王 蕾

（赤峰學(xué)院 計財處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

會計檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)建賬的民營企業(yè)和其他組織等，在會計經(jīng)過努力工作會得出的會計核算材料，這些材料包括會計賬簿、憑證和完整的財務(wù)報表，而這些核算材料都是用來得出工作單位財務(wù)情況的重要證明和資料，是構(gòu)成我國檔案全宗的必要成分.那么，會計檔案管理的工作員工重要的責(zé)任就是做好會計檔案的保存和管理，并盡可能的讓檔案適得其所.

1 會計檔案的作用

會計檔案具有形成的專業(yè)性、普遍性，內(nèi)容和程序的嚴(yán)密性、連續(xù)性，所含成分的穩(wěn)定性等特點，為經(jīng)濟(jì)管理提供數(shù)據(jù)，是反腐、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動和反對不正之風(fēng)的有力工具，是研究經(jīng)濟(jì)、財政的可靠史料.

1.1 會計檔案為經(jīng)濟(jì)管理提供數(shù)據(jù)

會計檔案是機(jī)關(guān)、單位經(jīng)濟(jì)活動的原始記錄，是進(jìn)行會計監(jiān)督、分析、決策和制定計劃等不可缺少的依據(jù)，也是經(jīng)濟(jì)研究不可缺少的資料.會計檔案可為國民經(jīng)濟(jì)計劃實行綜合平衡，反映和考核國民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計劃和預(yù)算執(zhí)行情況，提供重要的數(shù)據(jù)和信息.企業(yè)、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)等利用會計檔案進(jìn)行會計分析，對反映經(jīng)濟(jì)活動和財政收支的各項經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行基本的數(shù)量分析，從中找出差距或發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)的建議、意見或措施.會計檔案是編制國家和地方預(yù)算、編制單位預(yù)算和財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)，是經(jīng)濟(jì)管理、事業(yè)活動的重要參考資料.

1.2 會計檔案是反腐、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動和反對不正之風(fēng)的有力工具

會計檔案記錄了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確了經(jīng)濟(jì)責(zé)任，每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財務(wù)收支都要由經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門和有關(guān)人員辦理憑證手續(xù)，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性和真實性負(fù)責(zé)，以實行經(jīng)濟(jì)管理的責(zé)任制.通過會計憑證來查清楚公司財務(wù)情況是否符合我國的相關(guān)法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，是否有浪費以及腐敗的違法犯罪行為，以嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律，防止違法亂紀(jì)行為的發(fā)生.各單位在打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域嚴(yán)重犯罪活動、反腐倡廉中，利用會計檔案查出很多重要證據(jù)，發(fā)揮了重要的憑證作用.會計檔案是保護(hù)國家財產(chǎn)安全的有力工具，是各項經(jīng)濟(jì)查證的可靠書面證明.

1.3 會計檔案是研究經(jīng)濟(jì)、財政的可靠史料

利用系統(tǒng)全面的會計檔案核算材料，通過對比分析，從經(jīng)濟(jì)角度反映企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)單位和其他組織等的真實面貌.如會計檔案的賬簿，對全面了解各項財產(chǎn)、資金等增減變動情況，計算成本、費用、利潤等及資金的保管、合理使用等均具有借鑒作用.通過對會計檔案的長期保存，給公司提供足夠的財務(wù)狀況的素材和原始記錄，讓有關(guān)人員進(jìn)行歷史研究.

2 會計檔案的管理

2.1 依法管理會計檔案

《會計檔案管理辦法》是國家財政部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的重要會計檔案管理制度，并要努力學(xué)習(xí)《會計法》、《檔案法》等，不斷提高法制觀念與水平，在相關(guān)法律法規(guī)的框架下努力做好單位的會計檔案的管理制度，保證這些檔案能夠完整無缺的保存好，方便相關(guān)人員查閱.

2.2 會計檔案的收集

收集會計檔案的第一步就是做好核算文件的存檔，要遵循會計核算工作的規(guī)律，使會計檔案齊全、完整、準(zhǔn)確.

2.2.1 會計材料的歸檔范圍

《會計檔案管理辦法》作了詳細(xì)說明.材料的歸檔范圍包含會計的憑證材料等：依據(jù)用處分為記賬、匯總和原始憑證以及其他類別的憑證.是會計核算中最初形成的重要的核算材料.會計賬簿類：分為總賬，明細(xì)賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬、經(jīng)費支出明細(xì)賬等），固定資產(chǎn)賬，輔助賬簿（備查賬簿）等.會計賬簿以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面記錄了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù).財務(wù)報告類：會計報表（月報、季報、年報），附表及相關(guān)的編制說明，文字補(bǔ)充材料等.其他核算材料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，保管清冊，銷毀清冊等.

2.2.2 歸檔的時間

在會計審計周期結(jié)束后（年終），當(dāng)年制成的會計檔案會需要有關(guān)機(jī)構(gòu)保存一年，一年之后，由有關(guān)機(jī)構(gòu)重新編制然后移交給單位專門部門保存.

2.2.3 電算化會計進(jìn)行核算材料的存檔

存檔范圍包括：保存在光盤等設(shè)備上的會計數(shù)據(jù)，以及紙質(zhì)的會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一存檔，也就是說存檔要“雙軌制”.跟全部文檔資料和會計軟件程序.

2.3 會計檔案的整理

會計相關(guān)文檔的管理整理工作必須要符合會計相關(guān)行業(yè)要求，而且要符合相關(guān)管理的規(guī)律.由會計部門或會計人員負(fù)責(zé)整理.

2.3.1 會計憑證的卷宗

卷宗要求按時間分開（每月），每月的憑證，要求按照憑證上的編號按照時間序列排好，可以合成一卷或者若干卷.厚度一般在1-2厘米，裝訂后進(jìn)行密封處理，加蓋經(jīng)手人或財務(wù)專用章，按規(guī)定填寫憑證封面.

2.3.2 會計賬簿的組卷

區(qū)分會計年度，把不同名稱種類的賬簿分別組卷，各類賬簿的扉頁，歸檔前按要求逐項填寫.訂本式賬，不拆除空白頁，會計賬簿的封面按要求粘上標(biāo)簽，并工整填寫.活頁的賬簿，在會計審計周期結(jié)束后（年終），去掉白頁，裝訂完整，然后蓋上公章并由經(jīng)手人簽字.賬簿封面工整填寫，保存時限達(dá)二十五年的賬簿還必須要在封底完整填寫備考表.

2.3.3 財務(wù)報表的卷宗

卷宗要求年度分開保管，不同的時限要求分開保存.由會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書組成的，組卷時要放在一起.卷宗必須寫好目錄，而永久保存的還必須寫好備考表.會計報表的封皮必須有單位主管或部門負(fù)責(zé)人的簽名，然后裝訂密封處加蓋財務(wù)專用章.

2.3.4 會計檔案的案卷題名

其結(jié)構(gòu)由三部分組成：單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱.案卷題名的擬寫要結(jié)構(gòu)完整、文字簡明.

2.3.5 會計檔案的分類、排列、編號

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以下兩種分類方法比較常用：（1）會計年度—類別—保管期限.把所有的文件按照時間區(qū)分（年度），同一年的文件再按照文件類別分開，每個類別的文件再按照保管時限的長短順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.一年的會計文件按要求排列好之后再統(tǒng)一編好編號，做出文件目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數(shù)量較多的單位.（2）類別—會計年度—保管期限.把全部會計檔案按財務(wù)報告、會計賬簿、會計憑證等類別分開，每個類別下面的文件再按照時間區(qū)分（年度），同一年的文件再按照保存時限長短按順序排列，時限長的放在前面，短的放在后面.每類的文件必須按要求編寫流水號，把每個類別的文件編寫出各自的目錄.這種分類方法適用于會計檔案形成數(shù)量較少的單位.以上分類方法只能采用一種，不能頻繁更換.

2.3.6 編制會計檔案案卷目錄

會計檔案案卷目錄是會計檔案的基本檢索工具.案卷目錄的著錄項目有：案卷號、類別、題名、起止年月、頁數(shù)、保管期限、存放地點、備注.編制時要著錄項目齊全，字跡清晰.案卷目錄一式兩套，會計機(jī)構(gòu)保存一套，移交會計檔案時隨檔案移交檔案機(jī)構(gòu)一套.

2.4 會計檔案的鑒定、銷毀

2.4.1 會計檔案的鑒定

會計檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)是《會計檔案保管期限表》，是財政部和國家檔案局共同制定的.會計檔案鑒定工作主要是：（1）會計機(jī)構(gòu)在整理會計檔案，進(jìn)行會計核算專業(yè)材料組卷時，明確檔案的保存時限.（2）針對到保存時限的文件，需要重新進(jìn)行審查，明確是繼續(xù)保存還是銷毀.需要由相關(guān)部門提出建議，再同管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào).

2.4.2 會計文件的銷毀

按照我國有關(guān)法律規(guī)定（比如《會計檔案管理辦法》、《會計檔案保管期限表》等），會計文件保存時間到期后需要對文件進(jìn)行銷毀時，要有保存部門提出建議，連同其他有關(guān)部門審查復(fù)合.

部分特殊會計檔案：如涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證；涉及產(chǎn)權(quán)及工資發(fā)放的原始憑證；處理歷史遺留問題有重要參考價值的原始憑證；項目建設(shè)期間的基建會計檔案；涉及外事的原始憑證等，即使檔案保管期限已滿，也不得銷毀.確需銷毀的會計檔案，編制會計檔案銷毀清冊，認(rèn)真填寫，并單位負(fù)責(zé)人簽署意見.檔案部門和會計部門需要一同派出專門人員檢查銷毀工作，銷毀文件前需要再次清點文件，工作完成后要在清冊上面簽字.

〔1〕陳兆祦，沈正樂.現(xiàn)代檔案工作實務(wù).中國檔案出版社,2001.

〔2〕財政部國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998-8-21.