○ 文／朱斯國

四川石化創(chuàng)新外事管理

○ 文／朱斯國

四川石化有效突破新建企業(yè)外事人力資源與工作任務繁重的制約，推進外事管理體制機制創(chuàng)新。

中國石油四川石化有限責任公司于2007年3月正式成立。作為西南地區(qū)首個特大型煉化一體化企業(yè)，四川石化項目對外引進多套工藝技術和先進設備。涉外事務中，因公出國（境）、對外邀請、外賓來華接待和管理等業(yè)務集中，工作量大。作為中國石油推行“新廠新體制、新廠新機制”的實踐載體，四川石化人員配備精干，崗位職能綜合，外事工作實行集中統(tǒng)一管理。總經理（黨委）辦公室作為外事管理歸口部門，只有兩名兼職人員負責全部外事工作。

作為新建企業(yè)，四川石化外事工作開展之日起，即面臨著人力資源緊張與工作任務繁重的客觀制約。為有效化解矛盾，確保外事各項工作順利高效開展，更好地服務企業(yè)發(fā)展建設，他們以服務全局、促進發(fā)展為宗旨，立足新建企業(yè)實際，進行了積極探索。

推進管理創(chuàng)新

突出觀念更新。外事是政治，是經濟，更是難得的必須充分利用的寶貴資源。為此，四川石化反復研讀集團公司外事管理規(guī)章制度，深刻領會和把握“外事無小事、外事辦實事、外事成大事”的豐富內涵和本質要求，努力突破視外事管理為單一事務型、簡單程序化工作的思想束縛，牢固樹立變被動服務為主動管理、進而實現(xiàn)效能管理的工作理念，不斷提高運作管理外事資源的主動性，切實增強維護中國石油和四川石化整體利益的堅定性，從而更好地服務大局、促進全局發(fā)展。

完善體制機制。為提高外事管理水平，四川石化在外事工作全面展開之前，嚴格按照集團公司外事管理制度要求，在制定符合四川石化實際的外事工作相關制度的同時，探索建立了由“目標設定-需求預知-計劃組織-程序執(zhí)行-效果評估”等程序步驟構成的完整管理運作體系，并在此基礎上優(yōu)化控制流程，明晰職責分工，完善溝通機制，規(guī)范操作行為，逐步建立起人人都能辦外事、人人都會辦外事、人人都能按規(guī)矩辦外事的“大外事”工作格局，為確保外事工作順利開展提供了有力保障。

強調規(guī)范運作。外事無小事，任何一個細微環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，小則影響工作的正常開展，大則影響集團公司和四川石化的整體利益和對外形象。為此，四川石化嚴格執(zhí)行計劃。無論因公出國（境）還是外賓來華管理，嚴格按照年初制定的年度因公出國（境）計劃和外賓來華計劃執(zhí)行；對于確因工作需要臨時增加的出國團組和外賓接待任務，必須經公司外事主管領導同意、主要領導審批后方可實施。同時，嚴格程序控制。任何單位和個人決不可逾越流程辦事，確保各項工作規(guī)范運作。

外事無小事、外事辦實事、外事成大事。

嚴格計劃管理

四川石化線性低密度聚乙烯和聚丙烯兩套裝置都引進美國技術，只是專利商不同。按照合同約定，工程建設期間，因公出國（境）團組較多。團組選派時，四川石化考慮目的地都是美國、部分人員需要同時前往兩家專利商執(zhí)行任務的實際，將團組大力整合歸并。

針對項目建設期間因公出國團組較多和裝置試車期間外賓來華業(yè)務量大的實際，為提高外事資源利用效能，四川石化突出強調計劃管理，強化效能利用意識。

在因公出國管理上，每年年初，四川石化根據合同約定和實際需要，堅持“必須、精干、效能”的團組選派原則，制定年度因公出國計劃；在計劃管理實踐中，始終注重把握四個關鍵環(huán)節(jié)。一是杜絕簡單匯總。通過深入研究合同文件和現(xiàn)場需求，把握工作目標和工作內容，從而實現(xiàn)出國團組的優(yōu)化組織和有機整合。二是打破平均主義。該派的團組和人員必派，不該派的堅決不派，提高團組派出的針對性和實用性，不搞“大鍋飯”。三是消除福利色彩。堅決摒棄視出國為福利的落后觀念，不照顧情緒，不派照顧人員，所有外派和團組人員都須經過嚴格審核。四是避免條塊分割。圍繞企業(yè)發(fā)展需求，打破專業(yè)條塊界限，歸并整合團組構成、任務類別和行程安排，消除條塊分割產生的無效浪費，提高團組的綜合能力。

在外賓來華管理上，每年年初，四川石化嚴格按照合同約定，結合現(xiàn)場進度，制定年度外賓來華計劃，繪制“X-月份、Y-駐場外賓人數”矩形圖，統(tǒng)籌年度外賓來華管理工作；實踐中，要求各生產部于外賓來華10個工作日前提報“外賓來華信息及工作條件需求表”，外事部門根據此表及早開展外賓駐廠期間的工作保障和生活保障等準備工作，優(yōu)化外事工作軟環(huán)境，確保外賓抵達現(xiàn)場后就能順利開展工作，為充分發(fā)揮外賓作用、提高外事資源利用效能創(chuàng)造有利條件。

為切實提高外事工作水平，四川石化按照超前管理、延伸服務的工作要求，在管理中體現(xiàn)服務，將服務融入管理，不斷創(chuàng)新工作方法，完善管理措施，全面加強外事管理。

豐富管理手段

面對工作任務與人力資源不相匹配的矛盾，要全面履行外事管理職能，必須推進管理手段創(chuàng)新。為此，四川石化立足企業(yè)實際，堅持“集約、流程、標準、規(guī)范”的管理要求，豐富管理手段。

信息化審批。四川石化搭建外事工作信息平臺，實現(xiàn)因公出國（境）和外發(fā)邀請函網上審批，并與集團公司網上審批系統(tǒng)融合，精簡審批流程，明晰審批權限，強化關鍵環(huán)節(jié)和關鍵流程控制，節(jié)省了審批時間，提高了審批效率。

手冊化指導。按照集團公司和地方政府外事各項規(guī)章制度，四川石化結合企業(yè)實際，編制了《四川石化公司外事工作手冊》，對因公出國管理、對外邀請管理、外事接待管理、現(xiàn)場外賓管理等工作進行規(guī)范，規(guī)范了操作行為，提高了工作質量。

模板化規(guī)范。針對因公出國（境）證件和簽證辦理過程中不同國家（地區(qū)）材料要求不同的實際，為確保上報材料符合要求、一次通過審查，四川石化設定信息資料標準電子模板，實現(xiàn)材料準備模板化，提高了材料一次通過率。

集中化管理。四川石化采取“集中辦公、集中管理、集中服務”的運作方式，開辟外賓專用辦公區(qū)、休息區(qū)和服務區(qū)，將所有來華外賓實行集中統(tǒng)一管理，在提高了管理效率的同時，有力突破了人力資源緊張的制約。

專業(yè)化服務。四川石化組建現(xiàn)場外賓服務中心，依托專業(yè)公司力量，為外賓提供機場接送、賓館預訂、信息咨詢等日常服務和機票辦理、日常辦公、簽證延期等商務服務，既提高了外事服務質量，又為外賓創(chuàng)造了良好的工作和生活環(huán)境。

表單化運作。四川石化制定“外賓來華信息及工作條件需求表”、“外賓復印、掃描、國際傳真審批表”、“駐（離）廠外賓信息登記表”等表單，建立了完整規(guī)范的表單運作體系，保證了信息暢通，減少了反復協(xié)調的程序，節(jié)約了時間，提高了辦事效率。

抓好薄弱環(huán)節(jié)

為有效降低風險、最大化利用外事資源，四川石化持續(xù)完善“目標設定-需求預知-計劃組織-程序執(zhí)行-效果評估”間的流程聯(lián)系，在確保體系完整、流程閉合的同時，著力加強傳統(tǒng)管理中相對薄弱環(huán)節(jié)的管理。

一方面，突出抓好外事教育和出國總結。將“出國教育談話記錄”簽字、“涉密人員因公出國（境）保密承諾書”和“便攜式計算機境外使用保密承諾書”簽訂作為流程控制的必要環(huán)節(jié)；明確要求團組回國后兩周內必須向公司主要領導、主管領導和外事辦報送出國總結，總結必須有分析、有經驗、有體會、有建議；對上報不及時、內容敷衍的團組進行問責，并取消其團長再次選派出國資格；在此基礎上，開展出國團組工作效能跟蹤評估，有效杜絕敷衍了事的行為?？偨Y經驗教訓，指導未來工作，確保外事資源有效利用。

另一方面，突出抓好外賓行蹤和經費控制。在外賓駐（離）廠24小時之內，及時將“駐（離）廠外賓信息登記表”上報地方出入境管理部門和企業(yè)所在地派出所備案；與地方出入境管理部門、外賓服務中心、兼職翻譯、運輸車隊、涉外賓館建立溝通聯(lián)系機制，及時掌握外賓日常行蹤，有效降低了安全風險。同時，為從嚴管理和控制外賓來華經費，四川石化建立了合同任務約定、來往信息登記、現(xiàn)場日?？记凇叭龁我惑w”規(guī)范統(tǒng)一、相互印證的費用確認機制，保證了各項經費支出有據可依，既規(guī)范了日常管理，又確保了費用可控，一舉兩得。

提升綜合素質

涉外人員的能力素質，很大程度上影響著外事資源的利用水平。為全面提高涉外人員的執(zhí)行能力和服務水平，四川石化先后舉辦了因公出國業(yè)務培訓班和外賓來華管理業(yè)務培訓班，就外事制度、外事紀律、工作流程、職責分工、注意事項進行了系統(tǒng)培訓；不定期組織召開因公出國管理和外賓來華管理座談會，查找問題不足，堵塞管理漏洞，確保零差錯、零失誤。同時，注重團結協(xié)作，堅持“合作共贏”，牢固樹立“一個團體、一個目標”思想，通過定期召開外賓來華管理工作交流分析會，搭建對話交流合作平臺，增進相互了解，加強密切合作，切實通過合作創(chuàng)造價值、提升能力，共同服務于四川石化發(fā)展建設全局。

責任編輯：石杏茹

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