黃春燕 黃宗峰

(河池學院體育學院 廣西宜州 546300)

從服務就業(yè)視角探討大學生檔案管理①
——以廣西新建本科院校體育教育專業(yè)為例

黃春燕 黃宗峰

(河池學院體育學院 廣西宜州 546300)

大學生檔案在畢業(yè)生就業(yè)工作中發(fā)揮著重要作用,是用人單位深入了解應聘者在校思想、學習、生活、心理等各方面情況的關鍵信息資料。該文以廣西新建本科院校體育教育專業(yè)為例,主要從廣西新建本科院校體育教育專業(yè)學生檔案管理工作可為畢業(yè)生提供就業(yè)推薦材料、為用人單位提供檔案查閱服務以及為畢業(yè)生做好檔案傳遞工作等用途出發(fā),在當今市場調節(jié)就業(yè)的形勢下,為更好地服務大學生就業(yè),對大學生檔案管理提出幾點看法：一應轉變觀念,加強學生檔案材料的收集與整理;二應明確高校檔案管理制度和歸檔規(guī)范;三應提高檔案管理科學化水平,加快檔案管理現(xiàn)代化,實現(xiàn)檔案管理信息化;四應做好管理審核工作,發(fā)揮其在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用。

檔案管理 作用 大學生 就業(yè)

大學生檔案是大學生的重要信息資源,它記載著大學生在校期間的思想、學習及生活等表現(xiàn)情況,是用人單位選拔及錄用相關人才的直接依據(jù),是國家人事檔案的重要組成部分。因此,廣西新建本科院校大學生檔案管理工作十分重要,與其畢業(yè)生就業(yè)關系密切。對招聘者來說,預想聘用到優(yōu)秀人才,若只通過學生的臨時表現(xiàn)和求職簡歷,卻沒有辦法了解到應聘者的真正素質。此時,可以通過遠程調出應聘者電子檔案,通過查閱電子檔案對畢業(yè)生的心理素質知識技能、思想表現(xiàn)等進行深入了解。對于招聘者來說檔案能更深入的反映畢業(yè)生的素質。該文就勞動者自主就業(yè)、市場調節(jié)就業(yè)等多渠道多形式就業(yè)形勢下,如何加強大學生檔案管理,服務畢業(yè)生就業(yè)提出了幾點看法,以供廣西新建本科院校乃至全國各高等院校的檔案管理工作一點參考。

表1 河池學院體育教育專業(yè)近5屆畢業(yè)生就業(yè)分布比例統(tǒng)計

1 檔案管理在畢業(yè)生就業(yè)中的作用

大學生檔案管理是高等院校檔案管理中的重要組成部分。大學畢業(yè)生就業(yè),其檔案起到十分重要的作用,其地位不可替代。

1.1 為畢業(yè)生就業(yè)提供推薦材料

經過了整理、收集、歸檔等環(huán)節(jié)的大學生檔案,記錄了大學生在校期間的技能特長、學習生活及品德表現(xiàn)等情況,是大學生人生重要經歷記錄。其中能反映出大學生德、智、體、美、勞等方面的綜合素質情況,大學生在擇業(yè)過程中用檔案材料向用人單位推薦自己,這是最為權威的憑證。

1.2 為用人單位提供查閱檔案服務

真實性、完整性、準確性是人事檔案的基本特征和基本屬性和,廣西新建本科院校體育教育專業(yè)學生的檔案也不例外,用人單位可以把檔案材料作為選拔人才的主要依據(jù),人事部門也可以把檔案材料作為提拔或選拔相關人才的依據(jù)。廣西新建本科院校通過大學生檔案管理工作,向人事部門、用人單位、學校、畢業(yè)生提供檔案查閱服務,使人事部門、學校、畢業(yè)生、用人單位等通過查閱電子檔案材料了解到相關人才信息,提高有效交流與溝通,促進大學生就業(yè)。

1.3 為畢業(yè)生做好檔案傳遞工作

檔案轉遞工作是畢業(yè)生檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。依據(jù)我國人事檔案“人檔合一”的檔案管理要求,大學生工作時,執(zhí)行“檔隨人走”原則,其檔案立即通過轉遞工作與其就業(yè)單位或畢業(yè)生去向產生同向流動,不管畢業(yè)生落實工作與否,在規(guī)定時間里完成檔案轉遞。因此,廣西新建本科院校學生檔案管理部門,應依照規(guī)定的地點和時間,按規(guī)定整理好畢業(yè)生檔案向相關部門進行轉遞工作。

2 完善大學生檔案管理,更好服務畢業(yè)生就業(yè)

2.1 轉變觀念,加強學生檔案材料的收集與整理

高校畢業(yè)生檔案有流動性及穩(wěn)定性特征,包括以下三項主要工作：一是建設新生檔案;二是對所有學生在校期間的檔案材料進行歸檔;三是整理并轉遞畢業(yè)生檔案。

傳統(tǒng)觀念中,大學生檔案就是大學生學籍資料的簡單積累,其實大學生檔案不但是大學生在校學習生活的歷史記載,而且更是為廣西新建本科院校體育教育專業(yè)學生就業(yè)及用人單位選拔或提拔人才等提供權威信息的重要依據(jù)。所以,改進大學生檔案管理工作首先得更新觀念。如今人才市場竟爭劇烈,加上體育社會化的不斷進展,廣西新建本科院校體育教育專業(yè)人才的就業(yè)領域已經不再局限于體育教師行列,如表1所示,有相當一部分體育教育專業(yè)人才開始就業(yè)于其他行政、事業(yè)、企業(yè)單位、自主創(chuàng)業(yè)或自由職等行列,就業(yè)范圍也因就業(yè)需求而廣泛。因此,充分發(fā)揮檔案對廣西新建本科院校體育教育專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)的作用,應從新生入學開始就做好檔案建設工作。收集、整理體育教育專業(yè)學生在校學習期間所參與的競技比賽項目、公益勞動、社會實踐及文藝活動等,對學生的遵紀守法、助人為樂、獎懲情況等均給予及時的整理歸檔。因為大學生檔案信息只有真實、明確,才能更好地為畢業(yè)生就業(yè)服務。

2.2 明確高校檔案管理制度和歸檔規(guī)范

廣西新建本科院校學生檔案管理工作,應根據(jù)我國《干部檔案工作條例》要求且結合當今社會多形勢多渠道就業(yè)形勢作出明確要求,以社會需求為導向,教師對學生考核的方位及評價的標準、學生檔案內容要求等制定出統(tǒng)一規(guī)定,形成一系列切實可行的、對用人單位選拔或提拔人才及大學生就業(yè)有幫助的檔案管理制度,在高規(guī)范下進行檔案管理。即制定出統(tǒng)一的業(yè)務工作規(guī)范：第一,是檔案分類必須根據(jù)體育教育專業(yè)學生學籍管理規(guī)定,明確類目層次,即小類稍微靈活,大類要求一致;第二,是檔案呈現(xiàn)形式必須統(tǒng)一,錄入的項目內容要一致。這樣就可以避免學生檔案中文件材料的重復歸檔或遺漏現(xiàn)象,從而保證了學生檔案各種材料的系統(tǒng)、準確和完整。因此,廣西新建本科院校體育教育專業(yè)在新生入學之后,就要立刻做好歸檔工作,認真記錄記載體育教育專業(yè)在校學生(包括新生和老生)的各項表現(xiàn),使檔案材料既完整又連續(xù),既豐富了學生的檔案內容,又提高了后續(xù)的整理及歸檔工作效率,更保障了檔案的真實性、完整性與及時性,從而使體育教育專業(yè)畢業(yè)生檔案材料更好地服務其就業(yè)。

2.3 提高檔案管理科學化水平,加快檔案管理現(xiàn)代化,實現(xiàn)檔案管理信息化

提高大學生檔案管理科學化水平,其內涵在于用科學理論來指導大學生檔案管理,用科學方法來推進大學生檔案管理,用科學制度來保障大學生檔案管理,以促進檔案管理的信息化、制度化、規(guī)范化,使檔案管理效益和質量得以最大限度地提高。

隨著就業(yè)形式的改進,對大學生檔案管理工作的要求越來越高,主要體現(xiàn)在以下三方面：一是檔案材料內容面廣,即包括除了記錄完成教學大綱中教育部規(guī)定的各專業(yè)的學習任務情況外,還要記錄學生在校期間從事的、適應社會就業(yè)需求的各項實踐活動及實踐活動中所獲得的成績或成果等情況;二是檔案材料呈現(xiàn)形式多樣化,目前,廣西新建本科院校體育教育專業(yè)不斷擴招,這就意味著學生檔案數(shù)量也在不斷地增加,根據(jù)多渠道多形式就業(yè)的要求,網(wǎng)上招聘已占據(jù)體育教育專業(yè)畢業(yè)生找工作的重要途徑,這就要求對學生檔案需要實行動態(tài)管理。過去采用的紙質版,而現(xiàn)在的呈現(xiàn)方式更注重于電子版,因為采用電子信息管理學生檔案更快捷,更方便且材料內容更豐富,科學有序地對學生信息進行分類歸檔,進一步完善大學生電子檔案。使畢業(yè)生資料清楚明了地保存在指定的系統(tǒng)或某一平臺上,以便畢業(yè)生及用人單位查閱;三是檔案材料呈現(xiàn)途徑現(xiàn)代化,隨著現(xiàn)代科技的猛迅發(fā)展,社會各項各業(yè)的工作節(jié)奏及工作效率都在不斷提高,大學生檔案管理工作需要緊跟時代前進步伐實現(xiàn)現(xiàn)代化管理,廣西新建本科院校需要建立體育教育專業(yè)學生檔案網(wǎng)絡平臺,使體育教育專業(yè)畢業(yè)班檔案通過現(xiàn)代網(wǎng)絡平臺途徑呈現(xiàn)于社會,讓各用人單位一目了然地了解到畢業(yè)生各方面的素質。因此,加快檔案管理的現(xiàn)代化,提高檔案利用的效率;創(chuàng)新機構,實現(xiàn)檔案管理信息化,以便讓畢業(yè)生檔案材料更好地服務于畢業(yè)生就業(yè)。

2.4 加強管理審核工作,發(fā)揮畢業(yè)生檔案在畢業(yè)生擇業(yè)中的作用

廣西新建本科院校應根據(jù)體育教育專業(yè)學生在校時間,對畢業(yè)生檔案紙質材料和電子材料進行整理,按照統(tǒng)一格式進行整理,把學生在校期間的身體素質、品德素質、黨團活動等基本情況一一呈現(xiàn)出來,使整理出來的檔案材料格式統(tǒng)一、條理清晰、內容完整。紙質材料和電子材料內容必須一致。同時,還要做好檔案材料的審核工作,確保所有畢業(yè)生的檔案材料真實、手續(xù)齊全、內容完整。

3 結語

檔案管理是我國人事檔案的重要組成部分,對促進大學生就業(yè)有著重要的作用。因此,廣西新建本科院校檔案管理部門應加強學生檔案管理,使檔案在體育教育專業(yè)學生就業(yè)中發(fā)揮應有的作用,即服務于用人單位與社會的需求,服務于畢業(yè)生就業(yè)。

[1]邢潔.大學生檔案管理工作存在的問題及對策[J].改革與開放,2011（22)：109.

[2]李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業(yè)[J].濰坊學院學報,2010(1)：156-157.

[3]桂莉.對高校畢業(yè)生就業(yè)中學生檔案工作的思考[J].高教高職研究,2009(39)：194-195.

The Exploration of Graduates’Personnel Files Management in View of Serving Employment——Take Physical Education Major in Newly Founded Colleges in Guangxi as an Example

Huang Chunyan Huang Zongfeng
(Physical Education Institute,Hechi College,Yizhou Guangxi，546300，China)

Personnel files play an important role in graduates’employment.They are essential materials for employers gaining insight into applicants’ideology,learning,life,psychology.Taking physical education major in newly founded colleges in Guangxi as an example,the article presents ideas that personnel files management offer and deliver materials,such as graduates’resumes,for employers to referring to so as to help graduates in their employment.Several ideas of personnel files management are put forward.First,changing viewpoints,strengthening collating and gathering graduates’personnel files.Second,Systematizing and standardizing graduates’personnel files.Third,enhancing level of personnel files management,realizing modernization and informatization of personnel files management.Forth,bettering personnel files management for the sake of graduates employment.

Roles;Graduates;College student;Employment

G80-05

：A

：2095-2813(2015)05(b)-0174-02

2014年度廣西高等教育教學改革項目《構建廣西新建本科院校體育教育專業(yè)“社會與課堂一體化”的人才培養(yǎng)新模式》(項目編號2014JGA210)階段性成果。