劉秀英

（北票市林業(yè)局，遼寧 北票 122100）

中德財(cái)政合作遼寧朝陽(yáng)生態(tài)造林項(xiàng)目是1998年5月底在中德兩國(guó)政府發(fā)展政策合作委員會(huì)第16次會(huì)議上獲得批準(zhǔn)，列入兩國(guó)政府合作計(jì)劃的，到2000年5月30日兩國(guó)政府正式簽署了該項(xiàng)目的《財(cái)政協(xié)議》。該項(xiàng)目的范圍為：遼寧省西部朝陽(yáng)市所轄的北票、凌源、朝陽(yáng)3個(gè)縣（市）的土質(zhì)退化、侵蝕嚴(yán)重、荒山面積大的貧困鄉(xiāng)、村。項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)為：改善項(xiàng)目區(qū)域生態(tài)環(huán)境，增加森林覆蓋，為當(dāng)?shù)剞r(nóng)民提供短期就業(yè)機(jī)會(huì)，增加其收入，并從林地經(jīng)營(yíng)中獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的收入。項(xiàng)目自2001年6月開始實(shí)施，到2010年已全部完成工程建設(shè)任務(wù)。在歷次的檔案檢查中，都受到了各方各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)。尤其在2003年4月，德國(guó)復(fù)興信貸銀行檢查團(tuán)對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行的檢查，認(rèn)為“檔案管理可作為其他項(xiàng)目的樣板”。因此，筆者就項(xiàng)目的檔案管理談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1 提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理的認(rèn)識(shí)

項(xiàng)目在建設(shè)之初，國(guó)家林業(yè)局、省、市政府都要求對(duì)項(xiàng)目加強(qiáng)管理，與國(guó)際接軌，按國(guó)際慣例來管理項(xiàng)目，決不能搞原有模式的重復(fù)，簡(jiǎn)單地說，項(xiàng)目管理主要是工程管理、財(cái)務(wù)管理和檔案管理。而檔案管理在項(xiàng)目管理中又顯得尤為重要，因?yàn)樗堑路綇?qiáng)調(diào)“過程管理”的重要環(huán)節(jié)和體現(xiàn)。它能客觀地反映項(xiàng)目實(shí)施的過程，全面系統(tǒng)地記載項(xiàng)目實(shí)施的工作程序，是德方檢查項(xiàng)目的第一手資料，也是德方評(píng)價(jià)項(xiàng)目的重要依據(jù)。在過去執(zhí)行的項(xiàng)目中，檔案管理往往被忽視，而在國(guó)際項(xiàng)目的管理中又是必不可少的。因此，加強(qiáng)檔案管理、提高管理水平，是與國(guó)際接軌，按國(guó)際慣例來管理項(xiàng)目的顯著標(biāo)志。所以，各級(jí)項(xiàng)目管理者，必須高度重視項(xiàng)目的檔案管理工作。

2 明確項(xiàng)目檔案管理的范圍、原則和要求

2.1 檔案管理的范圍

項(xiàng)目的立項(xiàng)、內(nèi)容及方法，可行性研究，評(píng)估認(rèn)證，中德雙方簽署的會(huì)談?dòng)浺?、備忘錄，參與式林業(yè)規(guī)劃，技術(shù)措施，科學(xué)管理等有關(guān)資料；項(xiàng)目的小班卡、合同、宜林荒山使用權(quán)協(xié)議書；實(shí)施、檢查、驗(yàn)收、報(bào)賬全過程的資料；項(xiàng)目培訓(xùn)、考察等有關(guān)方面的資料；項(xiàng)目文件、簡(jiǎn)報(bào)和宣傳材料及推廣示范等方面的資料；項(xiàng)目的財(cái)務(wù)活動(dòng)資料；在項(xiàng)目實(shí)施過程中所形成的具有存檔價(jià)值的文書、圖紙、表格、照片、錄像帶等材料。

2.2 檔案管理的原則

統(tǒng)一管理，分級(jí)建檔，常抓不懈，認(rèn)真求實(shí)。

2.3 檔案管理的要求

全面搜集，系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確分類，及時(shí)歸檔。

3 檔案管理的內(nèi)容和方法

這里主要談文書檔案管理和技術(shù)檔案管理。

3.1 文書檔案管理

3.1.1 文書檔案管理內(nèi)容

文書檔案主要有文件類和宣傳類兩種。文件類是指國(guó)家有關(guān)部、委、局和省、市、縣的有關(guān)文件以及中德兩國(guó)政府間簽署的有關(guān)項(xiàng)目協(xié)議等來往文件。宣傳類是指會(huì)議材料、記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、錄像、照片、宣傳材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等。

3.1.2 文書檔案管理方法

對(duì)文書檔案要及時(shí)、認(rèn)真地整理、分類，并分別裝訂成冊(cè)，歸入檔案；要在文件索引目錄中寫清接收文件的文題、頁(yè)數(shù)及時(shí)間，并在檔案封皮注明文件類別。

3.2 技術(shù)檔案管理

技術(shù)檔案主要包括規(guī)劃設(shè)計(jì)、計(jì)劃、總結(jié)、檢查、驗(yàn)收和技術(shù)推廣、技術(shù)培訓(xùn)等相關(guān)資料。

3.2.1 參與式規(guī)劃設(shè)計(jì)類材料的檔案管理

規(guī)劃設(shè)計(jì)涉及的資料最多，它包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、土地利用規(guī)劃、年度作業(yè)設(shè)計(jì)、各類合同、小班卡、協(xié)議書、參與式林業(yè)規(guī)劃等諸多材料，這些材料的收集歸檔是技術(shù)檔案管理的重點(diǎn)，也是整個(gè)項(xiàng)目檔案管理的難點(diǎn)。規(guī)劃設(shè)計(jì)材料既繁多又復(fù)雜，每搞完一次規(guī)劃設(shè)計(jì)，就有一摞材料堆在辦公桌前，必須按照規(guī)劃程序，理順每一個(gè)步驟，及時(shí)整理歸檔。否則，日積月累，很難理出頭緒。例如：參與式林業(yè)規(guī)劃，涉及的項(xiàng)目鄉(xiāng)鎮(zhèn)多、村組多，規(guī)劃面積大，需要填寫許多預(yù)選項(xiàng)目村的情況調(diào)查表、農(nóng)民意愿單、申請(qǐng)表、決策表和項(xiàng)目村的三次會(huì)議記錄、土地利用規(guī)劃示意圖等，要簽訂合同書、協(xié)議書，小班卡一式四份，如果是聯(lián)戶的小班，還要有聯(lián)戶代表委托書，所有這些材料進(jìn)行認(rèn)真地檢查、驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)缺項(xiàng)、漏項(xiàng)的要及時(shí)補(bǔ)充糾正，然后整理清楚。除小班卡、合同書、協(xié)議書外，所有材料都要分門別類地放入檔案盒，要制定簡(jiǎn)明的參與式規(guī)劃目錄，粘在檔案盒內(nèi)醒目處；最后，在檔案盒的小側(cè)面標(biāo)明該項(xiàng)目鄉(xiāng)鎮(zhèn)的名稱、合同序號(hào)、涉及到的村、林班、造林類型及年度，這樣有利于在以后的工作中既迅速又準(zhǔn)確地查找該項(xiàng)目鄉(xiāng)鎮(zhèn)的有關(guān)材料。裝完檔案盒后緊接著進(jìn)行“兩書一卡”的歸檔工作，按照德方要求，必須以小班為單位，將小班卡、附有小班圖的合同書和荒山使用協(xié)議書裝入檔案袋，為今后工作、檢查、驗(yàn)收提供方便。在裝袋前，要將小班卡、合同書、協(xié)議書檢查核實(shí)，準(zhǔn)確無誤后方可入袋。裝袋后還要在檔案袋外粘上標(biāo)簽，上面注明該鄉(xiāng)鎮(zhèn)的名稱、合同序號(hào)、通過驗(yàn)收年度和監(jiān)測(cè)驗(yàn)收面積，這樣在工作應(yīng)用中比較直觀。同時(shí)要制定一個(gè)小臺(tái)帳型的卡，記錄小班的有關(guān)情況，如小班所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村、組、林班、小班面積、造林類型、參與人數(shù)、監(jiān)測(cè)驗(yàn)收時(shí)間、面積等等。雖然這樣做很麻煩，但有利于統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并能靈活自如地掌握各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)小班的情況。規(guī)劃設(shè)計(jì)完一個(gè)項(xiàng)目鄉(xiāng)鎮(zhèn)就要及時(shí)整理歸檔一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，分年度、分鄉(xiāng)鎮(zhèn)整齊有序地放在卷櫥內(nèi)，以備查閱。

3.2.2 計(jì)劃、總結(jié)類材料的檔案管理

計(jì)劃總結(jié)主要包括項(xiàng)目的執(zhí)行計(jì)劃、年度實(shí)施計(jì)劃、年度工作計(jì)劃、項(xiàng)目的各類工作總結(jié)、進(jìn)展報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。這些材料都要在整理好后裝入檔案盒，做好記錄，編好索引，以備實(shí)施過程中隨時(shí)查閱。

3.2.3 檢查、驗(yàn)收類材料的檔案管理

檢查、驗(yàn)收類材料主要包括國(guó)家林業(yè)局、省項(xiàng)目辦、監(jiān)測(cè)中心和市項(xiàng)目辦的工程檢查、驗(yàn)收材料以及縣項(xiàng)目辦工程自查、驗(yàn)收和有關(guān)工程技術(shù)方面的專題檢查材料。這些材料都要整理歸檔，并要認(rèn)真閱讀，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足，以便在今后工作中改進(jìn)和完善。

3.2.4 技術(shù)推廣、培訓(xùn)類材料的檔案管理

技術(shù)推廣、培訓(xùn)類材料主要包括對(duì)縣、鄉(xiāng)、村級(jí)技術(shù)人員和參與農(nóng)戶進(jìn)行有關(guān)造林、整地、育苗等方面的技術(shù)推廣和培訓(xùn)所涉及的材料。對(duì)技術(shù)推廣、培訓(xùn)的內(nèi)容和參加人員都要有記錄，并及時(shí)存檔。

4 小結(jié)

檔案管理工作是一項(xiàng)精心、細(xì)致、繁雜、科學(xué)性非常強(qiáng)的工作。檔案管理人員對(duì)搜集的各種資料都要認(rèn)真及時(shí)進(jìn)行整理、分類、歸檔、編號(hào)、編制檢索工具，并做到科學(xué)運(yùn)作、妥善保管、存放有序、查找方便、整齊美觀。要定期檢查檔案保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)采取補(bǔ)救措施。要配置必要的設(shè)施，確保檔案安全。