王衛(wèi)華

內(nèi)蒙古氣象信息中心

隨著現(xiàn)代化辦公建設(shè)設(shè)備的發(fā)展和辦公條件的改善，越來越多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。為更好利用這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就一些單位的聲像檔案管理進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案管理存在一些問題，如歸檔不完整、保管條件差、管理不達(dá)標(biāo)等，這些問題直接影響了檔案的完整性和利用性。聲像檔案管理目前嚴(yán)重滯后于其它檔案管理，加強(qiáng)聲像檔案管理刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

1.集中統(tǒng)一管理制度不完善

聲像檔案管理制度不健全，沒有集中統(tǒng)一管理目標(biāo)，缺乏必要的管理制度，各自為政，處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。聲像檔案應(yīng)有更加嚴(yán)格，更加特殊的管理制度，集中保管，定時(shí)定期移交單位檔案館（室）。

2.聲像檔案管理意識不強(qiáng)

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的管理歸檔要求。例如照片必須同底片統(tǒng)一歸檔；影像歸檔必須輔以文字說明。從目前錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂。有相當(dāng)一部分單位都是一盤錄音（像）帶反復(fù)播放使用，原始錄音（像）帶并沒有保存下來。有個(gè)別人私自將一些單位珍貴的錄音（像）收藏，不愿上交。其原因，主要是檔案意識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏重視。

3.保管條件差，制約了聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更為嚴(yán)格，必須設(shè)置聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜。目前受條件限制，有的單位將聲像檔案放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，這不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

4.重大事件聲像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知，召開重要會(huì)議，組織重大活動(dòng)，都會(huì)安排專人照相，攝像等，形成了許多具有相當(dāng)價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊、圖書、畫冊等刊發(fā)，一些在電臺、電視臺等媒體播放，但更多的原始聲像檔案卻不在檔案館（室）保管。原因是多人多單位同時(shí)參加活動(dòng)，工作人員各自負(fù)責(zé)與自己相關(guān)工作，采集收集的聲像檔案各不相同，最終存放地點(diǎn)也不同。這就是管理沒有集中統(tǒng)一，檔案材料各歸東西，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案流失嚴(yán)重。沒有歸檔要求，沒有相應(yīng)的措施，沒有貫穿始終的檔案管理理念，借出用完的聲像檔案資料歸檔不及時(shí)，更有些珍貴聲像檔案下落不明，造成聲像檔案的流失嚴(yán)重。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理，提高意識完善制度

1.加強(qiáng)聲像檔案管理，加大宣傳力度

聲像檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，也是各立檔單位的大事。加強(qiáng)對聲像檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護(hù)和利用聲像檔案，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，是我們檔案工作者的責(zé)任。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，大力宣傳聲像檔案的重要性，提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的聲像檔案意識，是我們檔案工作者的任務(wù)。

2.制定落實(shí)聲像檔案規(guī)章制度

在《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的基礎(chǔ)上制定和完善立檔單位聲像檔案的管理制度，依法管理，明確責(zé)任，落實(shí)到位，做到有章可循、有法必依。對聲像檔案的收集、移交、歸檔、編目、排放、借閱等，都嚴(yán)格按照制度的規(guī)定執(zhí)行，逐步形成自覺遵守制度，執(zhí)行制度，做好聲像檔案管理工作。

3.聲像檔案管理特殊要求

具有永久、長期保存價(jià)值的聲像檔案，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，與立檔單位其他載體的檔案同時(shí)向檔案館移交。聲像檔案保管條件特殊，它既要符合其他類檔案的防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防盜等，它還要符合防震、防塵、防磁、防病毒、防劃痕等要求。聲像檔案應(yīng)當(dāng)在恒溫、恒濕下保存，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過±3℃，相對濕度變化不得超過±5%。聲像檔案對照片與底片應(yīng)當(dāng)分開存放，保管存貯的溫度應(yīng)當(dāng)控制在2～21℃，相對濕度應(yīng)當(dāng)控制在20%～50%之間；錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤應(yīng)當(dāng)放入盒中保管，保管存貯的溫度應(yīng)當(dāng)控制在15～27℃，相對濕度應(yīng)當(dāng)控制在40%～60%之間；所有聲像檔案中照片、底片冊、錄音帶、錄像帶、磁帶和光盤等都應(yīng)當(dāng)使用專用儲存盒平行放置，不得擠壓堆積。磁性載體和光盤，要制作一式三份，歸檔文字描述全面，內(nèi)容準(zhǔn)確。定期檢查聲像檔案資料情況，錄音帶、錄像帶應(yīng)當(dāng)每兩年重新纏繞一次，纏繞時(shí)應(yīng)當(dāng)用正常播放速度進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)問題及早采取補(bǔ)救措施。磁性載體的聲像檔案應(yīng)當(dāng)存貯在具有磁屏蔽功能的庫房或者裝具內(nèi)。

4.重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高檔案管理員綜合素質(zhì)

檔案管理部門要針對聲像檔案現(xiàn)狀，加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合自身工作情況和需求，采取不同方式對檔案管理人員進(jìn)行分類指導(dǎo)和專業(yè)知識及技能培訓(xùn)，提高聲像檔案工作者的理論水平和技術(shù)水平，以促進(jìn)檔案管理工作能夠有序開展。立章建制，加強(qiáng)監(jiān)督，不留死角，實(shí)現(xiàn)聲像檔案從采集——收集——移交——保管等一整套完整工作鏈。

三、結(jié)束語

綜上所述，在聲像檔案管理過程中，必然會(huì)遇到和各式各樣的問題和困難。盡管如此，聲像檔案管理者逐步加大加快聲像檔案管理的步伐，及時(shí)發(fā)現(xiàn)探索聲像檔案管理中存在的問題，運(yùn)用科學(xué)的方法，完善制度，加強(qiáng)管理，提高檔案管理員素質(zhì)，推進(jìn)聲像檔案更好的為社會(huì)服務(wù)。