□ 崔美榮

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著信息化的到來，許多領(lǐng)域都開始引入信息化來為本領(lǐng)域服務(wù)。當(dāng)然，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為一個嚴(yán)肅、縝密的工作單位，將信息化引入到有關(guān)的政府工作中來，也顯得尤為重要和緊迫。

(一)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案具有數(shù)量大、內(nèi)容多的特點。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質(zhì)具有嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確等相關(guān)特點，它需要管理整個鎮(zhèn)的相關(guān)事物，這些事物數(shù)量較大，內(nèi)容也不是單一的，而是各種各樣的事物需要管理，例如:婦女部門、戶口部門、保險部門等多種多樣的部門。因此，它的檔案管理的內(nèi)容比較冗雜。所以，這些檔案管理起來也比較復(fù)雜，而且，一不小心，還容易出現(xiàn)一些漏洞，導(dǎo)致檔案信息的不完整，給人們的生活帶來不便?；谝陨线@種情況，將信息化應(yīng)用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的管理上，在一定程度上，可以給管理檔案的工作人員減輕工作量，還可以保證相關(guān)管理工作的準(zhǔn)確度，避免一些信息的遺失。

(二)普及信息化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作特性的需要。經(jīng)濟的發(fā)展，帶來了科學(xué)技術(shù)的不斷更新。作為科學(xué)技術(shù)產(chǎn)物的信息化也引起了越來越多人的注意，被越來越多人應(yīng)用于各個領(lǐng)域中來，并且為各個領(lǐng)域帶來了方便和巨大的利益。由于鎮(zhèn)政府工作具有某些特定的性質(zhì)，將信息化應(yīng)用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理中來，能保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作更好地、更有效地完成。

(三)有利于統(tǒng)籌管理，方便查找。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的建設(shè)，有利于統(tǒng)籌管理鎮(zhèn)政府檔案。將各個部門的檔案進(jìn)行分類管理，這樣有利于需要的人能夠及時、快速查找相關(guān)的檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之前的檔案管理一直是人為來進(jìn)行檔案的管理，這樣不利于檔案的查找，并且容易將各個檔案混淆，會導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作開展緩慢。如果嚴(yán)重的話，可能使鎮(zhèn)政府工作走向錯誤的軌道?；谏鲜龅那闆r，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該建設(shè)信息化的檔案管理，這是對人們負(fù)責(zé)任的行為，也是對自己本身工作嚴(yán)格要求的行為。

(四)減少檔案管理員的工作量，節(jié)約時間。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)，有利于減少檔案管理員的工作量和減少儲存鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的空間。信息化的檔案管理是一種虛無空間的管理，因為，它主要是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的相關(guān)檔案儲存在計算機這一虛無的空間中，如果需要它，就將它調(diào)出來為自己的工作服務(wù)。因此，它的管理方式是通過計算機網(wǎng)絡(luò)的形式，在網(wǎng)絡(luò)空間上進(jìn)行管理。這樣的電子化的檔案管理可以減少以前紙質(zhì)檔案管理時所需要的空間，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府可以將這些空出來的空間應(yīng)用于別的工作上，使這些空間得到更合理的應(yīng)用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作發(fā)揮價值，這樣信息化的管理方式也比之前的紙質(zhì)檔案管理更加有效和更加的方便。同時，它也給檔案管理員帶來了極大的方便，減少了他們的工作量，節(jié)約了他們的時間，提高了他們的工作效率。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

(一)檔案管理員缺乏計算機知識，水平有待提高。信息化管理檔案是一項知識性和技術(shù)性相交加的管理活動，它需要檔案管理員既懂得相關(guān)的檔案管理知識，還要擁有計算機水平，懂得如何去使用計算機來進(jìn)行檔案管理。但目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)存在的一個大問題，是缺少計算機水平高的檔案管理員。以前的檔案管理大都是人為進(jìn)行管理，對檔案管理員計算機水平的要求不高。因此，導(dǎo)致了如今在建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化時，檔案管理員的知識和水平跟不上來，他們不會使用計算機來進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府相關(guān)檔案的管理。

(二)沒有形成系統(tǒng)的信息化檔案管理。目前，雖然一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府建立了信息化的檔案管理，但它們?nèi)匀贿M(jìn)行單一的管理，沒有形成系統(tǒng)化、統(tǒng)籌化。在建設(shè)的信息化的檔案管理中，有針對性地建立，每一個部門有一個檔案室，這樣一個部門負(fù)責(zé)一個檔案室。這樣建設(shè)的確很方便，但這也是一個問題。例如:一個人想查戶口，他就得去戶口檔案室查相關(guān)的信息，他又想看自己的保險，他又得去保險檔案室查相關(guān)的信息。這樣以來，既浪費時間，又耗費很多的精力。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該將這些獨立的檔案室建立起聯(lián)系，讓他們有著內(nèi)部的聯(lián)系，統(tǒng)籌化進(jìn)行管理。

三、建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的策略

(一)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人員。信息化是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，因此，信息化的應(yīng)用需要高科技的人員。建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化是在虛無的計算機網(wǎng)絡(luò)中建立的，因此，它的建立需要擁有計算機知識和技術(shù)的人才能建立起來的。建立之后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化的管理也是需要擁有計算機知識的先進(jìn)人員來進(jìn)行管理。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該大量引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人員來指導(dǎo)和培訓(xùn)檔案管理員，讓他們擁有計算機的知識和水平來管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理朝著信息化方面發(fā)展。

(二)在網(wǎng)絡(luò)中建設(shè)該鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案館。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化的前提是檔案的網(wǎng)絡(luò)化，因此，建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化需要在計算機網(wǎng)絡(luò)中建設(shè)一個屬于該鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府自己的檔案館，這樣才能使檔案管理信息化成為可能?；谝陨系囊?，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府一是應(yīng)該建立一個政府獨立的網(wǎng)站，網(wǎng)站上的內(nèi)容都是關(guān)于整個鎮(zhèn)的相關(guān)情況以及最及時、最迅速的政策消息。二是在這個網(wǎng)站里面建立一個獨立的檔案館。三是政府將該鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府中的所有紙質(zhì)檔案通過掃描進(jìn)入計算機內(nèi)，在計算機內(nèi)將這些檔案進(jìn)行分門別類的管理。四是讓這些單獨的檔案室有著內(nèi)部的聯(lián)系，彼此之間能夠互相彌補。例如:戶口部門建立一個戶口檔案，保險部門建立一個有關(guān)保險的檔案等諸如此類的檔案館，然后，查找一個人的戶口時，該人的保險、教育等信息都會出現(xiàn)。

(三)檔案管理員應(yīng)該擁有計算機知識，會操作計算機。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的建設(shè)對檔案管理員提出了巨大的要求和挑戰(zhàn)。因為，信息化的建設(shè)依靠著計算機網(wǎng)絡(luò)。檔案管理員只有懂計算機網(wǎng)絡(luò)和會使用計算機網(wǎng)絡(luò)，才能使檔案信息化管理成為可能?；谝陨系囊?，檔案管理員應(yīng)該學(xué)習(xí)與計算機相關(guān)的知識，讓自己擁有更多的計算機知識，不斷提高自己使用計算機的能力，這樣有利于檔案管理員更好地在計算機網(wǎng)絡(luò)上管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案。檔案管理員在提高自己的計算機水平時，還要不斷提高自身的文化素質(zhì)，如:學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的知識，以便自己能夠更好地管理檔案。

四、結(jié)語

建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化，能給政府帶來實用的價值。其實在建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化時，政府也應(yīng)該注意相關(guān)的問題，例如:避免鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案被網(wǎng)絡(luò)不法分子竊取，來危害人們的利益，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案能夠進(jìn)行合理化、有效的管理。

［1］邵燁．談新公共管理在我國行政管理改革中的作用［J］．云南社會主義學(xué)院學(xué)報，2010

［2］李吉陽．鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理問題探析［J］．大慶師范學(xué)院學(xué)報，2014，3