熊海東，張小兵

(四川幼兒師范高等?？茖W(xué)校教務(wù)處，四川綿陽621709)

高校學(xué)籍管理輔助軟件的設(shè)計(jì)與開發(fā)

熊海東，張小兵

(四川幼兒師范高等?？茖W(xué)校教務(wù)處，四川綿陽621709)

高校學(xué)籍管理是高?；A(chǔ)工作中非常重要的環(huán)節(jié)，其主要工作分為兩部分：一部分是維護(hù)中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）數(shù)據(jù)；另一部分是維護(hù)學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)（比如教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等）。這兩部分?jǐn)?shù)據(jù)在初始導(dǎo)入、更新過程中極易出錯(cuò)，所以這些操作前需要對學(xué)籍信息進(jìn)行核對、檢查。檢查過程使用自主開發(fā)的Windows軟件。軟件使用Java Swing技術(shù)，它使用數(shù)學(xué)集合和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫思想，工作原理是對學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)和學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)通過身份證號碼來構(gòu)建視圖。通過使用軟件，學(xué)籍信息的核對工作和檢查工作變得簡單，學(xué)籍管理工作變得輕松。

高校；學(xué)籍管理；軟件設(shè)計(jì)；軟件開發(fā)；Java Swing

引言

高校學(xué)籍管理的關(guān)鍵是要正確的維護(hù)學(xué)信網(wǎng)和學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，其難點(diǎn)是保證學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)與學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)的正確、協(xié)調(diào)一致。在這兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始導(dǎo)入、信息更新的過程中難免出錯(cuò)。為避免錯(cuò)誤，一方面學(xué)校通過規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新工作流程來實(shí)現(xiàn)；另一方面通過借助內(nèi)部系統(tǒng)軟件的功能來檢查沖突。雖然規(guī)范制度能減少錯(cuò)誤的發(fā)生，但并不能杜絕錯(cuò)誤，內(nèi)部系統(tǒng)軟件的功能也只有部分高校通過購買才有。另外在初始化、更新及核對信息過程中需要將學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)和學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，有些具體計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的管理人員使用數(shù)據(jù)庫來建立視圖，有些管理人員使用Excel的數(shù)據(jù)透視圖功能，但使用起來過于復(fù)雜，不利于普通管理人員的掌握。通過使用Java Swing來開發(fā)一款用于輔助學(xué)籍信息處理的工具軟件，軟件對學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和學(xué)信網(wǎng)的數(shù)據(jù)，按照身份證號來構(gòu)建視圖、求補(bǔ)集，然后對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和處理。軟件操作簡單，不需要掌握過多的計(jì)算機(jī)知識，軟件處理的結(jié)果準(zhǔn)確可靠、清晰易懂。

1 高校學(xué)籍管理數(shù)據(jù)處理流程及問題

高校學(xué)籍管理工作中最重要的工作是學(xué)信網(wǎng)的新生學(xué)籍電子注冊[1]。其中新生入學(xué)后，學(xué)校在三個(gè)月內(nèi)按照國家招生規(guī)定對其進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查合格者予以注冊，取得學(xué)籍，這一過程稱為新生學(xué)籍電子注冊。學(xué)籍信息的來源是高考考生信息，這些信息準(zhǔn)確度比較高，但仍然存在錯(cuò)誤的可能，必須在學(xué)籍注冊之前進(jìn)行新生信息核對。畢業(yè)生畢業(yè)前應(yīng)進(jìn)行畢業(yè)圖像采集及學(xué)籍信息核對，然后進(jìn)行學(xué)歷證書電子注冊工作，這一過程稱為學(xué)歷證書電子注冊。由于學(xué)生在大學(xué)期間可能發(fā)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)及修改姓名等，這些操作都會造成學(xué)籍信息的修改，所有在學(xué)歷證書電子注冊之前必須再次核對學(xué)生信息。

1.1 新生學(xué)籍電子注冊

新生學(xué)籍電子注冊[2]主要是確認(rèn)學(xué)生在某高校注冊，一旦被某一高校注冊，就不能再被其他高校注冊。其流程如圖1所示。

圖1 新生學(xué)籍電子注冊工作流程圖

新生電子注冊過程中，招辦提供的數(shù)據(jù)是高校在各招生省份的一個(gè)個(gè)Visual Fox格式的數(shù)據(jù)庫文件，擴(kuò)展名為dbf，教務(wù)處收到招辦的dbf數(shù)據(jù)以后首先將其轉(zhuǎn)化為Excel表格，然后依據(jù)專業(yè)作為標(biāo)準(zhǔn)來分解，最后將相關(guān)專業(yè)數(shù)據(jù)分發(fā)到相應(yīng)的院系。院系根據(jù)該數(shù)據(jù)編制學(xué)號、學(xué)生分班，然后將該數(shù)據(jù)打印后分發(fā)到各班級，讓學(xué)生進(jìn)行核對。學(xué)生在核對過程中若出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，在紙質(zhì)核對表上顯著標(biāo)識錯(cuò)誤。在這些操作Excel電子表格的過程中，會有很多的教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員及學(xué)生在數(shù)據(jù)上進(jìn)行操作，Excel的單元格數(shù)據(jù)難免會出現(xiàn)格式、信息錯(cuò)誤等情況，如填學(xué)號的單元格類型為數(shù)值、入學(xué)日期的單元格類型為時(shí)間、有多余的空格、身份證號碼里大寫“X”弄成了小寫的“x”等。這些錯(cuò)誤都將導(dǎo)致教務(wù)處在匯總處理工作帶來不便，也導(dǎo)致部分學(xué)生的信息錯(cuò)誤。教務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是在招生信息的基礎(chǔ)上增加院系、專業(yè)、班級和學(xué)號等信息形成的，也就是說教務(wù)系統(tǒng)學(xué)生姓名、身份證號和性別等信息與招生信息嚴(yán)格一致。教務(wù)處必須對導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息與招生信息核對。如采用人工核對的方式進(jìn)行，不但工作量大而且容易漏掉錯(cuò)誤。這就需要一種高效軟件對招生錄取數(shù)據(jù)和學(xué)生核對后的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對分析。

1.2 畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊

在學(xué)生臨近畢業(yè)時(shí)，高校教務(wù)處需要準(zhǔn)備畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊，其流程如圖2所示。

圖2 畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊工作流程圖

教務(wù)處提供信息時(shí)需提供班級信息，在學(xué)生核對信息無誤以后，就可以匯總畢業(yè)生信息了。一方面用于圖像采集，另一方面提供給招生就業(yè)處。在圖像采集完成以后，圖像信息會被上傳到學(xué)信網(wǎng)，并和具體學(xué)生進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這時(shí)需要學(xué)生最后通過學(xué)信網(wǎng)對學(xué)籍信息（包括圖像信息）進(jìn)行最終核對確認(rèn)。在學(xué)生在線核對信息完成以后，教務(wù)處開始對畢業(yè)證書進(jìn)行編號，并在學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行學(xué)歷證書注冊。這一過程最困難的地方在于教務(wù)處提供畢業(yè)生基本信息。由于學(xué)生在大學(xué)期間由于專業(yè)、班級的調(diào)整導(dǎo)致學(xué)信網(wǎng)里班級信息與實(shí)際不符，若仍然按照學(xué)信網(wǎng)的班級信息下發(fā)數(shù)據(jù)，那么將導(dǎo)致混亂。正確的班級信息在學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)里，學(xué)校教務(wù)處在提供畢業(yè)生基本信息時(shí)需要結(jié)合學(xué)信網(wǎng)學(xué)生數(shù)據(jù)和教務(wù)系統(tǒng)的學(xué)生班級信息，即班級信息之外的以學(xué)信網(wǎng)為準(zhǔn)，班級信息以教務(wù)系統(tǒng)為準(zhǔn)。這個(gè)結(jié)合工作，人工完成是非常困難的，必須借助軟件工具。

2 軟件工作原理

對高校學(xué)籍管理數(shù)據(jù)處理流程及過程中重難點(diǎn)進(jìn)行分析，筆者設(shè)計(jì)的軟件需要具有以下功能：首先是用兩個(gè)Excel表格的數(shù)據(jù)根據(jù)身份證號碼等具有唯一性的標(biāo)志建立視圖；其次是對Excel表格兩列的值逐行進(jìn)行檢查，對于不相等的行進(jìn)行顯著標(biāo)記，如將其背景填充為紅色。

2.1 建立視圖

假設(shè)有2個(gè)Excel工作表需要進(jìn)行建立視圖操作，分別是工作表A和工作表B，其中A是學(xué)信網(wǎng)學(xué)生信息數(shù)據(jù)，B是學(xué)校內(nèi)部教務(wù)系統(tǒng)[3]學(xué)生信息數(shù)據(jù)。因?yàn)樯矸葑C號碼具有唯一性，所以可以用身份證號碼作為標(biāo)志來判斷兩行數(shù)據(jù)是否代表同一學(xué)生。如果該身份證號碼在A和B里都有的話，那么數(shù)據(jù)將屬于集合“AB都有”。如果該身份證號碼在A里有、在B里沒有，那么該數(shù)據(jù)屬于“A有B沒有”。如果該身份證號碼在A里沒有、在B里有，那么該數(shù)據(jù)屬于“B有A沒有”。對于“AB都有”集合，我們通過身份證號碼將A、B表格里的數(shù)據(jù)合并成一行，類似于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫里建立視圖。對于“A有B沒有”集合，這些學(xué)生信息在學(xué)信網(wǎng)[4]有，在教務(wù)系統(tǒng)沒有，那么這部分學(xué)生兩種可能：一是已經(jīng)休學(xué)、退學(xué)的，而在學(xué)信網(wǎng)沒有做相關(guān)處理；二是教務(wù)系統(tǒng)里這些學(xué)生身份證號碼錯(cuò)誤。對于“B有A沒有”集合，這些學(xué)生可能是教務(wù)系統(tǒng)里身份證號碼錯(cuò)誤。該模型如圖3所示。

圖3 視圖工作原理

2.2 檢查表格

對于“AB都有”的情況，在建立好的視圖里，就可以對某行的兩列數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，以檢查錯(cuò)誤。檢查過程如圖4所示。

圖4 檢查表格流程圖

首先獲取當(dāng)前行要檢查的兩列的單元格cellA和cellB的類型，分別設(shè)為typeA和typeB，如果typeA和typeB不相同，填充單元格cellA和cellB背景為紅色，如果typeA和typeB相同則判斷單元格的值是否相等。取cellA和cellB的值，分別設(shè)為valueA和valueB，如果值不相等則填充這2個(gè)單元格背景為紅色，如果相等則進(jìn)入下一行的判斷。如此遍歷，直到工作表的最后一行。

在軟件完成檢查后可以通過觀察單元格的背景顏色，可以顯著的判斷學(xué)生信息是否錯(cuò)誤，將這些信息不一致的學(xué)生篩選出來做進(jìn)一步的處理。

3 開發(fā)

軟件開發(fā)過程涉及多個(gè)環(huán)境及軟件，其對應(yīng)的版本及作用如表1所示。

表1 開發(fā)環(huán)境及工具一覽表

軟件開發(fā)時(shí)使用的操作系統(tǒng)是Windows XP，之所以選擇XP一方面是因?yàn)閄P的群眾基礎(chǔ)仍然比較好；另一方面XP下的軟件也能在版本更高的Windows操作系統(tǒng)上運(yùn)行，比Windows7、Windows8等。由于Java使用廣泛，加之Java客戶端程序開發(fā)相對簡單，另外使用Java以后可以通過Java Swing快速的構(gòu)建用戶UI界面，開發(fā)者只需要專注于業(yè)務(wù)邏輯。IDE之所以選擇NetBeans是因?yàn)镹etBeans具有方便的可視化Java Swing[5]開發(fā)工具，另外NetBeans對Maven和Subversion的集成也非常好。Subversion是著名的開源版本控制工具，結(jié)合服務(wù)端的VisualSVN Server可以方便的對軟件進(jìn)行版本控制。Maven是Java平臺下強(qiáng)大的開發(fā)管理工具，不僅可以對軟件的整個(gè)生命周期進(jìn)行管理，另外對Java分模塊和jar包也進(jìn)行了高效的管理，使用Maven可以大大提高開發(fā)和維護(hù)效率。Excel的版本分為2003和2007，由于我們在學(xué)籍管理中2003版本完全夠用，另外2007版本也向下兼容2003的格式，所以Excel的版本筆者選擇2003。POI是開源基金Apache下的著名開源Excel操作工具，使用它可以簡化Java操作Excel的工作，并且可以兼容Excel的2003和2007版本。在開發(fā)完成后，通過Maven將項(xiàng)目打包成jar文件，該文件能直接在安裝有JDK或JRE的環(huán)境下運(yùn)行，為了讓其能更適合Windows用戶，可以使用JSmooth將jar包裝成Windows下exe應(yīng)用程序。

4 應(yīng)用

軟件的名稱為Excler，目前已經(jīng)發(fā)展到2.1版本。使用“連接表格”時(shí)界面如圖5所示。首先選擇A表格和B表格的Excel文件。選擇完成以后，軟件的表格里會列出了A表格和B表格的所有列標(biāo)題。其次用戶選擇“身份證號”這種具有唯一標(biāo)志的屬性作為連接標(biāo)準(zhǔn)。最后選擇導(dǎo)出文件的導(dǎo)出路徑，選擇完成以后就會立刻在設(shè)置的導(dǎo)出位置生成excel文件。

圖5 連接表格功能界面

軟件的“兩列檢查”使用情況與“連接表格”類似，另外通過“使用幫助”可以詳細(xì)的了解軟件的使用流程及工作原理。

5 結(jié)束語

本文開發(fā)的軟件在高校學(xué)籍管理中使用具有以下優(yōu)點(diǎn)：“連接表格”功能可以高效的完成教務(wù)系統(tǒng)信息和學(xué)信網(wǎng)信息的整合，為學(xué)信網(wǎng)的學(xué)籍信息更新維護(hù)提供保障；“兩列檢查”功能可以高效檢查教務(wù)系統(tǒng)信息和學(xué)信網(wǎng)信息的差異并顯著的標(biāo)志出來。通過該軟件的應(yīng)用，高校教務(wù)處的學(xué)籍管理工作變得高效、準(zhǔn)確、可靠。同時(shí)軟件也存在若干需改進(jìn)的地方：提高軟件通用性，該軟件僅在本校中應(yīng)用，被證明是適合本校的校情，其他高校使用情況尚不可知；發(fā)展軟件的Windows版本，由于使用Java程序需要jre環(huán)境，雖然java使用廣泛，但普通用戶安裝jre環(huán)境的并不多，另外java軟件運(yùn)行效率肯定不如原生的Windows應(yīng)用程序，如果軟件具有Windows版本的話，那么軟件的使用將更加方便，運(yùn)行速度將更快；發(fā)展其他功能，高校教務(wù)處在學(xué)籍管理上還有很多其他需要，軟件的功能有待繼續(xù)豐富完善。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]殷濤．如何提高高校學(xué)籍管理工作水平[J]．重慶文理學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2010（3）：90-92．

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[4]胡偉莉．我國高校學(xué)分制教學(xué)管理改革的研究[D]．武漢：武漢理工大學(xué)，2005．

[5]劉晶．基于設(shè)計(jì)模式的Java swing交互式界面模板的應(yīng)用研究與實(shí)現(xiàn)[D]．上海：華東師范大學(xué)，2008．

The Design and Development ofAssistant Software for Colleges’Student Status Management

XIONG Hai-dong，ZHANG Xiao-bing
(Teaching Affairs Department,Sichuan Preschool Educators College,Mianyang,Sichuan 621709）

Student status management is a very important part of university’s basic work.Its main work contains two parts:one is maintaining the data of CHSI(China Higher Education Student Information and Career Center),the other is maintaining the data of internal systems(such as the educational management system,student management systems,etc.).Errors occur frequently in the procedure of initial importing,updating,so the validation for student information is needed before.The procedure employs the independently developed Windows software, which used Java Swing technology.This software adopts the thoughts of mathematical set and relational databases. Its working principle is building a view between CHSI and internal systems with student’s ID.The use of this software makes the validation of student information simpler and student status management easier.

Colleges；student status management；software design；software development；Java Swing

TP311.52

A

1673-1891（2015）03-0049-04

2015-05-07

熊海東（1986-），男，湖北黃岡人，助教，碩士研究生，研究方向：Java Web。