陳維琪（南寧鐵路局檔案館，館員，廣西　柳州　545007）

提高廣西合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的建議

陳維琪
（南寧鐵路局檔案館，館員，廣西柳州545007）

摘要：針對(duì)合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案存在檔案“主權(quán)”歸屬模糊不清等問(wèn)題，結(jié)合廣西合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目狀況及對(duì)相關(guān)行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀分析，提出了明確檔案歸屬，知曉檔案價(jià)值，完善檔案體系，做好歸檔工作等一系列的解決方案，提高檔案質(zhì)量，為鐵路生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：合資鐵路；建設(shè)項(xiàng)目檔案；質(zhì)量

10.13572/j.cnki.tdyy.2015.04.006

當(dāng)前合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案存在檔案“主權(quán)”歸屬模糊不清、不夠重視檔案利用價(jià)值、合資公司具有自身局限、歸檔整理存在多重矛盾等問(wèn)題。這些問(wèn)題導(dǎo)致檔案的缺失，就無(wú)法反映施工中采用的新工藝、新材料及特殊地質(zhì)狀況；當(dāng)發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，就無(wú)法維系企業(yè)的合法權(quán)益；無(wú)法滿足合資鐵路在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中線路修理維護(hù)的需要；當(dāng)既有線路擴(kuò)能改造時(shí)，也無(wú)法利用現(xiàn)有檔案資源，減少再次勘察的次數(shù)，節(jié)約企業(yè)成本就無(wú)法談起。由于建設(shè)項(xiàng)目檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容構(gòu)成復(fù)雜、材料來(lái)源廣泛、移交檔案各方都為臨時(shí)機(jī)構(gòu)及后期利用頻繁等特點(diǎn)。因此如何化解各方矛盾，做好檔案管理，提高檔案質(zhì)量為鐵路企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)，已成為當(dāng)前急需解決的難題。

1　廣西合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目狀況

合資鐵路是指原鐵道部與地方政府、企業(yè)或其他投資者合資建設(shè)和經(jīng)營(yíng)的鐵路，合資鐵路公司構(gòu)成見(jiàn)圖1所示。

圖1　合資鐵路公司構(gòu)成圖

上個(gè)世紀(jì)80年代初期，在南防鐵路建設(shè)中，廣西壯族自治區(qū)政府與原鐵道部共同探索合作途徑，出現(xiàn)合資建路的雛形。2002年廣西沿海鐵路股份有限公司成立，經(jīng)營(yíng)廣西南寧至防城港、欽州至北海等線路。近幾年為滿足廣西經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，加快自治區(qū)高鐵建設(shè)步伐，新組建南廣、柳南等合資鐵路公司，負(fù)責(zé)廣西境內(nèi)合資鐵路籌資、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)和還貸工作。

2013年底，廣西境內(nèi)柳州至南寧城際鐵路、沿海鐵路擴(kuò)能改造工程（包括欽州北至防城港、欽州北至北海、南寧至欽州北段）等多條合資鐵路陸續(xù)竣工開通運(yùn)營(yíng)，相關(guān)的建設(shè)項(xiàng)目資料歸檔整理工作也全部提上日程。

2　相關(guān)行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案現(xiàn)狀分析

2.1浙江省電力公司為貫徹落實(shí)國(guó)家電網(wǎng)公司關(guān)于加快建設(shè)智能電網(wǎng)的總體要求，滿足“大電網(wǎng)”建設(shè)進(jìn)程的需要，浙江省電力公司探索實(shí)踐并形成浙江公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的新體系，即“執(zhí)行一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一一個(gè)平臺(tái)，建成一個(gè)模版，構(gòu)成一套體系”，將常規(guī)歸檔文件材料內(nèi)容羅列出來(lái)，形成樹狀結(jié)構(gòu)的工程檔案模板，通過(guò)歸檔模板保障項(xiàng)目檔案的齊全完整；通過(guò)升級(jí)檔案號(hào)，使得各參建單位移交相同編號(hào)的實(shí)體檔案，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案集約化管理；依托統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái)，對(duì)檔案工作流程進(jìn)行超前控制，將項(xiàng)目檔案和項(xiàng)目建設(shè)一樣納入管理日程〔1〕。

2.2福建省交通運(yùn)輸廳2012年福建省交通運(yùn)輸廳被交通運(yùn)輸部檔案館確定為《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料過(guò)程管理及歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與信息化研究》的試點(diǎn)。結(jié)合實(shí)際工作，探索規(guī)范體系，具體做法是：面向項(xiàng)目，建立文件材料過(guò)程管理和歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證文件材料同步歸檔；面向政府，健全機(jī)制，定期評(píng)估，將檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作劃整為零；面向軟件，規(guī)范公路工程軟件的文件管理能力，實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)直接歸檔；面向試點(diǎn)工程，檢驗(yàn)并試運(yùn)行文件材料全過(guò)程管理平臺(tái)，對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施事前介入、中間控制、事后檢查、驗(yàn)收的全過(guò)程管理〔2〕。

3　合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的問(wèn)題

3.1檔案主權(quán)歸屬模糊不清部分合資公司沒(méi)有把檔案看成是企業(yè)資產(chǎn)構(gòu)成之一，對(duì)檔案接收不聞不問(wèn)。有的合資公司簡(jiǎn)單以合資鐵路建設(shè)各方出資多少來(lái)進(jìn)行劃分，誰(shuí)出資多，檔案就應(yīng)當(dāng)歸誰(shuí)；有的認(rèn)為鐵路局負(fù)責(zé)開通運(yùn)營(yíng)后合資鐵路的運(yùn)輸管理，檔案應(yīng)歸所在鐵路局，以致合資公司對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在事不關(guān)己高高掛起的心態(tài)。

3.2不夠重視檔案利用價(jià)值建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，對(duì)歷史的見(jiàn)證。但在實(shí)際工作中，由于檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值很難在短時(shí)間內(nèi)體現(xiàn)，部分檔案甚至要在庫(kù)房?jī)?nèi)沉睡一輩子，而現(xiàn)階段的接收管理卻要花費(fèi)大量的人力物力，因此受不到管理者和員工的重視，“檔案無(wú)用論”屢見(jiàn)不鮮。

3.3合資公司自身存在局限合資公司大多是因合資鐵路建設(shè)才成立，存在辦公條件有限，資金、人員不到位等實(shí)際困難，部分合資公司甚至連自身辦公用房都為臨時(shí)租用，更談不上符合“八防”（防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防鼠、防塵、防高溫）要求的檔案庫(kù)房了。檔案管理無(wú)人員、無(wú)庫(kù)房、無(wú)經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理工作到了舉步維艱的境地。

3.4歸檔整理存在多重矛盾一方面是歸檔任務(wù)十分繁重。僅沿海鐵路擴(kuò)能改造工程南寧至欽州北段站前施工竣工階段所形成的建設(shè)項(xiàng)目檔案就超過(guò)2 000卷，圖紙達(dá)2 500張，整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)等多家檔案移交單位。另一方面檔案整理移交具有時(shí)效性，如不能在一定時(shí)間內(nèi)完成檔案接收，一旦參建各方撤離，很可能導(dǎo)致檔案缺失，完整性得不到保證，影響歸檔質(zhì)量。

4　合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目管理改進(jìn)方案

為適應(yīng)合資鐵路發(fā)展需求，方便檔案利用，結(jié)合實(shí)際工作，就加強(qiáng)合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提出以下4點(diǎn)建議。

4.1把握原則明確檔案歸屬根據(jù)國(guó)家計(jì)委、原鐵道部1996年5月31日聯(lián)合制定《合資鐵路管理辦法（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第五條規(guī)定“投資各方應(yīng)嚴(yán)格按照《公司法》的要求組建有限責(zé)任公司，或組建股份有限公司，并按現(xiàn)代企業(yè)制度的要求規(guī)范運(yùn)作。公司作為項(xiàng)目法人，對(duì)項(xiàng)目策劃、資金籌措、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、債務(wù)償還和資產(chǎn)的保值增值等全過(guò)程負(fù)責(zé)”，結(jié)合國(guó)家檔案局2010年1月1日實(shí)施《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求“企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，明確企業(yè)檔案是資產(chǎn)的一部分，資產(chǎn)屬于誰(shuí)，檔案就歸誰(shuí)。雖然在柳南、南廣等多條合資鐵路中，鐵路局占有半數(shù)以上股份，但其只作為原鐵道部出資者代表，并不是資產(chǎn)所有者。

在“資產(chǎn)屬于誰(shuí)，檔案就歸誰(shuí)”的原則下，一些特殊情況就不難解決了。如合資鐵路與既有線接軌或?qū)扔芯€進(jìn)行改擴(kuò)建時(shí)，依照《辦法》規(guī)定“合資鐵路建設(shè)需要對(duì)國(guó)家鐵路接軌站及其相關(guān)工程進(jìn)行改擴(kuò)建時(shí)，所需資金列入合資鐵路投資范圍，所形成的資產(chǎn)通過(guò)協(xié)議移交鐵路局。”廣西沿海鐵路南寧至欽州北擴(kuò)能改造的相關(guān)工程中，引入南寧樞紐改建既有湘桂線1 km，就屬于以上情況，其檔案應(yīng)按要求與資產(chǎn)一并通過(guò)協(xié)議移交鐵路局。

4.2提高認(rèn)識(shí)知曉檔案重要

4.2.1檔案是鐵路建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄建設(shè)項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔及移交，與布置施工任務(wù)、工程施工進(jìn)展、工程驗(yàn)收交接同步進(jìn)行，對(duì)還原現(xiàn)場(chǎng)情況，反映施工中采用的新工藝、新材料、特殊地質(zhì)、重點(diǎn)難點(diǎn)的科技攻關(guān)項(xiàng)目、地下建筑、地下管線、工程質(zhì)量事故處理方案以及工程隱蔽部位特殊情況起到關(guān)鍵作用。

4.2.2檔案是保護(hù)企業(yè)利益的法律憑證管理和利用好項(xiàng)目檔案，能為合資鐵路公司創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，企業(yè)項(xiàng)目檔案作為資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神，檔案做得好壞，關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。例如：建設(shè)項(xiàng)目檔案中的地畝檔案可以鑒定用地所屬，保護(hù)企業(yè)占有、使用和收益的權(quán)利。當(dāng)出現(xiàn)糾紛時(shí)，可作為法律依據(jù)，制止、糾正違法違規(guī)用地行為，及時(shí)處置危及運(yùn)輸安全的用地活動(dòng)。

4.2.3檔案是鐵路改造升級(jí)的重要基礎(chǔ)合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案作為一個(gè)特殊知識(shí)資產(chǎn)，一方面是對(duì)現(xiàn)有知識(shí)水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，是合資鐵路管理工作的基礎(chǔ)和條件，滿足合資鐵路在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，線路修理維護(hù)的需要，另一方面也是其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中可利用的信息資源。隨著鐵路不斷發(fā)展，運(yùn)能需要越來(lái)越大，當(dāng)既有線路擴(kuò)能改造時(shí)，可以直接利用現(xiàn)有檔案資源，減少再次勘察的次數(shù)以節(jié)約企業(yè)成本。

4.3因地制宜完善檔案體系

4.3.1指定專人管理實(shí)行單位領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案工作部門領(lǐng)導(dǎo)主管，指定專人對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，保證資料收集齊全。檔案管理人員要緊跟合資鐵路建設(shè)形勢(shì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)新標(biāo)準(zhǔn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。如遇工作變動(dòng)時(shí)，及時(shí)安排新人接替，做好資料交接工作，真正做到人走，資料不走，確保資料的完整性和連續(xù)性。同時(shí)為適應(yīng)數(shù)字化檔案管理需要，應(yīng)注意收集建設(shè)項(xiàng)目檔案的電子版，積極采用信息化手段進(jìn)行管理，不斷提高檔案管理的工作質(zhì)量和水平。

4.3.2配備必要的設(shè)備配備能確保資料安全的檔案柜、資料盒，部分合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目集中，檔案資料較多，辦公條件較好的合資鐵路公司還應(yīng)積極加裝檔案密集架，合理利用庫(kù)房，提高檔案保管質(zhì)量。存放檔案的庫(kù)房要具備“八防”條件，防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀、消磁和散失，確保檔案安全，滿足檔案接收、管理和利用工作的要求。

4.3.3加強(qiáng)與所在鐵路局的協(xié)作鐵路局檔案館要克服人手少、需求多的困難，根據(jù)管內(nèi)各合資鐵路公司需求，采取深入現(xiàn)場(chǎng)、網(wǎng)上答疑、邀請(qǐng)總公司專家等多種方式，開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并幫助其對(duì)施工、監(jiān)理單位進(jìn)行檔案指導(dǎo)。協(xié)助合資公司在有限的條件下，盡快建立檔案管理體系，為進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案接收工作打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

4.4結(jié)合實(shí)際做好歸檔工作

4.4.1明確收集范圍根據(jù)鐵路行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，凡納入《鐵路建設(shè)項(xiàng)目資料管理規(guī)程》（TB10443-2010）的相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目資料，均屬鐵路建設(shè)項(xiàng)目資料需要?dú)w檔的范圍。二是提高編制質(zhì)量。編制要求是“齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、系統(tǒng)配套、整潔規(guī)范”。具體來(lái)說(shuō)就是字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽章手續(xù)完備，技術(shù)數(shù)據(jù)翔實(shí)可靠，能反映工程真實(shí)情況，具備法律效力。三是掌握組卷方法。要遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，合理組成保管單位。先根據(jù)《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》（TB1588-2005）劃分階段、專業(yè)，再按單位工程組成若干保管單位。四是注意文整細(xì)節(jié)。文字資料排列、裝訂，圖紙折疊、編號(hào)，底圖捆扎等都要嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，方便利用，符合人們的閱讀習(xí)慣，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

4.4.2合理進(jìn)行資源共享檔案的主要作用及存在的意義就是利用。針對(duì)合資鐵路的特殊性，從尊重建設(shè)項(xiàng)目出資各方利益的角度出發(fā)，特別是作為新建合資鐵路運(yùn)輸管理的受托方，為方便日后包括場(chǎng)站設(shè)施、線橋隧涵、通信信號(hào)、牽引供電等運(yùn)輸設(shè)施的使用、維護(hù)、修理等工作，在充分考慮企業(yè)檔案保密性的基礎(chǔ)上，對(duì)部分使用較多的檔案資料制作復(fù)制本，提高利用效率。

5　結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)實(shí)施以上改進(jìn)方案，截至到2014年10月，僅沿海擴(kuò)能改造項(xiàng)目，南寧鐵路局檔案館已完成合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案接收任務(wù)共330卷，圖紙2 795張，沿海公司接收建設(shè)項(xiàng)目檔案2 085卷，圖紙2 484張，使合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量得到提高，管理工作取得了實(shí)效。

參考文獻(xiàn)：

〔1〕鄭洪華.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新模式的探索與實(shí)踐〔J〕.檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新，2013（1）：47-52

〔2〕朱葉吉，劉愛(ài)欽.公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料過(guò)程管理及歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與信息化研究〔J〕.檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新，2013 （1）：403-411

文章編號(hào)：1006-8686（2015）0015-03

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

中圖分類號(hào)：G272