黎輝

在電大全國統(tǒng)考中，由省級電大進行考場編排后，發(fā)給地州電大一個《考場簽到單》（也就是原來的考場座次表），而在組織考試時，需要將此考場號和考場保密號提取出來，生成一個表格，進行對應(yīng)，這個過程如果使用人工去一一查找出來費時費力，經(jīng)過一些摸索，總結(jié)出不同的幾種方法。

一、使用VBA編程方式

這是最早使用的方式，其原理就是使用VBA程序?qū)Ρ砀駜?nèi)容進行一行一行的比較，當(dāng)找到內(nèi)容以“考場號：”開頭的單元格時，就將此行內(nèi)考場號（A列）和考場保密號（D列）的內(nèi)容提取出來，放在一個單獨的工作表中，全部提取完畢再進行一些格式的設(shè)置即可。

這種方法優(yōu)點是實現(xiàn)較為簡單，全部在Excel中實現(xiàn)，不需要其他軟件工具的參與。缺點是要求操作人有一定的VBA的操作經(jīng)驗，因為要將編寫好的程序一個一個地拷貝到新的《考場簽到單》文件中去，然后生成，因此操作步驟稍顯繁瑣，而且易出錯。

二、編制特定工具軟件方式

考慮到第一種方法的缺點，為了便于操作人的使用，降低其上手難度，筆者又使用編程工具開發(fā)了一個工具軟件，此軟件的功能就是能夠通過幾次選擇就生成一個表格。

該軟件是操作難度最低的軟件，上手非常快，效率也最高。在操作時，只需要選擇一下考場簽到單的文件，其他的三個選項都是默認，點擊“生成保密號文件”即可在原文件的文件夾中生成一個新的表格，使用非常簡單。其缺點在于需要安裝軟件，同時因使用C#開發(fā)的此軟件，因此在未安裝.net框架的機器上必須要安裝.netFrameWork2.0。不過安裝完成后，就可以很方便地使用了。

三、使用Excel內(nèi)置的函數(shù)的方式

以上兩種方法的優(yōu)勢很明顯，尤其是第二種方法，使用起來非常方便，但同樣兩種方法都需要編程人員的配合，這一點限制了很多學(xué)校。筆者在一次幫人解決一個Excel問題時，發(fā)現(xiàn)原來使用Excel的函數(shù)就可以解決這個問題，而且，所有操作只要對Excel較為熟悉的人都可以自行完成，這下，就不存在什么問題了，所有人都可以學(xué)會這種方法。

這里使用的是Excel內(nèi)置的“查找與引用”類函數(shù)中的VLookUp。這個函數(shù)的作用是搜索表區(qū)域首列滿足條件的元素，確定待檢索單元格在區(qū)域中的行序號，再進一步返回此行中指定單元格的值。共有4個參數(shù)，分別是要查找的內(nèi)容所以的單元格、查找區(qū)域、要返回的值的在表中的列號、是否模糊查找。

要將此函數(shù)應(yīng)用在提取考場號和保密號的操作中，其原理是先手工建立一個O列的考場號列，再在P列中利用函數(shù)將考場號所對應(yīng)的考場保密號從考場簽到單中提取出來填入P列。具體如下：

1.建立考場號列。只需要找到考場簽到表中的第一個考場號和最后一個考場號，使用自動填充功能即可完成，不過要注意，此列的值要為文本型。

在P2單元格中輸入公式：=RIGHT(VLOOKUP("考場號："&O2，$A：$H，4，0)，8)。

公式說明：VlOOKUP("考場號："&O2，$A：$H，4，0)為核心，其含義為在列A到列H區(qū)域（$A：$H）的首列中查找值為“考場號：2001”（也就是公式中的"考場號："&O2，其中O2單元格的值為2001），并取出查找到的那一行中的第4列的值，使用的是精確查找的方式。因為這樣取出來的值就是“考場保密號：09009341”，為了只提取“09009341”，所以使用RIGHT函數(shù)只取VlOOKUP函數(shù)返回值中的最右邊的8位。

2.在將此公式填充入P列所有單元格，填充完成后可以所有單元格的內(nèi)容都是一樣的，這是因為公式還沒有發(fā)生作用，只需要將此文件保存一下即可。之后將O列和P列的值復(fù)制到另一個工作表中設(shè)置其格式即可。

圖1

使用此方法將此雖然操作稍嫌復(fù)雜，但沒有太難的內(nèi)容，都是一些基本的操作，所以適合所有人使用。若想直接將考場號和考場保密號提取到另一個工作表中的話，可以直接在新表中建立一個考場號列，再在考場保密號列使用以下公式即可：

=RIGHT(VLOOKUP("考場號："&B3，sheet1!$A：$H，4，0)，8)

其中B3表示考場號列為E列，sheet1代表考場簽到單所在的工作表，可根據(jù)實際情況進行相應(yīng)修改。

以上三種方法就是筆者就電大考試的其中一個環(huán)節(jié)針對所遇到的問題的解決辦法，通過以上三種方法的研究和實現(xiàn)，筆者深深覺得，Excel中還有很多我們沒有掌握的功能，這些功能很有可能對于提高我們的工作效率、減輕工作強度有很大的幫助。因此整理出來，供各位兄弟電大參考。希望也可以給其他人帶來一些啟示。

[1]伊利奇，王保眾.透視ExcelVBA應(yīng)用與開發(fā).北京：人民郵電出版社，2008年.

[2]苑旭，董民輝，楊洪振等.使用VisualC#.NET開發(fā)Windows應(yīng)用.北京：紅旗出版社，2005年.

[3]李政等.Excel高級應(yīng)用案例教程.北京：清華大學(xué)出版社，2010年.