武金光

摘 要：檔案管理人員應(yīng)該按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，從檔案的收集和歸檔、整理和分類排列、基本編目和保管、鑒定銷毀和統(tǒng)計(jì)移交、保密和利用等方面，規(guī)范管理檔案，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）08（c）-0109-02

檔案管理人員應(yīng)按照《中國(guó)人民共和國(guó)檔案法》及其相關(guān)的法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，做好檔案規(guī)范化管理工作。

1 檔案收集和歸檔

1.1 檔案的收集范圍

檔案收集范圍是指反映本單位工作實(shí)際、具有查閱和利用價(jià)值的各種門類和載體的文件。在履行職務(wù)過程中，任何人不得將形成的文件據(jù)為己有或者損毀。

1.2 檔案收集的質(zhì)量要求

為了便于保管和利用，檔案人員應(yīng)區(qū)別不同價(jià)值和年度，遵循文件形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，按照相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。

1.3 整理歸檔的時(shí)間要求

為了便于齊全、完整收集文件材料，應(yīng)采用隨時(shí)和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務(wù)、行政管理文件的整理歸檔應(yīng)在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應(yīng)在科技活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（3）會(huì)計(jì)文件檔案在暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年，整理歸檔應(yīng)在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)完成，對(duì)應(yīng)紙質(zhì)文件的物理歸檔在要求時(shí)間內(nèi)完成；（6）重大活動(dòng)形成文件的整理歸檔應(yīng)在此活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（7）專業(yè)文件的整理歸檔在行業(yè)主管部門規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成。

2 檔案整理和分類排列

2.1 整理檔案

在堅(jiān)持尊重和維護(hù)檔案本質(zhì)特性，保持文件檔案間的聯(lián)系，便于保管和利用的原則基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好檔案整理工作。

在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查驗(yàn)收工作，也要監(jiān)督和指導(dǎo)歸檔后的統(tǒng)一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務(wù)、行政管理類紙質(zhì)文件；財(cái)會(huì)部門整理歸檔會(huì)計(jì)類文件檔案；相關(guān)科室整理其他類型的檔案資料。

2.2 分類排列檔案

一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和辦法，合理運(yùn)用保管期限、年度、發(fā)文機(jī)構(gòu)等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。

應(yīng)按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應(yīng)的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。

3 檔案基本編目和保管

3.1 檔案基本編目

檔案基本編目主要包括案卷封面項(xiàng)目、案卷脊背項(xiàng)目以及檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目，要填寫齊全相應(yīng)項(xiàng)目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、“管期限、件（頁(yè)數(shù)）、檔號(hào)等組成了案卷封面項(xiàng)目，全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)等組成了案卷脊背項(xiàng)目，全宗名稱、全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)（室）、盒號(hào)等組成了檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目。

用“全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)”的方式編制以卷為單位的紙質(zhì)文書檔案檔號(hào)，用“全宗號(hào)-年度-保管期限-件號(hào)”的方式編制以件為單位的紙質(zhì)文書檔案檔號(hào)，用“類別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)”的方式編制科技檔案檔號(hào)，按照相關(guān)規(guī)定編制其他類型檔案資料的檔號(hào)。要完整齊全規(guī)范填寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等的規(guī)定編制機(jī)讀目錄。

3.2 檔案保管

檔案保管應(yīng)嚴(yán)格遵守“集中統(tǒng)一管理”的基本原則。檔案人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)非工作人員不得入內(nèi)。要建立適宜檔案安全保管保護(hù)的相應(yīng)庫(kù)房和柜架，容積要符合遠(yuǎn)期發(fā)展需要，配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規(guī)范進(jìn)行，并設(shè)置有指引標(biāo)識(shí)。

要保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，微小氣候適宜，室內(nèi)不得擺放非檔案物品。要調(diào)控庫(kù)房溫度在14℃～4℃、相對(duì)濕度在45%～60%之間，監(jiān)測(cè)溫度、濕度頻次在每周4次以上。

4 檔案鑒定銷毀和統(tǒng)計(jì)移交

4.1 檔案鑒定銷毀

檔案管理人員要對(duì)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)和歷史作用進(jìn)行正確分析和鑒別，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確認(rèn)定。這要求單位應(yīng)成立檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)完成此項(xiàng)工作。按照職責(zé)要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。

要根據(jù)各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規(guī)定，鑒定檔案的保存價(jià)值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據(jù)相關(guān)規(guī)定寫出鑒定銷毀意見和報(bào)告，審查工作由鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員完成。對(duì)于審查符合銷毀的檔案應(yīng)填寫銷毀清冊(cè)，銷毀在主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。必須在2人以上在清冊(cè)上簽字并現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀檔案，同時(shí)在清冊(cè)上詳細(xì)記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)和方法，對(duì)存在的問題及時(shí)糾正。

4.2 檔案統(tǒng)計(jì)和移交

要及時(shí)準(zhǔn)確記錄檔案資料的各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)室藏檔案資料情況要及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確記錄其數(shù)量變動(dòng)情況，真正做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)，帳實(shí)相符，不得出現(xiàn)錯(cuò)誤。檔案行政管理部門要求報(bào)送的檔案工作報(bào)表腰按照要求在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成。調(diào)離工作崗位的檔案人員必須按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，交接雙方應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)移交目錄，將出現(xiàn)的問題準(zhǔn)確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責(zé)任、及時(shí)處理，順利完成工作交接工作。

5 檔案保密和利用

5.1 檔案保密

為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)保密法》等有關(guān)規(guī)定，不得泄露涉密檔案內(nèi)容。要嚴(yán)格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復(fù)印工作，為杜絕失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復(fù)制和摘抄檔案。檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，檔案庫(kù)房未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入，無關(guān)的檔案資料不得查閱。要及時(shí)處理檔案保密檢查過程中發(fā)現(xiàn)的不安全因素，及時(shí)追查責(zé)任，嚴(yán)肅處理遺失和失泄密事件并采取補(bǔ)救措施。

5.2 檔案利用

檔案利用者必須按照規(guī)定認(rèn)真填寫檔案利用登記表。單位內(nèi)部和外部人員因工作需要查閱檔案者，其辦理流程為：（1）科室和辦公室負(fù)責(zé)人同意可以查閱一般檔案資料；（2）經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)或單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，可以查閱涉密檔案資料。（3）單位外部人員需要持單位介紹信并經(jīng)相關(guān)科室和辦公室負(fù)責(zé)人以及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱本單位的檔案資料。

檔案利用的時(shí)間、時(shí)限和相關(guān)要求：（1）應(yīng)在工作時(shí)間在閱覽室內(nèi)進(jìn)行檔案查閱。確實(shí)需要借閱者，一般應(yīng)在5天以內(nèi)，需要延長(zhǎng)者應(yīng)重新辦理手續(xù)或經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）檔案借閱管理和利用者，不能有以下行為：摘抄、復(fù)印、照相、翻拍或借給他人檔案資料；圈點(diǎn)、勾劃、標(biāo)記甚或撕毀檔案資料；檔案資料內(nèi)容的公布；其他損毀檔案資料的行為。（3）相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)要主動(dòng)熱情，按照要求詳細(xì)檢查檔案資料，及時(shí)匯報(bào)并解決發(fā)現(xiàn)檔案利用者的出現(xiàn)不良現(xiàn)象或問題。

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