□ 李玉梓

一、引言

Excel作為Office辦公軟件之一，是各行各業(yè)辦公中使用率最高的數(shù)據(jù)處理軟件。由于其具有強大的數(shù)據(jù)管理功能、大量的內(nèi)部集成函數(shù)功能、完美的圖表制作功能和可嵌入的VBA編程功能，使不同層次的辦公人員都能夠快速接受并使用Excel。辦公人員根據(jù)自己的認知層次和業(yè)務需求，對Excel在辦公中的應用很快有了自己的心得和體會。作為高校辦公人員，Excel的應用必不可少，要在長期的工作中積累一些關于Excel快速辦公的應用技巧。

二、Excel辦公功能的分類與說明

在辦公過程中，按照辦公過程，將對如下功能進行逐一介紹。一是多個工作簿同時保存與同時打開功能(保存工作區(qū));二是數(shù)據(jù)的瀏覽(凍結(jié)窗口)、編輯(Office剪貼板)功能;三是數(shù)據(jù)錄入規(guī)范性和準確性的提示與限制功能(數(shù)據(jù)有效性);四是數(shù)據(jù)篩選功能(自動篩選);五是快捷設置打印功能(分頁視圖和打印標題行)。

三、Excel辦公過程中的功能介紹

(一)保存工作區(qū)功能。在日常辦公過程中，經(jīng)常會遇到將多個Excel工作薄內(nèi)不同的工作表進行匯總，或者使用多個工作簿內(nèi)不同的表格信息制作另一個工作表，但是在工作表沒有完成情況下，下班時間到了或者臨時需要整理其他工作，希望有一個功能，即記住本次打開的所有工作薄，下次接著整理未完待續(xù)的工作表，這時保存工作區(qū)功能就會用到。工作區(qū)文件的擴展名為xlw，點［文件］→［保存工作區(qū)］，在文件名文本框?qū)懸粋€易記的名字，選擇一個易記的保存路徑，下次接著完成工作表任務時，只要打開這個工作區(qū)文件，所涉及的所有文件都被打開，并且按保存時方式排列窗口。這樣就省去接著完成任務時挨個尋找相關工作薄的時間。

(二)數(shù)據(jù)的瀏覽、編輯功能。

1.凍結(jié)窗口功能。在進行Excel表格瀏覽的過程中，經(jīng)常會遇到由于數(shù)據(jù)行列信息較多，導致標題行或標題列信息看不見。為了查看標題行列信息每次翻來覆去拖曳滾動條，導致工作效率下降。解決的辦法就是使用凍結(jié)窗口功能。具體操作是選中某一單元格(這個單元格上方為標題行信息，左側(cè)為標題列信息)，然后點擊［窗口］→［凍結(jié)窗口］，此時再進行拖曳滾動條操作時，就會永遠顯示標題行和標題列的信息。

2.Office剪貼板功能。在Excel工作表進行復制粘貼的時候，經(jīng)常會遇到由于進行了表格其他操作，導致復制的信息消失而使粘貼功能失效，只能再一次重復復制粘貼操作。為了防止這種工作的重復性，可以打開［Office剪貼板］，利用它進行復制粘貼工作，節(jié)省由于復制信息丟失而導致的重復工作。

(三)數(shù)據(jù)有效性功能。在通知各教研室或各系內(nèi)分管人員進行表格輸入的時候，往往由于個人的操作習慣不同使輸入的信息變化多端。在匯總操作的時候總是要進行不同程度的修改，因此有必要使各分管人員的輸入規(guī)則保持一致。此時就需要用到數(shù)據(jù)有效性功能。

1.批注功能。只要在“輸入信息”選項頁內(nèi)輸入相關信息，則在設定區(qū)域的任意單元格內(nèi)均會顯示相關的提示信息。

2.規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能。如果某一區(qū)域單元格內(nèi)輸入的信息存在一定的規(guī)律，則均可在數(shù)據(jù)有效性內(nèi)設置，甚至強制輸入者輸入備選的幾個內(nèi)容之一。

圖1 數(shù)據(jù)有效性設置后效果

圖1的操作步驟是先選中職稱這一列，然后點擊［數(shù)據(jù)］菜單，再點擊［有效性］，出現(xiàn)如下對話框，在“允許”下拉框內(nèi)選中“序列”，然后在“來源”內(nèi)輸入相應的職稱名字，注意職稱名字之間一定要用英文半角逗號隔開。如圖2所示。

圖2 數(shù)據(jù)有效性設置

然后點擊“輸入信息”選項頁，按圖示輸入相關內(nèi)容，點擊確定后，當選中職稱一列內(nèi)的任意單元格均會出現(xiàn)圖3的效果。

圖3 數(shù)據(jù)有效性輸入信息的錄入

(四)自動篩選功能。在辦公過程中，經(jīng)常會遇到數(shù)據(jù)的篩選問題，特別是存在3個以上篩選條件時，自動篩選功能就會顯出其功效。具體操作為先選中數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)任意單元格(或者直接選中數(shù)據(jù)區(qū)域的標題行)，點擊菜單中的［數(shù)據(jù)］→［篩選］，選中［自動篩選］，這時標題行會出現(xiàn)下拉按鈕，每個下拉按鈕會對應著下拉框，下拉框內(nèi)是該篩選列的所有篩選條件。進行過篩選操作的列，下拉按鈕的黑色三角就會變?yōu)樗{色三角。如圖4所示。

圖4 自動篩選效果

圖5 自定義篩選

需要指出的是，在每一個下拉框中有一個“自定義”篩選條件，此篩選條件可以使用“*”和“?”通配符進行模糊篩選。使用“*”時，代表任意長度任意字符的匹配，“?”代表任意一個字符的模糊匹配。其操作框如下，當前篩選條件為篩選出前兩個字是“專業(yè)”，后面是任意字符的課程類別。

篩選完畢后，如果需要將篩選結(jié)果復制到另一個工作表內(nèi)或者此工作表的其他區(qū)域，直接選中篩選結(jié)果，進行復制粘貼操作即可。

(五)快捷設置打印功能。

1.打印標題行功能。在打印表格過程中，如果表格行數(shù)在一頁之內(nèi)打印不完，會在另一張紙上接著打印，但相應的標題行信息缺失，領導在進行文件審核時總會不停前后翻閱，因此需要相關功能在設置后每頁都打印相關的標題行。這一功能在Excel中［頁面設置］→［工作表］選項頁內(nèi)，如圖6所示。

圖6 工作表打印選項

如果需要每次打印頂端標題行，可以點擊［頂端標題行(R)］后的 ，選擇相應的行即可，當然也可以手動輸入，格式為“$起始行號:$終止行號”，行號一定為英文半角數(shù)字。

2.分頁視圖功能。在打印工作表時，經(jīng)常會遇到由于打印列數(shù)過多或打印內(nèi)容過多，使打印區(qū)不能在一頁紙上打印出來，于是采用各種辦法調(diào)整紙張頁邊距、列寬、字號等，浪費很多時間。解決辦法就是點擊［視圖］→［分頁視圖］，這時會看到工作表內(nèi)多出了橫縱藍線分割的區(qū)域，并在分割區(qū)域內(nèi)的中間位置有淺灰色的“第幾頁”字樣，把光標移到相應藍線位置，待光標變?yōu)椤?”樣式進行拖曳，就可以完成打印頁面的縮放功能。

四、結(jié)語

對Excel多文件的打開與保存，瀏覽與編輯、數(shù)據(jù)的規(guī)范輸入、數(shù)據(jù)篩選以及打印設置的介紹涵蓋了Excel辦公的整個過程，屬于熟練辦公過程中的技巧性操作。當然，Excel的功能遠不止上述內(nèi)容，但掌握這幾種比較實用的操作技巧，會在辦公過程中節(jié)省很多時間，提高工作效率。因此對于剛剛接觸Excel的辦公人員，掌握這幾種方法是十分必要的。

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［2］徐東雨，李靜.利用Excel進行醫(yī)學統(tǒng)計多元回歸分析［J］.醫(yī)學信息，2005

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