徐微微

1、高校檔案管理是開(kāi)展文秘工作的重要工具

高校文秘工作與檔案管理是密不可分的，檔案管理對(duì)于高校文秘工作的順利開(kāi)展具有重要意義，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

一是高校檔案管理為文秘工作的順利開(kāi)展提供便捷的信息查詢服務(wù)，這實(shí)際上也是高校檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)的一項(xiàng)重要任務(wù)，能夠在一定程度上檢驗(yàn)檔案管理工作的質(zhì)量與效果，這種服務(wù)功能是貫穿于始終的。從文秘工作的角度來(lái)講，在制定起草文件講話、為領(lǐng)導(dǎo)提供有效信息等多種工作中，也會(huì)涉及到高校已有檔案的查詢與學(xué)習(xí)，檔案室中通常會(huì)保存大量的各種相關(guān)檔案文件，通過(guò)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用關(guān)鍵詞檢索等方式，就可以在大量的資料信息中選擇合適的檔案資源，不僅為文秘工作的順利開(kāi)展提供了豐富的資料，還為文秘工作的開(kāi)展提供了便利的查詢方式，從而提升了文秘工作的工作效率與質(zhì)量。

二是高校檔案管理為文秘工作提供學(xué)校總體情況。高校的檔案室中一般都詳細(xì)而全面的保留了各種關(guān)于該校發(fā)展沿革、校園概況等檔案資料，這實(shí)際上也是高校檔案工作描述職能、反映能力的具體體現(xiàn)。秘書(shū)在制定相關(guān)公文時(shí)，需要依據(jù)該校的真實(shí)發(fā)展歷程及概況進(jìn)行科學(xué)、全面的闡述，而檔案室則會(huì)利用其各種檔案資源編制年度大事紀(jì)、機(jī)構(gòu)組織沿革等，這就為文秘工作的開(kāi)展提供了包括學(xué)校教學(xué)、管理、歷史沿革、發(fā)展概況等多方面的大量有效資源。

三是高校檔案管理幫助文秘工作進(jìn)行合理預(yù)測(cè)。高校檔案室中保存了大量的關(guān)于校園規(guī)章制度、大型活動(dòng)等方面的記錄，這就為研究高校的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，掌握高校的規(guī)律提供了必要的信息，從而為能夠進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)測(cè)，避免由于缺少相關(guān)資料造成的盲目預(yù)測(cè)問(wèn)題。綜合考慮學(xué)校歷史的和現(xiàn)實(shí)的各種影響因素，并結(jié)合高校當(dāng)前實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)高校發(fā)展規(guī)律，研究其未來(lái)趨勢(shì)是符合科學(xué)性要求的。高校定期或者是不定期地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者提供相應(yīng)的報(bào)告，既能夠?qū)⒏咝n案館的存儲(chǔ)、分析及評(píng)估功能充分的發(fā)揮出來(lái)，又能夠?yàn)槲拿毓ぷ鞯捻樌_(kāi)展提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)，同時(shí)也為其辦文辦事等工作提供了科學(xué)可靠的預(yù)測(cè)材料。

2、高校文秘工作是檔案信息來(lái)源的重要基礎(chǔ)

要想做好檔案管理工作，首先要做好文秘工作，因?yàn)楦咝n案室中的很多信息不僅來(lái)源于文秘工作，而且文秘工作也在一定程度上決定了檔案管理的工作質(zhì)量，文秘工作的主要任務(wù)就是接收、制定各種公文，包括外來(lái)公文與內(nèi)部公文，他們不僅是進(jìn)行校園管理的重要指導(dǎo)規(guī)范，也是校園檔案收集的重要存儲(chǔ)對(duì)象，公文實(shí)際上就是檔案的前身。秘書(shū)工作人員是不是能夠規(guī)范、完整的處理各種公文，將會(huì)對(duì)后期的檔案工作產(chǎn)生最為直接的影響，高質(zhì)量的檔案工作應(yīng)當(dāng)是以規(guī)范、科學(xué)處理公文的前提下實(shí)現(xiàn)的。

此外，秘書(shū)人員作為對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行輔助的重要人員，還承擔(dān)著起草文稿、記錄、抄寫(xiě)等責(zé)任。其中，記錄主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的口述、來(lái)訪接待、會(huì)議等進(jìn)行記錄;抄寫(xiě)則主要是對(duì)一些字跡不夠清楚的文稿進(jìn)行完整抄寫(xiě)，避免后期再次出現(xiàn)需要修改等其他情況;起草文稿是秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)及相關(guān)要求，在多次修改并審核通過(guò)之后的最終文字材料。文秘工作所涉及的全部文字材料，都屬于歸檔材料，它是檔案材料中十分重要的一部分，一份合格的、符合相關(guān)規(guī)定的檔案材料在一定程度上是由秘書(shū)人員所提供的文字材料所決定的。

3、高校檔案管理與文秘工作的互動(dòng)關(guān)系

檔案管理與文秘工作之間是相輔相成，相互依賴的，但是在當(dāng)前實(shí)際的高校管理當(dāng)中，二者之間的互動(dòng)還存在一些問(wèn)題，一是秘書(shū)人員檔案管理的能力相對(duì)較差，未達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，還未形成較為強(qiáng)烈的檔案意識(shí);二是檔案管理還未很好的做到主動(dòng)為文秘工作提供服務(wù)，二者之間欠缺合作與互動(dòng)。筆者結(jié)合高校檔案管理及文秘工作的發(fā)展實(shí)際，對(duì)于如何加強(qiáng)二者的互動(dòng)提出了以下幾點(diǎn)建議：

首先，強(qiáng)化“文檔一體化”管理，將“文件處理”與“檔案管理”整合為一個(gè)具有既統(tǒng)一又分工特點(diǎn)的整體，對(duì)文檔進(jìn)行有序管理，并以此為基礎(chǔ)來(lái)不斷提升檔案質(zhì)量與水平，文秘工作是實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的重要條件，秘書(shū)人員要逐漸加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，從思想上高度重視檔案管理工作，嚴(yán)格按照“文檔一體化”的要求，對(duì)各種公文、記錄、講話等文件資料進(jìn)行相應(yīng)的處理，有效的保證文檔資料的準(zhǔn)確、真實(shí)與完整。

其次，深入加強(qiáng)知識(shí)業(yè)務(wù)交流，秘書(shū)與檔案人員都應(yīng)當(dāng)不斷拓寬自身知識(shí)面，對(duì)于兩種不同的知識(shí)相互滲透與學(xué)習(xí)，對(duì)于兩種不同的業(yè)務(wù)及工作特性都要彼此不斷深入，對(duì)其中的要點(diǎn)及關(guān)鍵之處都能夠熟練的掌握。

（作者單位：吉林化工學(xué)院）