文/石惠波

信息化助推北京中麗雙單位庫存管理模式落地

文/石惠波

由于金屬材料規(guī)格存在上下誤差，金屬材料通常是檢斤收、檢尺發(fā)，材料本身存在理論單重和實際單重的誤差，財務(wù)以實發(fā)米數(shù)與理論單重的乘積來作為出庫重量，導(dǎo)致金屬材料實際收料發(fā)料過程中會出現(xiàn)由于材料規(guī)格誤差造成的盈虧問題。如何在滿足財務(wù)結(jié)算需求的前提下，盡量減少金屬材料庫存出現(xiàn)盈虧；如何能夠既滿足工藝部門、計劃部門與使用部門對于材料實際規(guī)格、米數(shù)、平米數(shù)的掌握，又能不影響財務(wù)以重量結(jié)算等問題。本文力求根據(jù)本企業(yè)的金屬材料管理現(xiàn)狀，探索出一條解決金屬材料管理的一種雙單位管理模式。

雙單位、庫存、金屬材料、動態(tài)

1.金屬材料庫現(xiàn)狀

金屬材料庫目前管理物料600余種，有棒料、管料、板材、型材等，庫管4名，正常庫存在3000余噸，年出入庫在1萬余噸。

2.金屬材料物料管理歷程

目前，大量的專業(yè)金屬材料庫多采用單計量單位管理模式，即按照重量入庫、按照重量出庫。這種模式雖然簡單，但是對于實際的金屬材料管理的需求還存在一定差距。我們公司的金屬材料庫希望通過一些管理調(diào)整，能夠盡可能地滿足各方面的需求，又能夠加強庫房內(nèi)部的管理，因此進行了一些探索，經(jīng)歷了以下幾個階段：

第一階段：隨機攤銷單計量單位管理階段（2011年之前）

本階段檢斤收貨，檢尺發(fā)料，由于材料誤差所出現(xiàn)的盈虧，庫管員自己在發(fā)料環(huán)節(jié)加一攤銷系數(shù)來調(diào)節(jié)出庫數(shù)量，避免出現(xiàn)盈虧。攤銷系數(shù)是庫管依據(jù)材料實際單重與理論單重比值的一個經(jīng)驗值。

賬面僅僅顯示主單位數(shù)量，不顯示次單位數(shù)量。

優(yōu)點：由于庫管員人為將盈虧攤銷，財務(wù)上不會出現(xiàn)盈虧。

不足：在實際發(fā)料過程中存在人為隨意加大與減小的可能。

第二階段：固定攤銷系數(shù)單單位管理階段（2011年1月～11月）

2011年初，為了對庫管隨意攤銷的情況進行控制，我們結(jié)合庫管員的經(jīng)驗數(shù)據(jù)整理了一份攤銷系數(shù)表，為每一類物料規(guī)定了一個固定的攤銷系數(shù)。

入庫記錄實際主單位數(shù)量；

出庫記錄實際出庫次數(shù)量，出庫主數(shù)量=出庫次數(shù)量*單重*攤銷系數(shù)；

賬面僅僅顯示主單位數(shù)量，不顯示次單位數(shù)量。

優(yōu)點：減少了人為調(diào)整攤銷系數(shù)的情況；

不足：1.由于攤銷系數(shù)是一經(jīng)驗值，在運行一段時間后，需要根據(jù)實際情況，調(diào)整攤銷系數(shù)，使攤銷系數(shù)更為接近實際運行情況；

2.由于攤銷系數(shù)與實際情況存在出入，因此需要通過盤點來將賬面結(jié)存數(shù)量與實物結(jié)存數(shù)量調(diào)整一致，對于財務(wù)就會出現(xiàn)財務(wù)盈虧。

第三階段：固定攤銷系數(shù)雙單位管理階段（2011年11月～2014年5月）

該階段我公司引入ERP庫存管理模塊，我們將攤銷系數(shù)表引入了系統(tǒng)，同時開始推行雙單位計量模式。

入庫時記錄實際主單位數(shù)量、次單位數(shù)量；

出庫時記錄實際出庫次數(shù)量、出庫主數(shù)量，出庫主數(shù)量=出庫次數(shù)量*單重*攤銷系數(shù)；

賬面顯示主單位數(shù)量、次單位數(shù)量；

優(yōu)點：1.減少了人為調(diào)整攤銷系數(shù)的情況；

2.以次單位數(shù)量考核庫管員的盈虧，考核標(biāo)準(zhǔn)明確化；

3.以前設(shè)計與使用部門只能看到庫存公斤數(shù)，不了解庫存的次數(shù)量，采用雙單位后，設(shè)計及使用部門都可以了解庫存材料的次數(shù)量，方便使用。

不足：1.由于攤銷系數(shù)是一經(jīng)驗值，在運行一段時間后，需要根據(jù)實際情況，調(diào)整攤銷系數(shù)，使攤銷系數(shù)更為接近實際運行情況；

2. 由于攤銷系數(shù)與實際情況存在出入，因此需要通過盤點來將賬面結(jié)存數(shù)量與實物結(jié)存數(shù)量調(diào)整一致，對于財務(wù)就會出現(xiàn)財務(wù)盈虧。

第四階段：動態(tài)攤銷系數(shù)雙單位管理階段（2014年5月至今）

這一階段我們將攤銷系數(shù)的計算方式進行了調(diào)整，由原來的經(jīng)驗估計調(diào)整為動態(tài)計算。

在實際實施過程中，可以根據(jù)公司對于物料管理的精細(xì)化程度分兩種方案來實施：

方案一，需要進行批次管理的物料：

要求每一次入庫出庫都要與批次相關(guān)，每一次入庫就增加一個新批號，在這一批號內(nèi)記錄入庫物資的主單位、次單位的實際入庫數(shù)量，并確定本批主次單位之間的攤銷系數(shù)，出庫依據(jù)此攤銷系數(shù)進行銷賬。由于每一個批次的攤銷系數(shù)不是固定的，每一個不同的批次有一個不同的攤銷系數(shù)。

攤銷系數(shù)=入庫主數(shù)量/入庫次數(shù)量/單重

入庫時記錄實際主單位數(shù)量、次單位數(shù)量；

出庫時記錄實際出庫次數(shù)量、出庫主數(shù)量，出庫主數(shù)量=出庫次數(shù)量*單重*對應(yīng)批次的攤銷系數(shù)；

賬面顯示主單位數(shù)量、次單位數(shù)量；

優(yōu)點：對于每一批物料的主次數(shù)量及發(fā)生情況都詳細(xì)記錄，便于跟蹤。

缺點：每一次出入庫都要考慮批號，出入庫的復(fù)雜程度增加。

方案二，不分批次攤銷系數(shù)雙單位模式

該模式入庫時記錄實際主單位數(shù)量、實際次單位數(shù)量；

出庫記錄實際出庫次數(shù)量，出庫主數(shù)量=出庫次數(shù)量*攤銷系數(shù)；

攤銷系數(shù)=結(jié)存主數(shù)量/結(jié)存次數(shù)量。

方案一適合于管理比較重要的、價值大的、出入庫頻率比較低的物料，對于一般的金屬材料庫，庫存物資價值不大且出入庫頻率比較高的，使用方案二比較合適。我公司目前采用方案二。

3.動態(tài)攤銷系數(shù)雙單位管理模式實施要素：

3.1 搜集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

主單位：對于金屬材料，主單位通常為KG；

次單位:對于棒料、管料、矩管、扁鋼等條狀柱狀管狀的物料，次單位通常為米；對于板材次單位通常為平米；

理論單重：在理論上，單重通常為每次單位數(shù)量的主單位數(shù)量；單位通常為KG/M或KG/平方米；

主次單位換算系數(shù)=1/ 單重；

攤銷系數(shù)=結(jié)存主數(shù)量/結(jié)存次數(shù)量。

3.2 基于一定的庫存管理軟件

由于實施雙單位管理，在入出庫環(huán)節(jié)會增加很多計算工作，如果這種計算工作不能借助管理軟件進行運算及控制，將嚴(yán)重影響雙單位管理模式的出入庫效率及準(zhǔn)確性，更嚴(yán)重一些可能導(dǎo)致雙單位管理模式的難產(chǎn)。

我公司目前采用和佳軟件公司的ERP系統(tǒng)， 該系統(tǒng)本身為每一個物料都設(shè)定了主單位及次單位，只是在給我們公司實施過程中，針對我們公司的金屬材料庫實施雙單位過程中增加了主次單位自動轉(zhuǎn)換、自動按照庫存發(fā)料、收料誤差控制等功能。

我國的連鎖企業(yè)中，雖然在名義上稱為連鎖經(jīng)營企業(yè)，但是在實際經(jīng)營過程中，明顯能夠感覺到連鎖意識相對較弱，而且部分連鎖企業(yè)的自主和獨立經(jīng)營意識較強。根本原因在于連鎖企業(yè)的管理不到位，很多情況下都不能實現(xiàn)統(tǒng)一經(jīng)營和統(tǒng)一管理。一方面在缺乏了統(tǒng)一的管理模式后，連鎖經(jīng)營就像是一盤散沙，沒有集體力量的支持，每個終端都是在單獨發(fā)展，發(fā)展前景渺茫。而站在消費者的角度來說，對于連鎖企業(yè)的辨識度也會在無形中削弱，甚至?xí)绊懙綄B鎖品牌的忠誠度。另一方面，連鎖在管理方面所需要的成本較大，不準(zhǔn)需要龐大的管理系統(tǒng)，而且還需要對員工進行統(tǒng)一的培訓(xùn)和管理，缺乏統(tǒng)一集成的輔助平臺。

3.3 控制要素

由于有了前期準(zhǔn)備的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有了管理軟件做支撐，我們還要注意在庫房管理的入庫、出庫、盤點、移庫等環(huán)節(jié)做好控制。

3.3.1 入庫控制：

在入庫時，通過檢斤來獲得入庫物料的主單位數(shù)量，通過檢尺來獲得入庫物料的次單位數(shù)量，通過計算實際單重與理論單重的比值（以下簡稱入庫誤差）來控制材料采購環(huán)節(jié)的誤差問題，避免出現(xiàn)超差問題。

對于超差問題控制，通常根據(jù)每一類物料的國標(biāo)來圈定一個該物料的實際單重與理論單重的誤差允許范圍，然后通過判斷入庫誤差是否在誤差允許范圍來判斷材料是否超差。

以Φ30的2A12～T4圓鋁棒來說，該鋁棒的國標(biāo)為GB/ T3191～2010，依據(jù)國標(biāo)，該物料的理論單重為1.964KG/米，按照國標(biāo)允許的誤差為～2，換算成單重的允許下差1.724KG/平方米，允許上差為1.964KG/平方米。如果入庫時1.724≤實際單重（實際主單位數(shù)量/實際次單位數(shù)量）＜1.964，則系統(tǒng)自動判斷為材料在允許公差范圍內(nèi)，可以入庫；如果實際單重＜1.724或?qū)嶋H單重＞1.964，則材料超差，拒絕入庫。

3.3.2 出庫控制：

在出庫環(huán)節(jié)，可以直接依據(jù)測量次數(shù)量進行發(fā)料，系統(tǒng)記錄發(fā)料次數(shù)量，并通過動態(tài)攤銷系數(shù)來計算出庫主數(shù)量。

3.3.3 盤點控制：

在盤點物料時，需要主單位與次單位同時進行盤點，盤點次數(shù)量是盤點所得，盤點主數(shù)量=盤點次數(shù)量*動態(tài)攤銷系數(shù)。

4.效果分析

通過動態(tài)攤銷系數(shù)雙單位管理模式的實施，金屬材料庫的管理在原有基礎(chǔ)上有了很大的提升，具體表現(xiàn)在：

4.1 明確庫管責(zé)任，減少了不確定性

以前單單位管理模式下，金屬材料往往檢斤收、檢尺發(fā)，收發(fā)兩個標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)盈虧無法界定責(zé)任；采用雙單位管理模式后，嚴(yán)格按照次單位數(shù)量進行盤點，庫房數(shù)量的盈虧依據(jù)次單位數(shù)量的盈虧作為判斷依據(jù)，出現(xiàn)盈虧時責(zé)任比較明確。

4.2 滿足了使用部門對于次數(shù)量的掌握

由于金屬材料是否足料往往通過次單位數(shù)量來進行排料，在庫存管理模塊能夠直觀地查到庫存次單位的結(jié)存數(shù)量，便于使用部門的決策。

4.3 減少了發(fā)料環(huán)節(jié)的計算工作

以前單單位管理模式時，發(fā)料時需要庫管員計算次單位數(shù)量然后進行發(fā)料，現(xiàn)在系統(tǒng)直接展現(xiàn)的領(lǐng)料計劃就是次單位數(shù)量，可以直接發(fā)料。

4.4 可以利用雙單位的特性進行材料誤差自動控制

由于對每一種物料都根據(jù)國標(biāo)填寫了允許的上偏差及下偏差，因此，只要在入庫時輸入入庫主數(shù)量及次數(shù)量，系統(tǒng)就會自動判斷是否超差，如果超差則系統(tǒng)控制不能入庫。

目前有部分庫存管理模塊具備雙單位管理功能，但在金屬材料管理的應(yīng)用實例還不太多，且非?；\統(tǒng)。本文力求通過本公司自身的應(yīng)用實踐來與大家交流，探索出一條金屬材料的精細(xì)化庫存管理模式。

（作者單位：北京中麗制機工程技術(shù)有限公司物資部）

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