安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)管理科學(xué)與工程學(xué)院 馬麗亞 柏書偉 邱詩惠 孫玉濤

高校圖書館座位資源管理現(xiàn)狀及座位預(yù)訂系統(tǒng)

安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)管理科學(xué)與工程學(xué)院 馬麗亞 柏書偉 邱詩惠 孫玉濤

圖書館自習(xí)室座位“一座難求”是多數(shù)高校圖書館面臨的共同問題。本文通過對以安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)為例的高校圖書館座位資源的管理和使用現(xiàn)狀的深入調(diào)研，根據(jù)不同時(shí)段圖書館的座位資源實(shí)際使用情況，探討了導(dǎo)致此現(xiàn)象的主要因素。并在對圖書館座位資源管理現(xiàn)狀調(diào)研的基礎(chǔ)上，引進(jìn)了相較行之有效的安財(cái)圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)，提出了一種人機(jī)互補(bǔ)的座位管理理念。同時(shí)，闡述了安財(cái)圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)思想，以及預(yù)期實(shí)現(xiàn)效果。

高校圖書館；預(yù)訂系統(tǒng)；座位；資源管理

引言

近年來,隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,社會(huì)競爭的日益激烈[1]。同時(shí),考研潮的持續(xù)升溫,考研人數(shù)也居高不下。高校圖書館作為在校師生課下學(xué)習(xí)和積累知識的主要場所,在高校的建設(shè)中起著舉足輕重的作用。但是,擴(kuò)招導(dǎo)致的在校學(xué)生數(shù)量與高校圖書館有限的座位資源之間的矛盾越來越尖銳,搶座、占座成為一種新常態(tài)。同時(shí),在各高校圖書館的館藏資源、目錄資源等都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理的大環(huán)境下,唯獨(dú)座位資源還停留在人工管理的階段[2]。這些因素,都加劇了排隊(duì)、占座等現(xiàn)象的出現(xiàn)。如今,每逢備考階段,為了一個(gè)座位,早早地起床在圖書館前排著長長的隊(duì)伍的場景依然在很多高校上演著。

高校圖書館作為高校信息化和社會(huì)信息化的重要基地[3],急需新的管理方法和管理思想來使高校圖書館更好地服務(wù)于廣大在校師生和社會(huì)。下文,將以安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館為例,探討高校圖書館的座位資源管理現(xiàn)狀。

1 高校圖書館座位管理問題成因及管理現(xiàn)狀

高校圖書館座位管理問題的成因,以安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)為例。安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館(東校)于2003年投入使用,全館面積3.5萬平方米,閱覽座位約為1920個(gè),開放時(shí)間為8∶00～21∶20。在基本數(shù)據(jù)收集和實(shí)地調(diào)研的基礎(chǔ)上,我們以下將探討高校圖書館座位管理問題的現(xiàn)狀及成因。

1.1 高校圖書館座位資源使用現(xiàn)狀

自1983年,微型計(jì)算機(jī)應(yīng)用得到推廣以來,計(jì)算機(jī)的發(fā)展和應(yīng)用也得到普及。如上文所言,信息化高度發(fā)展的高校圖書館已經(jīng)100%實(shí)現(xiàn)了館藏資源的數(shù)字化管理。而借助各閱覽室的工作人員和圖書館學(xué)生義務(wù)館員,通過定時(shí)收書等方法來統(tǒng)籌和規(guī)劃座位的管理的座位資源管理仍止步不前。2014年,安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館引進(jìn)圖書借閱機(jī),實(shí)現(xiàn)了圖書借閱的自助式數(shù)字化管理,也標(biāo)志著圖書館的數(shù)字化管理再達(dá)新高度。但是,停留在人工管理階段的座位資源管理的矛盾卻越來越尖銳,問題越來越突出。

1.1.1 高校圖書館座位使用現(xiàn)狀調(diào)查

我們以安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館二樓研修室一和四樓閱覽室為調(diào)查樣本,選擇期中考試的備考階段為時(shí)間區(qū)間,對一天內(nèi)各個(gè)時(shí)段,座位的使用情況進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研。根據(jù)一天內(nèi),閱覽室座位使用情況的調(diào)查數(shù)據(jù)得到閱覽室座位資源實(shí)際使用率和座位資源浪費(fèi)率(即被占據(jù)了的卻沒有使用的座位資源占總資源的比例)變化圖,如圖1所示:

圖1

當(dāng)座位資源實(shí)際使用率與浪費(fèi)率之和等于100%時(shí),圖書館沒有空座位;小于100%時(shí),圖書館內(nèi)存在空位置。由圖1座位資源實(shí)際使用率可知,一天內(nèi),圖書館座位資源的使用集中,座位資源的實(shí)際使用效率在上午十點(diǎn)達(dá)到最高91%。結(jié)合座位資源浪費(fèi)率,在以十點(diǎn)為中心的一個(gè)時(shí)段內(nèi),圖書館內(nèi)的所有座位資源都被占用。同理,在早八點(diǎn)到十點(diǎn)、下午四點(diǎn)以及晚八點(diǎn)這三個(gè)時(shí)段內(nèi),座位資源全部被占用。即,此時(shí)再有同學(xué)想要在圖書館找到座位是不可能的事情。

調(diào)研數(shù)據(jù)的分析結(jié)果顯示,備考階段的座位資源僅有少數(shù)的時(shí)段內(nèi)得到了高效的利用。而在更多的時(shí)段內(nèi),部分座位資源都處于浪費(fèi)狀態(tài)。

1.1.2 高校圖書館服務(wù)的滿意度調(diào)查

以安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)500名在校本科生為調(diào)查樣本,對在校大學(xué)生圖書館服務(wù)滿意度進(jìn)行的抽樣問卷調(diào)查。圖書館的滿意度調(diào)查一般囊括整體環(huán)境、館員服務(wù)、信息資源、讀者服務(wù)四個(gè)方面。此處,我們僅以強(qiáng)調(diào)服務(wù)模式和服務(wù)內(nèi)容的讀者服務(wù)作為調(diào)查重點(diǎn),著重對座位資源的服務(wù)模式進(jìn)行調(diào)查和數(shù)據(jù)處理。

在高校圖書館座位資源人工管理的環(huán)境下,對在校大學(xué)生對圖書館座位資源服務(wù)模式的滿意度的調(diào)查顯示:68.7%的受訪學(xué)生希望改變座位資源的管理模式;超過32.5%的學(xué)生有過因?yàn)槿ハ词珠g、出去接電話、接開水等短暫的離開而被收書的經(jīng)歷。并且,被收回的書被統(tǒng)一放在一起,9.8%的同學(xué)曾經(jīng)因此而丟書。更有高達(dá)53.32%的同學(xué)表示,座位資源的人工管理并不能適應(yīng)現(xiàn)在的環(huán)境,浪費(fèi)的座位并不能得到合理利用。

1.2 圖書館座位問題的成因

1.2.1 圖書館座位資源的有限性

根據(jù)教育部高等學(xué)校圖書情報(bào)工作指導(dǎo)委員會(huì)在《普通高等學(xué)校圖書館評估指標(biāo)(征求意見稿)》中的指標(biāo)規(guī)定:閱覽座位與學(xué)生數(shù)之比為1∶4及上[4]。然而,根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)可知,高校肆虐擴(kuò)招的大背景下的高校圖書館的座位與學(xué)生數(shù)之比大都低于1∶4的標(biāo)準(zhǔn)。通過對安徽師范大學(xué)、安徽醫(yī)科大學(xué)、安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)等安徽高校圖書館座位資源的調(diào)研可以發(fā)現(xiàn),普高等學(xué)校座位與學(xué)生人數(shù)之比大都在1∶5以下。而在部分985、211工程重點(diǎn)建設(shè)大學(xué),這個(gè)比例甚至低于1∶8。以安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)為例,目前共有在校全日制本科生和碩士生23547人,減去在西校學(xué)習(xí)的本科一年級的部分學(xué)生,在東校學(xué)習(xí)和生活的學(xué)生人數(shù)約為21500人,東校圖書館座位資源為約為1920個(gè)。按照公式:‘座位數(shù)%在校學(xué)生數(shù)’計(jì)算,其比例為1∶11.20,遠(yuǎn)低于《普通高等學(xué)校圖書館評估指標(biāo)(征求意見稿)》的標(biāo)準(zhǔn)。

由上述數(shù)據(jù)分析可發(fā)現(xiàn),學(xué)校資源和資金上的投入力度的不足等客觀因素導(dǎo)致了圖書館硬件設(shè)施上的局限性。圖書館座位資源有限性的約束在一定程度上直接促成了搶座、占座現(xiàn)象的出現(xiàn)和蔓延。

1.2.2 座位資源利用率低

由上述對圖1的分析可以發(fā)現(xiàn),在期中備考階段的圖書館使用高峰期內(nèi),圖書館的座位使用表現(xiàn)為座位浪費(fèi)率的居高不下和部分座位的空缺。究其原因,主要是占位未到者對座位資源的不合理利用(主要表現(xiàn)為占座現(xiàn)象)和部分剩余座位不易被發(fā)現(xiàn)造成的。因?yàn)橐话銏D書館大都為6～8層的高度,更有甚者,會(huì)超過12層。這樣,當(dāng)座位的占用率相對較高時(shí),由于對剩余空缺座位資源數(shù)量和位置分布信息了解的不對稱,前往圖書館的學(xué)生要想找到空缺位置是很耗時(shí)間和力氣的事情。

2 圖書館座位管理系統(tǒng)的使用現(xiàn)狀及問題

目前,解決普遍存在的高校圖書館座位資源不足和使用效率低下的一個(gè)行之有效的方法就是引入圖書館座位管理系統(tǒng),從而實(shí)現(xiàn)座位資源的數(shù)字化管理。

根據(jù)調(diào)研,2010年以來,已有部分高校購買或自行開發(fā)圖書館座位管理系統(tǒng)[5]。根據(jù)對各高校圖書館座位管理系統(tǒng)功能的對比分析,得出如下特點(diǎn):目前已投入使用的系統(tǒng)的功能大都包括讀者權(quán)限下的自動(dòng)分配座位、自主選擇座位、退座、管理員權(quán)限下的座位狀態(tài)控制(增加、刪除、修改)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。這種機(jī)制下存在的問題如下:

(1)通過對包括中國人民大學(xué)圖書館、山東大學(xué)圖書館、廈門大學(xué)圖書館、深圳大學(xué)圖書館等近20所高校圖書館座位管理系統(tǒng)的功能統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn),僅有約40%的座位管理系統(tǒng)支持預(yù)約功能。這意味著,60%的高校圖書館座位管理系統(tǒng)只能支持選座和查詢等。這在早上圖書館開館的人流高峰期,長時(shí)間的等待刷卡這樣的問題依然會(huì)使得運(yùn)作效率降低。

(2)除此之外,各座位管理系統(tǒng)的使用流程均為刷卡、選座座位(自動(dòng)分配、自主選擇)、確認(rèn)就位、刷卡(離開、暫時(shí)保留)、結(jié)束。單一的刷卡登陸機(jī)制使得選座的時(shí)間集中,這與圖書館的刷卡區(qū)有限的刷卡設(shè)備之間又形成了一對矛盾。在這種機(jī)制下,我們以安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館為例進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。根據(jù)上述調(diào)查數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn),早上八點(diǎn)圖書館開館時(shí)段內(nèi),圖書館的座位實(shí)際占用率為66.5%,即此時(shí)段內(nèi)進(jìn)圖書館的人數(shù)為1920*0.665=1277人。若按照每人完成刷卡、選座的時(shí)間為5秒,所有1277人完成選座的總時(shí)間約為105分鐘!人流高峰期的圖書館刷卡設(shè)備供不應(yīng)求、排隊(duì)大軍等現(xiàn)象將依然會(huì)是不可忽視的問題。

(3)同時(shí),刷卡選定座位后,管理上缺少抵達(dá)座位的控制機(jī)制。這意味著,讓別人代替刷卡占去座位的現(xiàn)象也依然會(huì)存在。

3 安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

為解決和優(yōu)化上述圖書館座位管理系統(tǒng)中存在的問題,我們引進(jìn)了安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)的理念并完成了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

3.1 登陸機(jī)制設(shè)計(jì)

此座位預(yù)訂系統(tǒng)的顯著特征是實(shí)現(xiàn)了個(gè)人終端憑借用戶名和密碼自助登陸和刷卡登陸兩種模式。個(gè)人終端登陸,實(shí)現(xiàn)和學(xué)生一卡通數(shù)據(jù)庫的連接。用戶可以在任意終端登陸系統(tǒng),進(jìn)行查詢和預(yù)訂等操作,極大緩解了圖書館刷卡區(qū)的壓力。

3.2 預(yù)訂機(jī)制設(shè)計(jì)

3.2.1 預(yù)約機(jī)制的時(shí)間限制

為了防止用戶的過早預(yù)訂和爭搶座位情況的發(fā)生,用戶只能在早七點(diǎn)到晚九點(diǎn)之間對當(dāng)日和次日的座位有預(yù)訂權(quán)限。用戶在權(quán)限時(shí)間內(nèi)確定座位預(yù)訂時(shí)段、位置后,確認(rèn)預(yù)訂信息并提交,完成座位的預(yù)訂。完成操作后,用戶可以在我的預(yù)訂中查詢座位信息。

3.2.2 預(yù)訂就座確認(rèn)機(jī)制

完全數(shù)字化的系統(tǒng)管理要以用戶的高素質(zhì)為前提,而對當(dāng)前用戶的整體素質(zhì)的評估顯示,當(dāng)前情況下座位資源的完全數(shù)字化仍將存在漏洞。因此,本系統(tǒng)的預(yù)訂確認(rèn)是將系統(tǒng)與管理員結(jié)合在一起運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)人機(jī)的互補(bǔ)。

系統(tǒng)的確認(rèn)機(jī)制與圖書館的門禁系統(tǒng)互聯(lián),實(shí)現(xiàn)同步管理。同時(shí),圖書館管理員會(huì)在半小時(shí)的預(yù)留時(shí)間用完后確認(rèn)用戶是否已抵達(dá)。若未抵達(dá),則釋放座位已選狀態(tài),取消預(yù)訂訂單;若已抵達(dá),則保留座位已選狀態(tài)。

3.3 系統(tǒng)用戶功能模塊設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)為簡單包括用戶和管理員的二級權(quán)限結(jié)構(gòu)功能,具體功能結(jié)構(gòu)如圖2所示:

圖2

由圖2可見,用戶可實(shí)現(xiàn)的操作包括學(xué)生登錄、座位預(yù)約、取消預(yù)約。

(1)學(xué)生登錄:學(xué)生在登錄頁面,憑借用戶名和密碼登錄進(jìn)入主頁面。其中,登錄的數(shù)據(jù)庫來源于一卡通的用戶登錄表。

(2)座位預(yù)約:完成座位查詢后,直接雙擊目標(biāo)座位的按鈕即可選擇座位,完成時(shí)段的設(shè)置后,確認(rèn)預(yù)訂信息,完成座位預(yù)訂。

(3)取消預(yù)約:用戶登陸后,已完成的在預(yù)訂時(shí)段內(nèi)的或者未到達(dá)預(yù)訂時(shí)段的座位信息會(huì)顯示在首頁。用戶選擇取消預(yù)訂按鈕,則完成取消預(yù)訂。此時(shí),座位重新變?yōu)榭蛇x狀態(tài)。

4 結(jié)束語

目前,高校圖書館座位管理問題的主要問題是資源不足和占座導(dǎo)致的低利用率。資源不足是硬件層面的問題,對任何一所高校來說,這方面的改革都有一定難度。因此,提高座位利用率是當(dāng)前解決這一問題的切入點(diǎn)。

安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館座位預(yù)訂系統(tǒng)的設(shè)計(jì)區(qū)別于其他座位管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人工管理和計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合的管理模式。繼彌補(bǔ)了人工管理的不足,又克服了計(jì)算機(jī)管理中的不合理。同時(shí),用戶名和密碼的登陸方式分散了操作時(shí)間和空間,

解決了刷卡帶來的等待問題。因此,系統(tǒng)的投入使用預(yù)期將會(huì)在一定程度上改善目前的座位管理現(xiàn)狀。不過,目前只處于初試階段,對于閱覽室靠近電源的座位的分布情況[6]等模塊的功能還相對欠缺。

［1］王守紅.高校圖書館自習(xí)座位管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)［J］.大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2010(2):38-40.

［2］王璐,李歡,毛久海.大學(xué)校園占座現(xiàn)象的管理學(xué)分析［J］.社科縱橫(新理論版),2008(1):82-83.

［3］高培超,曾濤,張鈴,彭麗媛.高校圖書館座位資源的使用現(xiàn)狀及建議——以成都理工大學(xué)為例［J］.中國校外教育,2010(S2):139+395.

［4］教育部高等學(xué)校圖書情報(bào)工作指導(dǎo)委員會(huì).普通高等學(xué)校圖書館評估指標(biāo)(征求意見稿)［Z］.2003-02-12.

［5］王彥,田文夫,馮晴.高校圖書館座位管理系統(tǒng)中預(yù)約系統(tǒng)的現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2013(14):12-14.

［6］王孝亮,胡軍,王威,林婷.圖書館座位在線預(yù)約系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)——以中國藥科大學(xué)圖書館為例［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2014(5):36-39.

馬麗亞（1992—），女，安徽亳州人，主要研究方向：信息管理與信息系統(tǒng)。

國家級創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項(xiàng)目（201410378130）、安徽省創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項(xiàng)目（AH201410378130）。