郭學(xué)玲

(齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江齊齊哈爾161005)

新建應(yīng)用型本科高校提高檔案管理工作水平途徑的探索與實(shí)踐
——以齊齊哈爾工程學(xué)院為例

郭學(xué)玲

(齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江齊齊哈爾161005)

檔案工作是應(yīng)用型本科高校的重要基礎(chǔ)工作之一,以齊齊哈爾工程學(xué)院為例，從著力提升檔案管理工作的軟硬件水平、將檔案管理工作擺在重要位置和注重發(fā)揮檔案管理工作作用三個(gè)方面，探索新建應(yīng)用型本科高校提高檔案管理水平途徑。

應(yīng)用型本科高校；檔案管理

新建應(yīng)用型本科高校檔案管理工作作為當(dāng)前我國高等教育事業(yè)的一個(gè)相當(dāng)重要的組成部分，是培養(yǎng)職業(yè)型、應(yīng)用性人才的關(guān)鍵。隨著《國務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》和《現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)規(guī)劃（2014-2020年）》的頒布，我國越來越重視職業(yè)教育，檔案管理工作在職業(yè)院校（含應(yīng)用型本科）發(fā)展中的地位和作用也顯著提升，在當(dāng)前的新形勢下，加強(qiáng)檔案管理工作是更好地服務(wù)于學(xué)校的現(xiàn)代化建設(shè)、更好的服務(wù)于社會(huì)發(fā)展的需要。

齊齊哈爾工程學(xué)院從1991年白手起家建學(xué)校，到2001年被省政府批準(zhǔn)為高職院校，2011年升格為本科院校，歷經(jīng)20年建成齊齊哈爾市第一所地方普通本科高校。學(xué)校檔案室成立于2000年，從“零檔案”到獲得齊齊哈爾市檔案先進(jìn)集體、黑龍江省高校檔案工作先進(jìn)集體、黑龍江省檔案工作先進(jìn)集體、國家二級(jí)科技事業(yè)檔案管理單位等榮譽(yù)稱號(hào)，始終圍繞學(xué)校中心工作，以“三項(xiàng)建設(shè)、四個(gè)到位和五個(gè)重點(diǎn)”為根本，探索檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

一、提高檔案管理工作水平要加強(qiáng)三項(xiàng)建設(shè)

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

根據(jù)檔案室建設(shè)規(guī)模的要求，要為學(xué)校檔案發(fā)展做出詳細(xì)規(guī)劃。如：根據(jù)學(xué)校建設(shè)規(guī)模、學(xué)校中長期規(guī)劃等設(shè)定檔案室面積、專用房間以及二級(jí)單位檔案專用庫房等。在檔案管理工作不同時(shí)期的需求，逐年購置各種設(shè)備設(shè)施，如檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、檔案信息化管理軟件等。并要從學(xué)校財(cái)政上逐年加大購入，改善檔案管理?xiàng)l件，為檔案管理工作上水平創(chuàng)造物質(zhì)條件。

（二）制度建設(shè)

檔案管理工作制度必須以國家和地方檔案法律法規(guī)為基礎(chǔ)，再結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，制定完善高校檔案管理發(fā)展的系列規(guī)章制度，使之行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

（三）檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

根據(jù)我校實(shí)踐看來，提升檔案管理工作水平必須要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，以及提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和教職工檔案意識(shí)。首先要開展校本培訓(xùn)。檔案管理工作的校本培訓(xùn)要分級(jí)、分層次進(jìn)行。校級(jí)校本培訓(xùn)主要面向干部、專兼職檔案和新入職教師開展，二級(jí)單位校本培訓(xùn)主要面向各單位教師開展，班級(jí)校本培訓(xùn)主要面向各班級(jí)檔案員。其次是定期邀請(qǐng)省、市級(jí)檔案行政部門專家、領(lǐng)導(dǎo)為師生做講座，并有針對(duì)性的開展現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)。最后是要到省、市內(nèi)的兄弟院校、企事業(yè)單位開展實(shí)地參觀考察，學(xué)習(xí)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)和做法。

二、提高檔案管理工作水平要注重四個(gè)到位

領(lǐng)導(dǎo)重視到位。要把檔案管理工作作為“一把手工程”來抓，并作為年度考核項(xiàng)目。還要將其列為學(xué)校教代會(huì)報(bào)告和學(xué)校年度計(jì)劃的重要工作內(nèi)容，明確工作目標(biāo)，與其他工作同部署、同檢查、同考核。

機(jī)構(gòu)設(shè)置到位。要組建以學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案工作總體規(guī)劃，使檔案工作同學(xué)院各項(xiàng)工作同步發(fā)展。

責(zé)任落實(shí)到位。要嚴(yán)格實(shí)施檔案工作責(zé)任制，把檔案工作納入目標(biāo)管理，形成逐級(jí)傳導(dǎo)壓力，層層抓落實(shí)的檔案管理責(zé)任運(yùn)行機(jī)制。

人員配備到位。學(xué)校檔案室要根據(jù)業(yè)務(wù)量配備專職人員，負(fù)責(zé)全校檔案工作管理；二級(jí)單位配備兼職人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集歸檔及向?qū)W校檔案室移交檔案等工作。各班級(jí)設(shè)班級(jí)檔案員，負(fù)責(zé)本班級(jí)檔案管理工作。據(jù)此形成“學(xué)校檔案室——二級(jí)單位——班級(jí)”的三級(jí)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

三、提高檔案管理工作水平要要突出五個(gè)重點(diǎn)

（一）突出實(shí)踐課程建設(shè)

第一是招錄學(xué)生學(xué)習(xí)檔案選修課。根據(jù)學(xué)校、學(xué)生需求開設(shè)檔案選修課，按照“學(xué)習(xí)有計(jì)劃、學(xué)員有課題、平時(shí)有考核、結(jié)業(yè)有考試”的原則組織實(shí)踐教學(xué)，75學(xué)時(shí)，計(jì)2.5學(xué)分。第二是提供實(shí)習(xí)場所。根據(jù)學(xué)生職業(yè)選擇需要，學(xué)校檔案室接收學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)，讓學(xué)生體驗(yàn)職業(yè)環(huán)境、磨練職業(yè)態(tài)度、學(xué)習(xí)職業(yè)知識(shí)、掌握職業(yè)技能。

（二）突出班級(jí)檔案建設(shè)

我校班級(jí)檔案管理工作基于制定管理制度、開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、明確收集分工、建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、實(shí)行統(tǒng)一存放、集中整理歸檔6個(gè)方面展開。從7年的運(yùn)行時(shí)間來看，這項(xiàng)措施不僅有利于培養(yǎng)大學(xué)生檔案意識(shí)，還有利于大學(xué)班級(jí)管理的規(guī)范化與科學(xué)化，更有利于高校檔案工作的健全與完善。

（三）突出綜合開發(fā)利用

高校檔案要嚴(yán)格按照分類大綱和保管期限表進(jìn)行劃分、歸類和組卷，也可根據(jù)高校實(shí)際情況編制檔案目錄，以便于保管和檢索利用。

（四）突出檔案編研工作

高校檔案室除按期編寫年度大事記、新聞集和年鑒外，還要編撰專項(xiàng)檔案材料。各專兼職檔案人員還要積極投身到檔案管理論文撰寫中，從“理論——實(shí)踐——理論”的循環(huán)中，創(chuàng)新檔案管理工作。

（五）突出檔案檢查評(píng)優(yōu)

各省、市檔案行政部門均有一套完整的檔案管理工作評(píng)價(jià)體系，各高校還要結(jié)合實(shí)際，制定本校的考核和獎(jiǎng)懲辦法，在靈活的檢查工作中采取“分指標(biāo)考核，綜合打分評(píng)比”的方式，利用檢查、查看、調(diào)卷、打分、評(píng)議等形式進(jìn)行檔案互查互評(píng)，建立創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理水平。

四、總結(jié)

學(xué)校管理是一套完善的、科學(xué)的、復(fù)雜的工程，檔案管理是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的一個(gè)重要組成部分，是一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性工作。實(shí)行檔案管理，建立健全規(guī)范化的學(xué)校檔案，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量、有利于對(duì)師生的考核、有利于查找和使用歷史資料。

綜上，學(xué)校檔案“塵封上是歷史，打開來就是財(cái)富”，對(duì)于彰顯一所學(xué)校的管理水平、發(fā)展歷程、文化積淀和辦學(xué)特色，有著極其重要的意義。

（編輯 馬海超）

The Exploration and Practice in Ways of Raising the Level of File Management in New Applied Undergraduate Colleges and Universities——Take Qiqihaer Institute Of Technology as Example

GUOXueling

（Qiqihaer Institute OfEngineering，Qiqihaer 161005，China)

Archival work is one of the important basic work of applied undergraduate colleges and universities.Taking Qiqihaer Institute OfEngineering,for example,fromraisingsoftware and hardware level,put archival management work file in the important position and payattention toshowthe function offile management.Explore the ways ofRaisingthe Level ofFile Management in NewApplied Undergraduate Colleges and Universities.

applied undergraduate colleges and universities;file management

G712

B

1672-0601（2015）06-0005-02

郭學(xué)玲（1964.4-），女，碩士，副教授，黨建行政管理。