定，多數(shù)采購人員從事采購工作已超過10年；相對(duì)來說，小型私有企業(yè)的采購人員從事采購的時(shí)間往往較短，大多在5年以內(nèi)。

在采購人員分工上，主要有兩種方式：

一是按照物資類型進(jìn)行分工，如分為工具、耗材、設(shè)備、原材料等，每一種類型的采購品由專人負(fù)責(zé)，這樣分工的好處是采購人員通過長(zhǎng)期采購一類物資，會(huì)漸漸的熟悉該類物資市場(chǎng)行情，如供貨商、供貨時(shí)間預(yù)估、物資質(zhì)量評(píng)定、價(jià)格行情等，有利于以較低的價(jià)格、較短的時(shí)間完成某一類物資的采購工作。但由一個(gè)采購人員負(fù)責(zé)某一類物資采購的全過程，往往不易監(jiān)督，長(zhǎng)期下來可能導(dǎo)致采購人員在采購過程中不規(guī)范行為的發(fā)生，因此，需要有相對(duì)完善的采購人員管理制度來規(guī)范、約束采購人員的行為。

二是按采購工序進(jìn)行分工，即供應(yīng)商管理、價(jià)格管理、合同管理等工序分別由不同人員負(fù)責(zé)，這樣就可有效避免由一個(gè)工作人員完成一類物資采購時(shí)產(chǎn)生的不易監(jiān)督問題，但這種分工方式采購人員的工作相互交叉，對(duì)于某一類物資的市場(chǎng)行情的了解可能相對(duì)較少。

兩種采購人員分工方式可謂各有利弊。也有采購人員較多的大型企業(yè)兼顧兩種采購方式的優(yōu)點(diǎn)，即直接采購人員分工是按物資類型分工的；而采購管理人員是按工序的方式進(jìn)行分工的。這種綜合性的分工方式既避免一人負(fù)責(zé)一類物資采購時(shí)難以監(jiān)督的問題，又使得直接采購人員對(duì)物資也較為了解，方便完成物資采購。

人員評(píng)定及考核

采購人員的職業(yè)水平?jīng)Q定了是否能夠按時(shí)、保質(zhì)的完成物資的采購，能否以較合理的價(jià)格采購某一類需求物資也決定于采購人員的職業(yè)素養(yǎng)，采購人員的職業(yè)素養(yǎng)可以從以下幾個(gè)方面來衡量：

⑴職業(yè)素質(zhì)。有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，忠誠于企業(yè)，顧全大局，維護(hù)企業(yè)整體利益。

⑵技術(shù)業(yè)務(wù)能力。有相應(yīng)的理論知識(shí)、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、組織協(xié)調(diào)和綜合分析能力、解決實(shí)際問題的能力等。

⑶工作業(yè)績(jī)。完成目標(biāo)任務(wù)和履行崗位職責(zé)的情況，完成工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量，以及取得的效益、效果。

人員考核是評(píng)定采購人員在一段時(shí)間內(nèi)工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，完善的考核制度既有助于激發(fā)員工的工作積極性，又能起到監(jiān)督采購人員的工作狀態(tài)的作用，有獎(jiǎng)有懲的考核制度是采購管理中不可或缺的一個(gè)組成部分。調(diào)查顯示，鍛造企業(yè)里采購人員的月度/年度工資一般都是根據(jù)各公司績(jī)效管理辦法來計(jì)算的，其中主要依據(jù)部門和個(gè)人KPI指標(biāo)完成情況來核算工資。

團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定

穩(wěn)定的人員配置的對(duì)于采購團(tuán)隊(duì)來說至關(guān)重要，一個(gè)熟門熟路的采購者是采購某一物資時(shí)間和質(zhì)量的最大保證，那么如何保證采購團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定呢？

穩(wěn)定采購人員團(tuán)隊(duì)主要有以下幾種渠道：

⑴積極向上的企業(yè)文化教育。使員工感覺到公司是一個(gè)有前景的公司，值得為其付出汗水，使員工感覺到努力會(huì)有回報(bào)。

⑵定期的員工培訓(xùn)和活動(dòng)。培訓(xùn)學(xué)習(xí)能讓員工不斷提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)、規(guī)范工作行為，使員工的在工作中更加得心應(yīng)手。適時(shí)的組織一些集體活動(dòng)，能有效增加員工的歸屬感，增加采購團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

⑶公平、合理的績(jī)效管理辦法。讓員工時(shí)刻有危機(jī)感，不斷提高工作效率，使員工有努力的方向。

在一些企業(yè)里，如果采購人員以低于預(yù)期的價(jià)格采購了某一類物資，那么采購人員的績(jī)效收入便有相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，這對(duì)于采購人員來說是很好的激勵(lì)措施。

結(jié)束語

鍛造企業(yè)采購的主要管理重點(diǎn)往往在原材料采購上，國內(nèi)鋼廠的狀況、價(jià)格和交付是影響采購管理的重要因素，建立原材料的到貨周期與鋼廠的交付周期相匹配的供應(yīng)模型，建立鋼材價(jià)格與市況聯(lián)動(dòng)，建立供需雙方互信的價(jià)格體系，是提高資金周轉(zhuǎn)速度，控制采購成本和庫存的重要前提條件，也是企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力的手段之一。

采購過程的重要因素有供應(yīng)商、質(zhì)量、交付、價(jià)格、服務(wù)、技術(shù)等。不同的物資類型，這些因素側(cè)重點(diǎn)不一樣，企業(yè)里往往通過綜合評(píng)價(jià)和審核，以總采購成本最優(yōu)的原則實(shí)施采購。尤其是其中的“供應(yīng)商管理”，可謂采購管理的重中之重，通過供應(yīng)商評(píng)價(jià)，選擇與自己的企業(yè)實(shí)力、理念匹配的供應(yīng)商，是實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定整個(gè)供應(yīng)鏈管理的前提條件。