魏 芳

（國(guó)電重慶恒泰發(fā)電有限公司，重慶 400805）

淺談企業(yè)基建檔案的管理

魏 芳

（國(guó)電重慶恒泰發(fā)電有限公司，重慶 400805）

針對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)際，提出加強(qiáng)企業(yè)基建檔案管理的對(duì)策，包括建立檔案管理機(jī)構(gòu)、 建立專兼職結(jié)合的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍、 建立檔案管理制度、實(shí)施超前控制和過(guò)程控制及閉環(huán)管理、加強(qiáng)信息化建設(shè)，以及實(shí)現(xiàn)資料全面共享。

企業(yè)；基建檔案；管理工作

基建檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，它記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的手段。筆者結(jié)合自己從事基建檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)和企業(yè)的要求，認(rèn)為要抓好基建檔案管理工作，需要從以下幾個(gè)方面入手。

1 建立檔案管理機(jī)構(gòu)和工作網(wǎng)絡(luò)

電力基建項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)間比較長(zhǎng)，參與的單位比較多，管理難度大。因此，必須要建立健全項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，明確規(guī)定管理人員、專業(yè)技術(shù)人員對(duì)項(xiàng)目竣工文件的形成、積累、整理、移交所負(fù)的責(zé)任，以確保檔案的準(zhǔn)確信和完整性。

基建項(xiàng)目規(guī)模較大，相關(guān)因素也比較多，而且施工隊(duì)伍的人員流動(dòng)性大，這就導(dǎo)致了檔案資料的收集存在一定的難度，檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性不容易得到保證。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)有必要實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化，即由檔案室、檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)組成。

檔案室是檔案工作任務(wù)的主要承擔(dān)者，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本基建項(xiàng)目的檔案和檔案工作，對(duì)業(yè)務(wù)職能部門及參建單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，設(shè)置專門的企業(yè)檔案管理組織機(jī)構(gòu)，并抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵 ，是項(xiàng)目公司與各參建單位對(duì)工作進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)的平臺(tái)。

檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的職能是協(xié)調(diào)各參建單位及項(xiàng)目公司各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障。通常應(yīng)當(dāng)由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目公司各部門及各參建單位負(fù)責(zé)人組成，對(duì)整個(gè)基建項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任 。

檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)由業(yè)主單位、監(jiān)理單位、其他參建單位組成。業(yè)主單位為一級(jí)網(wǎng)絡(luò)，監(jiān)理單位為二級(jí)網(wǎng)絡(luò)，其他參建單位為三級(jí)網(wǎng)絡(luò)。

2 建立專兼職結(jié)合的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍

事業(yè)成敗，關(guān)鍵在人。根據(jù)企業(yè)基建工作的過(guò)程，以及目前檔案事業(yè)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理人員既要對(duì)工程的基建過(guò)程和生產(chǎn)流程有所了解，同時(shí)又要熟悉和掌握計(jì)算機(jī)及管理信息技術(shù)等知識(shí)，對(duì)國(guó)家檔案管理法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)明白清楚，并能熟練應(yīng)用。另外，要有創(chuàng)新精神和吃苦耐勞的奉獻(xiàn)精神。只有這樣，才能勝任新建企業(yè)的檔案管理工作，才能滿足檔案工作的服務(wù)信息化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化等要求。為此，建立一支專兼職結(jié)合的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍是做好檔案工作的重要保證。在檔案隊(duì)伍建設(shè)中，要注意以下幾點(diǎn)。

2.1 要選好檔案工作機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人

檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人是檔案工作的帶頭人，責(zé)任重大，除了應(yīng)精通業(yè)務(wù)外，還應(yīng)該具有較高的理論修養(yǎng)和政策水平，具有較強(qiáng)的組織管理能力，具有務(wù)實(shí)的態(tài)度、開拓的精神和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。因此，選好檔案工作機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人關(guān)系重大。

2.2 要保持企業(yè)檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定

穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍有利于檔案業(yè)務(wù)情況的熟悉和業(yè)務(wù)水平的提高，從而保證項(xiàng)目檔案工作的持續(xù)發(fā)展。檔案工作的實(shí)踐表明，頻繁更換檔案工作人員，對(duì)項(xiàng)目檔案工作勢(shì)必產(chǎn)生消極的影響。因此，管理部門應(yīng)積極采取措施，保證檔案工作隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

2.3 要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)

信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求，必須要掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，能夠熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理知識(shí)等；熟悉企業(yè)生產(chǎn)、管理流程，了解相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件資料。因此，要通過(guò)多種渠道，采取多種方式，全面加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，以及基建、生產(chǎn)管理流程的教育和培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，以滿足檔案工作發(fā)展的需要。

3 建立健全檔案管理制度

要想檔案工作能夠順利開展，制度是保證。企業(yè)必須高度重視和做好規(guī)章制度的制定工作。

一是要根據(jù)國(guó)家《檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《國(guó)家保密法》，以及地方檔案局制定的檔案管理辦法，制定出適合本企業(yè)的各類檔案管理制度和檔案工作規(guī)定，做到檔案管理有章可循、有法可依。這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)基建檔案管理工作規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的保障。

二是要根據(jù)國(guó)家及行業(yè)推薦性的各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定本基建項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。要對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體制及職責(zé)、基建工程歸檔范圍及責(zé)任的劃分、竣工檔案的編制方法及質(zhì)量要求等作出詳細(xì)的規(guī)定，并以紅頭文件形式下發(fā)到各參建單位及公司各部門，要求認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行，保證工程文件的管理處于有序的狀態(tài)之中，為工程檔案的形成、歸檔的準(zhǔn)確及規(guī)范打下良好的基礎(chǔ)。

4 實(shí)施超前控制、過(guò)程控制、閉環(huán)管理

4.1 加強(qiáng)合同管理，做好檔案源頭的把關(guān)定向

工程建設(shè)項(xiàng)目在與各參建單位、設(shè)備廠家簽訂的合同及有關(guān)協(xié)議中，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定對(duì)竣工檔案的整理要求（或簽訂專門檔案管理協(xié)議），以及對(duì)竣工檔案移交的有關(guān)經(jīng)濟(jì)考核內(nèi)容。要根據(jù)國(guó)家《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等規(guī)范性文件的規(guī)定，制定竣工文件編制辦法、竣工文件歸檔范圍和保管期限等。擬定工程檔案接收方案，明確歸檔標(biāo)準(zhǔn)和案卷質(zhì)量，并將方案在施工單位進(jìn)場(chǎng)后及時(shí)下發(fā)，使施工單位明確哪些資料屬于歸檔范圍，哪些資料屬臨時(shí)保管，從檔案形成的源頭上把關(guān)定向。

4.2 狠抓檔案內(nèi)在的質(zhì)量管理，把好案卷質(zhì)量關(guān)

基建擴(kuò)建工程開工后，企業(yè)檔案管理部門要及時(shí)組織各參建單位參加竣工文件編制培訓(xùn)，并要求施工單位配備相對(duì)固定的技術(shù)人員，來(lái)負(fù)責(zé)工程建設(shè)全過(guò)程形成的文件材料的收集、整理、保管和利用工作。要狠抓檔案內(nèi)在的質(zhì)量管理，要求各參建單位把好案卷質(zhì)量關(guān)，力保文件齊全完整、簽字手續(xù)完備。規(guī)定責(zé)任人簽字必須由本人親自簽字的，就絕不允許他人代為簽字。要確?？⒐n案在形成中的齊全、完整。還要積極開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，多為施工單位的工程技術(shù)人員和檔案人員提供檔案業(yè)務(wù)知識(shí)咨詢服務(wù)，為他們解決一些檔案業(yè)務(wù)問(wèn)題，及時(shí)了解施工文件的動(dòng)態(tài)，更好地參與到對(duì)基建擴(kuò)建檔案工作全過(guò)程管理的監(jiān)督和指導(dǎo)之中。

4.3 做好檔案資料的全過(guò)程管理

要做好工程項(xiàng)目檔案資料的全過(guò)程管理，對(duì)工程開工前的審批資料、開工后的施工資料及工程竣工后的驗(yàn)收資料，都要采取有效措施，對(duì)于基建項(xiàng)目檔案要做到收集齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、整理規(guī)范，并按期整理完畢和辦理移交。

4.4 檔案工作者應(yīng)參加工程質(zhì)量監(jiān)督檢查

為掌握參建單位竣工資料的形成情況，檔案部門應(yīng)參加監(jiān)督檢查大綱要求的各節(jié)點(diǎn)的工程監(jiān)督檢查，檢查工程資料的質(zhì)量，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，保證施工單位竣工資料在形成過(guò)程中就做到滿足檔案管理的要求，避免不必要的返工，確?？⒐n案規(guī)范化管理。

4.5 檔案工作者應(yīng)參加竣工驗(yàn)收

竣工檔案驗(yàn)收是工程驗(yàn)收不可缺少的重要部分，檔案管理人員在參加工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要嚴(yán)格審查工程檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改。

4.6 充分發(fā)揮監(jiān)理的管理優(yōu)勢(shì)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)檔案管理工作

監(jiān)理在工程建設(shè)中負(fù)責(zé)整個(gè)工程建設(shè)的監(jiān)督檢查工作，并參與工程竣工驗(yàn)收，同時(shí)負(fù)責(zé)向項(xiàng)目法人提交工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料。監(jiān)理隊(duì)伍多數(shù)是由各專業(yè)的技術(shù)專家組成，對(duì)工程的設(shè)計(jì)、施工、變更等情況非常清楚。因此，充分發(fā)揮監(jiān)理的管理優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)各參建單位檔案管理工作的督促檢查，能夠更加有效地促進(jìn)檔案工作的順利推進(jìn)；同時(shí)，充分發(fā)揮監(jiān)理人員技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，以及提高檔案管理水平具有重要作用。所以，在工程建設(shè)過(guò)程中，要充分發(fā)揮監(jiān)理的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)檔案管理工作。

5 加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資料全面共享

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，推動(dòng)了檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，為檔案信息管理注入了新的活力。檔案部門要積極參與到企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)中去，盡快實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、信息化，并出臺(tái)相關(guān)文件規(guī)范對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。要充分利用現(xiàn)代化設(shè)備（計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等），將各類檢索目錄錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)各類檔案實(shí)體完成電子化工作。并通過(guò)基建及生產(chǎn)MIS系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、檔案管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，進(jìn)行電子文件的自動(dòng)接收、整編、立卷工作，使文件、檔案管理達(dá)到一體化，檔案全文存儲(chǔ)及全息檢索，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息化和檔案信息資源的全面共享，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，更好地為企業(yè)工程建設(shè)及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。

［1］ 史江，劉婷婷．企業(yè)檔案管理社會(huì)化問(wèn)題初探［J］．檔案學(xué)通訊，2010，（5）：80-83.

［2］ 張海燕.企業(yè)檔案的知識(shí)化管理策略研究［D］．蘇州：蘇州大學(xué)，2008.

［3］ 黃世喆.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究［J］．檔案學(xué)通訊，2006，（3）：46-49.

A Study on the Management of Capital Construction Archives in Enterprises

WEI Fang
（Chongqing Hengtai Power Generation Co.,Ltd.of China Guodian Corporation，Chongqing 400805，China）

Based on the actual production of enterprises，this article puts forwards measures to strengthen the management of capital construction archives such as establishing institutions of archives administration，building a well-qualified full-time and part-time archives working staff，setting up an archives administration system，implementing advance control and process control and closed-loop management，reinforcing the informatization construction and realizing full sharing of data．

Enterprise；construction file；management

G271

A

1008-8032（2015）05-0060-03

2014-11-12

魏 芳（1966-），檔案館員，研究方向?yàn)槠髽I(yè)檔案管理。