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        “三密”文件管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策措施——基于某單位的調(diào)研

        2015-03-21 22:18:58
        黑龍江水利科技 2015年9期
        關(guān)鍵詞:保密工作保密文檔

        郝 影

        (黑龍江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院,哈爾濱150080)

        0 前 言

        中央在關(guān)于秘密文件管理工作的暫行規(guī)定中指出:一切機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、學(xué)校、工廠、礦山、科學(xué)研究部門和事業(yè)、企業(yè)單位因國際、國內(nèi)政治斗爭(zhēng)的需要不能公開的文字、表冊(cè)、照片、圖像和錄音帶等,都屬秘密文件。

        秘密文件泄密,會(huì)給黨和國家造成不同程度的損失,加強(qiáng)公文管理,保證“三密”(絕密、機(jī)密、秘密)文件的安全、保密和及時(shí)提供利用,是各級(jí)公文管理部門的一項(xiàng)重要職責(zé),也是發(fā)揮參謀助手作用的重要內(nèi)容。

        做好單位保密工作,要把握新形勢(shì)下單位特點(diǎn),圍繞單位中心工作,夯實(shí)保密基礎(chǔ)工作,找準(zhǔn)切入點(diǎn),使保密工作在單位改革發(fā)展穩(wěn)定的大局中,充分發(fā)揮好服務(wù)和保障作用。

        某設(shè)計(jì)院的“三密”文件管理工作,具有一定的基礎(chǔ)。近年來,能夠嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)部門各項(xiàng)密級(jí)文件管理規(guī)定要求,加強(qiáng)管理,在密級(jí)文件清退工作中未出現(xiàn)過缺文現(xiàn)象。

        為進(jìn)一步提高“三密”文件管理工作水平,單位采取座談、查看、分析等多種形式,對(duì)“三密”文件管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查。

        1 “三密”文件管理工作情況

        單位對(duì)涉密公文的管理嚴(yán)密、規(guī)范。接收“三密”文件在收文登記簿上詳細(xì)登記收件日期、密件字號(hào)、密件標(biāo)題、密級(jí)、簽收人姓名等事項(xiàng),并由保密人員拆封。

        1)“三密”文件在規(guī)定的范圍內(nèi)傳閱,不擴(kuò)大傳閱范圍,由保密員直接呈送閱文人,傳閱時(shí),凡規(guī)定不準(zhǔn)記錄和摘抄的均事先申明[1]。

        2)“三密”文件的借閱、查閱嚴(yán)格按規(guī)定的保密范圍進(jìn)行,經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并逐項(xiàng)填寫借閱登記簿,借閱時(shí)間超過7 d的及時(shí)催還。凡被列入清退范圍的“三密”文件,嚴(yán)格按清退的時(shí)間要求,對(duì)照發(fā)文機(jī)關(guān)的清退目錄逐項(xiàng)填寫清退清單,清退清單一式兩份,由保密人員及本單位負(fù)責(zé)人簽名,然后由雙方經(jīng)辦人逐件清點(diǎn)逐號(hào)注銷。

        3)復(fù)制“三密”文件經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意并向發(fā)文機(jī)關(guān)報(bào)批,批準(zhǔn)允許復(fù)制的密件嚴(yán)格按簽批的份數(shù)進(jìn)行復(fù)制并編制順序號(hào),復(fù)制件同原件一樣管理。絕密文件不外借、翻印、復(fù)制、抄錄,外單位確因工作需要閱讀絕密件的,經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在閱文室閱讀。

        4)嚴(yán)格限制攜帶“三密”文件外出、出境,確因工作需要攜帶“三密”文件出境的,要嚴(yán)格按照保密法定程序辦理審批手續(xù)。嚴(yán)禁向境外郵寄“三密”文件[2-3]。

        2 “三密”文件管理工作中存在的問題

        院“三密”文件管理工作雖然有一定的經(jīng)驗(yàn),但也存在著一些問題。具體表現(xiàn)在以下4 個(gè)方面:

        2.1 重文件管理硬件建設(shè),輕提高文件保密意識(shí)重要性的宣傳

        院在“三密”文件管理基礎(chǔ)建設(shè)方面能達(dá)到相關(guān)要求,有單獨(dú)的保密室、保密柜,還配備了碎紙機(jī),可以隨時(shí)銷毀本單位內(nèi)的敏感信息資料。

        但是,在走訪調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn),一部分職工對(duì)涉密文件管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠,黑龍江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院對(duì)干部職工的保密教育、培訓(xùn)工作還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

        2.2 重密件管理人員選拔,輕單位保密意識(shí)培養(yǎng)

        院對(duì)“三密”文件管理人員的選拔工作十分重視,要求中共黨員,政治可靠,業(yè)務(wù)素質(zhì)好,忠于職守,保密觀念強(qiáng)。選用人員嚴(yán)把政審關(guān),堅(jiān)持先審后用的原則,并在上崗前進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、保密教育,知悉國家保密法規(guī)和規(guī)章。

        院重視對(duì)保密員(檔案員、公文交換員)進(jìn)行保密教育和要求,但是有的職工認(rèn)為“三密”文件管理和保密工作只是保密員(檔案員、公文交換員)的事涉及不到自己??梢?,院對(duì)其他工作人員,特別是涉密重點(diǎn)部門、重點(diǎn)部位人員應(yīng)該對(duì)保密工作加強(qiáng)培訓(xùn)。

        2.3 重保密制度建設(shè),輕管理制度落實(shí)檢查

        在保密制度建設(shè)方面,制定了《機(jī)要保密工作制度》,并做到了制度上墻,保密文件、保密規(guī)范也都能發(fā)放到位。但就制度落實(shí)而言,仍有欠缺,比如,密件當(dāng)天退還保密室的要求、單位領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議帶回的密件應(yīng)及時(shí)交保密室登記管理而不得個(gè)人留存的要求等[4],缺少制度落實(shí)的檢查。

        2.4 重年度清退結(jié)帳,輕日常密件過問

        院對(duì)年度密件的清退工作十分重視,并且采取了種種有效措施,近年來未出現(xiàn)密級(jí)文件丟失現(xiàn)象。但是,平時(shí)的檢查指導(dǎo)略顯不夠,檢查中涉及的單位也僅僅只有一部分,覆蓋面不廣?!叭堋蔽募芾砉ぷ鬟€應(yīng)該加強(qiáng)平時(shí)的督導(dǎo)。

        3 加強(qiáng)“三密”文件管理工作的措施

        “三密”文件管理無小事,在社情日益復(fù)雜、利益格局不斷調(diào)整、社會(huì)矛盾仍然突出的今天,杜絕“三密”文件失、泄密現(xiàn)象尤為重要。它不僅僅體現(xiàn)工作能力和管理水平,而且稍有不慎,還會(huì)給和諧社會(huì)建設(shè)帶來負(fù)面影響,影響到黨的事業(yè),損害人民的利益。

        我們必須防微杜漸,針對(duì)保密工作中的各項(xiàng)短板,加大工作力度,為建設(shè)富強(qiáng)、文明、和諧、幸福設(shè)計(jì)院保駕護(hù)航。具體措施如下:

        3.1 將文檔保密工作納入年度考核

        保密工作屬于院辦公室年度目標(biāo)管理的主要內(nèi)容之一,而“三密”文件管理則是保密工作考核的硬指標(biāo)。為此,院辦公室對(duì)于“三密”文件管理工作高度重視,希望院將此項(xiàng)內(nèi)容納入院年度考核項(xiàng)目之一[4]。

        3.2 保證文檔保密工作的資金需求

        要完善文檔室的建立、電子設(shè)備投入以及人員的培訓(xùn)工作等等。要舍得投入必備的機(jī)器設(shè)備,特別是計(jì)算機(jī)和其它網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。資金除了保證硬件的投入,還要在培訓(xùn)方面進(jìn)行投入,要持續(xù)不斷地提高文書檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。能夠掌握辦公自動(dòng)化操作及系統(tǒng)管理技術(shù),能夠通過計(jì)算機(jī)對(duì)文檔進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)、管理、分類、鑒定、檢索、編目和利用等,以適應(yīng)文檔處理工作新的模式,形成科學(xué)化處理文檔。

        某種程度上,中、基層文檔處理工作的好壞直接決定了整個(gè)單位的文檔保密管理水平。所以,應(yīng)該有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)文檔人員進(jìn)行多方面、多層次的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),促使文檔人員更新知識(shí),提高業(yè)務(wù)水平。

        3.3 嚴(yán)格文檔保密工作日常管理

        主要包括5 個(gè)方面的內(nèi)容:

        3.3.1 加強(qiáng)秘密載體管理

        為了確保秘密載體的安全,本著嚴(yán)格管理、嚴(yán)密防范、確保安全、方便工作的原則,院嚴(yán)格按照要求,加強(qiáng)秘密載體的制作、收發(fā)、傳送、使用、保存、銷毀八大環(huán)節(jié)的管理,使秘密載體的管理工作步入了規(guī)范化軌道。

        3.3.1.1 制作環(huán)節(jié)

        無論是紙介質(zhì)載體,還是磁介質(zhì)載體均統(tǒng)一在院內(nèi)制作,對(duì)不需歸檔的材料及時(shí)銷毀。

        3.3.1.2 在收發(fā)和傳遞環(huán)節(jié)

        嚴(yán)格履行清點(diǎn)、登記、編號(hào)、簽發(fā)手續(xù),傳遞時(shí),指派機(jī)要人員負(fù)責(zé)并采取相應(yīng)安全保密措施。

        3.3.1.3 使用環(huán)節(jié)

        嚴(yán)格知悉人員范圍,對(duì)擅自擴(kuò)大知悉范圍,凡不準(zhǔn)記錄、錄音、錄像的,傳達(dá)者均事先申明,復(fù)制秘密必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。

        3.3.1.4 保存環(huán)節(jié)

        嚴(yán)格按照國家檔案法律法規(guī)歸檔,并指派專人負(fù)責(zé),配備必要的保密設(shè)備。

        3.3.1.5 銷毀環(huán)節(jié)

        認(rèn)真履行審核、清點(diǎn)、登記手續(xù),采取相應(yīng)不泄密的方法銷毀,杜絕將秘密載體當(dāng)作廢品出售。

        3.3.2 加強(qiáng)檔案保密管理

        為了加強(qiáng)文件檔案的借閱、傳閱中的安全保密工作,進(jìn)一步完善了《檔案保管制度》、《檔案人員崗位職責(zé)》、《文件、材料、資料的收集制度》、《檔案的交接制度》、《檔案的銷毀制度》、《文件的傳閱制度》等制度。

        通過這些制度的建立,加強(qiáng)了文件收發(fā)、傳閱、清退以及檔案的借閱等工作,使院內(nèi)文件做到清退齊全、傳閱及時(shí),能夠保證檔案的立卷、歸檔、移交、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的安全。

        3.3.3 實(shí)行涉密計(jì)算機(jī)專人管理

        對(duì)涉密計(jì)算機(jī)實(shí)行專人管理,并加強(qiáng)了對(duì)操作人員的教育培訓(xùn),落實(shí)了崗位責(zé)任。四是加強(qiáng)信息上報(bào)審批。加強(qiáng)網(wǎng)上報(bào)送信息審批制度,凡對(duì)外向各類政府網(wǎng)站報(bào)送信息,必須經(jīng)辦公室審批后方能報(bào)送。

        3.3.4 提高“三密”文件管理人員業(yè)務(wù)水平

        要進(jìn)一步把好“三密”文件管理工作的選人用人關(guān),切實(shí)保證“三密”文件管理工作人員的忠誠可靠。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)密件管理人員的指導(dǎo),不斷提高他們的工作能力,改進(jìn)他們的工作方法,提升他們的管理水平。

        3.3.5 提高全員對(duì)保密工作重要性的認(rèn)識(shí)

        “三密”文件的宣傳教育不能僅僅局限于黨員領(lǐng)導(dǎo)干部,而應(yīng)該在全體干部職工中進(jìn)行。要提高全員的保密意識(shí),營造良好的保密工作大環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)干部要充分理解、支持保密人員的工作。要以身作則,堅(jiān)決執(zhí)行相關(guān)文件管理規(guī)定,不隨意帶、隨意留、隨意丟棄“三密”文件。

        非保密專職人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,不該問的不問、不該說的不說、不該留的不留,同時(shí),主動(dòng)落實(shí)“三密”文件管理制度,承擔(dān)相關(guān)職責(zé)。要通過提高全員保密意識(shí),保證“三密”文件管理工作上臺(tái)階、上水平。

        3.3.6 加大“三密”文件管理工作獎(jiǎng)懲力度

        盡管“三密”文件管理工作還未出現(xiàn)失、泄密現(xiàn)象,建議院里仍要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制,要堅(jiān)持做到查處失、泄密與表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)相結(jié)合:

        1)要嚴(yán)格監(jiān)督檢查,加大對(duì)“三密”文件清退工作中存在的問題的查處整改力度。

        2)各部門保密人員責(zé)任重、壓力大,對(duì)工作積極負(fù)責(zé)、管理卓有成效的,應(yīng)該予以公開獎(jiǎng)勵(lì),以示肯定、以為導(dǎo)向、以促工作。

        3)院里也要進(jìn)一步重視“三密”文件管理,對(duì)“三密”文件管理人員工作上關(guān)注、政治上關(guān)心、待遇上關(guān)懷,使他們的默默奉獻(xiàn)能得到肯定,使他們覺得自己的工作有意義、有前途,以此調(diào)動(dòng)“三密”文件管理人員工作的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性,進(jìn)一步推動(dòng)院“三密”文件管理工作開創(chuàng)新局面。

        [1]黃銳.論建設(shè)工程文件檔案資料管理[J].黑龍江水利科技,2012,40(03):329-330.

        [2]陳愛玲.對(duì)新時(shí)期做好保密工作的思考[J].科技與管理,2003(03):132-133.

        [3]趙鵬.淺談新形勢(shì)下的保密工作[J].東方企業(yè)文化,2011(06):254.

        [4]蒙桂英.加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施[J]現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技,2011(13):354-355.

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