蘇梅

1??企業(yè)名人檔案的管理現(xiàn)狀

近年來，企業(yè)名人檔案的征集、管理和開發(fā)利用工作引起了一些省、市、縣綜合檔案館的重視，取得了初步成效，對(duì)搶救歷史檔案，建設(shè)具有地方特色的館藏結(jié)構(gòu)、發(fā)揮檔案館的愛國主義教育基地功能、促進(jìn)“兩個(gè)文明”建設(shè)產(chǎn)生了積極作用。企業(yè)名人檔案具有分散性、保密性、珍貴性、增補(bǔ)性等特點(diǎn)。長期以來，受檔案工作發(fā)展水平和個(gè)人保管條件的影響，中原油田著名人物檔案基本上處于無人顧及的原始狀態(tài)，許多珍貴檔案材料因年代久遠(yuǎn)、石油隊(duì)伍轉(zhuǎn)戰(zhàn)祖國各大油田野外作業(yè)，流動(dòng)性大，工作、生活條件艱苦等原因而散失和損毀，造成了無法挽回的損失。

2??建立企業(yè)名人檔案應(yīng)注意的問題

2.1??明確建檔對(duì)象。油田建立名人檔案，選擇好建檔對(duì)象至關(guān)重要。它不但影響材料收集、整理的成效，而且關(guān)系到所建名人檔案的價(jià)值和意義。為此，在確定建檔對(duì)象時(shí)，首先要注意選定的名人要有一定的代表性和較高的知名度，應(yīng)是在石油、石化系統(tǒng)或河南省具有重要影響和突出成就的人員;其次，在選擇名人時(shí)，目光要長遠(yuǎn)一些，不要有短視行為，在關(guān)注名人的知名度的同時(shí)，更要看他的成就能否經(jīng)受住歷史的考驗(yàn)。綜合以上幾方面的因素，筆者認(rèn)為，油田名人檔案建檔對(duì)象應(yīng)從以下幾方面的人員中確定：油田成立以來的副局級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo);榮獲“省級(jí)勞?！币陨蠘s譽(yù)稱號(hào)的先進(jìn)模范人物、燃化部勞動(dòng)模范、石油部勞動(dòng)模范、能源部勞動(dòng)模范、中國石油天然氣總公司勞動(dòng)模范、中國石化集團(tuán)公司勞動(dòng)模范等;革命烈士;經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)享受“政府特殊津貼”有特殊貢獻(xiàn)的科技專家;曾經(jīng)出席過全國“黨代會(huì)”、“人代會(huì)”的代表;油田在全國具有典型意義的先進(jìn)單位的主要負(fù)責(zé)人;其他方面在全國、全系統(tǒng)具有一定影響和知名度的油田人物。

2.2??明確歸檔范圍。綜合地方檔案館建立名人檔案的做法，筆者認(rèn)為，著名人物檔案材料應(yīng)是能集中反映名人在一生中的政治思想、學(xué)識(shí)水平、工作業(yè)績、科研成果等各方面情況的各種載體形式的文件材料。具體應(yīng)包括書表、證件、自傳性材料、任免獎(jiǎng)懲性材料、文件材料、社會(huì)評(píng)價(jià)材料、通訊材料、聲像材料及其他對(duì)本人有價(jià)值的材料等九個(gè)方面的內(nèi)容。應(yīng)特別指出的是，不同領(lǐng)域、不同時(shí)期、不同行業(yè)的著名人物，由于各自的工作崗位、工作性質(zhì)、社會(huì)環(huán)境不同，他們所形成的檔案材料的特點(diǎn)也會(huì)有所不同。因此，我們應(yīng)根據(jù)不同著名人物的身份特點(diǎn)，制定具體的歸檔范圍。

2.3??名人檔案的整理。

2.3.1??整理內(nèi)容。主要包括：分類、保管單位的組織和排列、編目。對(duì)收集來的著名人物檔案材料經(jīng)分類后，除特殊檔案材料（錄音、錄像、實(shí)物等）外，凡呈散狀的檔案材料均應(yīng)組成保管單位。保管單位用檔案盒裝好，盒要結(jié)實(shí)美觀，容量大，有些小的實(shí)物（獎(jiǎng)?wù)隆⒆C章）也可裝進(jìn)去，不易丟失，也便于編目統(tǒng)計(jì)。一盒一個(gè)保管單位，一人一盒或數(shù)盒。根據(jù)材料的厚薄，一組或數(shù)組有機(jī)聯(lián)系的文件材料形成一個(gè)保管單位。個(gè)人照片少時(shí)，可貼在紙上隨其他有聯(lián)系的文件材料歸在一起，多時(shí)裝在專門的照片檔案冊(cè)中保管。

2.3.2??排列順序。個(gè)人材料的排列順序：簡歷傳記材料;個(gè)人創(chuàng)作（成果）材料;評(píng)價(jià)材料;獎(jiǎng)勵(lì)材料;其他材料等。保管單位（盒）內(nèi)的順序?yàn)?，盒?nèi)文件材料目錄在上，文件材料在中，備考表在下。保管單位內(nèi)的文件材料采取裝訂與不裝訂兩種形式。凡呈散狀的檔案材料，如履歷表、自傳、創(chuàng)作手稿等必須裝訂，證書、正式出版的圖書不需裝訂。

2.3.3??編目內(nèi)容。著名人物檔案保管單位的編目內(nèi)容分為：編制頁號(hào)、件號(hào)，保管單位順序號(hào)、保管單位內(nèi)文件材料目錄和備考表、保管單位封面和脊面、保管單位目錄簿。編制頁號(hào)，應(yīng)限于裝訂單位（件）以內(nèi)，各件之間的頁號(hào)不相接。件號(hào)，一般限于各大類以內(nèi)，各類之間的件號(hào)不相接。保管單位封面填寫著名人物姓名和題名。脊面包括著名人物姓名、全宗號(hào)、分類號(hào)、保管單位（盒）號(hào)。個(gè)人全宗內(nèi)屬于特殊載體檔案的保管單位可根據(jù)其形式特點(diǎn)編號(hào)。按照國家有關(guān)規(guī)定整理，保管時(shí)可和文字材料組成的保管單位排列在一起，也可專柜存放，但檔號(hào)必須填寫清楚，以利查找。保管單位目錄可包含著名人物檔案名簿（全宗名冊(cè)）內(nèi)。著名人物檔案名簿采取活頁式登記簿，一人一個(gè)全宗。填寫內(nèi)容包括全宗號(hào)、分類號(hào)、保管單位順序號(hào)、題名、存放位置或柜架號(hào)、備注。著名人物檔案全部永久保管。