劉樹青，湯 娟

（江西省萍鄉(xiāng)市人民醫(yī)院，江西萍鄉(xiāng)337000）

新形勢下公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策

劉樹青，湯 娟

（江西省萍鄉(xiāng)市人民醫(yī)院，江西萍鄉(xiāng)337000）

目的：探討新形勢下公立醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策。方法：對我院現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問題進行總結(jié)分析。結(jié)果：人事檔案管理主要問題為檔案資源的開發(fā)和利用重視程度不夠、管理方式落后、科學管理水平不高。結(jié)論：我院目前人事檔案管理存在部分問題，為提高提高醫(yī)院人事?lián)醢腹芾硭胶唾|(zhì)量，應完善人事檔案管理制度，加快人事檔案信息化建設(shè)，提高人事?lián)醢腹芾硇省?/p>

公立醫(yī)院；人事檔案；管理

人事檔案是醫(yī)院領(lǐng)導獲取各類人才的信息和用人的依據(jù)，也是勞動工資制度改革、醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定和醫(yī)院職工享受各類福利待遇的依據(jù)，是醫(yī)院人才開發(fā)的重要資源［1］。如何確保醫(yī)院人事檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，使檔案發(fā)揮最大的效用，是目前醫(yī)院檔案管理工作面臨的重要問題。

1 當前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 醫(yī)院領(lǐng)導不重視人事檔案資源的開發(fā)和利用導致人才不能人盡其才：醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)是知識、技術(shù)密集型行業(yè)。為了迅速推進醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導很重視高層次人才的引進，卻忽略利用醫(yī)院人事?lián)醢傅默F(xiàn)有資源，發(fā)現(xiàn)人才、挖掘人才、培養(yǎng)人才，出現(xiàn)了“騎驢找驢”“外來和尚會念經(jīng)”的現(xiàn)象。再者，有些單位領(lǐng)導對檔案工作的重要性缺乏足夠認識，使得人事檔案基礎(chǔ)建設(shè)投入不足而導致管理手段滯后。也有些單位的檔案室配備了相應的先進設(shè)備，但人事檔案管理人員因得不到重視往往處于消極怠工的狀態(tài)，使得先進設(shè)備往往被擱置在檔案室一角，變成了擺設(shè)，沒有真正發(fā)揮人事檔案的利用價值。

1.2 人事檔案管理方式落后和不規(guī)范存在諸多的漏洞，導致利用效率低：不健全的人事檔案管理制度和落后的人事檔案管理方式導致人事檔案的漏洞較多。一是沒有專門的人事資料檔案室，檔案資料分散存放在多個地方，不利于統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，也破壞了人事檔案的機密性和專業(yè)性。二是采用紙張記錄人事檔案的信息查閱時，不能快速檢索到所需信息，不能及時更改和更新檔案材料。三是人事檔案資料沒有專人專項負責管理，管理人員計算機操作技能和檔案管理理論知識的缺失，專業(yè)性和技術(shù)性低。四是醫(yī)院領(lǐng)導對檔案管理關(guān)注度低，資金投入少，缺少適合的檔案管理軟件。五是歸檔不及時，造成檔案不完整。六是人事檔案管理模式的落后，“弄虛作假”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。

1.3 人事檔案管理人員的科學管理水平不高導致人事檔案管理滯后：在醫(yī)院規(guī)模和人員日益發(fā)展壯大的新形勢下，檔案管理人員的信息化管理水平顯得極度缺乏；在檔案管理工作中依據(jù)習慣性思維模式，建檔不齊備、系統(tǒng)性不強、工作程序簡單粗放。且很多管理人員未經(jīng)過專業(yè)學習和培訓而導致管理水平低，加之現(xiàn)代化計算機和網(wǎng)絡(luò)信息化水平較差從而導致工作效率低下。

2 對策與建議

2.1 完善人事檔案管理制度，使其為醫(yī)院人才資源開發(fā)服務

制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》《人力資源信息管理辦法》和《人事檔案計算機輔助管理制度》等，建立健全醫(yī)院人事檔案管理的各項規(guī)章制度，做到有章可循、按章辦事，從而使人事檔案材料收集、歸檔、鑒別規(guī)范化，使醫(yī)院人事檔案管理工作步入健康、有序、科學發(fā)展的軌道。對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。

2.2 要注重人事檔案材料收集：人事檔案材料的收集工作是人事檔案工作的起點，是人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)；注重建立健全人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點，采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法，確保及時收集歸檔。同時，要加強重點材料的收集工作，注重收集反映個人，參與重大項目、科研成果等方面的材料，反映個人品德、情操、作風等方面材料，使檔案能全面、真實、細致地反映個人的全貌。

2.3 加快人事檔案信息化建設(shè)，提高服務效率：隨著高科技設(shè)備在醫(yī)院管理中的應用，檔案部門應該強化服務意識，整合檔案資源，加大檔案資源開發(fā)利用深度和廣度。通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建設(shè)人事檔案專用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達到一方收集、多方共享的目的。通過高效的人事檔案信息庫，領(lǐng)導和部門可快速準確提取員工的簡歷、德能勤績、特長、素質(zhì)等全方位的信息，通過信息綜合分析，可以從中發(fā)現(xiàn)人才成長的某些特點和規(guī)律達到識別人才、培養(yǎng)人才和使用人才的目的，提高檔案信息資源的開發(fā)和檔案信息利用水平。通過對信息化電子人事檔案的管理，可減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，又能減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率［2］。

2.4 要提高人事檔案管理人員的素質(zhì)：檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理水平的高低。新形式下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才［3］。具體措施為：（1）要引入競爭機制，擇優(yōu)錄取，競爭上崗，為醫(yī)院人事檔案管理崗位選配最合適的人員。（2）重視檔案管理人員的選拔和培養(yǎng)，并納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃。通過技能的培訓和職業(yè)道德的培養(yǎng)，增強檔案管理人員的責任心和使命感，通過定期不定期的崗位培訓提高管理的專業(yè)技能。（3）重視檔案管理人員的各種福利待遇，使其在評比、獎勵和職務晉升等方面享受到應有的待遇。總之，醫(yī)院人事檔案管理要采取信息化、數(shù)字化和現(xiàn)代化的手段，才能適應新形勢的需要，才能實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，才能保證檔案信息的及時性、準確性和真實性。通過上述有效措施，進一步改進醫(yī)院人事檔案工作，使其能夠更加準確及時地為用人單位全面了解人才提供可靠的決策依據(jù)和優(yōu)質(zhì)服務。

［1］錢華.加強人事檔案管理促進醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展［J］.中國醫(yī)學創(chuàng)新，2012，9（13）：98-99.

［2］魏奎林，韓麗娜.事業(yè)單位人事檔案管理工作探析［J］.齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2011，32（12）：1967-1968.

［3］王丹虹.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策［J］.醫(yī)學信息：下旬刊，2011，24（5）：41-42.

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