陳宏展

汽車(chē)流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的研究

陳宏展

本文結(jié)合我國(guó)汽車(chē)流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的主要特征分析了汽車(chē)4S店內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出了如何完善4S店內(nèi)部控制的有關(guān)對(duì)策。

4S店；汽車(chē)流通企業(yè)；內(nèi)部控制

一、我國(guó)汽車(chē)流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的主要特征

一是及時(shí)準(zhǔn)確地反映4S店運(yùn)營(yíng)狀況。4S店單車(chē)價(jià)值從幾萬(wàn)到幾百萬(wàn)價(jià)值等，僅整車(chē)采購(gòu)及銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的資金流動(dòng)量就非常大，企業(yè)良好的內(nèi)部控制可促使4S店經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)成果及現(xiàn)金流量完整、準(zhǔn)確地反映在企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表上，有利于管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)利潤(rùn)波動(dòng)情況和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的盈利能力。

二是完善的內(nèi)部控制有利于4S店各部門(mén)加強(qiáng)溝通和協(xié)作，降低企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)成本。4S店各部門(mén)內(nèi)部控制的效果最終體現(xiàn)在資金的使用效益和日常的增收節(jié)支方面，4S全員在管理層的領(lǐng)導(dǎo)下認(rèn)真執(zhí)行內(nèi)部控制制度有利于切實(shí)提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。

三是4S店各部門(mén)崗位職責(zé)權(quán)限明晰。以汽車(chē)4S店財(cái)務(wù)部門(mén)為例，其組織結(jié)構(gòu)一般由財(cái)務(wù)經(jīng)理、銷(xiāo)售會(huì)計(jì)、售后會(huì)計(jì)、結(jié)算專(zhuān)員、出納等構(gòu)成，他們分工明確崗位職責(zé)權(quán)限清晰。

二、汽車(chē)流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）汽車(chē)4S店管理層內(nèi)部控制意識(shí)薄弱

管理層對(duì)4S店日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的內(nèi)部控制事項(xiàng)不甚重視，缺乏內(nèi)部控制意識(shí)，直接導(dǎo)致下屬各部門(mén)員工在執(zhí)行內(nèi)部控制制度時(shí)沒(méi)有引起足夠的重視。部分4S店內(nèi)部控制制度僅是為了應(yīng)付有關(guān)部門(mén)或單位的檢查或?yàn)椤把b點(diǎn)門(mén)面”，沒(méi)有得到有效執(zhí)行，制度也形同虛設(shè)，使得內(nèi)部控制制度失去了其原有的意義。

（二）關(guān)鍵控制點(diǎn)的內(nèi)部控制存在漏洞

一方面，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)投融資及資本運(yùn)營(yíng)等有關(guān)活動(dòng)的現(xiàn)金流動(dòng)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致企業(yè)資本結(jié)構(gòu)欠缺合理性，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加，籌集的資本沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的效益反而可能帶給4S店沉重的債務(wù)壓力，盲目籌資擴(kuò)張使得企業(yè)真正遇到機(jī)遇時(shí)而無(wú)力投資，資金鏈條運(yùn)轉(zhuǎn)不暢易引發(fā)財(cái)務(wù)困境。

另一方面，部分4S店內(nèi)部控制組織架構(gòu)設(shè)置不合理，企業(yè)內(nèi)部治理機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)不甚規(guī)范，機(jī)構(gòu)間功能重復(fù)和職能交叉，部門(mén)間扯皮推諉，人員責(zé)任缺失等導(dǎo)致內(nèi)部控制形同虛設(shè)，執(zhí)行效率低下。

（三）內(nèi)部控制制度不規(guī)范內(nèi)控監(jiān)管機(jī)制缺失

雖然目前國(guó)內(nèi)4S店針對(duì)銷(xiāo)售流程都已制定了一套內(nèi)部控制制度，但有的4S店管理層不能隨市場(chǎng)形勢(shì)的變化和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況對(duì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行完善，而是一味地因循守舊不能正確認(rèn)識(shí)管理過(guò)程中涌現(xiàn)的問(wèn)題，在一定程度上影響著內(nèi)部控制效果的發(fā)揮，如營(yíng)業(yè)過(guò)程中頻繁更換銷(xiāo)售人員，無(wú)法合理高效地使用人力資源。4S店普遍輕視內(nèi)控監(jiān)控機(jī)制的建設(shè)，內(nèi)部審計(jì)并未發(fā)揮實(shí)效，內(nèi)部控制監(jiān)管機(jī)制缺失直接影響了企業(yè)內(nèi)部控制制度體系的構(gòu)建。

（四）內(nèi)部控制執(zhí)行力度有待加強(qiáng)

即使4S店有健全的內(nèi)部控制制度但如果得不到有效執(zhí)行也將是形同虛設(shè)，不能切實(shí)發(fā)揮實(shí)效。從目前實(shí)踐情況來(lái)看，部分4S店內(nèi)部控制的執(zhí)行力度有所不足，如銷(xiāo)售、收款、售后等關(guān)鍵環(huán)節(jié)不能切實(shí)按照企業(yè)已經(jīng)制定的關(guān)鍵控制點(diǎn)實(shí)施內(nèi)部控制，內(nèi)部控制失去了其應(yīng)有的掌控力，如不相容職位理應(yīng)分離，但有的4S店財(cái)務(wù)人員為圖省事對(duì)一些資金業(yè)務(wù)由出納一個(gè)包辦，這樣的執(zhí)行漏洞加大了企業(yè)的資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)。

三、完善汽車(chē)流通企業(yè)（4S店）內(nèi)部控制的有關(guān)對(duì)策

（一）加強(qiáng)管理層內(nèi)部控制責(zé)任意識(shí)提升全員綜合素質(zhì)

首先必須要讓4S店管理層意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，繼而帶領(lǐng)企業(yè)全員落實(shí)內(nèi)部控制，防范舞弊腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)4S店價(jià)值最大化目標(biāo)。此外，4S店還應(yīng)通過(guò)員工教育與培訓(xùn)等途徑拓展企業(yè)全員的綜合素質(zhì)，提升其內(nèi)部控制的執(zhí)行能力，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)和績(jī)效評(píng)估，促使企業(yè)全員按規(guī)范的內(nèi)部控制嚴(yán)格要求自己，不斷提升自我綜合素質(zhì)，為4S店的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。還可考慮從店外招聘一些優(yōu)秀人才，為企業(yè)補(bǔ)充一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)強(qiáng)、操作水平高的新鮮血液，提升4S店的整體水平。

（二）進(jìn)一步細(xì)化4S店內(nèi)部控制管理制度

首先，新車(chē)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)包含：①銷(xiāo)售價(jià)格管理。關(guān)鍵控制點(diǎn)在于限制銷(xiāo)售指導(dǎo)價(jià)格和審批銷(xiāo)售折扣，關(guān)鍵控制活動(dòng)有逐級(jí)審批銷(xiāo)售指導(dǎo)價(jià)格，未經(jīng)授權(quán)不得隨意變更價(jià)格，價(jià)格錄入人員與復(fù)核人員應(yīng)嚴(yán)格分離等；②銷(xiāo)售合同管理。關(guān)鍵在于保證合同的真實(shí)有效性并遵守公司各項(xiàng)政策規(guī)定，非格式合同要經(jīng)法務(wù)部審核并得到妥善保管，關(guān)鍵控制活動(dòng)包含制定銷(xiāo)售業(yè)務(wù)審批制度，逐級(jí)會(huì)簽審批；③開(kāi)票。應(yīng)保證在收齊貨款、金額正確、單證齊全的情況下開(kāi)票，開(kāi)票與收款職責(zé)分離；④開(kāi)出門(mén)證。在發(fā)票、收款憑證和訂單齊全并核對(duì)相符的條件下開(kāi)具出門(mén)證，證號(hào)須連續(xù)編號(hào)控制；⑤釋放合格證。單證齊全且核對(duì)相符時(shí)發(fā)放合格證，整理合格證清單并保障職責(zé)分離；⑥交鑰匙。在合同證、出門(mén)證和發(fā)票相符時(shí)交鑰匙并與開(kāi)合格證等崗位相分離；⑦收款并確認(rèn)收入。保證開(kāi)票金額與收款相符，做到賬實(shí)相符，大額現(xiàn)金及時(shí)交付銀行，每月編制余額調(diào)節(jié)表，財(cái)務(wù)不相容崗位相分離；⑧整車(chē)庫(kù)存管理。存貨盤(pán)點(diǎn)時(shí)進(jìn)行整車(chē)盤(pán)點(diǎn)編制報(bào)告，監(jiān)盤(pán)人須在報(bào)告上簽字確認(rèn)。

其次，售后業(yè)務(wù)階段關(guān)鍵控制點(diǎn)包含：①維修項(xiàng)目經(jīng)審批后讓客戶(hù)事先確認(rèn)維修報(bào)價(jià)；②車(chē)間主任復(fù)核維修單上的項(xiàng)目及所需配件并簽字確認(rèn)；③定期核對(duì)并及時(shí)完成索賠申請(qǐng)，按照規(guī)定寄送廠商并保持跟蹤；④按照財(cái)務(wù)制度審批流程逐級(jí)審批銷(xiāo)售價(jià)格折扣并進(jìn)行備案；⑤維修組長(zhǎng)和質(zhì)檢員各自檢查已維修車(chē)輛狀況，確保質(zhì)量過(guò)關(guān)；⑥收款憑證、發(fā)票、維修單等核對(duì)相符后開(kāi)具連續(xù)編號(hào)的出門(mén)證，保證職責(zé)分離；⑦由專(zhuān)人分類(lèi)處理索賠件和非索賠件并按廠家規(guī)定郵寄或作其他適當(dāng)處理；⑧專(zhuān)人盤(pán)點(diǎn)庫(kù)管情況，在修車(chē)領(lǐng)用材料時(shí)有效盤(pán)點(diǎn)備件庫(kù)存管理情況。

最后，針對(duì)部分4S店的二手車(chē)業(yè)務(wù)可設(shè)置以下關(guān)鍵控制點(diǎn)：①制定二手車(chē)合同審批制度，逐級(jí)會(huì)簽審批，保證合同真實(shí)有效，合同保管由專(zhuān)人負(fù)責(zé)并納入公司檔案管理體系；③執(zhí)行經(jīng)理對(duì)二手車(chē)估價(jià)進(jìn)行復(fù)核確保價(jià)格透明合理；④二手車(chē)付款申請(qǐng)須經(jīng)經(jīng)理和總經(jīng)理審批；⑤在合同、發(fā)票、收款憑證相符的情況下開(kāi)具出門(mén)證和交鑰匙，制定相應(yīng)連續(xù)編制的控制清單，做到不相容崗位相分離；⑥專(zhuān)人實(shí)物盤(pán)點(diǎn)二手車(chē)庫(kù)存，并有專(zhuān)人監(jiān)盤(pán)確保盤(pán)點(diǎn)的公正合理性，同時(shí)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告以便財(cái)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。

（三）將內(nèi)部控制與4S店日常經(jīng)營(yíng)管理密切結(jié)合

在將日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)與4S店內(nèi)部控制相結(jié)合的過(guò)程中需要進(jìn)一步明確業(yè)務(wù)審批、控制目標(biāo)的制定、不相容崗位相分離等措施，合理評(píng)估4S店經(jīng)營(yíng)過(guò)程中可能面臨的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)制定一套規(guī)范可使員工切實(shí)遵照?qǐng)?zhí)行的詳細(xì)內(nèi)部控制手冊(cè)，細(xì)化4S店的業(yè)務(wù)權(quán)限與審批體系，包含財(cái)務(wù)審批、業(yè)務(wù)審批、人事審批等，并結(jié)合4S店實(shí)際情況的變更定期或不定期地進(jìn)行修正。上述內(nèi)控手冊(cè)應(yīng)盡可能細(xì)化和全面，聯(lián)系4S店日常經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)將其融入到企業(yè)管理文化中，避免管理層凌駕于內(nèi)部控制或內(nèi)部控制脫離4S店日常管理等情況的發(fā)生。

［1］瞿曼麗.探討汽車(chē)4S店內(nèi)部控制［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2013（33）.

（作者單位：紅旭集團(tuán)股份公司）