陳寶霞

中國石化北京燕山石化檔案管理中心 北京 102500

檔案知識管理助力企業(yè)文化建設(shè)

陳寶霞

中國石化北京燕山石化檔案管理中心 北京 102500

企業(yè)檔案是企業(yè)有形資產(chǎn)的重要載體，進(jìn)入21世紀(jì)，社會發(fā)展進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，知識管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案資源被認(rèn)為是一種重要的知識資源，從而推動檔案管理逐步進(jìn)入知識管理階段。而知識管理是現(xiàn)代企業(yè)文化建設(shè)中的重要組成部分。本文通過在企業(yè)檔案基礎(chǔ)上開展的知識管理，對推動企業(yè)文化建設(shè)產(chǎn)生的作用和影響進(jìn)行論述，揭示企業(yè)檔案與知識管理和企業(yè)文化建設(shè)三者之間的互動關(guān)系，探索企業(yè)檔案知識管理為企業(yè)文化建設(shè)服務(wù)的課題。

企業(yè)檔案；知識管理；企業(yè)文化

1、前言

知識經(jīng)濟(jì)時代，文化越來越成為民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉?，F(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)品的文化內(nèi)涵和文化附加值，正在成為經(jīng)濟(jì)增長的手段和追求的目標(biāo)，經(jīng)濟(jì)競爭正在悄悄演變?yōu)楦[蔽的文化建設(shè)的競爭。企業(yè)檔案是企業(yè)改革與發(fā)展等各項(xiàng)活動中形成的真實(shí)記錄，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的重要財富，它不僅僅是企業(yè)的技術(shù)儲備，同時也是企業(yè)的文化儲備，企業(yè)檔案工作應(yīng)當(dāng)、也完全能夠在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮出重要作用。因此，研究與探討企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系，是十分必要和具有現(xiàn)實(shí)意義的。

2、企業(yè)檔案、知識管理、企業(yè)文化的涵義

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項(xiàng)活動中形成的以各種載體真實(shí)記錄的具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料，是企業(yè)的重要信息資源和文化資產(chǎn)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的支撐與保障。在企業(yè)發(fā)展壯大過程中，不少成功的企業(yè)堅(jiān)持依法科學(xué)管理檔案，開發(fā)利用檔案，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，使檔案工作在企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。

知識管理這個名詞在上個世紀(jì)90年代就引入我國，目前知識管理雖然在國內(nèi)早已很熱，但說到知識管理目前還沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的定義。而根據(jù)通俗的理解，知識管理是指生產(chǎn)、儲存、傳遞、應(yīng)用和創(chuàng)新知識，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的程序總和。

企業(yè)文化是指一個企業(yè)將一定數(shù)量的勞動者聚集在一定的工作場所中，為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展的目標(biāo)而工作，企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展的目標(biāo)必須讓企業(yè)員工所了解；同時為了使企業(yè)保持正常的工作秩序，企業(yè)內(nèi)部必然會制定一些員工行為、觀念的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，由此形成符合企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展需要的價值觀念和行為準(zhǔn)則。企業(yè)文化不是自發(fā)形成的，而是企業(yè)經(jīng)營管理者根據(jù)企業(yè)經(jīng)營、管理、發(fā)展的需要而有意創(chuàng)造、貫徹或者引導(dǎo)的。企業(yè)文化不僅是企業(yè)經(jīng)營管理者的需求，也是員工的一種需求。具體地說，企業(yè)精神是企業(yè)文化的核心，是企業(yè)的發(fā)展之魂；企業(yè)形象是企業(yè)文化的表象，是企業(yè)的無形資產(chǎn)；企業(yè)以人為本，造就高素質(zhì)的職工隊(duì)伍是企業(yè)文化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)?？傊瑢⑽幕ㄔO(shè)融入企業(yè)管理之中，就會使市場競爭的主體——企業(yè)，發(fā)展生動力、經(jīng)營增活力、管理顯威力、整體擴(kuò)實(shí)力。

2、檔案知識管理服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化是一個企業(yè)的靈魂,也是企業(yè)管理的最高形式,良好的文化可以增強(qiáng)員工的使命感、責(zé)任感。在這種主人翁意識的驅(qū)動下,員工的能力自然而然的達(dá)到最大化的發(fā)揮。因此,構(gòu)建一種知識型的企業(yè)文化是非常有必要的,也正是知識管理的關(guān)鍵。所以,在主張知識管理的同時,必須重視企業(yè)文化氛圍的塑造。當(dāng)前，檔案館正朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和自動化的方向飛速發(fā)展，我們也必須站在時代的角度對檔案館進(jìn)行重新定位。因此，就必須要抓住機(jī)遇，以“知識發(fā)現(xiàn)、知識管理、知識創(chuàng)新”為理念，努力提高檔案館的信息服務(wù)能力和知識服務(wù)能力，為企業(yè)文化建設(shè)提供助力。

2.1 拓寬渠道，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)

企業(yè)文化由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)倡導(dǎo)，爾后成為全體員工的共同信念。企業(yè)文化要充滿個性，富有特色。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須深入了解企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境、生產(chǎn)經(jīng)營情況、現(xiàn)存的制度、管理方式和員工的思想狀況等等，并進(jìn)行深入細(xì)致地研究，檔案是企業(yè)各種活動的歷史記錄，這些情況在檔案中都有記載。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)培育企業(yè)文化時，檔案工作者可以通過知識管理的平臺提供信息服務(wù)，也可以提出檔案部門對培育企業(yè)文化的建議，供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門參考。也就是檔案工作中所說的檔案工作要延伸到領(lǐng)導(dǎo)的工作案頭。

燕山石化檔案館在知識管理方法上不斷嘗試和探索，在信息渠道窄這個瓶頸方面取得了突破性進(jìn)展。為編研人員爭取到瀏覽公司調(diào)度會會議紀(jì)要（機(jī)密文件）的權(quán)限，使編研工作能夠第一時間了解公司生產(chǎn)經(jīng)營管理情況、公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)問題，根據(jù)館藏和信息資源及時制作編研專題，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、主業(yè)發(fā)展、企業(yè)管理、文化建設(shè)等工作提供有效的信息服務(wù)。

2.2 整合資源，建設(shè)知識管理平臺

至2011年年底，燕山石化檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)整合了檔案、圖書、期刊、國家標(biāo)準(zhǔn)、科技論文等多種信息資源。該系統(tǒng)主要功能有：利用采集平臺實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識資源匯集、檢索和利用；利用庫房視圖查看實(shí)體檔案存放物理位置，檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄；利用資產(chǎn)知識庫對設(shè)備進(jìn)行全方位、全周期的管理；可脫離應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫對電子檔案原文管理；以及電子憑證中心、電子目錄自動導(dǎo)入、系統(tǒng)自動組卷及報表批量打印等。該系統(tǒng)以傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，整合圖書情報資源和企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)管理流程規(guī)范化、信息化，形成企業(yè)知識資源平臺；可為企業(yè)員工提供個性化服務(wù)，提高工作效率和服務(wù)水平，推動檔案利用向深層次發(fā)展，向知識化管理層次邁進(jìn)。該系統(tǒng)下一步將實(shí)施生產(chǎn)裝置模擬操作培訓(xùn)系統(tǒng)和企業(yè)ERP、OA管理系統(tǒng)中增加接口等多個項(xiàng)目。

2.3 在線利用，建設(shè)企業(yè)文化宣傳平臺

鑒于實(shí)物檔案輪展活動受到場地和參觀人員的限制，為了更好地利用館藏檔案，燕山石化檔案館充分利用現(xiàn)代化管理手段，將數(shù)字化成果納入數(shù)字檔案館綜合信息管理系統(tǒng)，將實(shí)物圖片嵌入瀏覽，用生動、直觀的形式增強(qiáng)實(shí)物檔案的檢索功能，實(shí)現(xiàn)在線利用。例如：結(jié)合企業(yè)黨建網(wǎng)站內(nèi)容，依據(jù)網(wǎng)站上有關(guān)科技之光、團(tuán)青工作、工會天地、紀(jì)檢監(jiān)察、企業(yè)文化、政工研究、組工動態(tài)、黨委工作、黨建工作等模塊內(nèi)容，挑選出相關(guān)的351件實(shí)物檔案照片，提供給軟件管理人員，用于制作網(wǎng)上實(shí)物檔案展廳，利用網(wǎng)絡(luò)展廳直觀、成本低廉、交互度高、信息量大的優(yōu)勢，最大限度地提高了實(shí)物檔案的利用效率，同時也是企業(yè)文化建設(shè)的有效手段。

2.4吸收借鑒，繼承優(yōu)良文化傳統(tǒng)

就現(xiàn)階段的中國企業(yè)而言，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度改革的深化，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)市場化進(jìn)程加快和市場競爭的加劇，企業(yè)生存和發(fā)展的環(huán)境發(fā)生翻天覆地的變化，這種變化必然要求進(jìn)行企業(yè)文化的變革和創(chuàng)新。然而，任何一種企業(yè)文化都不可能憑空產(chǎn)生。它的形成一方面有其歷史淵源，另一方面也要借鑒、吸收國內(nèi)外先進(jìn)的企業(yè)文化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。建設(shè)新型企業(yè)文化首先必須繼承原有企業(yè)優(yōu)秀的文化傳統(tǒng)。企業(yè)文化應(yīng)在繼承中發(fā)展，發(fā)展中創(chuàng)新。

“精心工作、止于至善”是燕山石化公司在黨委五屆三十次擴(kuò)大會議和九屆五次“雙代會”上針對“爭當(dāng)中國石化尖兵”的戰(zhàn)略目標(biāo)提出的最新工作理念。繼早年的“團(tuán)結(jié)、求實(shí)、嚴(yán)細(xì)、創(chuàng)新”，到2005年公司提出“嚴(yán)細(xì)管理”之后，我們逐年加以深化，“精心工作，嚴(yán)細(xì)管理”、“精心工作，嚴(yán)細(xì)管理，爭創(chuàng)一流”、“精心工作，嚴(yán)細(xì)管理，持續(xù)創(chuàng)新，科學(xué)發(fā)展”，在一年一個臺階的理念升級背后，我們看到的是燕山企業(yè)文化的繼承和發(fā)展。“精心工作，止于至善”是我們基于過去的深厚積淀提出的更高層次追求。

檔案知識管理就是要在建設(shè)企業(yè)文化的過程中，將所保存的大量的企業(yè)檔案中篩選出反映企業(yè)好的傳統(tǒng)的檔案史料，形成專題并精心編研成冊提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門參考利用。

2.5 樹立典型，弘揚(yáng)企業(yè)精神

先進(jìn)是企業(yè)文化的一種象征，他們的一言一行體現(xiàn)了企業(yè)的價值觀念和行為準(zhǔn)則。企業(yè)傳奇般的創(chuàng)辦人、企業(yè)的勞動模范、企業(yè)的優(yōu)秀員工，都是企業(yè)的先進(jìn)人物。大力宣傳先進(jìn)，使大家都以先進(jìn)為榜樣，可以增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，提高全體員工的素質(zhì)，使企業(yè)文化得以弘揚(yáng)。企業(yè)先進(jìn)人物檔案忠實(shí)記錄了先進(jìn)人物從一個普通員工成長為先進(jìn)人物的軌跡。將這些先進(jìn)人物的檔案材料匯編成冊，通過宣傳他們的事跡、弘揚(yáng)他們的精神，教育干部職工熱愛企業(yè)、忠于職守，在本職崗位上，履職盡責(zé)，推動燕山石化發(fā)展；弘揚(yáng)這種精心工作、注重積累、不斷成長的職業(yè)精神，專心致志、精益求精地做好本職工作，經(jīng)年累月，積量變?yōu)橘|(zhì)變，成為崗位能手、行業(yè)專家，實(shí)現(xiàn)人生理想和價值，更好地服務(wù)社會。

2.6 化解矛盾，鞏固企業(yè)文化建設(shè)

目前國有企業(yè)改革進(jìn)入攻堅(jiān)階段，因結(jié)構(gòu)調(diào)整而進(jìn)行的減員增效、下崗分流等，使企業(yè)面臨不少新的問題和矛盾，只有正確處理好這些矛盾和問題，才能最大限度地調(diào)動職工群眾生產(chǎn)經(jīng)營和參與改革的積極性和創(chuàng)造性。許多企業(yè)設(shè)有信訪辦，負(fù)責(zé)處理信訪事宜。將信訪檔案分類匯總，細(xì)細(xì)研究，可以從中了解員工關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，摸清員工的思想脈搏，有針對性地做好員工的思想政治工作，化解矛盾，消除企業(yè)文化中不和諧的音符，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，鞏固企業(yè)文化建設(shè)。

2.7 研究考證，企業(yè)文化的權(quán)威見證

企業(yè)文化是社會文化的一個重要組成部分，在多種社會文化中占有特殊的重要地位。當(dāng)學(xué)者研究社會文化時，也會研究其不同的構(gòu)成，如果缺少企業(yè)檔案的記載，學(xué)者對企業(yè)文化的研究就缺少了第一手資料。

3、企業(yè)檔案知識管理與企業(yè)文化的內(nèi)在聯(lián)系

企業(yè)檔案記載企業(yè)發(fā)展的軌跡，企業(yè)的文化思想也被真實(shí)地記錄在企業(yè)檔案之中。唯物辯證法告知，共性存在于個性之中，個性亦離不開共性，企業(yè)文化亦是如此。企業(yè)文化不僅要注重其共性建設(shè)，更要注重其個性的設(shè)計和塑造，以反映本企業(yè)的特色。企業(yè)文化的個性設(shè)計和塑造離不開企業(yè)檔案，要通過挖掘積淀在檔案中的文化精髓，繼承本企業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，體現(xiàn)企業(yè)特色，在企業(yè)文化的共性中充分顯露其個性。

檔案學(xué)理論已經(jīng)論證了企業(yè)檔案是一種企業(yè)文化現(xiàn)象，而企業(yè)檔案的內(nèi)容也處處展示出其獨(dú)具的文化特色。企業(yè)文化在企業(yè)發(fā)展中的作用已得到廣泛共識，企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中相互作用，相得益彰。而在企業(yè)檔案與企業(yè)文化之間，知識管理就是橫跨二者之間的橋梁，因?yàn)闄n案精髓的挖掘與積淀這個過程，其實(shí)也就是信息提升到知識的過程。較之傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，其企業(yè)文化更具有開放、創(chuàng)新、應(yīng)變的特點(diǎn)，唯有如此才能保持創(chuàng)造力和競爭力，因此在企業(yè)內(nèi)部更加注重行業(yè)知識和資訊的更新和整理，以及經(jīng)驗(yàn)交流和企業(yè)內(nèi)訓(xùn)的實(shí)施。

4、結(jié)語

企業(yè)文化內(nèi)求團(tuán)結(jié)以增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，外求發(fā)展以增強(qiáng)企業(yè)競爭力。企業(yè)文化是知識管理的文化基礎(chǔ), 決定著企業(yè)能否長久生存和可持續(xù)發(fā)展,也決定著知識管理能否達(dá)到預(yù)期目標(biāo),企業(yè)的創(chuàng)新能力也盡含其中。所以，知識管理首要的一個環(huán)節(jié)不是對現(xiàn)有知識資本的管理，而是對企業(yè)文化的改善，使得知識更容易創(chuàng)造、交流和積累。企業(yè)文化對知識管理的意義如同土壤對大樹的意義,企業(yè)文化的底蘊(yùn)越深厚,知識管理就越有成效。

[1]黃禹康.論現(xiàn)代企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè).積淀兵船檔案,2010,(1):P15～18.

[2]丁文軍.試論企業(yè)檔案文化建設(shè).新西部,2010,(4):P78.

[3]孫莉.試論企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè).新疆有色金屬.2010，93):P95～98.

[4]辛勤耕耘四十載奉獻(xiàn)青春鑄輝煌——在慶祝燕山石化成立40周年暨倒班40年優(yōu)秀職工表彰大會上的講話,2010年7月19日.

[5]在勞模座談會上的講話,2011年4月27日.

[6]肖景文.如何提高知識管理與數(shù)字圖書館服務(wù)效能.

[7]賈玲,周曉林,陸江等.從檔案實(shí)體管理、信息管理到檔案知識管理.

[8]劉曉燕.試論企業(yè)項(xiàng)目管理中知識管理體系建立途徑.

[9]梅書翀.企業(yè)知識管理與核心競爭力的提升.

[10]陳立耘,黃曉東,葉勤松.淺談知識管理在我國的發(fā)展軌跡與趨勢. [11]李廷庫.企業(yè)知識管理的理論和實(shí)踐研究.

陳寶霞，1972-03-02出生，畢業(yè)于北京航空航天大學(xué)工程管理專業(yè)，于北京燕山石化檔案管理中心檔案館從事檔案編研與開發(fā)利用工作.