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        信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制完善的分析

        2015-01-30 17:23:25蘇靜哲
        商場現(xiàn)代化 2015年1期
        關(guān)鍵詞:信息化策略

        蘇靜哲

        摘 ? 要:隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化已經(jīng)成為了各行各業(yè)主要的發(fā)展方向,無論是內(nèi)部管理還是信息處理,信息化都有著廣泛的應(yīng)用范圍,對提高工作效率保障工作質(zhì)量有著積極的作用。因此在進(jìn)行發(fā)展的過程中,我國絕大部分企業(yè)都開始將信息科技引入到企業(yè)會計控制工作之中,希望通過信息科技的應(yīng)用對企業(yè)內(nèi)部會計工作進(jìn)行有效的完善與發(fā)展。鑒于此,本文主要就信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制進(jìn)行深入的研究,力求通過筆者的努力找出信息化背景下完善企業(yè)會計控制機(jī)制的有效策略。

        關(guān)鍵詞:信息化;企業(yè)會計控制機(jī)制;策略

        財務(wù)工作是企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營的重要組成部分,其關(guān)系著企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展,因此企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)管理的過程中都對企業(yè)內(nèi)部的會計控制機(jī)制十分重視。就目前我國企業(yè)內(nèi)部會計控制機(jī)制而言,其在進(jìn)行應(yīng)用的過程中,雖然受到信息化背景的影響在應(yīng)用方式以及應(yīng)用內(nèi)容上都產(chǎn)生了一定的改變,但是由于缺乏對信息化的深入了解與認(rèn)識,因此在企業(yè)內(nèi)部會計控制機(jī)制的設(shè)立上仍存在著一定的缺點(diǎn)與不足,嚴(yán)重的影響了企業(yè)的發(fā)展。所以在今后的工作過程中,有關(guān)企業(yè)管理人員應(yīng)對企業(yè)會計控制機(jī)制存在的問題進(jìn)行把握,結(jié)合信息化背景的實(shí)際要求,有效的對企業(yè)會計控制機(jī)制進(jìn)行完善與發(fā)展。

        一、信息化對企業(yè)會計控制機(jī)制的影響

        會計在企業(yè)財務(wù)管理中有著舉足輕重的作用,為了有效的規(guī)范企業(yè)中的會計工作,企業(yè)在進(jìn)行運(yùn)營的過程中都會針對具體財務(wù)工作的實(shí)際情況制定出符合企業(yè)發(fā)展的會計控制機(jī)制。一般來說這種會計控制機(jī)制會在法律允許的范圍內(nèi),對相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)范與管理,對于保障企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理的安全有著重要的幫助作用。通過對企業(yè)中會計控制工作進(jìn)行研究我們可以發(fā)現(xiàn),企業(yè)會計控制工作包含了多項(xiàng)工作內(nèi)容,其不僅要對企業(yè)內(nèi)部的資金、實(shí)物等進(jìn)行控制,同時還要對企業(yè)的投資、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)等進(jìn)行管理。因此將信息技術(shù)引入企業(yè)會計控制機(jī)制中對于提升企業(yè)會計控制工作的效率與質(zhì)量有著一定的促進(jìn)作用,同時現(xiàn)代化的信息管理方式也會讓企業(yè)會計控制工作中的相關(guān)信息更加的規(guī)范化、清晰化。

        1.改變控制對象,提升工作效率

        隨著信息化影響的不斷加深,信息技術(shù)在企業(yè)會計控制工作中得到了快速的普及,其中對企業(yè)會計控制機(jī)制最明顯的影響就在于企業(yè)會計控制工作的控制對象有所改變。就傳統(tǒng)的企業(yè)會計控制工作而言,工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄與管理的過程中,都會在紙質(zhì)載體上進(jìn)行,因此工作人員的監(jiān)管主要針對紙質(zhì)資料。而隨著信息技術(shù)的應(yīng)用,計算機(jī)被引入到了企業(yè)會計控制工作之中,電子檔案、電子數(shù)據(jù)逐漸取代了紙質(zhì)資料的地位,因此在進(jìn)行會計控制工作的過程中,工作人員開始將控制的對象從傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?。在信息化背景下,大多?shù)的數(shù)據(jù)資料都會存儲在移動磁盤或者計算機(jī)之中,使得相關(guān)資料信息的流轉(zhuǎn)與輸入更加的快速便捷,有效的提升了企業(yè)會計控制工作的工作效率。

        2.改變控制內(nèi)容,增加工作難度

        與傳統(tǒng)的企業(yè)會計控制機(jī)制相比較信息化背景下的企業(yè)會計控制機(jī)制引入了大量的現(xiàn)代科技,尤其是對計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用方面提出了一定的要求。例如,在進(jìn)行資料錄入或者資料查詢的過程中,工作人員需要對計算機(jī)的操作進(jìn)行有效的掌握以保障資料錄入或查詢的快捷性與準(zhǔn)確性。除此之外,網(wǎng)絡(luò)安全問題也是工作人員需要關(guān)注的問題,在享受信息技術(shù)帶來便利的同時,工作人員也應(yīng)注意到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的兩面性,對病毒以及黑客等進(jìn)行有效的預(yù)防,避免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全問題影響具體工作的進(jìn)行。由此可見,信息化背景下的企業(yè)會計控制機(jī)制在控制內(nèi)容上與傳統(tǒng)企業(yè)會計控制機(jī)制存在著很大的不同,因此使得企業(yè)會計控制工作的難度有所增加,需要有關(guān)工作人員對信息技術(shù)進(jìn)行有效的掌握才能保障信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制的順利應(yīng)用。

        3.增加控制風(fēng)險,強(qiáng)化管理要求

        事物的發(fā)展具有著兩面性,傳統(tǒng)的企業(yè)會計控制工作在進(jìn)行的過程中,大部分的信息都以紙質(zhì)資料的形式存在,這種資料存儲方式雖然具有缺乏靈活性、不便管理等缺點(diǎn),但是由于對其進(jìn)行修改會留下明顯的痕跡因此在一定程度上對于杜絕資料作假、保障資料安全有著良好輔助效果。而就現(xiàn)代化的信息技術(shù)而言,其將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料變成了方便靈活的電子資料,雖然在工作效率以及工作質(zhì)量上有所提升,但是由于電子數(shù)據(jù)可以隨便修改,因此造成了資料數(shù)據(jù)安全性的降低,進(jìn)而增加了企業(yè)會計控制工作的風(fēng)險。所以在實(shí)際的工作過程中,有關(guān)人員若想保障相關(guān)數(shù)據(jù)信息的安全性,就要在內(nèi)部管理上下功夫,通過強(qiáng)化管理的方式,對企業(yè)會計控制工作的風(fēng)險進(jìn)行把握。

        4.改變控制方式,弱化人為干預(yù)

        信息化對企業(yè)會計控制機(jī)制產(chǎn)生了重要的影響,其中最直接的影響就在于改變了原有的控制方式,弱化了人力在企業(yè)會計控制中的作用,使得企業(yè)會計控制工作對電腦等機(jī)器設(shè)備更加的倚重。具體來說傳統(tǒng)的企業(yè)會計控制機(jī)制其所有的控制工作都是圍繞人力工作而展開的,因此企業(yè)一般會采取責(zé)任負(fù)責(zé)制讓每一個工作都可以落實(shí)到具體的人員身上,通過人員之間的監(jiān)督與制衡,形成有效的會計控制。但是在應(yīng)用信息技術(shù)后,人力作用在企業(yè)會計控制工作中逐漸減弱,大部分的工作都通過電腦等設(shè)備進(jìn)行完成,因此以往的控制機(jī)制、人員制衡逐漸喪失作用,以計算機(jī)為核心的新的企業(yè)會計控制機(jī)制開始生產(chǎn)。

        二、信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制存在的問題

        將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)會計控制機(jī)制中是企業(yè)未來必然的發(fā)展趨勢,并且目前我國大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)會計控制工作的信息化。但是通過對我國部分企業(yè)內(nèi)部工作進(jìn)行調(diào)查與走訪我們可以發(fā)現(xiàn),信息技術(shù)的應(yīng)用雖然對企業(yè)會計控制的信息化進(jìn)行了有效的促進(jìn),但是由于缺乏應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)、企業(yè)重視不足等原因,使得信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制在應(yīng)用的過程中仍暴露出了大量的問題。具體來說這些問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

        1.控制理念陳舊,缺乏先進(jìn)制度

        制度對工作起著規(guī)范與指導(dǎo)的作用,判斷一個制度是否具有實(shí)際意義,首先就要對制度與工作的適配性進(jìn)行研究,判斷制度是否符合實(shí)際工作的具體要求。就信息化背景下的企業(yè)會計控制機(jī)制而言,其在實(shí)際工作的過程中已經(jīng)產(chǎn)生了實(shí)質(zhì)性的轉(zhuǎn)變,從控制內(nèi)容到控制形式都向著信息化的方向進(jìn)行發(fā)展,但是由于企業(yè)內(nèi)部缺乏足夠的重視,因此絕大多數(shù)的企業(yè)并沒有意識到管理制度與實(shí)際工作之間的不適配性。所以出現(xiàn)了控制理念陳舊、管理制度老化等問題。這使得現(xiàn)代化的企業(yè)會計控制機(jī)制在進(jìn)行應(yīng)用的過程中,在規(guī)范性上難以得到有效的保障,進(jìn)而造成工作質(zhì)量的下降,難以發(fā)揮出現(xiàn)代化企業(yè)會計控制機(jī)制的實(shí)際作用。

        2.風(fēng)險意識薄弱,缺乏控制環(huán)境

        在將信息化對企業(yè)會計控制機(jī)制的影響進(jìn)行介紹的過程中我們已經(jīng)知道信息技術(shù)的應(yīng)用使得企業(yè)會計控制工作在風(fēng)險性上有所提升,因此有關(guān)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對風(fēng)險的控制與把握。但是從實(shí)際工作的情況來看,我國大多數(shù)的企業(yè)都存在著風(fēng)險意識薄弱的問題。究其原因主要與企業(yè)內(nèi)部缺乏風(fēng)險管理有著直接的關(guān)系。風(fēng)險是造成企業(yè)運(yùn)營困難的主要因素之一,因此企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部管理的過程中核心的工作內(nèi)容之一就是預(yù)防風(fēng)險和規(guī)避風(fēng)險。但是在企業(yè)會計控制機(jī)制運(yùn)行的過程中,由于缺乏對現(xiàn)代化企業(yè)會計控制工作的認(rèn)識,因此使得一些企業(yè)忽視了信息技術(shù)應(yīng)用帶來的風(fēng)險,沒有建立起有效的風(fēng)險管理機(jī)制,使得企業(yè)會計控制工作在進(jìn)行的過程中難以形成良好的控制環(huán)境,進(jìn)而造成各部門之間在監(jiān)督管理上默契的缺乏,

        3.人員素質(zhì)偏低,企業(yè)文化缺失

        員工是企業(yè)得以運(yùn)行的基礎(chǔ)性力量,沒有人力的支持任何企業(yè)都難以有效的運(yùn)作起來。因此在進(jìn)行企業(yè)會計控制工作的過程中,有關(guān)單位應(yīng)對內(nèi)部工作人員給與重視,提高工作人員的個人素質(zhì)。然而從目前我國企業(yè)內(nèi)部會計控制工作人員來看,大多數(shù)的工作人員在電腦操作方面存在著明顯的不足,不能掌握相關(guān)的電腦操作技巧以及網(wǎng)絡(luò)安全知識。同時,員工職業(yè)道德不足,忽視職業(yè)操守也是實(shí)際工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。一些企業(yè)會計控制工作人員甚至在工作的過程中與有心人士進(jìn)行勾結(jié)對會計數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更改,以達(dá)到謀取私利的目的。而造成這種現(xiàn)象的直接原因就是企業(yè)缺乏人才培養(yǎng),企業(yè)內(nèi)部核心文化缺失。其中企業(yè)文化缺失最直接的影響就是造成企業(yè)內(nèi)部向心力不足,造成工作人員缺乏責(zé)任意識,忽視企業(yè)利益。

        三、信息化背景下完善企業(yè)會計控制機(jī)制的有效策略

        隨著現(xiàn)代企業(yè)對軟實(shí)力的重視不斷加強(qiáng),企業(yè)內(nèi)部的管理工作與控制能力越來越受到企業(yè)管理者的重視,因此在對企業(yè)會計控制機(jī)制進(jìn)行完善的過程中,有關(guān)企業(yè)工作人員應(yīng)從企業(yè)會計控制工作的實(shí)際出發(fā),結(jié)合信息化的發(fā)展需要合理的制定出有效的完善策略。具體來說在今后的工作過程中有關(guān)企業(yè)應(yīng)從以下幾個方面入手對相關(guān)問題進(jìn)行解決:

        1.強(qiáng)化監(jiān)督職能,完善控制制度

        信息化背景下的企業(yè)會計控制機(jī)制其更加的注重計算機(jī)設(shè)備以及信息技術(shù)的應(yīng)用,因此在對企業(yè)會計控制機(jī)制進(jìn)行完善的過程中,有關(guān)工作人員應(yīng)對傳統(tǒng)的工作觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變,明確現(xiàn)代化企業(yè)會計控制機(jī)制的實(shí)際需要。首先,工作人員應(yīng)針對計算機(jī)系統(tǒng)工作的具體情況,對原有的規(guī)章制度進(jìn)行改革,針對計算機(jī)工作中的問題進(jìn)行規(guī)范,保障信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制的順利應(yīng)用。其次,要對工作人員的操作權(quán)限進(jìn)行劃分,避免操作權(quán)限的濫用。具體來說在工作的過程中可以將操作權(quán)限分為查詢權(quán)、修改權(quán)、錄入權(quán)等,針對工作內(nèi)容的不同,合理的安排權(quán)限。最后,要強(qiáng)化工作過程中的監(jiān)督職能,尤其是在工作人員進(jìn)行計算機(jī)操作的過程中,不僅要對工作人員操作的準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督,同時還要對系統(tǒng)的運(yùn)行、數(shù)據(jù)的錄入等進(jìn)行監(jiān)督,確保對整個計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行全方位的把握,并在第一時間對系統(tǒng)中存在的問題進(jìn)行修正與完善。

        2.注重風(fēng)險預(yù)防,加強(qiáng)部門合作

        從經(jīng)濟(jì)學(xué)的角度講風(fēng)險與受益成正比,因此企業(yè)在享受信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制帶來便利的同時,也應(yīng)做好迎接其帶來風(fēng)險的準(zhǔn)備。通過實(shí)踐證明信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制的風(fēng)險主要來自兩大方面,一方面是網(wǎng)絡(luò)安全問題。一方面是信息安全問題。就網(wǎng)絡(luò)安全而言,企業(yè)應(yīng)引入一批具有專業(yè)網(wǎng)絡(luò)知識的人才對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù),并制定出網(wǎng)絡(luò)預(yù)警機(jī)制對可能出現(xiàn)的黑客攻擊和木馬病毒等進(jìn)行提前的預(yù)警。除此之外系統(tǒng)維護(hù)人員還應(yīng)對企業(yè)內(nèi)部設(shè)備進(jìn)行定期的殺毒與維護(hù),針對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行提前的預(yù)防。而就信息安全問題來說,企業(yè)各部門之間的相互合作極為重要。首先,企業(yè)內(nèi)部應(yīng)成立專門的安全部門,對信息安全問題進(jìn)行管理,避免工作人員對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意的更改。其次,會計部門應(yīng)與監(jiān)督部門或者稽查部門形成良好的合作關(guān)系,實(shí)行工作透明化,盡最大可能降低企業(yè)會計控制機(jī)制的風(fēng)險。

        3.重視人才培養(yǎng),應(yīng)用激勵制度

        企業(yè)會計控制工作中人員素質(zhì)不足的原因主要與企業(yè)缺乏培訓(xùn)制度有關(guān)。由于傳統(tǒng)的企業(yè)會計控制機(jī)制在施行的過程中,工作人員并不需要進(jìn)行計算機(jī)操作也不需要掌握相關(guān)的信息技術(shù),因此企業(yè)中大部分工作人員很難適應(yīng)信息化背景下企業(yè)會計控制工作的要求。鑒于此,企業(yè)應(yīng)對員工的不適應(yīng)性產(chǎn)生重視,組織企業(yè)會計控制工作人員進(jìn)行專門的培訓(xùn),通過普及電腦知識,強(qiáng)化理論知識等方式讓工作人員對新的工作內(nèi)容產(chǎn)生了解,進(jìn)而減少工作過程中的阻礙。其次,企業(yè)還應(yīng)注重激勵制度的應(yīng)用,通過獎懲措施的制定,對工作人員的進(jìn)取心進(jìn)行激發(fā),進(jìn)而加快工作人員對新工作環(huán)境的適應(yīng)。

        4.樹立企業(yè)文化,提升職業(yè)道德

        除了工作人員的專業(yè)素質(zhì)外,工作人員的職業(yè)操守也是影響工作質(zhì)量的重要因素之一。因此在對信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制進(jìn)行完善的過程中,企業(yè)還應(yīng)就員工的職業(yè)道德與操守問題下功夫。首先,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部宣傳工作,在企業(yè)內(nèi)部營造積極向上的氛圍,讓員工在工作的過程中對職業(yè)道德的重要性有所了解,潛移默化的對自身的職業(yè)道德進(jìn)行提升。其次,企業(yè)應(yīng)注重自身企業(yè)文化的樹立。企業(yè)文化是一個企業(yè)重要的精神支柱,其可以有效的活化企業(yè)與員工之間的關(guān)系,讓員工在工作的過程中找到歸屬感,更加的投入到工作之中去。因此企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展目標(biāo),營造出積極向上的企業(yè)文化氛圍,通過文化的作用,對企業(yè)會計控制工作進(jìn)行保障。

        四、總結(jié)

        綜上所述,信息技術(shù)的發(fā)展催生了信息時代的到來,因此企業(yè)在發(fā)展的過程中應(yīng)注重信息技術(shù)在企業(yè)會計控制工作中的應(yīng)用,并結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展情況合理的對信息化背景下企業(yè)會計控制機(jī)制進(jìn)行完善,達(dá)到控制內(nèi)部風(fēng)險,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的目的。

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