羅 蘭 李 蔚（湖南神斧集團(tuán)一六九化工有限責(zé)任公司 417100）

在龐大的網(wǎng)絡(luò)電子信息系統(tǒng)中，每天都會(huì)生成大量的字符文件，其中有些電子文件會(huì)被保存下來，有些則會(huì)隨著時(shí)間的前進(jìn)進(jìn)入“自生自滅”的境地。在當(dāng)代企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，電子文件已然成為更加便捷的信息傳播的工具，如何對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存是檔案管理的一大難題。

一、電子文件和電子檔案的異同

日常生活中接觸到的電子文件常用的有.doc格式和.xls格式，代替以往的紙質(zhì)文件。一個(gè)文件的最終定稿可能需要在word文件上進(jìn)行多次修改，人們往往會(huì)保留最后一個(gè)最終稿件。對(duì)之前的初稿或者修改稿更多的會(huì)置于零落的位置，甚至?xí)粍h除。電子文件廣義上的理解是一個(gè)文檔以文件的形式存在于企業(yè)的電腦設(shè)備上，或者流傳于內(nèi)部或外部的電子郵箱等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上。電子文件的存在意義主要在于幫助企業(yè)維持基本的日常工作，提高企業(yè)的管理和運(yùn)轉(zhuǎn)速度，確保信息的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

電子檔案相比電子文件首先在一定程度上多了保密性與機(jī)要性的特點(diǎn)。建立電子檔案的電子文件排除了電子文件儲(chǔ)存的隨意性，在一定的管理原則上將文件以固定的形式儲(chǔ)存于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，在確保文件的可靠性和真實(shí)性后為電子文件建立儲(chǔ)存庫，電子檔案由此而來。另外一些特別是涉及到人事和財(cái)務(wù)的電子文件檔案管理，與普通的電子文件存檔相比，特別需要做好文件的加密工作，電子檔案有其便捷的部分，同時(shí)也承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，電子文件檔案管理根據(jù)其自有的特點(diǎn)與傳統(tǒng)文件在管理上有很大不同。

二、企業(yè)電子文件檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)下，隨著電子文件的營(yíng)運(yùn)，電子文件檔案管理也隨著出現(xiàn)。但現(xiàn)前的電子檔案管理還存在著很大的缺陷。主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：首先，企業(yè)電子文件的存在顯得尤為隨意，特別是一旦超過電子文件的時(shí)效，文件就會(huì)隨意的停留在某些計(jì)算機(jī)的硬盤或者某些職能者的郵箱，缺少對(duì)電子文件進(jìn)行歸類和整理并有序的對(duì)其進(jìn)行歸檔。從最初稿到最終稿的電子檔文件很少會(huì)有工作人員對(duì)其整理，并加以區(qū)分存檔，檔案人員也缺少對(duì)這整體文件的歸屬。大多數(shù)企業(yè)檔案管理員會(huì)對(duì)最終文件進(jìn)行存檔，也只是簡(jiǎn)單的存在移動(dòng)硬盤等設(shè)備，以簡(jiǎn)單的文件夾分類進(jìn)行儲(chǔ)存。

其次，電子文件檔案整體缺少有序的邏輯管理系統(tǒng)。很多企業(yè)在面對(duì)電子文件存檔的問題都處于消極的圍觀態(tài)度。因?yàn)?，大部分企業(yè)在實(shí)行無紙化辦公的同時(shí)，還伴有紙質(zhì)文件的輔助。檔案管理人員更多的偏重于對(duì)紙質(zhì)文件的歸類和存檔，電子文件檔案處于邊緣化狀態(tài)。對(duì)紙質(zhì)檔案的管理有系統(tǒng)的分類，而電子文件檔案缺乏有序有規(guī)模的管理系統(tǒng)。

再者，電子文件檔案的管理和儲(chǔ)存在時(shí)間上受到一定的制約。電子文件的存檔依賴電子設(shè)備，而電子設(shè)備的更新太快。特別是電子儲(chǔ)存設(shè)備，電子文件格式等在短短十年內(nèi)就已經(jīng)將老的設(shè)備淘汰掉。十年前的電子硬盤相對(duì)現(xiàn)在的電腦來后說，很多都無法讀取，電子檔案文件的保存就受到很大影響。且電子儲(chǔ)存設(shè)備包括像電腦硬盤，移動(dòng)盤等設(shè)備都有使用壽限，且壽限都不太長(zhǎng)久，這也給電子檔案的管理帶來了一定的影響。

除此外，企業(yè)電子文件檔案還有一個(gè)致命的問題，電子設(shè)備容易受到病毒入侵，黑客攻擊，這樣在電子檔案的保密性上就存在很大的安全隱患。特別是涉及到企業(yè)的安全保密文件，以黑客病毒侵入的企業(yè)泄密事件經(jīng)常發(fā)生正反應(yīng)了電子文件檔案管理在這一方面的缺陷。

三、做好企業(yè)電子文件檔案管理的幾點(diǎn)建議

面對(duì)企業(yè)電子文件檔案的現(xiàn)狀和所面臨的問題，在管理上有以下幾點(diǎn)建議：

1.培養(yǎng)電子文件檔案專業(yè)管理人才。人才是企業(yè)管理的核心，人才也在檔案管理的核心。電子文件檔案管理人才不僅需要專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還需要熟練掌握電子設(shè)備及應(yīng)用知識(shí)。電子文件檔案管理在系統(tǒng)性上與原始的文本紙質(zhì)檔案有一致性，但是在實(shí)際操作上卻是完全不同的兩種模式。電子文件的系統(tǒng)開發(fā)特別是文件的傳輸部分包括打字錄入，圖片掃描錄入等，但文件的電子格式卻有多中，特別是電子文件一旦入檔，需要以固定的文件格式保存，即無法無法隨意更改的只讀文件格式保存等。所以電子檔案管理人才的培養(yǎng)是檔案管理的關(guān)鍵，全面型人才的培養(yǎng)是電子檔案管理是否完善的前提。

2.建立和完善電子文件檔案保密系統(tǒng)。電子檔案與文本檔案都涉及到文件的保密性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的保密系統(tǒng)可以在實(shí)際場(chǎng)所設(shè)置更高的安保系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)在電子信息網(wǎng)絡(luò)下，面臨的安保隱患主要來源與網(wǎng)絡(luò)黑客，病毒木馬等。在信息社會(huì)下，電子防盜系統(tǒng)是維護(hù)正常電子秩序的關(guān)鍵，電子檔案系統(tǒng)的安保更需要有絕對(duì)的防御安全。

3.完善電子檔案管理系統(tǒng)，包括錄入系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)以及展出系統(tǒng)。建立完整的電子錄入系統(tǒng)，特別是對(duì)最終的存檔文件的保存系統(tǒng)如何區(qū)分和定義，企業(yè)的日常工作中涉及到行政、財(cái)務(wù)人事等各方面的文件信息確定最終版來入檔，在存檔時(shí)做好歸類分配，為查詢系統(tǒng)做好有效依據(jù)。電子展出系統(tǒng)是在對(duì)可以公開的文件檔案做一個(gè)電子的展出，為信息所需人員做展列，同時(shí)也為宣傳企業(yè)的管理及文化系統(tǒng)做保障。檔案展出系統(tǒng)包括有聲的音頻和無聲的圖片及文字信息，必須回避企業(yè)的保密信息等。

4.建立有效的電子文件檔案法律法規(guī)。當(dāng)前電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的法律法規(guī)處于完善階段，網(wǎng)絡(luò)黑客等犯罪活動(dòng)經(jīng)常發(fā)生，有效恰當(dāng)?shù)姆煞ㄒ?guī)是保障電子文件檔案的積極因素。特別是在《檔案法》中應(yīng)增添對(duì)電子文件檔案管理的規(guī)則。

企業(yè)電子文件涉及到很多商業(yè)機(jī)密，秘密性文件檔案的存檔與管理與商業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系有很大影響，所以對(duì)電子文件檔案法律法規(guī)的建立與完善非常關(guān)鍵。

[1]蘭家友，李文劍.電子文件檔案管理存在的問題及對(duì)策分析[J].大家， 2014(3).

[2]戚翠霞.高校電子文件檔案管理的研究[J].淄博師專學(xué)報(bào)，2011(1).